Planificación de rutas: las herramientas gratuitas para organizar tus entregas

Publicado en 22 agosto 2024 • Lectura: 9 min read

La gestión de las rutas de entrega a menudo puede ser compleja y difícil. Afortunadamente, existen soluciones para hacer este proceso más sencillo y eficiente, ¡sin gastar ni un céntimo!

En este artículo veremos las ventajas, características y limitaciones de estos paquetes de software gratuitos para ayudarte a sacarles el máximo partido.

La planificación de rutas gratuita es el primer paso hacia la optimización de tus operaciones logísticas. Herramientas gratuitas como Google Maps permiten a las pymes mejorar su productividad sin coste adicional.

Índice de contenidos:

• ¿Por qué debería usar un software de planificación de rutas?
• Las características esenciales de un software de entregas
• Las ventajas de un planificador de rutas gratuito
• Las limitaciones de un software de rutas de entrega gratuito
• Soluciones gratuitas de planificación de rutas
• Herramientas de pago: una alternativa a las soluciones gratuitas

La planificación gratuita de rutas es el primer paso para optimizar sus operaciones logísticas. Herramientas gratuitas como Google Maps permiten a las pymes mejorar su productividad sin coste adicional.

¿Por qué debería usar un software de planificación de rutas?

Si te estás preguntando por qué es tan importante usar un software de optimización de rutas, te compartimos algunos puntos que te servirán como aclaración.

Planificar tus rutas de entrega de forma eficiente tiene numerosas ventajas:

• Reduce costes: Minimiza el número de kilómetros recorridos y optimiza el uso de tus vehículos para ahorrar en combustible y mantenimiento.
• Ahorra tiempo: Organiza tus rutas para evitar atascos de tráfico y cumplir con las franjas horarias de entrega.
• Mejora el servicio de atención al cliente: Garantiza entregas puntuales y seguras, aumenta la satisfacción y la fidelidad de los clientes.

Pero la planificación de rutas puede ser compleja e implica hacer malabarismos con múltiples variables:

• Rutas óptimas
• Ventanas de tiempo
• Capacidad de los vehículos
• Prioridades de entrega

Sin las herramientas adecuadas, estas tareas pueden volverse rápidamente imposibles de gestionar. Ahí es donde te ayudan las aplicaciones gratuitas (o de pago).

Las características esenciales de un software de entregas

Cuando se considera utilizar una aplicación o un software de planificación de rutas gratuito, es importante comprobar que incluya las funcionalidades esenciales para organizar las entregas en buenas condiciones. Una herramienta bien diseñada permite ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la satisfacción de los clientes.

Las características esenciales de un software de entregas.

Aquí están las funciones que conviene analizar de cerca:

1. Optimización avanzada de los itinerarios

La primera expectativa respecto a un software de entrega es su capacidad para proponer itinerarios coherentes. Idealmente, la herramienta debe permitir:

• calcular automáticamente una ruta optimizada, teniendo en cuenta las distancias, el tiempo de trayecto y el orden de las paradas;
• reorganizar el orden de las paradas para reducir los kilómetros recorridos;
• eventualmente tener en cuenta ciertas restricciones del terreno (franjas horarias, prioridades de clientes, restricciones de circulación, capacidades de los vehículos, zonas a evitar…);
• proponer una optimización en un solo clic, para reducir al máximo el tiempo dedicado a construir las rutas.

☝️ En muchas herramientas gratuitas, estas funciones siguen siendo básicas, pero ya representan una ayuda valiosa en comparación con la planificación manual.

2. Planificación multi-parada

Incluso dentro de una planificación de rutas gratuita, es útil poder gestionar varias entregas dentro de un mismo trayecto:

• añadir y organizar varios puntos de entrega en una misma ruta;
• posibilidad de gestionar varias rutas y varios conductores en paralelo;
• visualización clara del orden de paso, duración de las paradas, direcciones de recogida y entrega;
• posibilidad de modificar fácilmente las paradas en caso de cambios de última hora.

☝️ Algunas aplicaciones gratuitas limitan el número de direcciones por ruta, lo que puede resultar restrictivo.

