¿Cómo planificar rutas con Excel y un software de optimización?

Publicado en 14 abril 2022 • Lectura: 8 min read

Si gestionas un equipo reducido de repartidores o agentes, recurrir a unas hojas de cálculo como Excel o Google Sheets para organizar sus desplazamientos es una buena opción. Fácil de uso, esta herramienta no necesita ninguna inversión inicial. Sin embargo, si surge una intervención inesperada, una ausencia de uno de tus empleados o la llegada de nuevos clientes, podría arruinar tus planificaciones previamente establecidas. Si ya experimentaste tal experiencia, estos consejos e indicaciones te ayudarán a programar de manera eficaz los itinerarios de tus agentes con una hoja de cálculo y un programa de optimización de rutas.

Índice de contenidos

• ¿Trabajar únicamente con Excel puede bastar para planificar las rutas?
  • Las ventajas y límites de Excel a la hora de planificar rutas
  • Excel y Google Sheets permiten planificar tus rutas pero sin optimizarlas
• ¿Como optimizar tus rutas a partir de los datos contenidos en tus hojas de cálculo?
  • Caso n°1: Enumeras los clientes en un fichero Excel
  • Caso n°2: Enumeras las intervenciones a realizar en un fichero Excel
  • Caso n°3: Tu programa interno no te permite exportar los datos al formato Excel o Google Sheets

Planificar las rutas de entregas o servicios con una hoja de cálculo Excel es un primer paso eficaz. Para mejorar la productividad, los responsables de la empresa pueden combinar este método con el uso de software de optimización.

¿Trabajar únicamente con Excel puede bastar para planificar las rutas?

Cuando tu empresa desarrolló su actividad de entrega o intervenciones, Excel parecía ser LA solución fácil y rápida para implementar. Sin embargo, dedicas cada vez más tiempo a ajustar tus tablas y fórmulas y no es de extrañar.

Las ventajas y límites de Excel a la hora de planificar rutas

Los programas como Excel o Google Sheets son muy útiles para clasificar y organizar múltiples datos como:

• Elementos para identificar a los clientes (denominación comercial, número del cliente, nombre del responsable, etc.).
• Su dirección o posición geográfica.
• Sus datos de contacto (email, teléfono, etc.).

Estas hojas de cálculo integran también importantes funcionalidades para conectar diferentes celdas entre ellas – y entonces, informaciones- utilizadas en varios procesos (pedidos, entregas, facturación, etc.). Las cosas se complican cuando tienes que gestionar:

• Eventos inhabituales o atípicos (vacaciones de tus empleados, dificultades de tráfico, cancelación de última hora, etc.)
• Un crecimiento provisional o duradero de tu plantilla.
• Habilidades heteróclitas dentro de tu plantilla (carnes, permisos, intervenciones más técnicas, etc.).

Ventajas y desventajas de la planificación de rutas con Excel.

Si tienes un equipo de 2 o 3 choferes que realizan rutas muy similares, puedes recurrir a Excel. En los demás casos, el uso de un programa de optimización de rutas a mayores de tus hojas de cálculo habituales te permitirá ganar mucho tiempo y dinero. .

Excel y Google Sheets permiten planificar tus rutas pero sin optimizarlas

Excel y Google Sheets pueden ayudarte a organizar tus rutas recopilando todas las informaciones pertinentes que tienes a tu disposición. Sin embargo, estos programas no permiten optimizar los desplazamientos, es decir, sacar el mejor partido a tus recursos logísticos disponibles. Estas herramientas son muy útiles, pero su función principal no es la optimización. En el mejor de los casos, habrás encontrado un hueco para todos tus clientes a entregar o a visitar. En el peor de los casos, puedes consumir más recursos de los que realmente necesitas:

• Kilómetros recorridos inútilmente.
• Clientes sin atender u horas extras.
• Consumo excesivo de combustible.
• Aumento del cansancio y del estrés de los choferes.
• Aumento de las reclamaciones por parte de los clientes, etc.

Combinando a tus hojas de cálculo habituales, un programa de optimización de rutas te ayudará a lograr un nuevo objetivo, más ambicioso: organizar de manera óptima los recursos, teniendo en cuenta un conjunto de las restricciones. En otras palabras, un software de optimización de rutas como AntsRoute encuentra, para cada ruta, la mejor solución para satisfacer a tus clientes y a tu equipo de trabajo, mejorando a la vez la rentabilidad.

