So planen Sie effizient Ihre Touren mit Excel und einer Optimierungssoftware wie AntsRoute!

Veröffentlicht am 3 Mai 2022 • Lesen: 6 min read

Wenn Sie ein kleines Team von Zustellern oder Außendienstmitarbeitern leiten, ist es sehr verlockend, eine Tabellenkalkulation wie Excel oder Google Sheets zu verwenden, um ihre Touren zu organisieren. Damit sind Sie bereits vertraut und es sind keine Anfangsinvestitionen erforderlich. Und doch reichen ein paar unerwartete Einschränkungen, zusätzliche Kunden aus, um Ihre schöne, so geduldig erstellte Planung zu sprengen…
Ist das Ihnen so schon einmal passiert? Die folgenden praktischen Tipps und Hinweise werden Ihnen helfen, die Fahrten Ihrer Mitarbeiter mithilfe einer Tabellenkalkulation und einer Software zur Tourenoptimierung effizient zu planen.

Inhaltsverzeichnis

• Reicht Excel für die Planung von Touren überhaupt aus?
  • Stärken und Grenzen von Excel bei der Tourenplanung
  • Mit Excel und Google Sheets lassen sich Touren planen, allerdings nicht optimieren
• So optimieren Sie Ihre Touren anhand Ihrer Tabellen
  • Szenario 1: Ihre Kunden werden in einer Excel-Datei aufgeführt
  • Szenario 2: Ihre durchzuführenden Einsätze werden in einer Excel-Datei aufgelistet
  • Szenario 3: Sie verfügen bereits über eine interne Software, um Daten im Excel- oder Google Sheets-Format zu exportieren

Die Planung von Liefer- oder Einsatztouren über eine Excel-Tabelle ist ein erster effizienter Schritt. Um die Produktivität zu steigern, können Betriebsleiter diese Methode mit dem Einsatz einer Optimierungs-Softwarelösung kombinieren.

Reicht Excel für die Planung von Touren überhaupt aus?

Als Ihr Unternehmen seine Liefer- oder Servicetätigkeiten ausgebaut bzw. wieder eingegliedert hat, haben Sie sicher gedacht, dass Sie mit Excel über eine einfache und schnell umsetzbare Lösung verfügen. Jetzt verbringen Sie aber immer mehr Zeit damit, Ihre Tabellen zu verfeinern und Ihre Formeln anzupassen – und das ist auch kein Wunder!

Stärken und Grenzen von Excel bei der Tourenplanung

Eine Software wie Excel oder Google Tabellen (Google Sheets) ist sehr nützlich, um eine Vielzahl von Daten aufzulisten und zu organisieren, wie:

• Elemente zur Identifizierung von Kunden (Firmenname, SIRET, Kundennummer, Name des Verantwortlichen usw.).
• Ihre Adresse oder ihre geografische Position.
• Ihre Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, etc.).

Diese Tabellen enthalten auch wertvolle Funktionen, um Zellen – also Informationen – miteinander zu verknüpfen, welche in mehreren Prozessen (Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen usw.) verwendet werden. Schwieriger wird es, wenn Sie:

• Unregelmäßige oder atypische Ereignisse (Urlaub, Verkehrsschwierigkeiten, kurzfristige Absagen usw.).
• Eine vorübergehende oder dauerhafte Vergrößerung der Belegschaft.
• Unterschiedliche Kompetenzen Ihrer Beschäftigten (Führerscheinklasse, notwendige Berechtigungen bzw. technische Kenntnisse, usw.) verwalten müssen.

Leiten Sie ein Team von 2 oder 3 Fahrern, die jeweils sehr regelmäßige Touren fahren? Dann kann Excel möglicherweise ausreichen. In allen anderen Fällen wird Ihnen die Anwendung einer Software zur Tourenoptimierung als Ergänzung zu Ihrer üblichen Tabellenprogramm viel Zeit und Geld sparen.

Mit Excel und Google Sheets lassen sich Touren planen, allerdings nicht optimieren

Mithilfe von Excel und Google Sheets können Sie Ihre Touren ordnen, indem sie alle relevanten Informationen, die Ihnen zur Verfügung stehen, zusammenfassen. Aber Sie können damit Ihre Fahrten damit nicht optimieren, d. h. Sie sind damit nicht in der Lage die verfügbaren logistischen Ressourcen optimal zu nutzen. Diese Tools, so nützlich sie auch sein mögen, sind einfach dafür nicht konzipiert.
Im besten Fall haben Sie alle Kunden, die Sie beliefern oder besuchen müssen, „eingetaktet“. Im schlimmsten Fall verbrauchen Sie viel mehr Ressourcen als nötig:

• Unnötig gefahrene Kilometer.
• Nicht bediente KundInnen oder auch Überstunden.
• Übermäßiger Kraftstoffverbrauch.
• Mehr Stress und erhöhte Müdigkeit Ihrer Fahrer.
• Anstieg der Kundenbeschwerden usw…

Durch die kombinierte Anwendung Ihrer üblichen Tabellensoftware und einer Software zur Tourenoptimierung können Sie ein neues und weitaus ehrgeizigeres Ziel erreichen: die optimale Organisation der Ressourcen unter Berücksichtigung aller geschäftlichen Einschränkungen. Mit anderen Worten: eine Software wie unsere Software AntsRoute, die für jede Tour die bestmögliche Lösung findet, um die Erwartungen Ihrer Kunden und Ihres Teams im hohen Maße zu erfüllen und darüber hinaus die Rentabilität zu steigern.

