Preis einer TMS-Software: Die Kosten gut verstehen, um die bessere Lösung auszuwählen

Veröffentlicht am 20 Dezember 2024 • Lesen: 11 min read

Die Wahl einer Software für das Transportmanagement oder TMS (Transport Management System) ist eine strategische Entscheidung für jedes Unternehmen. Die Vorteile sind zahlreich: Kostenoptimierung, Verbesserung der Logistikleistung und höhere Kundenzufriedenheit. Eine Frage taucht jedoch immer wieder auf: Wie viel kostet ein TMS?

Zwischen den verschiedenen Preismodellen, den direkten und indirekten Kosten und der zu erwartenden Investitionsrendite (ROI) kann die Wahl kompliziert werden. Der folgende Artikel hilft Ihnen, die wesentlichen Elemente zu verstehen, die den Preis einer TMS-Software beeinflussen, und die für Sie beste Lösung zu identifizieren. Unter diesen zeichnet sich AntsRoute, unsere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) entwickelte Softwarelösung, durch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis aus.

Inhaltsverzeichnis:

• Das TMS: Ein Katalysator für Ihre logistische Leistung
• Faktoren, die den Preis eines TMS beeinflussen
• Die tatsächlichen Kosten eines TMS
• Welche Investitionsrendite (ROI) ist zu erwarten?
• Vergleichstabelle der wichtigsten TMS-Software
• Wie wählen Sie die richtige TMS-Software für Ihr Unternehmen?

Das TMS: Ein Katalysator für Ihre logistische Leistung

Was versteht man unter einer TMS-Software?

Ein TMS ist mehr als nur ein Verwaltungswerkzeug: Es ist ein Mittel zur Steuerung von Warenströmen, zur Planung von Touren und zur Kostenkontrolle. Doch diese eingeschränkte Vorstellung verfehlt sein wahres Potenzial: das eines Beschleunigers der Gesamtleistung. So verzeichnete beispielsweise das Unternehmen „Help Air à Domicile“ nach der Integration unseres TMS eine Produktivitätssteigerung von 15 bis 30 %.

Die wichtigsten Funktionen eines TMS

Ein leistungsstarkes TMS wie AntsRoute umfasst wichtige Funktionen die zur Optimierung Ihrer Abläufe erforderlich sind:

• Planung und Verfolgung: Echtzeitüberwachung von LKWs und Waren, Optimierung von Routen und proaktives Management von Verspätungen.
• Kosten- und Rechnungsmanagement: Automatisierung der Prozesse (Rechnungsstellung, Kostenberechnung, Vorfakturierung) und Visualisierung der Gewinnspannen in Echtzeit.
• Leistungsanalyse: Benutzerdefinierte Dashboards, prädiktive Trendanalysen und detaillierte Berichte.
• Erweiterte Funktionen: Digitalisierung von Dokumenten, Portale für die Zusammenarbeit und Integration mit Tools von Drittanbietern.

Wussten Sie schon? Unternehmen, die ein TMS verwenden, sparen bis zu 5 % ihrer Transportkosten durch eine bessere Verwaltung der Routen und der Auslastung der Fahrzeuge.

Die 4 wichtigsten Funktionen eines TMS.

Machen Sie aus Ihren Einschränkungen einen Wettbewerbsvorteil

Die Einführung eines TMS ermöglicht Ihnen:

• Senkung der Logistikkosten: Touren werden optimiert, unnötige Kilometer reduziert, bis zu 20 € pro Tour eingespart und die Flotte besser ausgelastet.
• Verbesserung des Kundenservice: Sie erhalten einen Echtzeit-Einblick in die Bestellungen, können proaktiv über Unwägbarkeiten kommunizieren und die Kundenzufriedenheit steigern.
• Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung: Sie automatisieren sich wiederholende Aufgaben und setzen Teams für Aufträge mit höherer Wertschöpfung frei.
• Optimierung der Ressourcen: Sie analysieren Daten, um Trends zu erkennen, die Fahrzeugnutzung zu verbessern und Ihre Dienstleistungen auf der Grundlage des Kundenfeedbacks anzupassen.
• Innovationen für eine nachhaltige und flexible Zukunft: Durch eine umweltfreundliche Routenplanung verringern Sie Ihren CO2-Fußabdruck.

