KPIs de transporte: ¿qué indicadores clave son relevantes para tu empresa?

Publicado en 23 octubre 2023 • Lectura: 8 min read

Los indicadores clave de rendimiento – en inglés key performance indicators – se refieren a un conjunto de cifras y estadísticas a seguir para tomar mejores decisiones. En una actividad como el transporte por carreteras donde la rentabilidad es baja, estas cifras son esenciales para gestionar eficazmente tu negocio, ¡y preservar tus márgenes operativos!

Tabla de contenidos

• Cifras clave para el crecimiento y desarrollo a largo plazo
• Cómo aprovechar al máximo los indicadores clave de rendimiento
• Los KPIs esenciales para una mejor gestión logística
• Los KPIs útiles para monitorear el rendimiento del conductor
• Cifras clave para medir la calidad del servicio
• Otros indicadores de rendimiento útiles

El seguimiento de los KPI logísticos es esencial en el sector del transporte. Para los directores de empresa, analizar estos indicadores clave de rendimiento es la garantía para mejorar los márgenes e identificar áreas de oportunidad.

Cifras clave para el crecimiento y desarrollo a largo plazo

Según los resultados de un estudio realizado por el Banque de France y la FNTR (FNTR: Federación Nacional de Transportes por Carretera) en 2022, más de la mitad de las empresas de transporte por carretera tienen menos de 8 años, y su beneficio actual antes de impuestos es de solo el 2%.
En otras palabras, las empresas de este sector son más jóvenes y más inseguras que las del resto de la economía.

Para mantener y mejorar sus resultados operativos año tras año, los directores generales y directivos de empresas de transporte no tienen elección. Deben comprobar sus indicadores clave muy regularmente, ¡y hacer todo lo necesario para mejorarlos u optimizarlos!

Cómo aprovechar al máximo los indicadores clave de rendimiento

Las cifras clave las proporciona tu software de transporte (TMS) o, de forma más general, el software de gestión de la cadena de suministro.
También puedes usar determinadas estadísticas proporcionadas por tus herramientas de CRM, contabilidad y recursos humanos.

Aunque todos estos paquetes de software ahora pueden proporcionar KPIs y paneles de control muy completos… ¡No están inventando nada nuevo! Para conseguir resultados confiables, debes dedicar un tiempo a completar detalladamente todos los datos relevantes para tu negocio, y no conformarte con aproximaciones.

Los datos básicos procesados por todo software de transporte incluyen:

• Detalles de los vehículos (matrícula, motor, capacidad de carga, etc.).
• Identificación de conductores.
• Direcciones de clientes y almacenes.
• Características de la mercancía enviada (peso, volumen, valor, número de paquetes, tipo de entrega, etc.).

No obstante, no tiene sentido acumular cifras y tablas de multiplicar, ya que esto puede hacer perder mucho tiempo. Para monitorear y mejorar la productividad de tu empresa, es mejor seleccionar algunos indicadores prioritarios para tu negocio, ¡y seguirlos muy de cerca!

Los KPIs esenciales para una mejor gestión logística

Estos indicadores clave de rendimiento son esenciales para monitorear y mejorar la eficiencia de los procesos logísticos y, por lo tanto, la rentabilidad de la empresa. La mayoría de paquetes de software ofrecen análisis por día, semana o mes. Tú decides qué periodo es más relevante para tu negocio.

Distancias recorridas

En este caso, es sobre todo la diferencia entre las distancias planificadas y las distancias reales la que te permitirá detectar cualquier problema en la organización logística, ya sea dentro de tu empresa o en las instalaciones del cliente final.

• Distancias totales recorridas.
• Distancia media por ruta.
• Distancia media por entrega.

Volumen de negocio

Al monitorear estos indicadores, puedes identificar rápidamente cualquier variación anormal en la actividad, y reorganizar tus equipos para restaurar la productividad óptima.

• Número de órdenes de transporte.
• Número de entregas planificadas y completadas.
• Cantidad total de mercancías transportadas.
• Valor de los productos transportados.

Uso de la flota

En un contexto de inflación, los transportistas buscan el más mínimo gasto innecesario para mantener y mejorar sus márgenes. Afortunadamente, el software de transporte y, en particular, el software de gestión de entregas, te proporciona indicadores de un valor incalculable para optimizar de forma inteligente los vehículos disponibles.

• Tasa de llenado por camión.
• Cantidad de mercancías por entrega o por kilómetro.
• Nivel de servicio por cada vehículo (peso o volumen de mercancías transportadas, distancias recorridas, etc.).
• Distancia recorrida sin carga.
• Tiempo de inactividad de la flota por mantenimiento y reparaciones, etc.

Además de estos indicadores, algunos paquetes de software como AntsRoute también proporcionan un mapa de calor de entregas, que es muy útil para impulsar tus esfuerzos de ventas en determinadas áreas o, por el contrario, subcontratar viajes en otras.

