Erstellung eines Wartungsplans: der vollständige Leitfaden

Veröffentlicht am 4 August 2023 • Lesen: 8 min read

Die Erstellung und Verwaltung eines Wartungsplans (oder Serviceplans) gehört zu den unerlässlichen Aufgaben eines jeden Managers, der ein Technikerteam betreut.
Ein solches Instrument ist sowohl für Unternehmen, deren Kerngeschäft die Instandhaltung ist, als auch für Industrien, die einen eigenen Maschinen- und Anlagenpark unterhalten, unumgänglich.
Um einen effektiven und realistischen Wartungsplan zu erstellen, begleitet Sie unser Leitfaden bei jedem Schritt:

• Was ist ein Wartungs(zeit)plan bzw. ein Serviceplan?
• Welche Informationen und Daten müssen gesammelt werden?
• Unterschied zwischen einer Instandhaltungsplanung und einem Instandhaltungsplan
• Die wichtigsten Schritte zum Aufbau eines realistischen Wartungsplans
• Mit welchem IT-Tool können Sie Ihren Wartungsplan verwalten?
• 5 gute Gründe für die Erstellung eines Wartungsplans

Die Erstellung eines effektiven und praktikablen Wartungsplans ist unerlässlich. CMMS und Software zur Routenoptimierung vereinfachen die Planung von Wartungsarbeiten. Diese Tools ermöglichen eine bessere Verwaltung der Techniker vor Ort und erleichtern die Bewältigung von Notfällen.

Was ist ein Wartungs(zeit)plan bzw. ein Serviceplan?

Ein Wartungsplan ist ein Dokument, das die Verteilung der Wartungsaufgaben für einen bestimmten Zeitraum und ein bestimmtes Team klar festlegt.
Er wird meist in Form eines Kalenders oder einer Tabelle dargestellt.

Konkret ermöglicht ein Wartungsplan die Zuweisung einzelner Eingriffe an bestimmte Techniker innerhalb eines bestimmten Zeitraums unter Berücksichtigung von Kompetenzen, Berechtigungen und Genehmigungen jedes Einzelnen.
Abhängig von Ihren Bedürfnissen und der Unternehmensorganisation kann die Planung täglich, wöchentlich, monatlich oder sogar halbjährlich erfolgen.

Ein sinnvoller Zeitplan integriert alle Arten von Wartungsarbeiten, die durchgeführt werden müssen, und priorisiert sie nach ihrer Dringlichkeit:

• Systematische vorbeugende Wartung. Zum Beispiel das Schmieren der Lager eines Motors jeden Monat oder jedes Jahr;
• Bedingte vorbeugende Instandsetzung, wenn ein Gerät einen vorher festgelegten Schwellenwert überschreitet. Zum Beispiel muss der Ölstand eines Hydraulikaggregats erneuert werden, wenn er zu stark gesunken ist;
• Vorausschauende Wartung, wenn eine Reihe von Parametern einen baldigen Ausfall oder eine Verschlechterung des Zustandes vermuten lässt;
• Palliative Wartung (Instandsetzung), um ein Gerät zumindest vorübergehend wieder in Betrieb zu nehmen. In der Umgangssprache spricht man eher von „Pannenhilfe“;
• Kurative Wartung, wenn ein Techniker ein defektes Gerät durch ein neues ersetzt, um eine dauerhafte Reparatur zu gewährleisten.

Welche Informationen und Daten müssen gesammelt werden?

Ein nützlicher und effektiver Wartungsplan stellt eine Reihe von genauen Informationen über die durchzuführenden Arbeiten zusammen:

• Betroffene Ausrüstung bzw. betroffenes Material.
• Name des/der Techniker(s), der/die für die Maßnahme abgestellt wird/werden.
• Art und Zweck des Vorgangs: Kontrollbesuch, monatliche Wartung, zu ersetzende Teile usw.
• Ersatzteile, Material und Werkzeuge, die vorbereitet werden müssen.
• Prioritätsstufe: Vorausschauender, dringender oder kritischer Eingriff.
• Geplante Dauer einer Vor-Ort-Maßnahme, z. B. anhand der Herstellerangaben.