Durch den Einsatz eines TMS können Sie Ihre Einschränkungen in einen Wettbewerbsvorteil umwandeln.

Faktoren, die den Preis eines TMS beeinflussen

Die Kosten für eine Transportmanagementsoftware hängen von verschiedenen Kriterien ab. Diese Faktoren zu verstehen, wird Ihnen helfen, eine Lösung zu wählen, die Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget entspricht.

Preismodelle: SaaS oder Lizenz?

Planen Sie die Investition in ein TMS, um Ihre Betriebsabläufe zu optimieren? Es gibt zwei Hauptoptionen: das SaaS-Modell (Software as a Service) oder die Lizenzierung.

Hier ein kurzer Vergleich:

TMS SaaS

✅ Vorteile:

• Geringe Anfangskosten (Monats- oder Jahresabonnement, ab 34€/Monat pro Fahrzeug bei AntsRoute).
• Zugriff von jedem verbundenen Gerät aus.
• Inklusive Wartung (Updates, Sicherheit und Support).

❌ Nachteile:

• Abhängigkeit vom Anbieter für das Hosting und die Datensicherheit.
• Wiederkehrende Kosten in Abhängigkeit von den hinzugefügten Nutzern und Modulen.

TMS mit Lizenz

✅ Vorteile:

• Volle Kontrolle über Daten und Infrastruktur.
• Langfristige Rentabilität nach anfänglicher Abschreibung.

❌ Nachteile:

• Hohe Anfangsinvestition.
• Wartung wird intern verwaltet (Bedarf an einem eigenen IT-Team).

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass SaaS die bessere Wahl ist, wenn Sie eine zugängliche Lösung mit niedrigen Anfangskosten suchen. Eine Lizenz hingegen kann langfristig rentabler sein, wenn Ihr Budget eine hohe Anfangsinvestition zulässt.

TMS-Software SaaS vs. TMS mit Lizenz.

Größe des Unternehmens

• Kleine Unternehmen: Einfache TMS mit grundlegenden Funktionen wie Routenplanung oder Lieferverfolgung.
• KMU: Erweiterte Funktionen wie die Integration in ERP-Systeme oder Analyse-Module.
• Große Unternehmen: Komplexe Systeme mit Verwaltung großer Mengen und umfangreicher kundenspezifischer Anpassung.

Bei einem SaaS-Modell basiert der Preis oft auf der Anzahl der Fahrzeuge oder Nutzer. Je mehr diese Zahlen steigen, desto höher werden die Gesamtkosten.

Andere Faktoren, die den Preis beeinflussen

Spezifische Bedürfnisse

• Einfach: Grundlegende Module, die die Kosten in Grenzen halten.
• Erweitert: Weitergehende Funktionen, z. B. künstliche Intelligenz, erhöhen das Budget.

Beispiel: Ein KMU in der Lebensmittelbranche kann sich mit grundlegenden Funktionen begnügen, während ein Logistikriese in Prognosetools investieren könnte, um die Saisonabhängigkeit zu steuern.

Komplexität der Integration

• Grundlegende Integration: Ein eigenständiges TMS oder eines mit begrenzten Verbindungen ist erschwinglicher.
• Erweiterte Integration: Die Anbindung an Systeme wie ERP, WMS oder spezielle Tools (CRM, Transponder) erfordert Anpassungen, Tests und Schulungen, was die Kosten in die Höhe treibt.

Skalierbarkeit

Ein erweiterungsfähiges TMS, das sich an das Wachstum Ihres Unternehmens anpassen kann, kann zusätzliche Kosten verursachen.

Teambildung

Die Schulung macht in der Regel 10 bis 20 % der Gesamtkosten eines TMS aus. Größere Unternehmen oder solche mit komplexen Prozessen müssen oft mehr in die Schulung ihrer Teams investieren, einschließlich Vor-Ort- und Fernschulungen sowie individuell angepasster Lernmaterialien.