Indicadores financieros

Para los transportistas, los márgenes son el pilar fundamental, como nos recordó el representante del Banque de France en el último congreso de la Fédération Nationale des Transports Routiers (FNTR: Federación Nacional de Transportes por Carretera).
Sin embargo, el margen bruto de explotación (EBITDA) es solo del 6,4% de media, ¡a pesar de que el combustible por sí solo representa el 10% de las ventas!
Si quieren seguir siendo rentables y competitivos, los managers deben vigilar de cerca los diversos costes, y trasladar cualquier aumento de los precios lo antes posible.

• Consumo de combustible por ruta, por kilómetro, por camión, etc.
• Coste de mantenimiento y reparaciones.
• Coste medio por ruta, por entrega, por camión, etc.
• Costes totales de las operaciones logísticas de la empresa.
• Coste total de propiedad de cada vehículo.
• Coste total de propiedad de la flota.
• Margen bruto por operación.
• Margen bruto de todas las operaciones de transporte, etc.

Los KPIs útiles para monitorear el rendimiento del conductor

Los costes de personal (sueldos + costes laborales) representan alrededor de tres cuartas partes del valor añadido, es decir, el flujo de caja generado por las operaciones de la empresa. Es difícil reducir estos costes de una vez cuando la mayoría de los transportistas tiene dificultades para atraer nuevos conductores y retener a los existentes.

En este contexto de escasez, la solución más realista vuelve a ser optimizar la actividad de los conductores usando tu software de transporte.

Gestión de los recursos humanos

• Número de conductores realmente disponibles.
• Motivo de ausencias (vacaciones, bajas laborales, formación, etc.).
• Tasa de ocupación de cada conductor.
• Nivel de servicio por conductor (número de entregas realizadas o kilómetros reales recorridos).
• Número de operaciones por hora, etc.

Calidad del trabajo realizado

• Duración media de las operaciones por conductor (carga, descarga, entrega, etc.).
• Tiempo de conducción comparado con el tiempo total de trabajo.
• Tiempo de permanencia en las instalaciones del cliente comparado con el tiempo total de trabajo.
• Consumo medio de combustible de cada conductor (conducción ecológica).
• Tasa de disputas por conductor, etc.

Además, la mayoría de softwares de transporte ahora ofrecen seguimiento del conductor en tiempo real. Puede que esta función no sea un indicador de rendimiento en el sentido estricto del término, pero no deja de ser esencial para optimizar la eficiencia de los equipos sobre el terreno y para detectar cualquier comportamiento inadecuado en una etapa temprana.

Cifras clave para medir la calidad del servicio

La calidad del servicio tiene un impacto considerable en la fidelidad del cliente, y también en la imagen corporativa. No obstante, muchas empresas de transporte ven su reputación online afectada por un gran número de críticas negativas…
Un seguimiento riguroso de los indicadores de satisfacción del cliente es esencial para analizar las causas de los problemas e implementar acciones correctivas.

¿Estas dificultades se deben a una comunicación insuficiente? ¿La planificación es demasiado ambiciosa? ¿Las quejas de los clientes se asignan correctamente o solo afectan a algunos conductores? Estas son solo algunas de las preguntas que debemos plantearnos en vista de estos indicadores.

Seguimiento de la satisfacción del cliente

• Número de cuestionarios de satisfacción o valoraciones de clientes.
• Puntuación media.
• Tasa total de disputas.

Fiabilidad de la planificación

• Tarifa de servicio puntual (operaciones procesadas íntegramente dentro del plazo anunciado).
• Entrega anticipada o retrasada de pedidos.
• Tasa de cancelación.
• Motivo de cancelaciones, posiblemente por tipo u origen: error de programación, datos de contacto, ausencia imprevista del cliente. etc.

Otros indicadores de rendimiento útiles

KPIs relacionados con la responsabilidad social y medioambiental

Ante la presión de los consumidores que les piden salvar el planeta mientras entregan sus pedidos lo más rápido posible, cada vez más empresas están considerando soluciones logísticas más sostenibles.

Por tanto, estos indicadores serán útiles para medir las mejoras que has realizado, así como para calcular la huella de carbono si tu empresa está concienciada:

• Emisiones totales de CO2.
• Emisiones promedio de CO2 por ruta o por vehículo.
• Tasa de kilómetros recorridos sin carga.
• Porcentaje de vehículos ecológicos en la flota.
• Porcentaje de pedidos entregados con un vehículo ecológico, etc.

KPIs de logística (excluyendo el transporte)

En función de tu actividad y de tu posición en la cadena de suministro, es posible que necesites hacer un seguimiento de otros indicadores de rendimiento clave para mejorar tu propio rendimiento, o el de tus colaboradores y subcontratistas.

Estos son los KPIs principales que se pueden usar para identificar deficiencias en la cadena de suministro y la gestión de almacenes:

• Tasa de pedidos de reabastecimiento entregados tarde.
• Tasa de litigios relativos a operaciones de reposición (entrega incorrecta, embalajes dañados, productos rotos, etc.).
• Número total de artículos en stock.
• Número de días y productos agotados.
• Número de ventas canceladas debido a desabastecimientos no anunciados.
• Ratio de rotación de existencias.
• Coste de almacenamiento comparado con las ventas, etc.

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