Transportistas para varias cadenas de tiendas: por qué sus rutas ya no deberían depender de Excel

Publicado en 10 octubre 2025 • Lectura: 10 min read

Durante mucho tiempo, Excel reinó como el rey de la planificación de entregas. Práctico, gratuito y totalmente personalizable, bastaba con él para organizar unas cuantas rutas diarias. Pero a medida que la actividad se intensifica, todo se complica: los archivos se multiplican… y los errores también. Y cuando hay que gestionar varias cadenas (de bricolaje, electrodomésticos, muebles), cada una con sus propias normas, horarios y almacenes, Excel muestra rápidamente sus límites. El resultado: las jornadas se alargan, los errores se repiten y el rendimiento se resiente. Aun así, muchos transportistas siguen confiando en él, por costumbre o por miedo al cambio.

Pero los tiempos han cambiado, y la eficiencia ya no es una opción. Automatizar la planificación de las rutas se ha convertido en una condición indispensable para seguir siendo competitivo: menos errores, más fiabilidad y mayor tranquilidad, tanto para los gestores como para los conductores.

¿Y si ha llegado el momento de pasar página con Excel? Descubramos juntos por qué y cómo dar ese paso gracias a una plataforma diseñada para los profesionales del transporte: AntsRoute.

Resumen del artículo:

• Las promesas de Excel (y por qué ya no se cumplen)
• Las 4 señales de que ha superado los límites de la hoja de cálculo
• Automatizar: recuperar el control de sus planificaciones
• De Excel a una solución SaaS como AntsRoute: una transición sencilla y natural

Las promesas de Excel (y por qué ya no se cumplen)

Seamos honestos: Excel ha sido de gran ayuda para miles de transportistas. Durante años, fue la navaja suiza que servía para todo: planificar, ajustar, comprobar. Se podían crear los horarios manualmente, modificar las horas sobre la marcha y seguir las rutas en una simple hoja de cálculo. Un sueño… hasta que la realidad logística alcanzó al famoso Excel.

Promesa n.º 1: “Es gratuito y flexible.”

Solo en apariencia. Detrás de cada celda se esconden horas de introducción manual de datos, comprobaciones cruzadas y riesgos de errores. El coste oculto de Excel son los retrasos, los duplicados, los olvidos, los trayectos innecesarios y los clientes insatisfechos. Un ahorro económico a corto plazo… pero una pérdida de productividad a largo plazo.

Promesa n.º 2: “Mantengo el control sobre mis planificaciones.”

Cierto… pero ¿a qué precio? Con Excel, todo suele depender de una sola persona: el responsable de operaciones. El más mínimo cambio se convierte en un verdadero quebradero de cabeza colectivo: es imposible compartir una visión común o tener un seguimiento en tiempo real. Y cuando se cancela una entrega o un vehículo se avería, todo el plan se viene abajo.

Promesa n.º 3: “Es fácil de modificar.”

Sí… hasta que empiezas a gestionar varias cadenas, almacenes y tipos de servicios. En ese punto, la hoja de cálculo se convierte en un auténtico campo de minas: el más mínimo error en una fórmula puede bloquear toda una jornada de entregas. Todos hemos conocido ese famoso archivo “Planificación_final_v4_definitiva(3).xlsx”. Si estás sonriendo ahora mismo, es porque ya sabes que ha llegado el momento de pasar a otra cosa.

Las 4 señales de que ha superado los límites de la hoja de cálculo

¿Cree que Excel todavía le basta? Si marca al menos dos de estas señales, probablemente ha llegado el momento de adoptar una herramienta más adecuada.

1. Está gestionando hasta diez archivos diferentes

Uno para la cadena A, otro para la cadena B, un tercero para las rutas del lunes… y nadie sabe realmente cuál está actualizado. Mientras sus conductores realizan una decena de entregas, todo va bien. Pero en cuanto supera unas cuantas decenas de rutas, y sobre todo cuando gestiona varias cadenas al mismo tiempo, las cosas se complican. Las pestañas se acumulan, los filtros se multiplican y los ajustes de última hora hacen saltar las fórmulas.