Tipp: Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der integrierte Schulungen oder Online-Tutorials anbietet, um diese Kosten zu begrenzen. Hier ist AntsRoute der perfekte Allrounder!

Viele Faktoren beeinflussen den Preis eines TMS.

Die tatsächlichen Kosten eines TMS

Wenn ein Unternehmen in ein TMS investiert, ist es wichtig, nicht nur die direkten Kosten für den Erwerb und die Nutzung des Systems zu berücksichtigen, sondern auch die indirekten und versteckten Kosten, die sich auf die Gesamteffizienz des Unternehmens auswirken können.

Direkte Kosten

Direkte Kosten umfassen alle eindeutig identifizierbaren Ausgaben, die mit dem Kauf, der Installation und der Nutzung des TMS verbunden sind. Diese Kosten variieren je nach dem gewählten Modell (SaaS oder Lizenz) und den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens.

Modell mit Lizenz: Investitionen zwischen 10 000 € und 300 000 € je nach Komplexität und Größe.

SaaS-Modell: Geschätzte monatliche Kosten je nach Größe des Unternehmens:

• Kleine Unternehmen: Grundlegende Funktionen (Tourenverwaltung, Routenoptimierung, Echtzeitverfolgung).
  Monatliche Gebühren: Durchschnittlich zwischen 30€ und 50€ pro Fahrzeug oder Nutzer. Ein Unternehmen mit 5 Fahrzeugen wird zwischen 150€ und 250€ pro Monat zahlen, also 1800€ bis 3000€ pro Jahr. Mit Antsroute zahlt dasselbe Unternehmen etwa 185€ pro Monat, also 2220€ pro Jahr.
• KMU: Erweiterte Funktionen wie ERP-Integration, KPI-Management und analytische Berichte.
  Monatliche Gebühren: Zwischen 40€ und 80€ pro Fahrzeug oder Nutzer. Ein KMU mit 20 Fahrzeugen wird zwischen 800€ und 1600€ pro Monat zahlen, d. h. 9600€ bis 19 200€ pro Jahr.
• Große Unternehmen: Individuelle Module, KI, Verwaltung großer Datenmengen, systemübergreifende Integration (ERP, WMS).
  Monatliche Gebühren: Zwischen 70€ und 150€ pro Fahrzeug oder Nutzer. Ein großes Unternehmen mit 100 Fahrzeugen zahlt zwischen 7000€ und 15000€ pro Monat, d.h. 70.000€ bis 180.000€ pro Jahr.

Die Kosten eines TMS SaaS vs. eines TMS mit Lizenz.

Weitere direkte Kosten für ein SaaS-TMS:

• Zusatzmodule: Zwischen 100€ und 1000€ pro Monat.
• Volumenbasierte Tarife: Die Kosten steigen mit dem Auftragsvolumen oder den optimierten Kilometern.

Tipp: Jahresabonnements ermöglichen in der Regel eine Ermäßigung von 10 bis 20 % im Vergleich zu monatlichen Zahlungen.

Zusammenfassung der direkten Kosten:

5 indirekte und versteckte Kosten

Indirekte Kosten entstehen durch die organisatorischen Auswirkungen des TMS und die Ressourcen, die für eine effektive Implementierung und Nutzung benötigt werden.

1. Umsetzung

• Bedarfsanalyse: Die Ermittlung der bestehenden Prozesse und der benötigten Funktionen bindet interne Ressourcen.
• Datenmigration: Die Übertragung von Daten (Kunden, Bestellungen, Routen) erfordert Zeit, Fachkenntnisse und manchmal auch externe Tools.
• Lernphase: Teams können einen Produktivitätsrückgang erleben, während sie sich mit dem neuen System vertraut machen.

2. Regelmäßige Schulungen

• Erstausbildung: Sehr oft enthalten, erfordert Ressourcen, damit die Teams in die Nutzung des Systems eingewiesen werden können.
• Weiterbildung: Zusätzliche Schulungen können für neue Mitarbeiter oder für die Nutzung neuer Funktionen erforderlich sein.

3. Reorganisation von Teams

Die Einführung von TMS kann eine Neuorganisation von Teams oder eine Anpassung der Rollen erfordern, was Kosten für die Einstellung oder Neuanpassung von Teams verursachen kann.

