Verspätete Lieferungen, unzufriedene Kunden, überforderte Teams… Der Tag hat gerade erst begonnen, als ein wütender Kunde anruft: Seine Bestellung ist immer noch nicht angekommen. Der Fahrer steckt im Stau fest und es sind keine aktuellen Daten verfügbar. Das Ergebnis: ein unter Druck stehender Kundenservice, eine schlechte Erfahrung für den Kunden und eine Logistik, die aus dem Ruder läuft.

Dieses Szenario ist leider immer noch häufig in Unternehmen anzutreffen, in denen das System zur Nachverfolgung von Lieferungen immer noch starr, isoliert und von der Unternehmenspraxis abgekoppelt ist. Mit einer strukturierten, vernetzten und datengesteuerten Planung ist es jedoch sehr wohl möglich, derartige Störungen zu vermeiden und daraus sogar einen echten Wettbewerbsvorteil zu machen.

Denn heutzutage erfordert die Steuerung von Touren, die Verfolgung von Paketen in Echtzeit und das Antizipieren unvorhergesehener Ereignisse weit mehr als eine einfache Excel-Tabelle. Die Logistikplanung beruht auf vernetzten Tools, laufend aktualisierten Daten und einer Organisation, die sich schnell an die Gegebenheiten vor Ort anpassen kann.

In diesem Artikel gehen wir die fünf häufigsten Fehler bei der Lieferplanung durch und vor allem, wie man sie mithilfe der „Best Practices“ des Jahres 2025 effektiv beheben kann.

Inhaltsverzeichnis:

• Worauf basiert eine erfolgreiche Lieferterminplanung?
• Die 5 häufigsten Fehler bei der Planung der Liefertermine
• „Best Practices“ für eine effektive Lieferterminplanung im Jahr 2025

Worauf basiert eine erfolgreiche Lieferterminplanung?

Bei der Erstellung eines Lieferterminplans geht es nicht mehr nur darum, Zeitfenster auf einer Karte zu verteilen oder Pakete Fahrern zuzuweisen. Es handelt sich nun um einen umfassenden Prozess, der die Logistikplanung, die Verfolgung von Lieferungen in Echtzeit, die Koordination von Teams und die kontinuierliche Leistungsverbesserung umfasst.

Es geht nicht mehr nur darum, ein Paket an seinen Bestimmungsort zu bringen: Es muss zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, mit den richtigen Informationen und idealerweise gleich beim ersten Mal gelingen.

Vollständige Kontrolle von Anfang bis Ende

Konkret? Eine gute Planung beginnt lange vor dem Verladen des ersten Pakets und wird lange nach der Übergabe an den Kunden fortgesetzt. Folgende Elemente sollte er beinhalten:

• Optimierung der Touren (Routen, Zeitpläne, Reihenfolge der Zwischenstationen)
• Antizipation von unvorhergesehenen Ereignissen (Verkehr, Wetter, Abwesenheiten, Stornierungen)
• Reibungslose Kommunikation zwischen allen Abteilungen (Logistik, Außendienst, Kundenservice)
• Verfolgung jedes Etappenzieles in Echtzeit bis hin zum Zustellnachweis
• Auswertung der Daten, um die nächsten Touren zu verfeinern und zu planen

Dieses Anspruchsniveau ist zum Standard geworden. Die Kunden wollen wissen, wo ihr Paket ist, wann es ankommt, um die Lieferung gegebenenfalls umplanen zu können.

Eine strategische Herausforderung für Ihr Unternehmen

Für Transport-, Logistik- oder Hauszustellungsunternehmen führt eine schlechte Planung schnell zu:

• einer Verkettung von Verspätungen,
• unzufriedenen Kunden,
• einer Vielzahl von Anrufen beim Kundenservice,
• zusätzlichen Kosten für Treibstoff und für Überstunden.

Umgekehrt ermöglicht eine gut durchdachte Lieferplanung:

• die Reduzierung Ihrer Lieferzeiten und Logistikkosten,
• die Stärkung des Kundenvertrauens,
• eine höhere Quote erfolgreicher Lieferungen beim ersten Durchgang,
• und eine erfolgreiche Steuerung der Abläufe mit zuverlässigen Logistik-KPIs.

