El plan de transporte: un documento estratégico para controlar mejor tus costes

Publicado en 11 abril 2023 • Lectura: 7 min read

¿Estás buscando soluciones viables para reducir costes, maximizar la carga de vehículos o reducir el número de viajes al almacén para volver a cargar? ¿Ya has valorado el plan de transporte?
A menudo se pasa por alto o se implementa mal, pero es muy útil para analizar objetivamente la logística de tu empresa y desarrollarla con éxito.
Echemos un vistazo a esta herramienta imprescindible para la optimización de los recursos humanos y materiales de los que dispones.

Índice de contenidos

• ¿Qué es el plan de transporte?
• ¿Quién usa este tipo de documento?
• ¿Qué información debería incluir un plan de transporte?
• Los beneficios de un plan de transporte optimizado
• 5 pasos para implementar un plan de transporte clave
  1. Enumera los criterios claves en tu industria
  2. Compara soluciones de TI disponibles
  3. Comunica y edita el plan de transporte en tiempo real
  4. Analiza los indicadores clave periódicamente
  5. Optimiza el plan de transporte de forma continua

El plan de transporte es un documento estratégico esencial para reducir costes. Optimizarlo significa maximizar las cargas de los vehículos y reducir el número de devoluciones. Para los gestores de transporte, es una herramienta esencial para reforzar su organización logística.

¿Qué es el plan de transporte?

El plan de transporte es un documento estratégico diseñado para optimizar total o parcialmente los flujos de la logística de una empresa, tanto si se realizan por sus equipos como si son externalizados a un subcontratista.
Para cada ruta, enumera las mejores opciones posibles para transportar clientes o mercancías del punto A al punto B.

Concretamente, este documento puede adoptar la forma de un mapa, una hoja de cálculo XXL o un mapa de ruta que incluye todas las rutas programadas.

Actualmente, el plan de transporte en formato papel casi ha desaparecido. Algunas empresas pequeñas con una logística bastante básica, siguen utilizando hojas de cálculo de Excel. Pero la gestión de rutas se ha convertido en una tarea compleja que muy a menudo requiere el uso de un software TMS (Transport Management System).
Estas soluciones son ya imprescindibles para centralizar y analizar todos los datos relevantes, y ayudarte a tomar las mejores decisiones.

El plan de transporte optimiza los flujos logísticos de una empresa.

¿Quién usa este tipo de documento?

En nuestra vida cotidiana, a menudo consultamos el plan de transporte de Cercanías Renfe o incluso el del AVE, especialmente para ver los horarios y disponibilidad de los trenes que circulan en días festivos.

No obstante, ¡el plan de transporte que usan las empresas es mucho más preciso! A quienes quieren mejorar la gestión de sus recursos humanos y materiales les interesa contar con este plan, entre ellos:

• Operadores de transporte público.
• Operadores de transporte por carretera.
• Fabricantes o minoristas con una tienda online.
• Operadores express, etc.

¿Qué información debería incluir un plan de transporte?

Un plan de transporte operativo enumera todas las rutas realizadas en un determinado periodo de tiempo, indicando la información esencial de cada una de ellas:

• Las direcciones de inicio y fin, así como las paradas intermedias de la ruta: el centro logístico, el almacén, el punto de recogida de paquetes, etc.
• La fecha, horario o duración prevista.
• La naturaleza, el peso o volumen de las mercancías a transportar.
• El tipo de vehículo utilizado para cada ruta, o cada tramo de la red en el caso de transporte multimodal: vehículo pesado, furgoneta, furgoneta con temperatura controlada, tren de carga, etc.
• El nombre, título o licencia del conductor.

Además de esta información básica, la mayoría de TMS incluyen campos opcionales o personalizables para añadir cualquier dato relevante de tu industria: tiempo máximo de entrega, mercancías peligrosas, número de muelle de carga, etc.

El plan de transporte desde AntsRoute.

Los beneficios de un plan de transporte optimizado

Si se implementa correctamente, el plan de transporte te ayudará a optimizar los flujos y costes logísticos. En función de tus objetivos, la operación puede traducirse en beneficios materiales, humanos y medioambientales.

Uso más eficiente de los vehículos de carga

¿Transportas mercancías por cuenta propia o para tus clientes? En función de tu negocio y de los plazos de entrega requeridos, la implementación de un plan de transporte puede traducirse en:

• Reducción del número de vehículos en circulación.
• Optimización de la tasa de carga de vehículos.
• Reducción del número de kilómetros recorridos y, por lo tanto, del coste de combustible, peajes, etc.

Si por el contrario subcontratas algunos viajes, esta herramienta te proporcionará argumentos sólidos y cuantificables para comparar el rendimiento de los diferentes transportistas, y presentar resultados.

La optimización de la capacidad de carga de los vehículos en AntsRoute.

Mejor gestión de los recursos humanos

La escasez de transportistas ha llegado para quedarse. En consecuencia, un número cada vez mayor de empresas están experimentando con diferentes métodos para retener a sus conductores actuales y atraer a nuevos.