Natürlich lässt sich diese Liste beliebig an Ihre Bedürfnisse anpassen. Je nachdem, in welcher Branche Sie tätig sind und unter welchen Bedingungen Ihr Team arbeitet, können weitere Daten relevant sein:

• Name des Ansprechpartners und genauer Ort des Einsatzes, falls der Techniker zu einem Kunden oder einem externen Standort reisen muss.
• Klasse oder Kennzeichen des zu verwendenden Fahrzeugs.
• Kontaktdaten des Geschäfts oder Lagers, in dem Ersatzteile abgeholt werden können usw.

Was ist der Unterschied zwischen Instandhaltung und Wartungsplan?

Nach der DIN EN 13306 kann Instandhaltung definiert werden als „[…] die Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen, sowie Maßnahmen des Managements während des Lebenszyklus eines Objekts, die dem Erhalt oder der Wiederherstellung seines funktionsfähigen Zustands dient, sodass es die geforderte Funktion erfüllen kann“.

Der Instandhaltungsplan umfasst daher eine ganze Reihe von Dokumenten und Verfahren, die dazu dienen, eine Ausrüstung in einem guten Betriebszustand zu halten oder diesen wiederherzustellen. Er berücksichtigt sowohl:

• die Häufigkeit und die Natur der vom Hersteller empfohlenen Wartungsarbeiten.
• vertragliche Verpflichtungen Ihres Unternehmens gegenüber Ihren Kundinnen und Kunden.
• die Gesetze und Vorschriften, die in den Ländern gelten, in denen Ihre Teams tätig sind.

Um einen effizienten Wartungs(zeit)plan zu erstellen, benötigen Sie einige der Informationen, die im Instandhaltungsplan aufgelistet sind. Die beiden Dokumente haben jedoch weder dieselbe Funktion noch denselben Zweck.

Einfach ausgedrückt kann man sagen, dass ein Wartungsplan die Gesamtheit der vom Instandhaltungsplan empfohlenen Arbeitsschritte in Abhängigkeit von den verfügbaren personellen und materiellen Ressourcen räumlich und zeitlich konkret definiert und organisiert.

Die wichtigsten Schritte zum Aufbau eines realistischen Wartungsplans

1. Planen Sie zuerst die vorbeugenden Wartungsarbeiten

Nehmen wir als Beispiel eine Heizungsfirma, die jährliche Wartungsverträge anbietet, die auf jeden Heizkesseltyp zugeschnitten sind. Zunächst müssen Sie alle diese wiederkehrenden Besuche planen. Diese sind ein unerlässlicher Bestandteil Ihrer vertraglichen Verpflichtungen.

Auf diese Weise optimieren Sie die langfristige Zeitplanung Ihrer Teams für jeden Zeitraum, und können somit deren Urlaubszeiten oder die Abwesenheitszeiten Ihrer Kunden berücksichtigen.

2. Kalkulieren Sie eine Sicherheitsmarge für Unvorhergesehenes

Je nach Ihrer Tätigkeit sollten Sie genügend Spielraum für Notfälle und unerwartete Ereignisse behalten.

Die Heizungsfirma in diesem Beispiel wird auch während der Sommermonate gebraucht, um bei Klimaanlagen Pannenhilfe zu leisten.
Sie wird idealerweise auch Zeitfenster freihalten, um schnell auf Anfragen neuer Kunden reagieren zu können.

3. Zeit für dringende Pannenhilfe und andere ungeplante Ereignisse

Wenn Sie so vorgehen, können Sie auf ungeplante Anfragen mit größerer Gelassenheit reagieren und die zusätzlichen Aufgaben der Situation entsprechend dem einen oder anderen Techniker zuweisen:

• Entfernung zum Ort der Maßnahme
• Benötigte Kompetenzen
• Beschäftigungsgrad der Teammitglieder usw.

4. Analysieren Sie anschließend die Ergebnisse, um Ihre Leistung zu optimieren

Schließlich sollten Sie in regelmäßigen Abständen Ihre Schlüsselindikatoren (KPIs) analysieren, um die Planung der nächsten Schritte zu optimieren.

Angenommen, die Reparatur eines Heizungsboilers dauert aufgrund einer atypischen Konfiguration viel länger als vorgesehen:
Auf der Grundlage Ihrer tatsächlichen Statistiken können Sie die voraussichtliche Dauer der nächsten Aufgaben anpassen und so realistischere Zeitpläne erstellen.