Ein datengesteuerter Prozess … mit den richtigen Werkzeugen

Die gute Nachricht? Es ist nicht mehr notwendig, alles manuell zu verwalten. Die erfolgreichsten Unternehmen verlassen sich heute auf eine Softwarelösung für die Lieferplanung, die in der Lage ist,

• Fahrzeuge zu orten und die Touren live zu verfolgen,
• Routen bei unvorhergesehenen Ereignissen automatisch neu berechnen,
• Zustellungsnachweise (Unterschrift, Foto, PIN-Code) zu sammeln,
• Daten in lesbaren und zugänglichen Dashboards zu zentralisieren.

Schluss mit starren und zeitraubenden Excel-Dateien: Platz für skalierbare Lösungen, die mit Ihren Geschäftstools (ERP, TMS, CRM) synchronisiert sind und sich in Echtzeit anpassen lassen.

Egal, ob Sie Mahlzeiten, Medikamente, Möbel oder technische Geräte ausliefern: Ihre Fähigkeit, Lieferungen nachvollziehbar zu machen und wirksam auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren, macht den Unterschied. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie Fehler vermeiden, die noch allzu oft die Produktivität und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen…

Die 5 häufigsten Fehler bei der Planung der Liefertermine

Fehler 1: Planung ohne Echtzeitdaten

Die Planung eines Liefertages ohne aktuelle Daten ist wie ein Blindflug. Sie legen eine Route fest und gehen davon aus, dass alles gut gehen wird … während vor Ort oft Unvorhergesehenes passiert: Staus, Abwesenheiten, Umplanungen.

Ohne einen Einblick in Echtzeit sind Ihre Teams nicht in der Lage:

• auf Verkehrsstörungen schnell zu reagieren,
• bei Zwischenfällen die Touren neu zu organisieren
• oder die Kunden über Fahrplanänderungen zu informieren.

Das Ergebnis: unerwartete Verspätungen, Zeitverlust, ein überforderter Kundenservice … und eine sinkende Kundenzufriedenheit.

Denn eine starre Planung raubt Ihrem Unternehmen:

• Flexibilität: Termine können nicht spontan umgeplant werden.
• Reaktionsschnelligkeit: Entscheidungen werden ohne Durchblick getroffen.
• Effiziente Steuerung: den Logistikmanagern fehlt es an konkreten Daten.
• Kundenvertrauen: Wie können Sie Ihre Kunden beruhigen, wenn Sie nicht in der Lage sind, eine realistische Einschätzung der Ankunftszeit mitzuteilen?

Fehler 2: Fehlender zentraler und teamübergreifender Überblick

Logistikmanager, Fahrer, Kundenservice… Jeder arbeitet hart, aber jeder in seiner Ecke. Der erste organisiert die Touren in seiner Software, der zweite schaut sie sich auf seinem Telefon an, während der Kundenservice versucht, Anrufe zu beantworten, ohne zu wissen, was wirklich vor Ort passiert.

Diese Fragmentierung der Informationen führt zu einem echten logistischen blinden Fleck mit unmittelbaren und spürbaren Folgen:

• Verspätungen werden nicht rechtzeitig nach oben gemeldet
• Der Kundenservice gibt ungefähre oder falsche Fahrpläne an
• Der Fahrer bewältigt unerwartete Ereignisse allein, ohne Unterstützung oder Anweisungen
• Der schlecht informierte Kunde verliert das Vertrauen in den Service

Kurz gesagt: Zerstreute Informationen, häufige Missverständnisse und ein allgemeines Gefühl der Unklarheit, sowohl für das Team als auch für die Kunden.

Fehler 3: Vernachlässigung externer Faktoren

Unfälle, Bauarbeiten, Streiks, Wetterkapriolen, abwesende Kunden… In der Logistik ist das Unvorhergesehene nicht die Ausnahme sondern die Regel. Dennoch planen viele Unternehmen ihre Lieferungen immer noch so, als ob jeder Tag reibungslos verlaufen würde.

Das Ergebnis: Bei der kleinsten Störung bricht die Planung wie ein Kartenhaus in sich zusammen. Die Verspätungen häufen sich, die Fahrer improvisieren und der Kundenservice erstickt in Beschwerden.

Eine Planung, die sich nicht anpasst, bringt folgendes mit sich:

• Desorganisierte Touren, sobald ein Ereignis die geplante Route stört;
• Psychische Überlastung der Fahrer, da sie bei Problemen sich selbst überlassen sind;
• Mangelnde Reaktionsfähigkeit, da die Anpassungen von Fall zu Fall und unter Zeitdruck erfolgen;
• Imageverlust durch unentschuldigte Verspätungen.

