Externalización Logística: Mejores Prácticas para 2025

Publicado en 18 septiembre 2024 • Lectura: 10 min read

¿Gestionas un negocio online y te preguntas si la externalización de tus servicios de logística de transporte podría ser la clave para lograr una mayor eficiencia? No eres el único que considera esta opción.

La externalización logística, que consiste en confiar toda o parte de la gestión de tus operaciones a un proveedor de servicio externo, ya ha demostrado su eficacia. No sólo reduce tus costes, sino que además te da acceso a conocimientos especializados, lo que te permite disponer de tiempo para concentrarte plenamente en lo que realmente importa: desarrollar tu negocio.

En este artículo descubrirás qué significa esto en el sector del transporte: sus beneficios, sus desafíos y los puntos clave que debes tener en cuenta para decidir si este enfoque es adecuado para tu negocio. Tanto si buscas un proveedor de servicios confiable como si simplemente quieres optimizar tus procesos internos, esta guía te ayudará a decidir.

Tabla de contenidos:

• Externalización Logística: Cómo Superar Miedos e Incertidumbres
• ¿Qué es la Externalización Logística?
• ¿Por qué Plantearse la Externalización Logística?
• ¿Cuándo Debería Externalizar la Logística?
• Las Etapas Clave para Implementar una Estrategia Eficaz de Externalización Logística
• Optimización del Rendimiento de la Externalización Logística

La externalización logística supone confiar la gestión de tus mercancías a un experto. Para el responsable de una tienda online, esto garantiza una mayor eficacia en las operaciones logísticas.

Externalización Logística: Cómo Superar Miedos e Incertidumbres

Seguro que sabes hasta qué punto la gestión interna de la logística se puede convertir en un verdadero quebradero de cabeza. Entre la necesidad de reducir costes, mejorar la eficiencia y satisfacer las expectativas cada vez más exigentes de los clientes, el estrés puede acumularse rápidamente.

Si a eso le sumamos el miedo a perder el control de tus operaciones o a no poder reaccionar con la suficiente rapidez ante imprevistos, tenemos la receta perfecta para una gestión diaria especialmente ardua. En este contexto, es importante encontrar soluciones adecuadas para aliviar la presión.

La externalización logística es una opción interesante. Puede ofrecer una flexibilidad muy útil y la experiencia necesaria para ayudarte a superar estos desafíos y a desenvolverte con más serenidad en un entorno en constante cambio.

¿Qué es la Externalización Logística?

Externalizar tu logística significa confiar la gestión de tus mercancías a un experto para una mayor eficacia y tranquilidad. Al optar por esta solución, podrás delegar tareas como por ejemplo la recepción de mercancías, el almacenamiento, la preparación de pedidos, el envío y la gestión de devoluciones.

En la práctica, tu tienda online puede integrarse con el sistema del proveedor de servicios. Tus mercancías se almacenarán en sus almacenes, y cada pedido se empaquetará y enviará automáticamente en cuanto se realice. Gracias a las herramientas avanzadas que ofrecen estos proveedores de servicios, tendrás visibilidad en tiempo real de todos los aspectos de tu logística, lo que garantiza transparencia y control.

¿Por qué plantearse la Externalización Logística?