Mit welchem IT-Tool können Sie Ihre Wartungsplanung verwalten?

Excel, die Lösung der ersten Überlegung

Viele Unternehmen beginnen mit der Planung von Einsatztouren mit einer Software wie Excel oder seinem Online-Pendant Google Sheets.

Diese Lösungen, die sehr einfach einzurichten sind, können tatsächlich nützlich sein, um eine geringe Anzahl von Technikern und Aufgaben zu verwalten.

Der Einsatz von Tabellenkalkulationsprogrammen für Zwecke der Einsatzplanung bringt jedoch gewisse Einschränkungen mit sich, was schon bei einem relativ kleinen Team zu Frustrationen führen kann.
So müssen Sie beispielsweise Ihren Technikern alle für Ihre Aufgaben benötigten Dokumente und Anhänge separat zusenden; Ihre Mitarbeiter werden außerdem zusätzlich eine Navigationsapp verwenden müssen, und Sie können sie weder mit Geolokalisierung versehen noch ihre Einsätze in Echtzeit verfolgen.

Gemeinsame Kalender

Manche Unternehmen verwalten auch kleine technische Teams mit einem gemeinsamen geteilten Kalender. Zu den beliebtesten gehören der Google-Kalender oder der Microsoft Outlook-Kalender.

Da sie in Echtzeit synchronisiert werden, ergänzen diese Online-Kalender per Definition die anderen Tools der von Ihrem Unternehmen gewählten IT-Suite (Google Workspace, Microsoft 365 usw.). Sie ermöglichen es also, jedem Termin auf einfache Weise Notizen oder Pläne zuzuordnen.

Sie sind jedoch nicht dafür gedacht, als Management-Tool zu dienen. Sie müssen sich also ständig neue Lösungen einfallen lassen, um eine Verbindung zu Ihrem Ersatzteillager herzustellen, Angebote oder Rechnungen zu erstellen, Leistungsindikatoren zu extrahieren und so weiter.

Software für das Wartungsmanagement

Die meisten Softwareprogramme für computergestützte Wartungsverwaltung (CMMS – Computerized Maintenance Management System) bieten sehr ansprechende Funktionen, um die Arbeit Ihrer Teams besser zu organisieren, wie:

• Bestandsverwaltung für Ausrüstungsgegenstände und Ersatzteile.
• Unterstützung bei der Planung von vorbeugenden Wartungsmaßnahmen.
• Verfolgung der durchzuführenden Operationen Schritt für Schritt.
• Historie der erfolgten Kontrollen und Fehlerbehebungen für jeden einzelnen Kunden.
• Bestimmte Leistungsindikatoren usw.

Einige CMMS-Lösungen enthalten sogar Kartierungs- und Kommunikationstools, die sie quasi zu einer Software für die Verwaltung von Einsätzen machen.

Bevor Sie sich für eine solche Software entscheiden, sollten Sie sich jedoch genau ansehen, welche Dienste sie Ihnen bieten kann. Welche Möglichkeiten gibt es, Termine zu planen und zu vereinbaren? Gibt es eine Echtzeit-Navigation oder Geolokalisierung der Techniker?

Dabei sollten Sie auch eine gewisse Einarbeitungszeit einplanen, da sich manche Softwarelösungen als wenig intuitiv erweisen, und die tatsächlichen Kosten für die Nutzung inklusive aller Optionen überprüfen.

Softwarelösung für die Tourenoptimierung

Wie der Name schon sagt, sind diese Tools sehr nützlich, um die Arbeit mobiler Einsatzteams zu optimieren.
Sie können allein oder als Ergänzung zu einer Tabellenkalkulation, CMMS-Software usw. verwendet werden.

Diese Optimierungssoftware spart Ihnen nicht nur viel Zeit bei der eigentlichen Planung, sondern ermittelt auch systematisch die beste Fahrtroute für jeden Techniker anhand verschiedener Parameter:

• Maximale Zeit bis zur Intervention beim Kunden.
• Prioritätsstufe der Maßnahme (vorbeugende Wartung, dringende Reparatur usw.).
• Geografische Lokalisierung der durchzuführenden Maßnahme.
• Erforderliche Kompetenzen oder Berechtigungen.
• Personalbezogene Einschränkungen (Arbeitszeiten, Urlaub, unvorhergesehene Abwesenheiten usw.).
• Verkerhsinformationen über das Straßennetz wie wiederkehrende Staus usw.

