Der Transportplan: ein strategisches Dokument zur besseren Kontrolle Ihrer Kosten

Veröffentlicht am 7 April 2023 • Lesen: 7 min read

Suchen Sie nach realistischen Lösungen, um Kosten zu senken, die Auslastung der Fahrzeuge zu maximieren oder das Ausmaß der Fluktuation zwischen den Teams zu verringern? Haben Sie schon einmal über einen Transportplan nachgedacht?
Dieser wird allzu oft vernachlässigt oder schlecht genutzt, und doch erweist er sich als sehr nützlich, um Ihre logistische Organisation objektiv zu analysieren und erfolgreich weiterzuentwickeln.
Lassen Sie uns einen Blick auf dieses wichtige Instrument werfen, um die Ihnen zur Verfügung stehenden personellen und materiellen Ressourcen zu optimieren.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein Transportplan?
• Wer verwendet diese Art von Dokument?
• Welche Informationen muss ein Transportplan enthalten?
• Die Vorteile eines optimierten Transportplans
• 5 Schritte zur Erstellung eines sinnvollen Verkehrsplans
  1. Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Parameter in Ihrem Tätigkeitsbereich
  2. Vergleichen Sie die verfügbaren IT-Lösungen
  3. Kommunizieren und ändern Sie den Transportplan in Echtzeit
  4. Analysieren Sie Ihre Schlüsselindikatoren regelmäßig
  5. Optimieren Sie den Transportplan laufend

Der Transportplan ist ein wichtiges strategisches Dokument zur Kostensenkung. Seine Optimierung führt zu einer maximalen Auslastung der Fahrzeuge und reduziert die Anzahl der Umläufe. Für den Transportmanager wird er zu einem unverzichtbaren Werkzeug, um seine Logistikorganisation zu stärken.

Was ist ein Transportplan?

Der Transportplan ist ein strategisches Dokument zur Optimierung aller logistischen Abläufe eines Unternehmens – oder eines Teils davon -, unabhängig davon, ob es sich um Fahrten handelt, die von Ihren eigenen Teams durchgeführt oder einem Subunternehmer anvertraut werden.
Der Transportplan enthält für jede Strecke die beste verfügbare Lösung, um Kunden oder Waren von A nach B zu befördern.

Konkret kann dieses Dokument die Form einer Kartografie, einer XXL-Tabelle oder eines Fahrplans annehmen, der bzw. die alle geplanten Umläufe enthält.

In der Praxis sind Transportpläne in Papierform so gut wie verschwunden. Einige kleine Unternehmen, deren Logistik recht einfach ist, können sich noch mit Excel-Tabellen behelfen.
Die Verwaltung der Umläufe ist jedoch zu einer so komplexen Angelegenheit geworden, sodass in den meisten Fällen eine Software vom Typ TMS (Transport Management System) erforderlich ist.
Diese Lösungen erweisen sich heute als unverzichtbar, um alle relevanten Daten zu zentralisieren, zu analysieren und Ihnen so zu helfen, die besten Entscheidungen zu treffen.

Der Transportplan optimiert die logistischen Abläufe eines Unternehmens.

Wer verwendet diese Art von Dokument?

Im Alltag haben wir alle schon einmal die von der Deutschen Bahn oder vom lokalen ÖPNV zur Verfügung gestellten „Transportpläne“ oder Fahrpläne konsultiert, insbesondere um an Streiktagen die Fahrzeiten der verkehrenden Züge oder Busse zu überprüfen.

Die in Unternehmen verwendeten Transportpläne sind allerdings wesentlich genauer!
Alle Verantwortlichen, die Verwaltung ihrer personellen und materiellen Ressourcen verbessern möchten, sollten einen solchen Plan erstellen:

• Betreiber von öffentlichen Verkehrsmitteln
• Transportunternehmen (LKW oder PKW)
• Hersteller oder Händler, die einen Online-Shop betreiben
• Expresskurierdienste, usw.

Welche Informationen muss ein Transportplan enthalten?

Ein operativer Transportplan listet alle Fahrten auf, die in einem bestimmten Zeitraum durchgeführt wurden, und gibt für jede Fahrt unverzichtbare Informationen an:

• Abfahrts- und Ankunftsort sowie mögliche Zwischenstationen auf der Strecke: Logistik-Hub, Lager, Paketstation usw.
• Das Datum, die Zeitpläne bzw. die voraussichtliche Dauer.
• Die Art, das Gewicht oder das Volumen der zu transportierenden Güter.
• Den Fahrzeugtyp, das für jede Fahrt bzw. jeden Abschnitt des Netzes bei multimodalem Transport verwendet wird: LKW, Nutzfahrzeug, temperaturgeführter Transporter, Schienenfracht usw.
• Den Namen, die Qualifikation oder die Führerscheinklasse des Fahrers.