¿Como optimizar tus rutas a partir de los datos contenidos en tus hojas de cálculo?

Para optimizar tus rutas de entrega o de intervención a partir de informaciones sintetizadas en tus tablas Excel o Google Sheets, los desarrolladores de AntsRoute han implementado varias soluciones.

Caso n°1: Enumeras los clientes en un fichero Excel

Numerosos responsables todavía gestionan sus ficheros clientes con Excel. Por otro lado, planifican las rutas “a mano”, basándose en una aplicación de navegación como Google Maps o Waze. Si gestionas tus rutas de esta manera, adoptar una solución de optimización de rutas junto a Excel te permitiría ganar tiempo y energía.

En resumen, un programa de optimización imagina y calcula todas las hipótesis posibles y elige la mejor. El programa determina las opciones más favorables en pocos minutos, gracias a unos potentes algoritmos.
En fin, una vez todos los cálculos realizados, AntsRoute genera una hoja de ruta para cada agente, diseñada según elección con Waze O Google Maps.

Importación de un archivo Excel en el software de optimización de rutas AntsRoute.

Para optimizar sin esfuerzos tus rutas con AntsRoute, solo tendrás que importar tu base de datos de clientes al formato .XLS, .XLSX o .CSV siguiendo este manual de instrucciones o contactando nuestro soporte vía teléfono. Evidentemente, si luego necesitas reexportar tus rutas hacia Excel para tu facturación, por ejemplo, el envío de datos se puede realizar también de manera muy sencilla en el otro sentido.

☝️ Variante: clasificas tus clientes en un fichero Google Sheets

Si tu empresa utiliza el programa de ofimática Google Workspace (llamado G Suite anteriormente), el procedimiento es el mismo. La única diferencia es que antes de exportar tu fichero Google Sheets hacia AntsRoute, debes previamente conectar los dos programas gracias a Zapier. Esta solución «no code» no requiere ningún conocimiento en lenguaje informático y nuestro soporte técnico te acompaña en cada paso.

Validación de los datos de un archivo Excel en AntsRoute.

Caso n°2: Enumeras las intervenciones a realizar en un fichero Excel

Algunas empresas van más allá en el uso de Excel e incluyen en sus tablas, todos los datos relativos a las intervenciones a realizar:

• Fechas o fecha de vencimiento de entrega o intervención.
• Tipo de servicio o de entrega.
• Número y fecha de pedido.
• Duración estimada.
• Franja horaria de paso.
• Comentario relativo a la entrega, etc.

Una vez más, puedes optimizar tus rutas importándolas en AntsRoute:

• importando una lista de intervenciones con fecha fija.
• importando una lista de intervenciones con fecha de vencimiento.

Generación de rutas en AntsRoute a partir de un archivo Excel.

En función de tus restricciones, también puedes añadir en el programa y en la app móvil AntsRoute, tantos campos personalizados que necesitas, en el orden y al formato que quieras:

• Elemento a elegir en una lista
• Casillas para marcar
• Números
• Campo de texto, etc.

Si quieres saber cómo planificar rutas con Excel y programas de optimización, puedes descargarte nuestro archivo de plantilla gratuito.

☝️ Variante: gestionas las intervenciones con Google Sheets

Con algunos ajustes, también se puede importar una lista de intervenciones o de visitas a domicilio elaborada con Google Sheets. Nuestro soporte está a tu disposición para guiarte.

Planificación optimizada de rutas en AntsRoute usando un archivo Excel.

Caso n°3: Tu programa interno no te permite exportar los datos al formato Excel o Google Sheets

Si trabajas con un programa informático desarrollado a medida para responder a las necesidades de tu empresa, puedes, en la gran mayoría de los casos, exportar las informaciones en un formato de hojas de cálculo. De la misma manera, la mayor parte de los programas contienen este tipo de funcionalidades muy útiles. Es el caso de Quickbooks, Zoho y también la suite Sage.

☝️ Es buen saberlo: para ganar más en eficiencia, nuestros equipos técnicos han desarrollado integraciones directas entre AntsRoute y algunos programas como Odoo o WooCommerce.