Das „Tüpfelchen auf dem i“: Einige Tools zu Verwaltung von Einsätzen wie AntsRoute ermöglichen Ihnen auch, den Fortschritt der Techniker zu verfolgen und automatisch in Echtzeit mit den Kunden zu kommunizieren.

5 gute Gründe für die Erstellung eines Wartungsplans

Fällt es Ihnen schwer, genügend Zeit für die Einführung einer solchen Planung freizustellen? Folgende fünf Argumente sollten Sie von den Vorteilen und dem Mehrwert dieses Tools überzeugen:

Sie weisen die Ressourcen des Unternehmens auf intelligenterer Weise zu

In einem stark eingeschränkten Umfeld ermöglicht diese Art der Planung eine feinere Verteilung der Arbeitslast und damit eine Optimierung der verfügbaren Ressourcen.

Sie müssen einen Ihrer Techniker an einen weit entfernten Standort schicken, um eine dringende Panne zu beheben? Dank eines gut gepflegten Einsatzplans können Sie ihm mit wenigen Klicks andere vorbeugende Wartungsarbeiten zuweisen und so den kurz darauf geplanten Kontrollbesuch absagen.

Sie können leichter mit Notfällen und unvorhergesehenen Ereignissen umgehen

In der Instandhaltungsbranche ist der Umgang mit großen oder gar kritischen Pannen das Salz in der Suppe des Alltags. Jedoch müssen Dispositionsleiter die richtigen Karten in der Hand haben, um schnell auf solche Anfragen reagieren zu können, ohne die Qualität der Dienstleistungen zu vernachlässigen.

Mithilfe von Funktionen wie Geolokalisierung und der Validierung von Einsätzen in Echtzeit findet die Software den besten Techniker in der Nähe und benachrichtigt ihn sofort.

Die Rentabilität verbessert sich

Eine sorgfältige Planung der vorbeugenden Wartung verlängert die Lebensdauer der Geräte und vermeidet Strafen für die Nichteinhaltung Ihrer Verpflichtungen.

Durch die Optimierung von präventiven und kurativen Wartungsaufgaben können Sie die Anzahl der Einsätze pro Tag und Techniker erhöhen, was zu erheblichen Einsparungen bei Fahrzeugen und Kraftstoff führt.

Sie binden Ihre vorhandenen Techniker an Ihr Unternehmen

Die regelmäßige Wartung der Anlagen verringert die Anzahl der Zwischenfälle und Produktionsunterbrechungen, die für die Mitarbeiter immer sehr belastend sind.
Wie soll man schließlich motiviert bleiben, wenn die Maschinen regelmäßig stillstehen und der kleinste Austausch eines Ersatzteils zum Hindernislauf wird?

Wenn Ihr Unternehmen bei externen Kunden tätig ist, ist ein effizienter und gut gepflegter Wartungsplan auch sehr hilfreich, um Ihre Außendiensttechniker an sich zu binden. Denn nur wenige schätzen das Schreiben von Einsatzberichten oder wiederholte Anrufe, um einen Termin abzusagen oder zu verschieben.

Da sie von diesem zeitraubenden und wenig befriedigenden Teil der Arbeit befreit sind, können sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und das tun, was ihnen wirklich Spaß macht. In einem stark angespannten Arbeitsmarkt ist dies ein wichtiges Argument, wenn es darum geht, Mitarbeiter zu rekrutieren und zu halten.

Sie analysieren die Leistung Ihrer Teams in Echtzeit

Welche Instrumente stehen Ihnen heute zur Verfügung, um unausgewogene Arbeitspläne, hohe Stornierungszahlen oder eine zu niedrige Servicequote/Stunde zu erkennen?

Es sind nämlich solche Punkte, die ein Team schnell aus dem Gleichgewicht bringen und die Ergebnisse verschlechtern können.

Mithilfe der Indikatoren, die von den meisten Softwarelösungen für den Einsatzmanagement gesammelt werden, können Sie diese Art von Unstimmigkeiten viel leichter erkennen und die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um wieder eine Topleistung zu erreichen und zu halten.
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