So optimieren Sie Ihre Touren anhand Ihrer Tabellen

Um Ihre Liefer- oder Einsatztouren anhand der in Ihren Excel- oder Google Sheets-Tabellen zusammengefassten Informationen zu optimieren, haben die Entwickler von AntsRoute mehrere Lösungen entwickelt.

Der Import einer Excel-Datei in das Tourenoptimierungstool AntsRoute.

Szenario 1: Ihre Kunden werden in einer Excel-Datei aufgeführt

Zahlreiche Manager verwalten immer noch ihre Kundendatei mit Excel. Parallel dazu planen sie die Touren „manuell“, indem sie sich auf eine Navigationsanwendung wie Google Maps oder Waze stützen. Wenn Sie nach dieser Methode arbeiten, besteht kein Zweifel: Mit der Einführung einer Lösung zur Tourenoptimierung als Ergänzung zu Excel werden Sie sehr viel Zeit und Energie sparen!

Um es ganz einfach zusammenzufassen: eine Optimierungssoftware zieht für Sie alle möglichen Szenarien in Betracht und berechnet sie, um letztendlich die beste Route auszuwählen. Während Sie früher stundenlang überlegt haben, was passieren würde, wenn Sie einen bestimmten Schritt von einem bestimmten Mitarbeiter ausführen ließen, ermittelt die Software dank leistungsstarker Algorithmen in nur wenigen Minuten die günstigsten Optionen.

Nach Abschluss aller Berechnungen liefert Ihnen AntsRoute einen schlüsselfertigen Fahrplan für jeden Mitarbeiter; dieser Fahrplan ist über eine mobile Anwendung zugänglich, die wiederum die Navigation von Waze oder Google Maps nutzt.

Um Ihre Touren mit AntsRoute mühelos zu optimieren, müssen Sie Sie ganz einfach Ihre Kundendatenbank (im Format .XLS, .XLSX oder .CSV) importieren. Folgen Sie bitte dazu dieser Anleitung oder Sie kontaktieren unseren Support telefonisch.

Wenn Sie Ihre Touren später wieder ins Excel-Format exportieren müssen, z. B. für die Rechnungslegung, ist der umgekehrte Datentransfer ebenfalls problemlos möglich!

Mögliche Variante: Sie listen Ihre Kunden in einer Google Sheets-Datei auf

Wenn Ihr Unternehmen die Büro-Suite Google Workspace (ehemals G Suite) verwendet, ist der Transfervorgang im Großen und Ganze derselbe. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie vor dem Export Ihrer Google Sheets-Datei nach AntsRoute beide Programme mithilfe von Zapier miteinander verbinden müssen. Keine Sorge, diese sogenannte No-Code-Lösung setzt keine Kenntnisse in Computersprache voraus und unsere Supportabteilung begleitet Sie bei jedem Schritt!

Die Validierung von Daten aus einer Excel-Datei auf AntsRoute.

Szenario 2: Ihre durchzuführenden Einsätze werden in einer Excel-Datei aufgelistet

Einige Unternehmen gehen bei der Verwendung von Excel noch einen Schritt weiter und beziehen alle Daten zu den durchzuführenden Maßnahmen in ihre Tabellen ein:

• Termine oder Fristen der Lieferungen oder Interventionen.
• Art der geplanten Leistungen oder Lieferungen.
• Nummer und Datum der Bestellung.
• Voraussichtliche Dauer.
• Zeitfenster für die Passage.
• Kommentare zur Lieferung usw.

Auch hier können Sie Ihre Touren optimieren, indem Sie in AntsRoute:

• Entweder eine Liste mit Interventionen zu einem festen Termin.
• Oder Aufträge mit einer Deadline zu deren Erfüllung importieren.

Unter Beachtung Ihrer geschäftlichen Einschränkungen können Sie beliebig viele benutzerdefinierte Felder in beliebiger Reihenfolge und gewünschter Form in die AntsRoute-Software und AntsRoute-App übertragen:

• Elemente, die aus einer Liste ausgewählt werden können.
• Kästchen zum Ankreuzen.
• Nummern.
• Textfelder usw…

Wenn Sie sich dafür interessieren, wie Sie mithilfe von Excel und einer Optimierungssoftware Touren planen können, können Sie unsere kostenlose Musterdatei herunterladen.

Mögliche Variante: Sie verwalten Ihre Interventionen mit Google Sheets

Der Import einer Liste von Lieferungen oder Hausbesuchen in Google Sheets-Format lässt sich mit einigen kleinen Anpassungen ebenfalls durchführen. Unser Support steht Ihnen gerne zur Verfügung, um Sie Schritt für Schritt anzuleiten.

Die Erstellung von optimierten Touren mit der Software AntsRoute.

Szenario 3: Sie verfügen bereits über eine interne Software, um Daten im Excel- oder Google Sheets-Format zu exportieren

Sie verwenden ein Computerprogramm, das auf die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist? Kein Problem, denn Sie können auf ganz normaler Weise Informationen in Tabellenform exportieren.
In ähnlicher Weise enthalten die meisten Branchenprogramme solche nützlichen Funktionen. Dies gilt sowohl für Quickbooks, Zoho, als auch für Sage Suite, auf dieser Seite wird detailliert beschrieben, wie Sie Daten im Excel-Format exportieren können.

 Gut zu wissen: Für noch mehr Effizienz haben unsere technischen Teams direkte Integrationstools von AntsRoute zu anderen Branchensoftware wie Odoo oder Must-G5 entwickelt.

Die beste Art und Weise, die Vorteile unserer Software zur Tourenoptimierung zu beurteilen, ist, sie auszuprobieren! Testen Sie AntsRoute als Ergänzung Ihrer Software kostenlos und unverbindlich, und melden Sie sich hier an!