TMS SaaS o TMS en local: ¿cuál es la mejor solución para su empresa?

Publicado en 2 abril 2025 • Lectura: 9 min read

Como gestor logístico, ya no tiene elección. Para reducir sus costes y optimizar tanto sus flujos como la satisfacción de sus clientes, debe optar por un software de gestión del transporte adecuado (solución TMS empresarial).

Pero existe una gran variedad en el mercado. Entre las muchas opciones y configuraciones posibles, destacan dos en particular: TMS SaaS (software como servicio) y TMS on-premise (instalado localmente).

¿Cuál debe elegir? Esta decisión dependerá no sólo del tamaño de su empresa y de su presupuesto, sino también de sus requisitos técnicos y de seguridad específicos. Para ayudarle a tomar la decisión correcta, hemos elaborado una guía completa en la que se detallan las ventajas y desventajas de estas dos opciones.

Índice del artículo:

• ¿Cuál es la diferencia entre un TMS SaaS y un TMS en local?
• Ventajas del TMS SaaS y comparación con el TMS local
• Criterios de selección: ¿qué solución TMS para qué empresa?

¿Cuál es la diferencia entre un TMS SaaS y un TMS en local?

Empecemos por definir cómo funcionan estas dos modalidades de software de gestión del transporte.

TMS SaaS (Software como servicio)

El TMS SaaS (Software como servicio o Software as a Service) es una solución de gestión del transporte alojada en la nube y accesible a través de Internet. Se ofrece en forma de suscripción por un proveedor externo, que se encarga de su alojamiento, mantenimiento y actualizaciones.

Funcionamiento:

• Su empresa accede al software a través de un navegador web, sin necesidad de instalación local.
• Sus datos se almacenan en servidores remotos y seguros.
• Su proveedor se encarga del mantenimiento y de las actualizaciones automáticas.
• El modelo de suscripción ofrecido permite una facturación mensual o anual según el uso.

La diferencia entre un TMS SaaS y un TMS en local.

TMS local (on-premise)

El TMS local (on-premise) se instala directamente en los servidores de su empresa. Este modelo implica una gestión interna de la infraestructura y los datos. Requiere una inversión en hardware y en recursos humanos.

Funcionamiento:

• Su empresa compra una licencia del software y lo instala en sus propios servidores.
• Su equipo de TI interno es responsable del mantenimiento, las actualizaciones y la gestión de los datos.
• El acceso al sistema generalmente está limitado a la red interna de su empresa.
• Dispone internamente de una infraestructura informática sólida para garantizar el rendimiento y la seguridad del sistema.

Ventajas del TMS SaaS y comparación con el TMS local

Como ha podido ver, cada modalidad tiene sus ventajas y desventajas, que varían según la configuración de su empresa y sus necesidades.

Para ayudarle a elegir, los hemos recopilado para usted.

Comencemos por los TMS SaaS.

✅ Ventajas:

• Implantación rápida y sencilla.
• Coste inicial reducido gracias a un modelo de suscripción.
• Mantenimiento y actualizaciones a cargo del proveedor.
• Accesibilidad desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

❌ Desventajas:

• Dependencia de una conexión a Internet estable.
• Menor posibilidad de personalización.
• Los datos se alojan en servidores de terceros, lo que plantea cuestiones de confidencialidad.

Ventajas e desventajas del TMS SaaS.

En cuanto a los TMS instalado localmente, también hemos identificado 3 principales fortalezas y debilidades.

✅ Ventajas:

• Control total sobre los datos y la seguridad.
• Personalización avanzada según las necesidades de la empresa.
• Independencia respecto a servidores externos para su funcionamiento.

❌ Desventajas:

• Inversión inicial elevada.
• El mantenimiento y las actualizaciones corren a cargo de la empresa.
• Implantación más larga y compleja.

Ventajas e desventajas del TMS local.

Para entenderlo mejor, tomemos algunos ejemplos ficticios.

