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Optimizar el programa de mantenimiento: la guía completa

Publicado en 29 junio 2023 • Lectura: 9 min read

Crear y gestionar el programa de mantenimiento es una tarea esencial para cualquier responsable de un equipo de técnicos.
Una herramienta de este tipo es esencial para las empresas cuya actividad principal es el mantenimiento, así como para las industrias que tienen su propia flota de máquinas y equipos.
Para ayudarte a elaborar un programa de mantenimiento eficaz y realista, nuestra guía te orienta paso a paso:

• Definición del programa de mantenimiento
• Información y datos que deben recopilarse
• La diferencia entre el plan de mantenimiento y el programa de mantenimiento
• Las principales etapas que hay que seguir para crear un programa eficaz
• ¿Qué herramienta informática utilizar para gestionar el plan de mantenimiento?
• 5 buenas razones para crear un plan de mantenimiento

Crear un programa de mantenimiento eficaz y realista es esencial. Las GMAO y los programas de optimización de rutas simplifican la planificación de las operaciones de mantenimiento. Estas herramientas permiten gestionar mejor los equipos de técnicos y facilitan la gestión de las urgencias.

¿Qué es un programa de mantenimiento?

Un programa de mantenimiento es un documento que define claramente la distribución de tareas de mantenimiento para un período y un equipo determinados.
Suele adoptar la forma de un calendario o una hoja de cálculo.

En la práctica, un programa de mantenimiento implica que cada trabajo puede asignarse a un técnico en un plazo satisfactorio, teniendo en cuenta las competencias, autorizaciones y licencias de cada trabajador de campo.
En función de tus necesidades y de la organización de tu empresa, la planificación puede ser diaria, semanal o mensual.

La planificación correcta incluye todos los tipos de mantenimiento que hay que realizar, priorizándolos en función de su grado de urgencia:

• Mantenimiento preventivo sistemático. Por ejemplo, engrasar los rodamientos de un motor cada mes o cada año.
• Mantenimiento preventivo condicional, cuando un equipo supera un umbral predefinido. Por ejemplo, reponer el nivel de aceite de una unidad hidráulica si ha bajado demasiado.
• Mantenimiento predictivo, cuando un conjunto de parámetros sugiere que una avería o deterioro es inminente.
• Mantenimiento paliativo, para volver a poner en servicio un equipo, al menos temporalmente. En el lenguaje cotidiano, se denomina «localización de averías».
• Mantenimiento correctivo, cuando un técnico sustituye un equipo defectuoso por otro nuevo para garantizar una reparación duradera.

Información y datos que deben recopilarse

Un programa de mantenimiento útil y eficaz incluye una lista de información precisa sobre las operaciones que deben realizarse:

• Equipo o material afectado.
• Nombre de los técnicos asignados a la operación.
• Naturaleza y objetivo de la operación: revisión, mantenimiento mensual, pieza a sustituir, etc.
• Piezas de recambio, equipos y herramientas que hay que preparar.
• Nivel de prioridad: trabajo previsto, urgente o crítico.
• Duración in situ, basándose, por ejemplo, en los datos facilitados por el fabricante.

Por supuesto, esta lista puede adaptarse a tus necesidades. En función de tu sector de actividad y de la forma de trabajar de tu equipo, pueden ser pertinentes otros datos:

• Nombre de la persona de contacto y dirección exacta si el técnico se desplaza a un cliente o a un lugar fuera de las instalaciones.
• Tipo o matrícula del vehículo que se va a utilizar.
• Datos de la tienda o almacén donde se puede recoger la pieza de recambio, etc.

La diferencia entre un plan de mantenimiento y un programa de mantenimiento

Según la norma NF EN 13306, el plan de mantenimiento puede definirse como «conjunto estructurado y documentado de tareas que incluye las actividades, las instrucciones de trabajo, los recursos y el tiempo necesarios para llevar a cabo el mantenimiento».

El plan de mantenimiento incluye, por tanto, toda una serie de documentos y procedimientos destinados a mantener o restablecer los equipos en buen estado de funcionamiento. Tiene en cuenta:

• La frecuencia y naturaleza de las operaciones de mantenimiento recomendadas por el fabricante.
• Los compromisos contractuales contraídos por tu empresa con sus clientes.
• Las leyes y reglamentos vigentes en los países donde operan tus equipos.

