Wie kann die Planung von Außendiensteinsätzen optimiert werden?

Veröffentlicht am 22 Juni 2022 • Lesen: 7 min read

Tag für Tag berichten die Medien darüber: Die Kraftstoffpreise explodieren, und es gibt keine Aussicht auf eine dauerhafte Senkung. Deswegen beschäftigen sich viele Manager und Betriebsleiter mit der Optimierung der Einsatzplanung, um die zurückgelegten Kilometer zu begrenzen.
Doch gleichzeitig erweist sich die Einstellung von Mitarbeitern in technischen und logistischen Berufen als zunehmend schwierig. Es ist unmöglich, die Dienstpläne zu überladen, da dies dazu führen kann, dass Techniker zur Konkurrenz abwandern und dann bestimmte Einsätze nicht mehr gewährleistet werden können!
Glücklicherweise bieten künstliche Intelligenz und neue Kommunikationstools interessante Lösungen, um die Planung von Aktivitäten zu verbessern und sowohl die Kunden- als auch die Mitarbeiterbindung zu stärken.
Ein ausführlicher Überblick über diese vielfältigen, sehr effektiven Ressourcen, um die Planung zu optimieren ohne dabei Ihre Arbeitsabläufe zu beinträchtigen.

Inhaltsverzeichnis

• Die Planung ausgewogener Einsatztouren: ein alltägliches Kopfzerbrechen
• 5 Methoden zur intelligenten Planung von Einsatztouren
  • Lösung Nr. 1: Die Einsätze einen nach dem anderen integrieren
  • Lösung Nr. 2: Optimierung der Terminplanung anhand einer Excel-Datei
  • Lösung Nr. 3: Einsätze aus einer anderen Software importieren
  • Lösung Nr. 4: Planen Sie die Einsätze nach Terminen bzw. Fristen
  • Lösung Nr. 5: Kunden auffordern, die Terminierung Ihrer Einsätze zu bestätigen
• Künstliche Intelligenz zu Ihren Diensten – und nicht umgekehrt!

Künstliche Intelligenz bietet effektive Lösungen zur Vereinfachung der Planung von Außendiensteinsätzen. Diese Tools ermöglichen es, die Anzahl der gefahrenen Kilometer zu begrenzen und die Außendiensttechniker zu motivieren. Für den Einsatzleiter ist dies eine Garantie für mehr Leistung und Kundentreue.

Die Planung ausgewogener Einsatztouren: ein alltägliches Kopfzerbrechen

Fahrdienstleiter, Disponenten und andere Verantwortliche wissen nur zu gut, dass die Zahl der zu berücksichtigenden Parameter immer größer wird. Die Organisation von Touren zur präventiven oder kurativen Wartung setzt voraus, dass man in seine Berechnungen zahlreiche Beschränkungen einbezieht, wie z. B.:

• Die Kompetenzen, Genehmigungen und Berechtigungen jedes Einsatztechnikers.
• Die Eigenschaften der Fahrzeuge (Ladekapazität, Motorisierung, Rollkosten, etc.).
• Urlaub, Krankenstand und vorgeschriebene Pausenzeiten.
• Der Ort, an dem das Fahrzeug geparkt wird bzw. an dem das Material be- und entladen wird.
• Öffnungs- oder Anwesenheitszeiten des Endkunden.
• Die Höhe der vertraglich vereinbarten Serviceverpflichtungen (unter anderem die garantierte Reaktionszeit).
• Die Verfügbarkeit von Verbrauchsmaterialien und Ersatzteilen.
• Die voraussichtliche Dauer der verschiedenen Einsätze.
• Gelegentliche oder wiederkehrende Verkehrsbehinderungen etc.

Bei so vielen Variablen, die es zu berücksichtigen gilt, stoßen herkömmliche Lösungen zur Tourenplanung schnell an ihre Grenzen. Wenn Sie nicht gerade einen kleinen Bereich oder ein sehr kleines Team leiten, wird der Umgang mit Gleichungen mit vielen Unbekannten schwindelerregend. Die menschliche Intelligenz reicht nicht mehr aus, um die Betriebsabläufe realistisch zu optimieren, auch nicht mithilfe von Tools wie Excel, Google Kalender oder Google Maps.

Im besten Fall wird Ihnen die manuelle Verwaltung von Dienstplänen „nur“ viel Zeit kosten. Im schlimmsten Fall kommt es vor Ort schnell zu Spannungen, die bis zum Zusammenbruch führen können: erschöpfte oder unmotivierte Techniker, Verspätungen, nicht eingehaltene Termine, unzufriedene Kunden etc.