2. Los errores humanos se multiplican

Una celda movida, una fórmula borrada, un copiar y pegar fuera de lugar… y de repente un conductor se encuentra con dos entregas a la misma hora, a 40 km de distancia. Estos errores parecen insignificantes sobre el papel, pero en la práctica salen caros: más kilómetros, retrasos, estrés e incluso penalizaciones facturadas por las cadenas asociadas. Cuanto mayor es el volumen de entregas, mayor es el riesgo de error. Cada introducción manual de datos es una oportunidad para equivocarse.

3. Falta de reactividad ante los imprevistos

Retrasos, ausencias, urgencias de última hora… Con Excel, cada cambio implica recalcularlo todo. Mientras tanto, los conductores esperan, los clientes se impacientan y los costes se disparan.

“En cuanto un conductor se retrasaba, pasábamos todo el día al teléfono reprogramando las entregas siguientes.” Este testimonio se repite a menudo entre los transportistas que ya han pasado a AntsRoute. Hoy, basta un solo clic para reajustar una ruta: los conductores se actualizan en tiempo real y los clientes reciben automáticamente una notificación.

4. Avanza a ciegas en cuanto a sus costes y márgenes

Excel no puede calcular automáticamente el coste de una ruta ni la rentabilidad por cliente o por cadena. Es imposible identificar los trayectos no rentables, los tiempos muertos o las diferencias de rendimiento entre conductores. En resumen, gestiona por intuición, no con datos reales.

Automatizar: recuperar el control de sus planificaciones

Automatizar no es perder el control, sino recuperarlo. En un sector donde los imprevistos forman parte del día a día, los programas de optimización de rutas como AntsRoute permiten pasar de una organización sufrida a una planificación fluida y reactiva. En un artículo anterior, varios transportistas que realizan entregas para Leroy Merlin explicaban cómo AntsRoute les permitió reducir errores, planificar más rápido y ganar varias horas al día.

Rutas optimizadas en solo unos clics

Se acabaron las fórmulas de Excel y los archivos interminables. AntsRoute asigna automáticamente cada entrega al conductor adecuado, teniendo en cuenta todas las limitaciones de su actividad: zonas de entrega, horarios de los clientes, capacidad de los vehículos, habilidades específicas y tipo de servicio.

☝️ Ejemplo: ¿Un cliente ha elegido un servicio de “Entrega + instalación/montaje”? Gracias a la función Tipo de servicio, el software asigna la misión a un conductor formado en instalaciones y ajusta automáticamente la duración de la intervención.

Para las operaciones más complejas, AntsRoute ofrece la función Pickup & Delivery, que gestiona las etapas de carga en varios almacenes o cadenas diferentes, respetando al mismo tiempo la capacidad de cada vehículo. ¿El resultado? Trayectos optimizados, rutas equilibradas y cero sobrecarga. Nada mal, ¿verdad?

“El uso del software también ha mejorado la distribución de la carga por camión, lo que ha reducido considerablemente los problemas de carga.” – Bryan Vanderghoote, La Brigade des Transports

Desde la planificación inicial, AntsRoute tiene en cuenta todas las variables que Excel suele pasar por alto, como la capacidad, la densidad o las limitaciones de montaje, con el fin de evitar errores desde el principio.

Una planificación rápida y sin errores

Antes de utilizar AntsRoute, los responsables de operaciones pasaban horas revisando, corrigiendo y reorganizando sus rutas manualmente. Ahora, todo se hace en cuestión de minutos:

“Gracias a la cartografía avanzada de AntsRoute, puedo programar las rutas en solo 5 minutos, frente a 1 o 2 horas antes.” – Rukundo Innocent, Rukundo Trans

El algoritmo corrige automáticamente las direcciones o los códigos postales erróneos, uno de los errores clásicos de Excel.

Ajustes instantáneos ante los imprevistos

¿Un camión con retraso? ¿Un cliente ausente? ¿Un pedido urgente de última hora? Con Excel, cunde el pánico. Con AntsRoute, su ruta se reorganiza automáticamente en cuestión de segundos. Sus conductores reciben la actualización en tiempo real en su aplicación móvil, y sus clientes son notificados al instante.