Los beneficios

1. Menores costes: Convierte los costes fijos en costes variables. Pagas sólo por los servicios que necesitas, sin realizar grandes inversiones en infraestructura y tecnología.
2. Céntrate en el negocio principal: Deja las tareas de logística en manos de expertos y concéntrate en lo que mejor sabes hacer. ¡Una solución win-win para todos!
3. Conocimiento especializado: Aprovecha la experiencia de profesionales que conocen los aspectos prácticos de la logística. Su conocimiento te permitirá resolver problemas rápidamente y mantener las operaciones en marcha sin problemas.
4. Tecnología avanzada: Te beneficias de las últimas innovaciones, como por ejemplo los sistemas de gestión de transporte (TMS) y el seguimiento GPS, que a menudo están fuera del alcance de una sola empresa.
5. Menores costes de envío: Benefíciate de tarifas ventajosas gracias a las relaciones con los proveedores logísticos.
6. Flexibilidad y escalabilidad: Reacciona más rápidamente a las fluctuaciones del mercado y los picos estacionales sin complicaciones adicionales.
7. Mayor satisfacción del cliente: Gracias a su experiencia y métodos probados, los proveedores de servicios especializados ofrecen un servicio de calidad que fortalece la fidelización de tus clientes.
8. Ahorro en la flota de vehículos: Utiliza transportistas sin los costes asociados con la propiedad, el mantenimiento y la gestión de vehículos.

Las desventajas

1. Pérdida de control: Un menor control directo sobre las operaciones puede ser un problema si los KPI no están bien definidos. Asegúrate de realizar un seguimiento adecuado y construye una relación basada en la confianza.
2. Dependencia de terceros: Escoge colaboradores fuertes para evitar interrupciones del servicio en caso de dificultades financieras u operativas.
3. Seguridad de los datos: Confiar información sensible a un tercero te expone a riesgos de seguridad, como por ejemplo filtraciones de datos y ciberataques. Asegúrate de que el proveedor de servicios cumple con estándares de seguridad rigurosos.
4. Desalineación estratégica: Comprueba que tus objetivos estén bien alineados con los del proveedor de servicios para evitar ineficiencias y conflictos.
5. Problemas de comunicación: Aclara las expectativas desde el principio y establece canales de comunicación efectivos para evitar malentendidos y retrasos.
6. Incompatibilidad de software: Asegúrate de que los sistemas de software sean compatibles para asegurar un intercambio de datos fluido y eficiente.
7. Reputación de marca: Un proveedor de servicios inadecuado puede dañar la imagen de tu empresa si surgen problemas. Elige un proveedor con buena reputación.

¿Cuándo Debería Externalizar la Logística?

Señales a las que prestar atención

Las plataformas de comercio electrónico, tanto si son recientes como si ya están establecidas, a menudo tienen que externalizar su logística cuando la gestión de los envíos se vuelve demasiado compleja. A medida que los pedidos aumentan, aumentan también los retos: gestión de almacenes, contratación de personal… Todas ellas tareas que acaban consumiendo tiempo y recursos valiosos.

Si la gestión de pedidos o entregas te está suponiendo un obstáculo, o si te está resultando difícil mantener la demanda creciente, puede que haya llegado el momento de delegar. Estos son algunos indicadores:

• Tus costes logísticos se están disparando, a la vez que la calidad de tu servicio está cayendo.
• Tu negocio está creciendo rápidamente y necesita mayor flexibilidad.
• Estás entrando en nuevos mercados o te resulta difícil contratar personal de logística.

En resumen, cuando tus necesidades logísticas superan tu capacidad, la externalización se vuelve estratégica.

Análisis de coste-beneficio: Logística interna vs. externalización

Rendimiento: compara para tomar mejores decisiones

El dilema entre la logística interna y la externalizada requiere un análisis de rendimiento, no solo de coste. Debes comparar las fortalezas y debilidades de tus operaciones internas con las de un proveedor de servicios externo.

Para ello, comienza por definir indicadores de rendimiento clave: tiempos de entrega, precisión de pedidos, gestión de stock y eficiencia de entrega de última milla. Estos KPI te ayudarán a evaluar las dos opciones. Después de externalizar, haz seguimiento de estos indicadores para ajustar tus estrategias en consecuencia.

Costes: optimiza tus recursos

1. Identifica costes directos: Transporte, almacenamiento, mano de obra, tecnología y costes administrativos.
2. Compáralos con los costes internos: Compara estos costes con los de tus operaciones actuales.
3. Mide la eficiencia: Calcula el coste por unidad enviada o por pedido procesado.
4. Estima los ahorros: Resta los costes externalizados de los gastos internos para determinar los ahorros potenciales.