5 Methoden zur intelligenten Planung von Einsatztouren

Ein Tool wie AntsRoute wurde als Antwort auf diese Problematik entwickelt und ermöglicht auf sehr intuitive Weise und mit Hilfe von künstlicher Intelligenz die Erstellung von optimierten Touren. AntsRoute bietet mindestens fünf Funktionen für die Einsatzplanung, um den unterschiedlichen Arbeitsprozessen in unterschiedlichen Unternehmen gerecht zu werden. Sie müssen nur noch diejenige auswählen, die am besten zu Ihnen passt – oder mehrere miteinander kombinieren!

Lösung Nr. 1: Die Einsätze einen nach dem anderen integrieren

Diese Art der Planung entspricht sehr gut den Anforderungen von Teams, die ihre Termine für Einsätze über einen eingehenden Anruf erhalten.
Der Operator sucht zunächst nach der Karteikarte des Kunden oder legt sie direkt an, wenn es sich um einen neuen Kunden handelt. Wenn der Kunde bereits verzeichnet ist, kann die Suche nach Name, Adresse oder Telefonnummer erfolgen.
Sobald alle Bedingungen eingegeben sind, schlägt die Software automatisch drei Terminfenster vor, die in Abstimmung mit den bereits vereinbarten Terminen eingeordnet werden. Die Idee ist natürlich, die Dauer und die Kosten des Einsatzes so gering wie möglich zu halten und gleichzeitig die Serviceverpflichtungen des Unternehmens zu erfüllen.
Wenn der Kunde seine Wahl getroffen hat, speichert der Operator diese Wahl in der Software, und der Einsatz wird sofort in die Planung eines der verfügbaren Techniker aufgenommen, wobei die Einschränkungen und die Entfernungen berücksichtigt werden. Der Operator kann auch mit einem Klick eine Bestätigung des Einsatzes per E-Mail oder SMS versenden.
Diese Lösung eignet sich sowohl für Einsätze, die mehrere Tage im Voraus geplant sind, als auch für dringende Pannenbeseitigungen. Bei der Planung des Einsatzes kann der Benutzer auch eine Häufigkeit der Besuche festlegen, eine sehr nützliche Option für die Organisation der häuslichen Pflege.

Einzelheiten zu einem geplanten Außendiensteinsatz auf AntsRoute.

Lösung Nr. 2: Optimierung der Terminplanung anhand einer Excel-Datei

Eine zweite Methode, die von unseren Kunden sehr geschätzt wird, besteht darin, die Informationen für die Terminplanung über eine Excel-Datei zu importieren. Sie können dieses Dokument direkt in der bekannten Tabellenkalkulation erstellen oder es aus einer Drittsoftware als .xls- oder .csv-Datei exportieren. Unser Support hilft Ihnen bei der Erstellung der Importdatei, die mindestens vier Spalten mit folgenden erforderlichen Daten enthalten muss:

• Den Namen des Kunden.
• Den Einsatzort.
• Die voraussichtliche Dauer der Pannenhilfe bzw. des Auftrags.
• Das Datum des Besuchs.

Anhand dieser vier Informationen berechnet die Software automatisch alle möglichen Touren und wählt nur die beste aus. Natürlich können Sie in diese Excel-Datei auch zusätzliche Informationen eintragen, die die Bearbeitung der Anfragen durch die verschiedenen Abteilungen erleichtern (Telefonnummer, E-Mail, Breiten- und Längengrad, Kommentare für den Techniker usw.). Diese Lösung ist besonders für Transportunternehmen geeignet.

Importieren von Außendiensteinsätzen über eine Excel-Datei in AntsRoute.

Lösung Nr. 3: Einsätze aus einer anderen Software importieren

Verwenden Sie bereits ein anderes CRM wie Odoo oder eine Software-Suite wie Google Workspace, um die Betriebsabläufe reibungslos zu gestalten? Auch hier können Sie die Informationen, die Sie zur Optimierung der Einsatztouren benötigen, automatisch in unsere Software importieren. Um diese Funktionen zu nutzen, müssen Sie nur:

• Entweder Ihre übliche Software über Zapier mit AntsRoute verknüpfen; dies ist insbesondere mit Google Sheets möglich.
• Oder ein Zusatzmodul herunterladen, damit AntsRoute Informationen mit Ihrem CRM oder Ihrem üblichen CMS austauschen kann. Spezielle Integrationen sind für Odoo, Prestashop, WooCommerce usw. vorgesehen.