3. Seguimiento en tiempo real de las rutas

El seguimiento en tiempo real no siempre está disponible en las herramientas gratuitas, pero cuando lo está, aporta un valor añadido real:

• geolocalización de los vehículos en un mapa interactivo para conocer su posición exacta;
• posibilidad de ajustar el itinerario de forma dinámica en caso de imprevistos (tráfico, retrasos, cancelaciones).

Incluso una versión simplificada del seguimiento ayuda a comprender mejor lo que ocurre en el terreno.

4. Pruebas de entrega digitales (POD)

Para asegurar los intercambios con los clientes, cada vez más soluciones incluyen funcionalidades de prueba de entrega:

• captura de firmas electrónicas directamente desde un smartphone o tablet para confirmar las entregas;
• fotos con sello de tiempo, escaneo de códigos de barras o QR como prueba de entrega;
• archivado automático de estas pruebas en el historial de las rutas.

☝️ Estas opciones no están siempre disponibles en los softwares gratuitos de planificación de rutas, pero se vuelven rápidamente útiles cuando aumenta el volumen de entregas.

5. Comunicación automatizada con los clientes

Un software de entrega también puede facilitar la comunicación entre todas las partes implicadas:

• envío de notificaciones automáticas a los clientes sobre el estado de su entrega: confirmación, hora estimada de llegada, entrega en curso, aviso de retraso;
• mensajería sencilla entre conductores y responsables para transmitir información en tiempo real.

☝️ Incluso funciones básicas de comunicación ayudan a reducir llamadas entrantes y malentendidos.

6. Facilidad de uso y accesibilidad

Para que la herramienta se utilice realmente a diario, la ergonomía desempeña un papel esencial:

• interfaz clara, con menús fácilmente comprensibles para responsables y planificadores;
• compatibilidad multiplataforma (ordenador, tablet, smartphone);
• aplicación móvil para los conductores, que les permita acceder a la ruta directamente en el terreno.

☝️ Una solución gratuita de planificación de rutas debe ser fácil de usar, incluso para equipos con poca experiencia digital.

7. Análisis del rendimiento y reporting

Por último, algunos softwares ofrecen funciones de reporting, incluso en su versión gratuita:

• informes y estadísticas sobre tiempos de entrega, distancias recorridas o número de entregas realizadas;
• seguimiento de algunos indicadores clave para identificar puntos de mejora: coste por entrega, tiempo medio de servicio, puntualidad, productividad de los conductores.

☝️ Estos datos permiten entender mejor la eficacia de las rutas y detectar márgenes de optimización, incluso con una solución gratuita.

Con estas funcionalidades, maximizas la eficiencia, reduces los costes y mejoras el servicio al cliente, incluso utilizando una solución gratuita.

Las ventajas de un planificador de rutas gratuito

Las herramientas gratuitas de planificación de rutas ofrecen una serie de ventajas importantes:

• Ahorro de costes: Sin tarifas de licencia ni suscripción.
• Accesibilidad: Estas herramientas suelen ser fáciles de usar y configurar. No necesitas dedicar horas de formación, y su interfaz intuitiva permite adoptarlas rápidamente desde el primer día.
• Adaptabilidad: Perfecto para pequeñas y medianas empresas con requisitos de entrega limitados.

Las limitaciones de un software de rutas de entrega gratuito

Aunque el software de rutas de entrega es atractivo por su coste 0, suele tener limitaciones:

• Funcionalidades básicas que no son siempre suficientes: Las versiones gratuitas suelen ofrecer herramientas básicas, pero carecen de las opciones avanzadas necesarias para una optimización completa. La gestión de rutas complejas, la planificación en tiempo real y la gestión del stock pueden ser limitadas o no estar disponibles. Para una empresa pequeña con algunas paradas al día, esto aún puede funcionar. Pero para las empresas más grandes, con entre 150 o 200 paradas, estas herramientas rápidamente se vuelven obsoletas.
• Restricciones en entregas y vehículos: El software gratuito impone límites en el número de entregas o vehículos de los que puedes hacer seguimiento.
• Soporte técnico limitado: No hay asistencia profesional para dificultades técnicas. A menudo los usuarios tienen que arreglárselas con recursos online o foros.
• Cuestiones de seguridad: Las soluciones gratuitas no siempre garantizan el mismo nivel de protección que las versiones de pago. Esto puede exponer tu información sensible y la de tus clientes a mayores riesgos.
• Falta de flexibilidad para el futuro: Si tu empresa está experimentando un crecimiento rápido o cambios frecuentes en sus requerimientos, es posible que el software gratuito no sea lo suficientemente flexible para adaptarse a estos cambios.