Ejemplo 1 – Una PYME de transporte que utiliza un TMS SaaS

Imaginemos una pyme de transporte regional llamada Transflex, que ha optado por un TMS SaaS. Gracias a esta solución, el director de operaciones puede visualizar y optimizar los flujos, y sus conductores pueden acceder a los itinerarios y actualizaciones en tiempo real desde sus teléfonos inteligentes. Esta flexibilidad les permite mejorar la eficiencia de sus rutas y gestionar mejor los imprevistos, especialmente en caso de retrasos por tráfico o condiciones meteorológicas. Así, TransFlex ha logrado reducir en un 15 % el número de kilómetros recorridos innecesariamente.

La empresa también se beneficia de otras ventajas:

• Reducción de los costes de TI: No es necesario invertir en servidores ni en un equipo de TI dedicado.
• Simplicidad de uso: Una interfaz intuitiva que facilita la formación de los empleados y puede utilizarse en todas las sedes.
• Actualizaciones automáticas: El software evoluciona constantemente sin intervención técnica por parte de TransFlex. Las copias de seguridad se realizan de forma regular, sin riesgo de pérdida de datos.

Sin embargo, la adopción del TMS SaaS también conlleva ciertos desafíos:

• Dependencia de Internet: Durante una interrupción de la conexión de 4 horas en plena temporada alta, los conductores perdieron el acceso a las actualizaciones de ruta, lo que provocó retrasos y una mala comunicación con los clientes. Esta situación evidenció la necesidad de un plan B, como el acceso temporal sin conexión o el traspaso manual de la información clave.
• Límites en la personalización: La empresa constató que ciertas funcionalidades específicas, como un módulo avanzado de gestión de peajes, no estaban disponibles. Tuvo que recurrir a una solución externa para complementar su TMS, lo que añadió una capa de complejidad en la gestión de herramientas.
• Riesgos relacionados con los datos: Aunque los datos están protegidos, TransFlex tuvo que aclarar con su proveedor cómo se gestionaban, para asegurarse del cumplimiento del RGPD.

La flexibilidad del TMS SaaS permite mejorar la eficiencia de las rutas y gestionar mejor los imprevistos.

Ejemplo 2 – Una gran empresa de logística que utiliza un TMS en local

Imaginemos una multinacional especializada en logística internacional, LogisMax. Ha optado por un TMS instalado localmente para garantizar la confidencialidad de sus datos sensibles y asegurar una integración completa con sus sistemas internos (ERP, WMS). Aunque la inversión inicial fue considerable, esta solución le permite personalizar completamente su TMS y reforzar su ciberseguridad manteniendo un control total sobre su infraestructura informática.

Esta solución le ofrece varias ventajas estratégicas:

• Seguridad y confidencialidad: Todos los datos críticos permanecen almacenados internamente, lo que limita los riesgos de filtración o acceso no autorizado.
• Integración avanzada: El TMS se integra perfectamente con los demás sistemas internos de LogisMax, garantizando un proceso logístico fluido y automatizado.
• Personalización completa: La empresa ha podido adaptar el TMS a sus necesidades específicas, desarrollando funcionalidades a medida.

Sin embargo, este enfoque también conlleva desventajas importantes:

• Coste elevado y costes ocultos: La inversión inicial fue considerable, con un presupuesto de casi 300.000 euros, incluyendo la compra de licencias, servidores y material informático, costes de implementación y recursos humanos dedicados. Sin embargo, LogisMax también descubrió que cada actualización importante requería un desarrollo específico, lo que generó costes adicionales imprevistos (hasta 50.000 € por actualización compleja).
• Mantenimiento y actualizaciones: La empresa debe gestionar por sí misma el mantenimiento del sistema, lo que requiere un equipo de TI dedicado. Esto significa que, en caso de errores, la corrección puede tardar varios días, afectando directamente la eficiencia operativa.
• Rigidez: Durante su expansión internacional, LogisMax enfrentó dificultades para adaptar su TMS a las normativas locales. Cada adaptación requirió varios meses de desarrollo, lo que ralentizó su implantación en nuevos mercados.

