Sammlung und Transport von biologischen Proben: die bewährten Vorgehensweisen

Veröffentlicht am 15 April 2025 • Lesen: 6 min read

Bei der Verpackung und dem Transport von biologischen Proben müssen sehr genaue Regeln eingehalten werden, um zuverlässige Analyseergebnisse sowie die Sicherheit der Personen, die mit den Proben umgehen, zu gewährleisten.
Doch in einem Umfeld, in dem der Wettbewerb zwischen den medizinischen Biologielaboren immer härter wird, reicht die strikte Einhaltung der Vorschriften nicht mehr aus. Einige zusätzliche Maßnahmen sind sehr nützlich, um Ihre logistische Organisation zu verbessern und die Kundenbindung zu erhöhen.

Inhaltsverzeichnis:

• Die wichtigsten Vorschriften für die Verpackung und den Transport von Laborproben
• Empfohlene Praktiken für die Sammlung und den Transport von Laborproben

Die wichtigsten Vorschriften für die Verpackung und den Transport von Laborproben

Die Norm DIN EN ISO 15189 legt die „Qualitäts- und Kompetenzanforderungen an medizinische Biologielabors“ fest, insbesondere für die präanalytischen Prozesse.

Bestimmte biologische Proben, die Krankheitserreger enthalten können, werden als infektiöses Material betrachtet. Der Transport solcher Materialien unterliegt den Bestimmungen des Übereinkommens über die internationale Beförderung gefährlicher Güter auf der Straße (ADR).

Im Allgemeinen schließt der praktische Leitfaden der WHO für den Transport von infektiösem Material in diese Kategorie Ausscheidungen, Blut und Gewebe ein, die „in Behältern oder auf Abstrichtupfern gesammelt oder in ein Aufbewahrungsmedium eingetaucht“ wurden und bei Menschen oder Tieren eine Krankheit verursachen können.

Einige Produkte sind hingegen von den Vorschriften für infektiöses Material ausgenommen, wie z. B. Stuhlproben, die auf Blut untersucht werden sollen, sowie „biologisches Material, das für Mensch oder Tier nicht pathogene Mikroorganismen enthält“.

Die Regel der dreifachen Verpackung

Unabhängig davon, ob sie als Gefahrgut eingestuft werden oder nicht, müssen biologische Proben die Regel der dreifachen Verpackung einhalten. Ziel dieser Maßnahme ist es, die Unversehrtheit und optimale Aufbewahrung der Produkte zu gewährleisten, aber auch die Sicherheit der Beteiligten (Probennehmer, Kuriere, medizinische Biologen usw.) zu garantieren.

Diese Regel sieht vor:

• Ein dichter Primärbehälter wie ein Rohr oder eine Flasche, der wiederum von einem saugfähigen und schützenden Material umgeben ist;
• Eine Sekundärverpackung, die ebenfalls absolut dicht ist: versiegelte Plastiktüte, wiederverschließbare Schachtel mit Schraubverschluss usw.;
• Eine Tertiärverpackung, die ein Polstermaterial enthält, um die Sekundärverpackung während der Fahrt vor physischen Schäden zu schützen. Dabei kann es sich um eine Kühltasche, einen Koffer oder eine Transportkiste usw. handeln.

Informationen über den Patienten

Die Proben sollten in lichtundurchlässigen, verschlossenen Behältern transportiert werden, um die Vertraulichkeit medizinischer Informationen zu wahren.
Die Begleitdokumente sollten in einer an der Sekundärverpackung befestigten Tasche gesammelt werden.