En resumen, el software de rutas de entrega gratuito es útil temporalmente, pero sus limitaciones pueden ralentizar tu crecimiento y eficiencia. Para una gestión óptima, es recomendable invertir en una solución más integral y a largo plazo.

Soluciones gratuitas de planificación de rutas (actualización 2025)

Hay varias herramientas gratuitas disponibles para planificar rutas, y cada una ofrece funcionalidades únicas adaptadas a las diferentes necesidades. A continuación compartimos una descripción general de las más populares:

Google Maps: Indispensable para la planificación diaria y empresarial. Google Maps te permite planificar rutas con múltiples paradas, visualizar posiciones de vehículos en tiempo real y compartir rutas. Su interfaz intuitiva la convierte en una herramienta valiosa tanto para viajes personales como profesionales.

Waze: Conocido por su información sobre el tráfico en tiempo real y las alertas de la comunidad, Waze te ayuda a optimizar los viajes evitando atascos de tráfico. Ideal para ajustar rutas en función de las condiciones del tráfico.

Route XL: Simplifica la planificación de rutas optimizando rápidamente diversas paradas. Simplemente introduce tus direcciones, y RouteXL generará la ruta más eficiente en un abrir y cerrar de ojos.

Speedy Route: Aplicación gratuita que calcula la ruta más eficiente para visitar diversos destinos antes de volver al punto de partida. Si necesitas más, puedes añadir hasta 9.999 paradas pagando una tarifa de suscripción.

A continuación te mostramos una tabla comparativa de características (Actualización 2025):

En resumen, Google Maps es adecuado para conductores individuales y pequeñas empresas (menos de 10 entregas por día), mientras que RouteXL y Speedy Route son mejores para rutas más complejas.

Herramientas de pago: una alternativa a las soluciones gratuitas

Si ya has utilizado herramientas gratuitas para planificar tus rutas de entrega, seguramente habrás notado sus límites, especialmente si realizas entre 100 y 150 entregas por día. Para ir más allá de las funciones básicas y garantizar una gestión más fluida y eficiente de tus operaciones, los software de pago ofrecen ventajas indiscutibles.

Software de planificación de rutas AntsRoute.

AntsRoute, por ejemplo, ofrece mucho más que un simple mapa. A continuación te presentamos una descripción general de sus características:

• Análisis de rendimiento: Obtén informes detallados y estadísticas en profundidad sobre cada entrega para identificar áreas de mejora.
• Integración con otros sistemas: Conecta fácilmente AntsRoute con tu ERP, CMS o software de facturación sin tener que reintroducir datos.
• Optimización de recursos disponibles: Planifica tus entregas en función del tiempo y las limitaciones geográficas, teniendo en cuenta características específicas de tus vehículos. Esto reduce los viajes en vacío y las emisiones de CO2.
• Gestión de imprevistos: Ajusta tus horarios en tiempo real para hacer frente a eventos inesperados.
• Atención al cliente: Benefíciate de un servicio de atención al cliente exclusivo, tutoriales y un centro de ayuda para obtener asistencia técnica rápida y eficiente.

La planificación de rutas gratuita es una solución accesible y eficaz, especialmente para pequeñas empresas con necesidades limitadas. Herramientas como Google Maps pueden mejorar su eficiencia logística sin coste extra. No obstante, para operaciones más complejas, el software de pago ofrece ventajas considerables.

No esperes más para probar nuestra solución AntsRoute, disponible desde 17 euros por vehículo al mes.