Para crear un programa eficaz, necesitarás parte de la información que figura en el plan de mantenimiento. Pero los dos documentos no tienen ni la misma función ni finalidad.

En pocas palabras, el plan de mantenimiento establece y organiza en el espacio y en el tiempo todas las operaciones recomendadas en el plan de mantenimiento, según los recursos humanos y materiales disponibles.

Los principales pasos a seguir para crear un programa de mantenimiento viable

1. Planificar las operaciones de mantenimiento preventivo

Tomemos el ejemplo de una empresa de calefacción que ofrece contratos anuales de mantenimiento adaptados a cada tipo de caldera. Inicialmente, tendrás que planificar todas estas visitas periódicas, que son esenciales para cumplir tus compromisos contractuales.

De este modo, podrás optimizar los horarios de tus equipos para cada periodo, sin retrasarse por sus vacaciones o las de los clientes.

2. Mantener un margen de seguridad para los imprevistos

En función de su actividad, tendrás que dejar un margen suficiente para emergencias e imprevistos.

La empresa de calefacción que hemos tomado como ejemplo también tiene demanda durante los meses de verano para reparaciones de aparatos de aire acondicionado.
También necesitará tener franjas horarias libres para responder con rapidez a las solicitudes de nuevos clientes.

3. Planificar reparaciones de emergencia e incidentes imprevistos

Con ello vas a poder responder a las solicitudes imprevistas con más confianza y asignarlas a uno u otro de tus técnicos según diversos parámetros:

• Distancia que hay que recorrer para llegar al lugar.
• Competencias requeridas.
• Índice de ocupación de los miembros del equipo, etc.

4. Analizar los resultados para optimizar el rendimiento

Por último, debes analizar tus indicadores clave de rendimiento (KPI) con una frecuencia regular para planificar mejor las operaciones futuras.

Supongamos que la caldera tarda mucho más en repararse debido a una configuración atípica.

Basándose en tus estadísticas reales, puedes ajustar la duración prevista de las operaciones futuras, y así crear calendarios más realistas.

¿Qué herramienta informática deberías utilizar para gestionar tu programa de mantenimiento?

Excel, la primera opción

Muchas empresas empiezan a planificar las rutas de servicio utilizando programas como Excel o su alternativa en línea, Google Sheets.

Estas soluciones, muy sencillas de configurar, pueden ser efectivamente útiles para gestionar un número limitado de técnicos y operaciones.

Sin embargo, tienen algunas limitaciones que resultan frustrantes de utilizar, incluso para un equipo pequeño.
Por ejemplo, tendrás que enviar a tus técnicos los documentos y archivos adjuntos que necesiten para realizar sus tareas por separado. Tus empleados también tendrán que utilizar una aplicación de navegación, y no podrás geolocalizarlos ni seguir su trabajo en tiempo real.

Calendarios compartidos

También hay empresas que gestionan pequeños equipos técnicos mediante una solución de calendario compartido. Entre las más populares están Google Calendar y Microsoft Outlook.

Sincronizados en tiempo real, estos calendarios en línea funcionan por definición con las demás herramientas del paquete informático elegido por tu empresa (Google Workspace, Microsoft 365, etc.). Facilitan la asociación de notas o planes a cada cita.

Sin embargo, no están diseñados para utilizarse como herramienta de gestión. Esto significa que tendrás que pensar constantemente en soluciones para enlazar con tu stock de recambios, redactar presupuestos o facturas, extraer indicadores de rendimiento, etc.

Software de gestión del mantenimiento

La mayoría de los sistemas informatizados de gestión del mantenimiento (GMAO) ofrecen interesantes funcionalidades que te ayudarán a organizar mejor el trabajo de tus equipos, como por ejemplo:

• Gestión de existencias de equipos y piezas de recambio.
• Ayuda a la planificación de las operaciones de mantenimiento preventivo.
• Seguimiento paso a paso de las operaciones.
• Historial de las revisiones y reparaciones realizadas en las instalaciones del cliente.
• Indicadores de rendimiento, etc.

Algunas soluciones de GMAO incluyen incluso herramientas de cartografía y comunicación, por lo que son casi como un software de gestión de operaciones de servicios de campo.