Die Kennzeichnung

Auf der Außenverpackung muss von Ihnen je nach Art der transportierten Proben eine spezielle Kennzeichnung angebracht werden. Die Vorschriften sehen drei Fälle vor:

• Wenn das biologische Material von den Gefahrgutvorschriften ausgenommen ist, muss das äußere Etikett den Hinweis „Probe menschlichen Ursprungs ausgenommen“ tragen.
• Wenn die Probe nachweislich ein Infektionsrisiko für den Menschen darstellt, fällt sie in die Kategorie A. Das Frachtstück muss dann die spezifische Kennzeichnung UN (UN) 2814 mit dem Vermerk „Ansteckungsgefährliche Stoffe, gefährlich für Menschen“ tragen.
• Wenn die Probe ein potenzielles Risiko für die menschliche Gesundheit darstellt, gehört sie zur Kategorie B. Auf dem Versandstück muss die Kennzeichnung UN (UN) 3373 mit dem Vermerk „Biologischer Stoff – Kategorie B“ angebracht sein.

Auf der Außenverpackung müssen auch die Kontaktdaten des Absenders und des Empfängers des Pakets angegeben sein.
Wenn die Primärprobe mehr als 50 ml beträgt, muss ein Etikett oder eine Markierung die Laderichtung (oben/unten) angeben.

Sind Sie noch unsicher, wie Sie biologische Proben am besten verpacken und beschriften sollen? Anschauliche Informationen und Schemata finden Sie auf der Website des Robert-Koch-Instituts.

Eine spezielle Kennzeichnung je nach Art der transportierten Proben.

Das Temperaturmanagement

Die Aufrechterhaltung einer geeigneten Temperatur zwischen dem Ort der Probenentnahme und der technischen Einrichtung ist entscheidend für die Qualität der Testergebnisse. Entsprechend wird zwischen den folgenden Varianten unterschieden:

• Proben, die bei Raumtemperatur transportiert werden können, idealerweise zwischen 10 und 25 °C. Wenn die Temperatur unter oder über diese Grenzwerte gestiegen ist, sollten Sie einen Biologen informieren, der über die weiteren Maßnahmen entscheidet.
• Proben, bei denen die Kühlkette eingehalten werden muss, in einem Koffer oder einer Kühlbox aufbewahren.
• Temperaturgeführten Transporten, nur über lange Strecken.

Empfohlene Praktiken für die Sammlung und den Transport von Laborproben

Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus tragen die folgenden Empfehlungen dazu bei, das Qualitätsniveau zu erhöhen und damit Patienten und externe Probennehmer (z. B. freiberufliches Pflegepersonal, Ärzte, Hebammen, Apotheken usw.) an sich zu binden.

Enge Transportzeiten

Auch wenn kein nachgewiesener medizinischer Notfall vorliegt, sollte die Transportzeit so kurz wie möglich sein.
Viele Labore wie Synlab Nouvelle-Aquitaine legen ihre Touren auf weniger als 2,5 Stunden fest, in ländlichen Gebieten auf 3 Stunden.
So gelingt es ihnen, selbst bei unvorhergesehenen Ereignissen auf der Strecke eine maximale Zeitspanne von 4 Stunden zwischen der Probenahme einerseits und der Analyse oder Vorbehandlung andererseits einzuhalten.

Die Verwendung einer Transportsoftware wie AntsRoute vereinfacht die Organisation von Sammeltouren oder Hausabholungen erheblich und verkürzt die Fahrtzeiten.

AntsRoute vereinfacht die Organisation von Sammeltouren

Lückenlose Rückverfolgbarkeit der Proben

Die Rückverfolgbarkeit der Proben zwischen dem Ort der Probentnahme und dem Labor ist entscheidend, um die Qualität der Analyseergebnisse zu gewährleisten.
Auf den Dokumenten, die die Proben begleiten, muss mindestens Folgendes stehen:

• Die Liste der mitgeführten Proben: Menge, Art etc.
• Die Zeit der Abfahrt aus der Praxis oder der Ankunft des Kuriers
• Die tatsächliche Ankunftszeit der Proben im Labor
• Die Unterschrift des Kuriers oder Probennehmers, der den Transport durchgeführt hat
• Eventuelle Unregelmäßigkeiten oder Vorfälle während der Fahrt, die dem Biologen mitgeteilt werden müssen: Unfall, verlängerte Zeit, zu hohe Temperatur usw.