Así, aunque la elección de un TMS local ofrece un control total y una seguridad óptima, también implica una gestión técnica rigurosa y un presupuesto considerable, lo que justifica este tipo de solución principalmente para grandes empresas que cuentan con los recursos necesarios.

El TMS en local garantiza la confidencialidad de los datos sensibles y la integración completa con los sistemas internos.

Criterios de selección: ¿qué solución TMS para qué empresa?

La elección del tipo de software dependerá de 4 factores principales: el tamaño y la estructura de su empresa, como acabamos de ver, pero también su presupuesto y los costes a medio y largo plazo, el nivel de seguridad deseado, así como sus necesidades de personalización.

Tamaño y estructura de la empresa:

• Pymes y empresas en crecimiento: Un TMS SaaS suele ser la opción preferida debido a su flexibilidad y a su menor coste a corto plazo. Puede incorporar opciones y configuraciones adicionales a medida que evolucionan sus necesidades.
• Grandes empresas y multinacionales: Un TMS on-premise puede ser más adecuado si su empresa necesita integrar el TMS con otros sistemas internos y gestionar los datos y configuraciones de forma altamente personalizada.

Presupuesto y costes a largo plazo:

• TMS en local: Requiere una inversión inicial elevada, que puede variar entre 10.000 € y más de 500.000 €, según las necesidades de infraestructura y licencias. Una vez implantado, no hay suscripción mensual, pero es necesario contar con equipos internos y recursos para el mantenimiento. Además, cualquier evolución del sistema implicará una inversión propia y, a menudo, costosa, cuando surja la necesidad.
• TMS SaaS: Menor coste de instalación, con una suscripción mensual que varía entre 350 € y 2.000 €, según el número de usuarios y las funcionalidades incluidas.
  Es bueno saberlo: Algunas soluciones SaaS ofrecen funcionalidades básicas como la gestión de rutas y el seguimiento en tiempo real. Las tarifas mensuales más económicas suelen situarse entre 30 € y 50 € por vehículo o usuario. Por ejemplo, una empresa que opere con 5 vehículos podría gastar entre 170 € y 370 € al mes, es decir, entre 1.836 € y 3.960 € al año, con un software como el de AntsRoute.

Para más información sobre precios, hemos redactado un artículo completo sobre los costes y tarifas de un software TMS.

Seguridad y cumplimiento:

• TMS en local: La seguridad está completamente bajo el control de la empresa, lo que permite un mejor manejo de normativas específicas y requisitos de conformidad.
• TMS SaaS: La seguridad es gestionada por el proveedor, con certificaciones y protocolos avanzados, pero con menos control directo sobre los datos.
  Los TMS SaaS suelen utilizar arquitecturas multiinquilino (multi-tenant). Algunos proveedores también ofrecen acceso a soluciones monoinquilino (single-tenant), aunque con un coste más elevado.

Necesidades específicas en personalización e integración:

• TMS SaaS: Personalización limitada a las opciones ofrecidas por el proveedor.
• TMS en local: Altamente personalizable, ideal para empresas con necesidades específicas de integración con ERP o WMS complejos.

Como ya ha visto, tanto el modelo SaaS como el on-premise tienen sus ventajas. Los TMS en modo SaaS serán probablemente más adecuados para las empresas que buscan una implementación rápida y una gestión simplificada. Un TMS, o sistema de gestión del transporte, en local, en cambio, será más apropiado para estructuras con exigencias estrictas en cuanto a personalización, integración y seguridad.

TMS: ¿cómo elegir la solución adecuada para su empresa?

En AntsRoute, ofrecemos una solución TMS empresarial en modo SaaS, accesible y escalable. También damos gran importancia a la formación y al acompañamiento, para que nuestro software sea una solución directamente aplicable en su empresa. Puede solicitar una demostración en cualquier momento para asegurarse de que responde a sus necesidades.