Les laboratoires d’analyse possèdent généralement deux flux logistiques permettant d’alimenter leurs plateaux techniques en prélèvements sanguins, urinaires ou de selles.

• Le premier flux concerne les prélèvements à domicile réalisés par des infirmières affiliées au laboratoire.
• Le second flux provient de coursiers réalisant pour le compte de laboratoires des collectes à des points de prélèvements physiques ou auprès de maisons médicales, cabinets IDE ou pharmacies.

L’organisation des prélèvements : un enjeu essentiel pour les préleveurs à domicile

Nous parlons ici des infirmières ou infirmiers libéraux qui déposent leurs prélèvements en pharmacies, auprès de maisons médicales ou directement à leurs cabinets et qui seront ensuite acheminés par des coursiers jusqu’aux laboratoires ou plateaux techniques. Pour ce flux, il s’agit d’infirmiers qui travaillent temporairement et spécifiquement pour le laboratoire et dont le temps de travail est organisé par la SEL (Société d’exercice libéral).
L’organisation des tournées des préleveurs répond à plusieurs contraintes et nécessite, en raison de sa complexité, des outils spécifiques.

Tenir compte des contraintes techniques associées aux prélèvements

Plusieurs aspects techniques influent sur la logistique et l’organisation des tournées de préleveurs à domicile. Par exemple, pour certaines analyses, il est nécessaire de respecter une durée maximale entre la prise de sang et la centrifugation afin d’assurer la stabilisation de l’échantillon sanguin prélevé. Par ailleurs, lors du recueil d’un échantillon d’urine, le flacon doit être conservé à une température entre 2 et 8°C. De plus, le temps d’acheminement est contraint et des moyens matériels (glacières) sont requis.

Mobiliser des ressources internes ou externes

Pour réaliser les prélèvements, les sociétés d’exercice libéral font généralement appel à des infirmiers salariés ou libéraux. La diversité des ressources nécessite une réflexion et fait souvent l’objet de discussions pour fidéliser ces professionnels de santé libéraux. Est-il préférable de solliciter dans un premier temps ses propres ressources, puis faire appel aux ressources externes, ou l’inverse ? Dans tous les cas, cela joue sur l’organisation du planning et des tournées.

Prendre rendez-vous : une étape incontournable, mais peu évidente

Que ce soit sur appel téléphonique ou directement via un site internet, la prise de rendez-vous doit permettre de s’assurer rapidement :

• De la disponibilité de l’infirmière disposant des compétences nécessaires.
• De la possibilité de faire le prélèvement adéquat en termes techniques et vis-à-vis du patient. Par exemple, un prélèvement à jeun se fera difficilement après 9h du matin.

De plus en plus, les outils en ligne sont privilégiés, car ils facilitent la prise de rendez-vous à toute heure.

Équiper les secrétaires médicales et les infirmiers avec des outils adéquats

En raison des contraintes techniques et des exigences organisationnelles associées aux ressources et aux patients, il est préférable d’utiliser un outil de planification, d’optimisation et de traçabilité. Le logiciel de planification doit disposer d’une connexion avec le site de réservation en ligne. Quant au système d’optimisation, il doit tenir compte de l’ensemble des contraintes. De plus, l’utilisation d’une application mobile, mise à disposition des professionnels de santé, doit permettre d’assurer la traçabilité de l’activité.
C’est justement pour répondre à ces besoins que des logiciels d’optimisation de tournées comme AntsRoute ont été développés. Aujourd’hui, la plateforme AntsRoute est utilisée au sein de plusieurs SEL pour organiser les activités de prélèvement à domicile. L’outil est notamment en capacité d’échanger des informations avec des logiciels de gestion des prélèvements.

La collecte de prélèvements : comment les coursiers l’organise ?

À la différence des prélèvements à domicile, les plans de tournées associés à ces collectes de prélèvements sont souvent fixes. Assurément, des variations sont possibles lorsqu’il s’agit de collectes sur appel téléphonique ou le week-end, mais les plans de tournées sont réguliers. L’objectif étant de ne pas désorganiser les coursiers et leurs interlocuteurs aux points de passages.
Par ailleurs, afin de respecter les contraintes de conservation des prélèvements, généralement de 2h à 6h en fonction des opérations de centrifugation, les flux entre les points de prélèvements et les plateaux techniques sont regroupés durant la journée.
La mise en place des tournées de collectes nécessite une analyse préalable. De plus, un suivi est ensuite nécessaire afin de faire face aux aléas rencontrés par les coursiers.