Fehler 4: Versäumnis, logistische KPIs zu verfolgen und auszuwerten

Eine verspätete Lieferung, ein unzufriedener Kunde, eine Tour, die länger als geplant dauert… Diese Ereignisse sind nicht immer anekdotisch. Ohne zuverlässige Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, kurz KPIs) ist es schwierig zu erkennen, ob es sich um Ausnahmen oder Warnsignale handelt.

Wenn Sie Ihre KPIs nicht im Blick haben, ist das so, als würden Sie ohne Dashboard steuern: Sie bewegen sich zwar vorwärts, wissen aber nie, ob Sie auf dem richtigen Weg sind. So bleibt Ihre Planung unklar und kann nicht optimiert werden:

• Kein Einblick in die tatsächliche Leistung: es ist schwierig, die Effizienz Ihrer Touren zu bewerten.
• Entscheidungen im Blindflug: Sie stützen Ihre Anpassungen auf Eindrücke, nicht auf Fakten.
• Unzufriedene Kunden: Ohne Daten ist es unmöglich, Termine zu begründen oder zu verbessern.

Fehler 5: Keine Anpassung der Planung an schwankende Aktivitäten

Im Hochsommer wie in der Weihnachtszeit liefern? Die Montagstouren genauso planen wie die Freitagstouren? Wenn Ihre Lieferplanung das ganze Jahr über gleichbleibt, riskieren Sie ernsthafte Missverhältnisse. Die Realität ist, dass das Logistikgeschäft alles andere als linear verläuft. Es schwankt je nach Jahreszeit, Geschäftsereignissen, Kundengewohnheiten, Feiertagen und sogar je nach Wetter.

Eine Planung, die nicht in der Lage ist, sich an die Schwankungen anzupassen, verursacht:

• Überlastungsspitzen für Teams in Zeiten hoher Nachfrage
• Unzureichend ausgelastete Ressourcen während der Flaute
• Verspätete bzw. schlampige Lieferungen
• Geringere Rentabilität und häufigeren Fehlern

Kurz gesagt: Es ist eine Organisation, die Ereignisse erduldet, anstatt sie zu antizipieren.

„Best Practices“ für eine effektive Lieferterminplanung im Jahr 2025

Fehler zu korrigieren ist gut. Eine nachhaltige und entwicklungsfähige Strategie einzuführen, ist noch besser. Hier sind die besten Praktiken, die Sie anwenden können, um Ihre Logistikplanung zu einem echten Leistungshebel zu machen.

1. Schaffen Sie sich eine vernetzte Planungssoftware an

Schluss mit statischen Excel-Planungen. Um schneller reagieren zu können, sollten Sie sich für eine Softwarelösung zur Lieferplanung entscheiden, die in der Lage ist:

• Touren dank Geolokalisierung in Echtzeit zu visualisieren,
• Routen automatisch an Verkehrsaufkommen oder Stornierungen anzupassen,
• den Lieferstatus mit einem Klick zu aktualisieren,
• sich mit Ihren Geschäftstools (ERP, CRM, TMS) zu synchronisieren,
• Ihre Kunden automatisch zu benachrichtigen.

☝️ Unser Tool AntsRoute“ bringt nicht nur die automatische Erstellung von Touren unter Berücksichtigung von Geschäftseinschränkungen (Zeitfenster, Fahrzeugkapazitäten, Liefergebiete), sondern auch die Verfolgung von Lieferungen in Echtzeit mit sich. Das Ergebnis? 50% weniger Anrufe beim Kundenservice, mehr Effizienz, höhere Zuverlässigkeit… und eine deutlich höhere Quote an pünktlichen Lieferungen, so der Logistikleiter des Großhändlers für Meeresfrüchte „Margain Marée“.

2. Zentralisieren Sie Ihre Kommunikation für eine kooperative Steuerung

Eine gute Logistikplanung beruht auf einem Team, das sich in die gleiche Richtung bewegt. Logistikmanager, Fahrer und Kundenservice müssen zur gleichen Zeit die gleiche Sicht teilen. Dies geschieht durch:

• ein gemeinsames Dashboard, das den Status der Touren in Echtzeit anzeigt,
• automatische Benachrichtigungen, um über Verspätungen, Durchgänge oder Änderungen zu informieren,
• einen Nachrichten- oder Kommentarbereich, um den Austausch flüssiger zu gestalten, mit der Möglichkeit, Fotos oder Dokumente anzuhängen.