Impacto financiero: Más que una cuestión de costes

La externalización no sólo tiene como objetivo reducir costes, sino que también tiene un impacto a largo plazo:

1. Retorno de la inversión (ROI): Compara los beneficios obtenidos con los costes incurridos.
2. Rentabilidad: Comprueba si mejora la satisfacción del cliente y acelera los pedidos, lo que puede aumentar tu beneficio.

Adecuación: Una elección estratégica

No te limites a calcular el ROI. También es importante comprobar que la visión de tu empresa esté alineada con la del proveedor de servicios:

1. Alineación estratégica: Asegúrate de que comparte tus objetivos de crecimiento y reducción de costes.
2. Seguimiento del rendimiento: Evalúa periódicamente su capacidad de respuesta y de adaptación a tus necesidades.
3. Gestión de riesgos: Elige un socio capaz de gestionar las interrupciones del servicio, la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo.

Al combinar estos elementos, obtendrás una visión general exhaustiva que te ayudará a tomar una decisión para garantizar el futuro a largo plazo de tu negocio.

Desarrollar un enfoque híbrido

El enfoque híbrido combina lo mejor de las dos soluciones: gestionar determinadas partes de tu logística de forma interna y externalizar tareas más complejas o costosas. Esta estrategia te permite mantener el control de aspectos clave y, al mismo tiempo, beneficiarte de la experiencia de un proveedor de servicios externo.

Por ejemplo, puedes mantener el control del stock de forma interna, con tu equipo que conoce los productos en detalle, y externalizar las entregas de última milla a un colaborador.

¿Por qué debería optar por el enfoque híbrido?

• Flexibilidad: Ajusta tus operaciones en función de la temporada o los picos de demanda.
• Control: Mantén el control de los elementos estratégicos mientras delegas tareas operativas.
• Reducción de costes: Externaliza lo que puede hacerse de forma más eficiente y a un coste más bajo.
• Agilidad: Ajusta tus procesos rápidamente sin comprometer la calidad del servicio.

Este enfoque es ideal para hacer crecer tu negocio, gestionar picos estacionales y acceder a tecnologías avanzadas sin una gran inversión interna.

Las Etapas Clave en la Implementación de una Estrategia de Externalización Logística Eficaz

1. Análisis de necesidades

La externalización logística es una decisión estratégica para las pymes, que hay que planificar cuidadosamente. El primer paso es definir las condiciones en detalle, teniendo en cuenta los siguientes puntos:

• Visión y objetivos: Asegúrate de que la externalización se ajuste a tus objetivos a largo plazo.
• Resultados esperados: Define lo que esperas conseguir con este enfoque.
• Plan de seguimiento: Establece un cronograma para hacer seguimiento del rendimiento.
• Recursos logísticos: Especifica los recursos y métodos necesarios.

Una vez hayas definido estos elementos, estarás preparado para escoger el proveedor de servicio ideal para tus necesidades.

2. Escoger el proveedor de servicios adecuado

Seleccionar el proveedor de servicios adecuado puede marcar la diferencia en la eficiencia de tu cadena de suministro. Una convocatoria de licitación te permitirá comparar propuestas y tomar una decisión.

Estos son los criterios para identificar el proveedor de servicios de tus sueños:

• Calidad del servicio: Comprueba que los servicios sean fiables y de alta calidad.
• Costes: Evalúa los costes para asegurarte de que sean competitivos y acordes a tu presupuesto.
• Experiencia: Escoge un socio con experiencia en tu sector de actividad.
• Gestión de flujos: Comprueba su capacidad para gestionar de forma eficiente las operaciones logísticas.
• Oferta de servicios: Asegúrate de que la oferta se ajusta a tus necesidades específicas.
• Comentarios de los clientes: Comprueba las opiniones de las empresas que ya han utilizado sus servicios.