Antes de adoptar un software de este tipo, conviene examinar en profundidad los servicios que puede ofrecer. ¿Cuáles son las diferentes formas de programar y concertar citas? ¿Incluye la herramienta una solución de navegación o geolocalización en tiempo real para los técnicos?

También hay que tener en cuenta el tiempo que se tarda en conocer el programa, ya que algunos no son muy intuitivos, y comprobar el coste real de su uso, con todas las opciones incluidas.

Software de optimización de rutas

Como su nombre indica, estas herramientas son muy útiles para optimizar el trabajo de los equipos móviles.
Se pueden utilizar solas o como complemento de hojas de cálculo, GMAO, etc.

Este software de optimización no sólo permite ahorrar mucho tiempo en la planificación, sino que también determina sistemáticamente la mejor ruta para cada técnico en función de varios parámetros:

• Tiempo máximo de visita a las instalaciones del cliente.
• Nivel de prioridad de la operación (mantenimiento preventivo, reparaciones urgentes, etc.).
• Localización geográfica de la intervención.
• Competencias o autorizaciones necesarias.
• Limitaciones de recursos humanos (horarios, vacaciones, ausencias imprevistas, etc.).
• Información sobre la red de carreteras, como atascos recurrentes, etc.

La guinda del pastel: algunas herramientas de gestión de servicios de campo, como AntsRoute, pueden también seguir el progreso de los técnicos y automatizar la comunicación con los clientes en tiempo real.

5 buenas razones para crear tu programa de mantenimiento

Estos 5 argumentos deberían convencerte de las ventajas y el valor añadido de esta herramienta.

1. Puedes asignar los recursos de la empresa de forma más inteligente

En un entorno muy restringido, este tipo de planificación permite repartir mejor la carga de trabajo y, por lo tanto, optimizar los recursos disponibles.

¿Necesitas enviar a uno de tus técnicos a un lugar muy remoto para resolver una avería urgente? Gracias a un plan de trabajo bien organizado, puedes asignar a este técnico otras operaciones de mantenimiento preventivo en tan sólo unos pocos clics, y cancelar así la visita de inspección prevista poco después.

2. Podrás gestionar más fácilmente las urgencias y los imprevistos

En este tipo de empresas, la gestión de averías importantes o incluso críticas forma parte del día a día. Pero los gestores necesitan tener a mano las herramientas adecuadas para responder rápidamente a éstas sin descuidar la calidad del servicio.

Gracias a funciones como la geolocalización y la validación en tiempo real de las operaciones, el software localiza al mejor técnico de la zona y le avisa inmediatamente.

3. Puede mejorar tu rentabilidad

La planificación rigurosa del mantenimiento preventivo prolonga la vida útil de tus equipos y evita las penalizaciones asociadas al incumplimiento de tus compromisos.

Al optimizar las tareas de mantenimiento preventivo y correctivo, también puede aumentar el número de tareas realizadas por día y por técnico, generando un importante ahorro en costes de vehículos y combustible.

4. Aumentará la fidelidad de tus técnicos actuales

El mantenimiento regular de los equipos limita el número de incidentes y paradas, que siempre son muy estresantes para los empleados.
Al fin y al cabo, ¿cómo se puede mantener la motivación cuando las máquinas se paran con regularidad y el más simple cambio de piezas de recambio se convierte en una carrera de obstáculos?

Si tu empresa trabaja para clientes externos, un programa de mantenimiento eficiente y bien mantenido también es muy útil para retener a tus técnicos. De hecho, muy pocos de ellos disfrutan redactando informes de servicio o realizando llamadas repetidas para cancelar o reprogramar citas.

Liberados de esta parte del trabajo, que consume mucho tiempo y no es gratificante, pueden concentrarse en su actividad principal y hacer lo que realmente les gusta. En un mercado laboral tenso es un argumento importante para contratar y mantener a tus empleados.

5. Puede analizar el rendimiento de sus equipos en tiempo real

¿De qué herramientas dispones hoy en día para identificar horarios de trabajo desequilibrados, cancelaciones demasiado frecuentes o la disminución de la tasa de puntualidad?
Sin embargo, todos estos factores pueden desorganizar rápidamente a un equipo y empeorar los resultados.

Gracias a los indicadores recogidos por la mayoría de los softwares de gestión de servicios, puedes detectar fácilmente este tipo de problemas y tomar las medidas necesarias para restablecer y mantener el máximo rendimiento.
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