☝️ Die Lieferfahrer vom Bio-Hof „Ferme Saint-André“ machen systematisch Fotos von den Körben, die an der Abgabestelle zurückgelassen werden. Diese Bilder werden in die Nachverfolgung integriert und können vom Kundenservice eingesehen werden, was im Streitfall ein echter Vorteil ist.

3. Integrieren Sie die Geschäftsprognose in Ihre Planung

Antizipieren heißt, Desorganisation zu vermeiden. Um Ihre Ressourcen an das Volumen anzupassen, stützen Sie sich auf Ihre historischen Daten und prädiktive Algorithmen:

• Identifizieren Sie Ihre persönlichen saisonalen Spitzen (Feiertage, Ausverkauf, Schulanfang…);
• Passen Sie Ihre Ressourcen im Vorfeld an: Fahrzeuge, Fahrer, Zeitfenster;
• Erstellen Sie spezifische Tourenvorlagen nach Zeiträumen oder Gebieten.

So entstehen realistische, ausgeglichene Planungen, die von den Teams vor Ort besser akzeptiert werden.

☝️ „Die Verwendung von [AntsRoute] hat uns 40-50% Zeitersparnis bei den Lieferungen gebracht“ und es „ermöglicht uns auch, größere Mengen an bereits sehr angespannten Tagen wie Muttertag oder Weihnachten zu bewältigen“, bezeugt Maïté Galou, die Gründerin des Backwarenherstellers und -lieferanten „Licorne Express“.

4. Überwachen Sie Ihre Leistungsentwicklung mit den richtigen KPIs

Ohne zuverlässige Indikatoren ist es schwierig, Fortschritte zu machen. Aber Sie müssen nicht alles messen: Konzentrieren Sie sich auf die wirklich nützlichen Logistik-KPIs. Hier sind die wichtigsten Punkte, um Ihre Planung zu bewerten:

• Pünktlichkeitsrate;
• Durchschnittliche Abweichung zwischen der geplanten Zeit (ETA) und der tatsächlichen Zeit;
• Quote der erfolgreichen Lieferungen im ersten Durchgang;
• Durchschnittliche Tourdauer;
• Grad der Kundenzufriedenheit.

Ein kleiner Tipp: Zentralisieren Sie diese Daten in übersichtlichen Dashboards, die in Echtzeit aktualisiert werden. So erkennen Sie schnell Ihre Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten und können Ihre Entscheidungen auf konkreten Grundlagen ausrichten.

☝️ Auf der Ferme Saint-André „helfen uns die von der Software gelieferten Daten, die Ursache dieser Unterschiede besser zu verstehen, um bestimmte Touren zu ändern und sich besser zu organisieren“, erklärt die technische Leiterin Véronique Pfister.

5. Automatisierung spart Zeit und steigert die Effizienz

Durch eine Automatisierung der Lieferplanung sparen Sie im Alltag viel Zeit. Denn:

• Die Touren werden mit wenigen Klicks entsprechend Ihren Einschränkungen und Prioritäten
• Benachrichtigungen werden automatisch an Ihre Kunden versendet
• Sie reagieren auf unvorhergesehene Ereignisse in Echtzeit
• Ihre Geschäftsberichte werden ohne manuelle Neueingabe erstellt.

Mit einer klugen Kombination aus geeigneten Tools, zuverlässigen Daten und einer reibungslosen Zusammenarbeit können Sie so Ihre Logistikplanung zu einem strategischen Vorteil für 2025 machen. Mit einer intelligenteren Planung sind Sie noch agiler. Und vor allem: viel rentabler.

Möchten Sie Ihre Lieferorganisation verbessern, Verzögerungen reduzieren und Ihre Planungen automatisieren, ohne den Arbeitsalltag Ihrer Teams komplexer zu machen? Nutzen Sie jetzt unsere kostenlose und unverbindliche 7-tägige Testphase und finden Sie heraus, wie gut sich AntsRoute an Ihr Unternehmen anpasst und Ihre Planung der letzten Meile vereinfachen kann.