En este contexto, un plan de transporte bien organizado ayuda a reducir el estrés de los conductores y además ayuda a lograr un mayor equilibrio entre horas de trabajo y periodos de descanso.

Reducción de emisiones de CO2

Este último punto es especialmente interesante para las empresas que se preocupan por su impacto en el medioambiente, como por ejemplo empresas con fines sociales y aquellas comprometidas con un enfoque ecológico.

El plan de transporte te ayuda a encontrar soluciones eficientes para reducir tus emisiones de carbono, como por ejemplo agrupar determinadas entregas.

Para empresas que quieren ir más allá, es imposible configurar entregas con transporte ferroviario o marítimo sin el uso de un software TMS. Aunque el transporte multimodal ha demostrado ser respetuoso con el medioambiente, ¡requiere una organización logística impecable!

5 pasos para implementar un plan de transporte clave

1. Enumera los criterios claves en tu industria

Un plan viable de transporte debe tener en cuenta todos los criterios internos y externos que puedan tener un impacto en las rutas a optimizar:

• Requerimientos de material, como por ejemplo muelles de carga o descarga disponibles, naturaleza y peso de las mercancías, tiempos de entrega, etc.
• Restricciones regulatorias, como por ejemplo el tipo de licencia requerida, restricciones de tráfico, legislación sobre el transporte de mercancías peligrosas, etc.
• Trabajadores disponibles, teniendo en cuenta los descansos, vacaciones, doble personal para determinadas rutas, etc.
• Información sobre vehículos en uso, como por ejemplo motor, capacidad de carga, consumo medio de combustible, huella de carbono, etc.

La gestión de habilidades desde AntsRoute.

2. Compara soluciones de TI disponibles

Solo una vez identificados todos los datos que se recopilarán y analizarán, podrás elegir la solución de TI más relevante para tu empresa.

Aunque el uso de hojas de cálculo como Excel pueda parecer una opción atractiva, es mejor escoger un software TMS que pueda hacer esas funciones. Hay cientos disponibles en el mercado hoy en día, adaptados a las diversas actividades de la cadena de suministro: TMS para expedidores, transportistas, softwares de optimización de rutas, etc.

La mayoría de editores ofrecen o bien un periodo de prueba gratuito para algunos usuarios o una versión de prueba con funcionalidades limitadas.

En cualquier caso, dale a tu equipo el tiempo suficiente para probar cada una de las soluciones preseleccionadas en un entorno real. ¡Un TMS bien seleccionado desde el principio te ahorrará mucho tiempo y dinero más adelante!

3. Comunica y edita el plan de transporte en tiempo real

Hoy en día, el software de transporte está cada vez más disponible en modalidad SaaS (Software as a Service). Es decir, se puede acceder a través de cualquier dispositivo conectado a Internet, a cambio de una suscripción mensual o anual.

Gracias a este servicio online, puedes automatizar el envío de planes de ruta a todas las partes implicadas: conductores, clientes, plataformas logísticas, etc.

Este sistema de funcionamiento es aún más valioso en caso de que se produzca una avería o accidente en la red de carreteras, dado que puedes ajustar el plan de transporte en tiempo real y enviarlo al instante a las personas afectadas.

Seguimiento en directo de una ruta desde el software AntsRoute.

4. Analiza los indicadores clave periódicamente

Los TMS son herramientas muy efectivas desde un punto de vista operativo, pero además también ofrecen a los responsables de transporte indicadores valiosos para optimizar continuamente la logística de su empresa.

Con el software de AntsRoute puedes, por ejemplo, visualizar información estratégica como:

• El índice de entregas realizadas o canceladas.
• La tasa de servicios a tiempo, por ejemplo, entregas realizadas a tiempo.
• Kilómetros recorridos por día, por conductor, etc.
• Estadísticas sobre el coste promedio por ruta y el coste total de las rutas.
• Promedio de emisiones CO2 por ruta o para todas las rutas.
• Zonas donde se concentran tus clientes, etc.

5. Optimiza el plan de transporte de forma continua

Te ofrece toda la información que necesitas para entender las razones de la diferencia entre el rendimiento planificado y el logrado, y para extraer las conclusiones que te permitan realizar una mejor asignación de los recursos.

Por ejemplo, si el mismo cliente recibe regularmente entregas con demora, se debe analizar la causa del problema y ofrecer una respuesta adecuada.
¿Las rutas planificadas son viables? ¿Los retrasos se deben a la falta de organización por parte del cliente? ¿Sería mejor realizar la entrega en esta ubicación en otro momento de la semana para evitar atascos de tráfico?

Este análisis en profundidad, a realizar cada semana o mes, te permitirá optimizar paso a paso tu plan de transporte. Las cifras muestran que a veces se deberán tomar decisiones dolorosas, como renegociar o rescindir algunos contratos. Pero este trabajo es una forma muy efectiva para volver al camino de la rentabilidad, ¡y fidelizar a tus equipos y clientes!

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