“Las notificaciones automáticas, acompañadas de fotos, datos de contacto del cliente, firmas y posibles comentarios, garantizan una transparencia total. Leroy Merlin y sus clientes finales pueden visualizar en directo el estado de sus entregas.” – Franck Dalet, Transport Dalet

Y para ir aún más lejos, el portal de reservas de AntsRoute permite a sus clientes elegir su franja horaria de entrega en línea. En caso de imprevisto, reciben automáticamente un enlace para confirmar o reprogramar su entrega. ¿El resultado? Menos ausencias, menos llamadas y una experiencia del cliente mucho más satisfactoria.

Datos para gestionar, no solo para planificar

Con AntsRoute, la planificación no se limita a optimizar las rutas: es una verdadera herramienta de gestión. El software calcula automáticamente sus costes por ruta, las distancias recorridas, la rentabilidad por cadena y la carga de trabajo de sus conductores.

“Con AntsRoute podemos analizar el consumo de combustible, los kilómetros realizados, los fallos de entrega, las estadísticas por tienda, los pesos y pisos entregados, y las facturaciones realizadas. Esta información nos permite anticipar las necesidades en temporada alta y mejorar la gestión de nuestra actividad.” – Raphaël Blandin, Transport Freeman

Gracias al sistema de cálculo automático de costes, puede seguir sus márgenes por cadena y facturar con precisión a sus socios.

Los paneles de control reúnen todos sus indicadores clave (KPI): tasa de éxito, volumen entregado, kilómetros recorridos, tiempo de espera, consumo de combustible y productividad de los equipos. De un solo vistazo, dispone de una visión completa y cuantificada de su rendimiento.

De Excel a una solución SaaS como AntsRoute: una transición sencilla y natural

No tema: dejar Excel no significa empezar desde cero. Los transportistas que digitalizan su planificación descubren que pueden hacerlo de forma progresiva y sin alterar su organización.

Una migración sencilla y sin pérdida de datos

Sus archivos de Excel no se pierden, al contrario. AntsRoute los utiliza para importar automáticamente sus datos existentes: clientes, direcciones, horarios, tipos de servicio, vehículos, etc. En solo unos clics, toda su información cobra vida en una interfaz clara e intuitiva, mucho más legible que cualquier hoja de cálculo.

☝️ Dato útil: El equipo de AntsRoute le acompaña en la importación y configuración de sus datos. No se requiere ningún conocimiento técnico.

Una integración fluida con sus herramientas de trabajo

Para simplificar aún más la transición, AntsRoute se integra fácilmente con sus herramientas existentes: CRM, ERP, TMS u otros programas de gestión. La información circula automáticamente entre los sistemas, sin duplicar datos ni riesgo de errores. Así, gana tiempo, fiabilidad y, sobre todo, una visión unificada de su actividad.

Una adopción rápida para todos sus equipos

Uno de los principales puntos fuertes de AntsRoute es su facilidad de uso. La interfaz está diseñada tanto para los responsables de operaciones como para los conductores. Por lo general, basta con un solo día para familiarizarse con la plataforma.

En el terreno, la aplicación móvil guía a sus conductores durante toda la ruta: navegación, validación de etapas, toma de fotos, firma, comentarios y reprogramación en caso de imprevistos. Del lado de la gestión, los responsables pueden visualizar en tiempo real el estado de las entregas y las pruebas de paso.

Resultados visibles desde las primeras semanas

Desde la puesta en marcha, los beneficios son concretos y medibles. Los transportistas notan rápidamente:

• Una reducción del tiempo de planificación.
• Una disminución de los kilómetros recorridos gracias a la optimización de las rutas.
• Una mejor distribución del trabajo entre los conductores.
• Un aumento notable de la satisfacción del cliente gracias a rutas más fiables y notificaciones automáticas.

En pocas semanas, la planificación deja de ser una limitación y se convierte en una palanca de rendimiento para todo el equipo.

Pasar de Excel a AntsRoute no es un gran salto a lo desconocido. Es una transición progresiva y acompañada que transforma una planificación artesanal en una gestión inteligente. Y, en la mayoría de los casos, el retorno de la inversión se mide en apenas unas semanas. Como señala Bryan Vanderghoote, de La Brigade des Transports: “Hoy en día, no podría prescindir de él.” Entonces, ¿por qué esperar? Pruebe AntsRoute gratis durante 7 días y descubra por sí mismo lo fácil, fluida y rentable que puede ser la planificación.
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