Die Verwendung einer Anwendung für die Verwaltung Ihrer Abholtouren

Einige Softwareprogramme zur Tourenoptimierung ermöglichen es nun, all diese Vorgänge zu automatisieren und sogar zusätzliche Daten zu liefern. Die mobile Anwendung AntsRoute enthält zum Beispiel wertvolle Funktionen, die den Erwartungen von Gesundheitsfachkräften entsprechen:

• Geolokalisierung der Kuriere, um ihre Position in Echtzeit zu verfolgen
• Benachrichtigung per SMS, wenn der Kurier oder der Probenentnehmer herankommt
• Elektronische Signatur
• Möglichkeit, direkt in der App Fotos zu machen oder Kommentare zu notieren, falls jemand unerwartet abwesend ist oder während der Fahrt etwas passiert.

Die mobile Anwendung AntsRoute ermöglicht eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Probenahme.

Regelmäßige Abholzeiten

Die Regelmäßigkeit der Touren ist ein wesentlicher Faktor für die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen dem Labor und den externen Probennehmern.
Wenn z. B. eine Krankenpflege- oder Arztpraxis unter der Woche zwischen 6 und 8 Uhr Blutentnahmen auf nüchternen Magen durchführt, ist es ideal, eine feste Abholzeit am Morgen zu vereinbaren.

Eine vereinfachte telefonische Terminvereinbarung

Führen einige Gesundheitsfachkräfte in Ihrer Branche nur gelegentliche Probenahmen durch, insbesondere für bestimmte Patientenprofile? Verschiedene technologische Lösungen ermöglichen es heute, Flexibilität und Effizienz beim Sammeln von Proben miteinander zu verbinden.

Sie können z. B. Termine auf eingehenden Anruf hin planen. Unsere Software berechnet dann automatisch die beste Zeit für einen Termin, abhängig von anderen bereits geplanten Terminen.

Wenn Sie die Probenahme direkt beim Patienten zu Hause anbieten, können Sie übrigens mit derselben Funktion Ihre Touren entsprechend der Verfügbarkeit der Patienten und der Art der zu entnehmenden Probe planen:

• Blutentnahme, nüchtern oder nicht nüchtern,
• Entnahme von Urinproben,
• Screening auf Viren wie COVID etc.

Die Terminvereinbarung via Internet

Andere Labore bevorzugen die Online-Buchung. Eine solche Lösung ist heutzutage sehr einfach einzurichten, da einige Anbieter wie AntsRoute schlüsselfertige Buchungsseiten zur Verfügung stellen.

Bei Bedarf kann der Patient oder das Gesundheitspersonal selbstständig rund um die Uhr einen Zeitslot buchen. Die Lösung schlägt ihm automatisch mehrere Zeitfenster vor, je nach seiner Verfügbarkeit und anderen bereits geplanten Terminen.

In der Regel werden auch automatische Bestätigungen verschickt, sobald alle Termine eingetragen sind.

Die Online-Terminbuchungsseite von AntsRoute.

Empfehlungen bei unvorhergesehenen Ereignissen oder Notfällen

Sollte während des Transports der Proben etwas Unvorhergesehenes passieren, melden die Kuriere oder Probennehmer dies sofort dem Labor, das dann die erforderlichen Maßnahmen ergreift.

Die Verwendung einer Liefermanagement-Anwendung bietet auch hier eine wertvolle Hilfe, um diese Unwägbarkeiten bestmöglich zu managen.
Im Notfall, bei einem Unfall, einer Panne oder einer Straßensperrung analysiert die Software die Position aller verfügbaren Fahrzeuge und vergleicht die verschiedenen möglichen Szenarien, um Ihnen das relevanteste vorzuschlagen:

• Abholung der bereits gesammelten Proben durch einen Fahrer in der Nähe
• Übernahme eines Teils der Tour durch ein anderes Teammitglied
• Alternative Route
• Automatisches Senden einer Benachrichtigung an Kunden bei Verspätungen usw.

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