3. Redacción del contrato

Al redactar el contrato, incluye indicadores clave de rendimiento (KPI) y acuerdos de nivel de servicio (ANS) para garantizar la calidad y el cumplimiento de las expectativas. Incluye también cláusulas sobre confidencialidad y seguridad de los datos.

4. Implementación

El proceso de implementación comienza con la instalación de los equipos y la infraestructura en los almacenes del proveedor de servicios. Esta etapa requiere una estrecha colaboración entre tu empresa y el subcontratista. Para garantizar una transición fluida, recuerda integrar un sistema de gestión logística de alto rendimiento y herramientas de comunicación adecuadas. No olvides formar a tus equipos en los nuevos métodos.

Optimización del Rendimiento de la Logística Externalizada

Monitorización y mejora de los KPI logísticos

Para garantizar una estrategia eficaz, es necesario medir y mejorar continuamente el rendimiento de tus socios logísticos.

Monitorización de KPI logísticos: La clave del éxito

Los KPI se usan para monitorizar aspectos clave:

1. Tiempos de entrega: Compara los tiempos reales con las previsiones para medir la puntualidad.
2. Costes de transporte: Realiza un seguimiento del gasto por kilómetro o tonelada para controlar el presupuesto.
3. Tasas de reclamaciones: Analiza el feedback de los clientes para identificar y resolver problemas.

Esto te ayuda a evaluar el rendimiento de tus proveedores de servicio e identificar oportunidades de mejora.

Herramientas de monitorización y paneles de control

Usa herramientas de generación de informes y paneles de control para centralizar los datos y visualizar el rendimiento en tiempo real. Configura alertas automáticas para reaccionar rápidamente ante anomalías.

Integración de los sistemas de información con el proveedor de servicios

Para optimizar tu comercio electrónico, es importante integrar las soluciones logísticas adecuadas. Pero ten cuidado: no todos los proveedores de servicios ofrecen herramientas fáciles de integrar para gestionar los pedidos, hacer seguimiento de las entregas o gestionar las devoluciones.

Asegúrate de que tus sistemas (CMS, WMS, OMS, marketplaces) sean compatibles con las tecnologías que ofrece tu proveedor de servicios. Para una gestión optimizada, la integración de soluciones de software como AntsRoute, que optimiza las rutas de entrega y centraliza los datos, facilita la coordinación y la transparencia de las operaciones logísticas. Combinado con un sistema de gestión de devoluciones automatizado directamente en tu sitio web, transforma tu logística en un activo importante para la satisfacción del cliente y el rendimiento general.

Innovaciones tecnológicas y futuras tendencias

La externalización logística evoluciona con la llegada de nuevas tecnologías como el Internet de las cosas (IoT), la Inteligencia Artificial y el Blockchain.

Internet de las cosas (iOT): Conectividad y monitorización en tiempo real

El IoT permite monitorizar tus operaciones en tiempo real a través de sensores inteligentes. Esta tecnología garantiza la calidad y la seguridad de los productos monitorizando las condiciones de transporte y optimizando los stocks, a la vez que reduce los riesgos y las pérdidas.

Inteligencia Artificial: Predicción y Automatización

La IA analiza grandes cantidades de datos para predecir la demanda, optimizar rutas y automatizar tareas repetitivas. Ajusta los niveles de stock y personaliza las recomendaciones para que tus operaciones sean más fluidas.

Blockchain: Trazabilidad y transparencia

Blockchain permite una trazabilidad completa y la autenticación de los productos gracias a un registro digital inmutable. Simplifica las transacciones eliminando intermediarios, reduciendo costes y reforzando la confianza con tus socios y clientes.

Estas tecnologías no son sólo tendencias, sino el futuro de la logística. Allanan el camino hacia una gestión de operaciones más eficiente, transparente y ágil.

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