4. Umgang mit unvorhergesehenen Ereignissen

• Pannen oder Unterbrechungen: Technische Probleme (Serverausfall, Bugs) können zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führen.
• Wechsel zu einem SaaS-Anbieter: Wenn das TMS nicht mehr den Anforderungen des Unternehmens entspricht, verursacht ein Wechsel der Software Kündigungs- und Migrationskosten.

5. Wartung und Updates

Nach der Implementierung benötigt das TMS regelmäßige Updates und Wartung. Folgende Kosten sollten da berücksichtigt werden:

• Software-Updates: Einige sind im Preis inbegriffen, für andere können Gebühren anfallen.
• Technischer Support: Je nach dem ausgewählten Vertrag können zusätzliche Gebühren für den fortlaufenden Support anfallen.

Tipp: Um böse Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie vom Anbieter ein detailliertes Angebot anfordern, welches die Kosten für Implementierung, Integration und eventuelle Anpassungen beinhaltet.

5 indirekte und versteckte Kosten eines TMS.

Mit AntsRoute: Garantien, um böse Überraschungen zu vermeiden

AntsRoute zeichnet sich durch eine klare Verwaltung ohne versteckte Kosten aus:

• Detaillierter Kostenvoranschlag: Jeder Kunde erhält eine genaue Kostenschätzung, die Installation, Schulung und Nutzung beinhaltet.
• Enthaltene Module: Im Gegensatz zu anderen Lösungen sind bei AntsRoute die wichtigsten Funktionen (Tourenoptimierung, Echtzeitverfolgung, Verwaltung von Benachrichtigungen) bereits im Grundpreis enthalten.
• Transparenz bei erweiterten Optionen: Premiumfunktionen (spezifische Integrationen, APIs, kundenspezifische Berichte) werden vor der Aktivierung zu klaren Preisen angeboten.
• Keine unvorhergesehenen volumenabhängigen Kosten: AntsRoute berechnet nicht nach Anzahl der Aufträge oder Daten, wodurch stabile Kosten gewährleistet sind.
• Betreuung inklusive: Die Erstschulung ist in den Paketen enthalten, sodass die Software ohne zusätzliche Kosten effizient erlernt werden kann.
• Umfassende Dokumentation: Zugängliche Leitfäden und Dokumentationen minimieren den Bedarf an kostenpflichtigen Schulungen.

AntsRoute bietet Preise ohne böse Überraschungen.

Welche Investitionsrendite (ROI) ist zu erwarten?

Die Einführung eines TMS kann aufgrund messbarer Vorteile in mehreren Bereichen einen erheblichen ROI erzielen. Hier sind die wichtigsten Vorteile und Indikatoren, auf die Sie achten sollten, um die Auswirkungen zu bewerten:

Senkung der Betriebskosten

• Optimierte Routenführung: 20-30 % weniger zurückgelegte Strecken, wodurch die Kraftstoffkosten sinken.
• Bessere Auslastung: Optimale Verwaltung der Fahrzeugkapazitäten, wodurch Leerfahrten reduziert werden.
• Verringerung der Wartezeiten: Verbesserte Koordination mit Spediteuren und Lieferpunkten, wie das Besipiel des Torten- und Kuchenlieferants „Licorne Express“ zeigt, der bis zu 50 % ihrer Betriebszeit einsparen konnte.

Steigerung der Produktivität

• Automatisierung von Aufgaben: Schafft mehr Zeit für Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung. Bei dem ambulanten Pflegedienst der Krankenhausgruppe „GHEMM“ wurde die Zeit für die Tourenplanung von 60 Minuten auf 10 Minuten reduziert, wodurch die Produktivität um das Sechsfache gesteigert werden konnte.
• Weniger Fehler: Die Automatisierung verringert Streitigkeiten und verpasste Lieferungen.
• Beschleunigte Ausbildung: der französische Großhändler Margain Marée konnte mit AntsRoute die Zeit für die Fahrerausbildung von einer Woche auf 2 bis 3 Tage halbieren.