Gérer les contraintes des points de passage et les contrainte techniques

Nous l’avons mentionné précédemment : cette logistique de collecte des échantillons doit répondre à des exigences de durée entre le prélèvement et sa préparation en vue de son analyse. Par ailleurs, les horaires de passage sont contraints par les horaires d’ouverture de points de collecte et l’horaire de dépose des infirmières libérales.

Respecter la promesse client et les contraintes de capacité à l’arrivée sur le plateau technique

Les sociétés d’exercice libéral appartiennent aux métiers de la santé. Toutefois, les enjeux commerciaux et concurrentiels entre SEL sont considérables. Par exemple, la promesse de rendu de résultats, c’est-à-dire la durée entre le prélèvement et le compte rendu d’analyse, est un argument commercial avec une incidence sur la logistique, notamment sur la fréquence de passage. Cette promesse doit être réfléchie selon le volume d’échantillons collecté.

Le rythme de passage doit aussi être analysé afin d’éviter l’engorgement potentiel du plateau technique et répondre aux contraintes de personnels. Le flux d’arrivée sur le plateau technique peut entrainer des ralentissements ou une gestion compliquée pour les biologistes. La construction du plan de tournées doit tenir compte des contraintes de « barrière horaire ». Par exemple, 25% des volumes journaliers doivent arriver avant 10 h 30 ; 50% avant 14 h…

Intégrer des logisticiens au sein des laboratoires

La logistique des prélèvements était parfois délaissée dans les SEL. De nombreux biologistes ont compris son importance et intègrent désormais des logisticiens au sein de leur laboratoire.
La logistique peut être intégrée à la SEL ou externalisée. Au vu des coûts de transport, la tendance actuelle est plutôt à l’embauche de coursiers au sein des structures. Ces postes ne sont alors pas restreints au transport, mais intègre également la préparation et la gestion de boîtes de prélèvement.
L’enjeu de la construction du plan de tournée est donc de créer un planning cohérent et équilibré permettant d’attirer des candidats pour ce métier.

Assurer dans un premier temps l’optimisation du plan de tournée, puis la traçabilité de la collecte

L’optimisation des tournées de collectes de prélèvements est complexe, notamment lorsqu’il y a plusieurs plateaux techniques et des centres de prélèvements nécessitant la mise en place de navettes inter-sites.

Les objectifs d’optimisation sont multiples :

• Minimiser le nombre de kilomètres.
• Minimiser le nombre de coursiers.
• Harmoniser les emplois du temps.

Les contraintes sont nombreuses, avec la nécessité de respecter :

• Les horaires d’ouvertures des points de passage.
• Les heures de dépose d’IDE libérales à certains points.
• La durée entre les prélèvements et l’arrivée sur les plateaux techniques.
• Les courbes souhaitées d’arrivée des volumes sur les plateaux techniques.
• Les enjeux commerciaux de fréquence de passage.

La traçabilité et la gestion des disponibilités des coursiers est un enjeu opérationnel. Comment faire en sorte qu’un coursier puisse reprendre la tournée d’un collègue absent ? Comment assurer la prise en charge d’un point de passage en urgence ? Des applications mobiles de suivi des tournées comme AntsRoute permettent justement de répondre à ces enjeux.

Par exemple, le groupe de laboratoires SYNLAB utilise l’outil AntsRoute pour assurer la traçabilité et répondre aux demandes de suivi des anomalies sur l’ensemble de ses points de collecte. « En cas d’incident lors de la tournée, avec Antsroute, nous pouvons tout tracer avec photo à l’appui si besoin. Dans les commentaires, le coursier mentionne la raison d’un éventuel retard et répertorie dans l’application mobile dédiée les différents échantillons collectés », explique Nathalie Michon, responsable logistique de Synlab Nouvelle-Aquitaine.

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