Lösung Nr. 4: Planen Sie die Einsätze nach Terminen bzw. Fristen

Diese Funktion erfüllt die Bedürfnisse von Unternehmen, die sowohl dringende Anfragen als auch wiederkehrende Wartungsaufträge planen müssen. Je nach Bedarf kann der Planer alle Arten von Terminen integrieren:

• Dringende Reisen, die innerhalb eines Tages oder am nächsten Tag erledigt werden müssen, um die Serviceverpflichtungen des Unternehmens zu erfüllen.
• Wiederkehrende Termine, z. B. jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat.
• Wartungs- bzw. Reparaturarbeiten, die zwischen zwei Terminen durchgeführt werden müssen.

Diese Funktion ist ideal, um die Einsatzplanung zu optimieren, indem Sie zwischen verschiedenen zeitlichen Beschränkungen jonglieren. Um die Anzahl der Fahrten und Kilometer so gering wie möglich zu halten, wird das Tool Tausende von Szenarien in Betracht ziehen, darunter auch solche, an die Sie nie gedacht hätten! Im Laufe der Zeit entwickeln nämlich sowohl Planer als auch Techniker vor Ort Gewohnheiten in Bezug auf die Verteilung von Aufträgen, die manchmal weder sehr rational noch sehr sinnvoll sind… Mit unserem Tool hingegen können Sie sicher sein, dass Sie alle Informationen berücksichtigen, die für die Erreichung Ihrer Ziele relevant sind. Dies können Daten über den Techniker, den Auftrag oder das Fahrzeugmodell sein, das für den Einsatz verwendet wird.

Tourenoptimierung auf AntsRoute.

Lösung Nr. 5: Kunden auffordern, die Terminierung Ihrer Einsätze zu bestätigen

Dank dieser Funktion wird jeder Einsatz nach der Bestätigung durch den Kunden endgültig in den Terminplan aufgenommen. Die Termine werden automatisch eingetragen, um Vergessen und Nicht-Erscheinen zu vermeiden. Das Verfahren besteht aus fünf Schritten:

• Sie geben in unser Tool Ihre dienstlichen Anforderungen ein: dringende, wiederkehrende oder zwischen zwei Terminen liegende Aufträge.
• Die Software erstellt eine optimale Verteilung der Einsätze auf der Grundlage der laufenden Anfragen und der verfügbaren Ressourcen. In diesem Stadium können Sie bereits, dank unseres sehr intuitivens Drag-and-Drop-Systems, einzelne Einsätze manuell verschieben.
• Das Tool generiert eine Nachricht per E-Mail oder SMS, um den Kunden ein voraussichtliches Zeitfenster für den Einsatz anzubieten.
• Der Kunde bestätigt den Vorschlag oder wählt online oder telefonisch aus den von der Software vorgeschlagenen Slots einen neuen Slot aus.
• AntsRoute generiert am Vortag automatisch eine Bestätigungs-E-Mail oder -SMS. Techniker, die mit der mobilen AntsRoute-App ausgestattet sind, können außerdem eine automatische Benachrichtigung versenden, wenn sie sich dem Einsatzort nähern, um die Kommunikation weiter zu optimieren.

Link, der es dem Kunden ermöglicht, einen Termin zu bestätigen oder zu verschieben.

Künstliche Intelligenz zu Ihren Diensten – und nicht umgekehrt!

Ohne näher auf Ihre Arbeitsmethoden einzugehen, haben Sie vielleicht Angst davor, die Aktivitäten Ihres Teams von Algorithmen steuern zu lassen? Welche Technik auch immer Sie wählen, Sie behalten immer die Kontrolle. Unsere Software ist ein äußerst effektives Instrument zur Entscheidungsfindung. Wenn Sie mit der vorgeschlagenen Lösung nicht zufrieden sind, können Sie :

• Die Reihenfolge der einem Agenten zugewiesenen Einsätze manuell ändern.
• Einen Auftrag einem anderen Wartungstechniker zuweisen.
• Eine Optimierung erneut starten, indem Sie bestimmte Einstellungen ändern usw.

Dank des in der mobilen Applikation enthaltenen GPS haben Sie außerdem einen Echtzeitüberblick über den Fortschritt Ihrer Techniker vor Ort, so dass Sie bei Notfällen oder unvorhergesehenen Ereignissen schnell korrigierend eingreifen können.
Möchten Sie unser Tool zur Planung von Einsätzen in einer realen Situation testen? Gehen Sie auf diese Seite und nutzen Sie einen 7-tägigen kostenlosen und unverbindlichen Test!