Verbesserung der Kundenzufriedenheit

• Rückgang der Kundenanrufe: Margain Marée verzeichnete einen Rückgang der Anrufe um 50%, da die Lieferungen in Echtzeit verfolgt werden konnten.
• Weniger Lieferfehler: Eine bessere Planung und digitale Liefernachweise steigern die Kundenzufriedenheit.

Die Investitionsrendite eines TMS.

Wie kann man den ROI berechnen?

Um den ROI eines TMS abzuschätzen, können Sie eine einfache Formel verwenden:
ROI (%) = [(Erzielter Gewinn – Investitionen) / Investierte Kosten] x 100

• Erzielte Gewinne: Summen der Einsparungen (Kraftstoff, Zeit, Arbeitskraft) und der finanziellen Gewinne durch höhere Umsätze oder Zufriedenheit.
• Investitionskosten: Preis für den Kauf oder das Abonnement des TMS, Implementierung, Schulung und Wartung.

onkretes Beispiel:

• Geschätzte jährliche Einsparungen: 50 000 € (Kraftstoff, Arbeitskraft, Kundenzufriedenheit).
• Jährliche Kosten für TMS: 12 000€ (Abonnement + Schulung).
• ROI: [(50.000 – 12.000)/12.000] x 100 = 316 %.

Der ROI eines TMS kann je nach Größe des Unternehmens und Komplexität der Logistikströme innerhalb von Monaten bis zu einem Jahr erreicht werden.

Wie wählen Sie die richtige TMS-Software für Ihr Unternehmen?

Stellen Sie sich die richtigen Fragen!

Bevor Sie Lösungen vergleichen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Bedürfnisse zu definieren, indem Sie die folgenden Fragen beantworten:

• Was sind Ihre spezifischen Anforderungen? Verfolgung in Echtzeit, Optimierung, Digitalisierung, Analyse?
• Welche Erwartungen haben Ihre Kunden? Echtzeit-Transparenz, Flexibilität bei den Lieferoptionen…
• Wie groß und komplex ist Ihre Flotte? Anzahl der Fahrzeuge, Art der Fahrten, Häufigkeit der Lieferungen.
• Wie hoch ist Ihr Budget und welche Investitionsrendite (ROI) erwarten Sie? Ermitteln Sie die potenziellen Einsparungen und die erwarteten Produktivitätssteigerungen.
• Muss sich Ihr TMS in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen? Prüfen Sie die Kompatibilität mit Ihrem ERP, Ihrem CRM oder anderen Tools.

Testen, bevor Sie investieren: Die Vorteile von kostenlosen Testzeiten.

Die Auswahl eines TMS kann stressig sein, besonders wenn es sich um eine große Investition handelt. Viele Anbieter, wie z. B. AntsRoute, bieten kostenlose Testzeiträume an. Nutzen Sie diese, um:

• Schlüsselfunktionen unter realen Bedingungen zu testen.
• Die Ergonomie und Effizienz der Software zu analysieren.
• Die Eignung für Ihre bestehenden Prozesse zu überprüfen.

Allerdings sollten Sie auf die Grenzen achten: Eine schlecht vorbereitete Testphase kann Ressourcen binden (Integration, Schulung), ohne überzeugende Ergebnisse zu garantieren. Daher ist es wichtig, von Anfang an klare Ziele zu definieren.

Trends, auf die Sie 2025 achten sollten

Die TMS-Branche entwickelt sich schnell weiter, um den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Hier die wichtigsten Trends :

• Künstliche Intelligenz und Machine Learning: Für noch genauere Prognosen und eine dynamische Optimierung.
• IoT-Integration: Vernetzte Sensoren für eine detaillierte Warenverfolgung.
• Kooperatives TMS: Stärkerer Datenaustausch zwischen Partnern für eine agilere Logistik.
• Nachhaltigkeit: Tools zur Berechnung des CO2-Fußabdrucks und zur Optimierung von Fahrten, um Emissionen zu reduzieren.

Sind Sie bereit, herauszufinden, was ein TMS für Sie tun kann? Fordern Sie noch heute eine Demo an und finden Sie heraus, wie ein TMS für Sie nützlich sein kann.