Zusätzlich zu diesen Basisinformationen enthalten die meisten TMS-Systeme optionale oder benutzerdefinierbare Felder, in die Sie alle für Ihre Branche relevanten Daten einfügen können: maximale Lieferzeit, Gefahrgut, Nummer der Laderampe etc.

Der Transportplan aus AntsRoute.

Die Vorteile eines optimierten Transportplans

Ein richtig umgesetzter Transportplan hilft Ihnen, alle logistikbezogenen Abläufe und Kosten zu optimieren. Abhängig von Ihren Zielen kann sich das Vorhaben in materiellen, personellen und auch ökologischen Vorteilen niederschlagen.

Eine sinnvollere Nutzung von gecharterten Fahrzeugen

Transportieren Sie Waren auf eigene Rechnung oder für Ihre Kunden? In Abhängigkeit von Ihrem Business und den vorgegebenen Lieferfristen kann die Umsetzung eines Transportplans folgendes bewirken:

• Weniger eingesetzte Fahrzeuge.
• Eine Optimierung des Auslastungsgrades der Fahrzeuge.
• Eine Senkung der gefahrenen Kilometer und damit geringere Kosten für Treibstoff, Mautgebühren usw.

Umgekehrt, wenn Sie bestimmte Fahrten auslagern, liefert Ihnen dieses Tool solide Argumente und Zahlen, um die Leistungen der verschiedenen Transportunternehmen zu vergleichen und den Wettbewerb besser zu nutzen.

Optimierung der Auslastung der Fahrzeuge auf AntsRoute.

Eine bessere Verwaltung der Humanressourcen

Der Zusteller- und Fahrermangel wird wohl noch eine Weile anhalten. Um auf diese neue Situation zu reagieren, testen immer mehr Unternehmen verschiedene Maßnahmen, um die bei Ihnen beschäftigten Fahrer zu halten und neue zu gewinnen.

Ein gut organisierter Transportplan trägt definitiv dazu bei, bei den Fahrern Stressfaktoren zu verringern, und fördert ein besseres Gleichgewicht zwischen Arbeits- und Ruhezeiten.

Eine Reduzierung des CO2-Ausstoßes

Letzteres ist vor allem für Organisationen von Interesse, die auf ihre Umweltleistung achten, wie z. B. Unternehmen mit einem Leitbild oder Unternehmen, die sich einem ökologischen Ansatz verschrieben haben.

Der Transportplan hilft Ihnen dabei, wirksame Lösungen zur Minimierung Ihrer Schadstoffemissionen zu finden, wie z. B. die Zusammenlegung bestimmter Lieferungen.

Für Unternehmen, die noch einen Schritt weiter gehen wollen, ist es ohne eine leistungsfähige TMS-Software unmöglich, Zug-zur-Straße- bzw. Fluss-zur-Straße-Lieferungen einzurichten. Denn auch wenn sich der multimodale Transport aus ökologischer Sicht bewährt hat, erfordert er dennoch eine lückenlose logistische Organisation!

5 Schritte zur Erstellung eines sinnvollen Verkehrsplans

1. Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Parameter in Ihrem Tätigkeitsbereich

Ein realistischer Transportplan muss alle internen und externen Parameter berücksichtigen, die sich auf die zu optimierenden Fahrten auswirken können:

• Materielle Zwangsbedingungen wie verfügbare Lade- oder Entladerampen, Art und Gewicht der transportierten Güter, Lieferzeiten usw.
• Regulatorische Einschränkungen wie die erforderliche Führerscheinklasse, Verkehrsbeschränkungen, Rechtsvorschriften für den Transport von Gefahrgut usw.
• Verfügbare Teams unter Berücksichtigung von Pausenzeiten, Urlaub, vorgeschriebener Doppelbesatzung für bestimmte Fahrten usw.
• Fahrzeugdaten wie Motorisierung, Ladekapazität, Durchschnittsverbrauch, CO2-Fußabdruck usw.

Die Verwaltung von Qualifikationen aus AntsRoute.

2. Vergleichen Sie die verfügbaren IT-Lösungen

Erst wenn Sie alle zu erfassenden und zu analysierenden Daten kennen und dokumentiert haben, können Sie die für Ihr Unternehmen am besten geeignete IT-Lösung auswählen.

Auch wenn die Verwendung eines Tabellenkalkulationsprogramms wie Excel verlockend erscheinen mag, ist es besser, von Anfang an eine TMS-Software auszuwählen, die diesen Namen verdient. Auf dem Markt sind Hunderte von Programmen verfügbar, die auf die verschiedenen Branchen in der Lieferkette zugeschnitten sind: TMS für Spediteure, Software zur Optimierung von Touren etc.

Die meisten Anbieter bieten Ihnen entweder eine kostenlose Probezeit für einige Nutzer oder eine Testversion mit eingeschränkten Funktionen an.

Geben Sie Ihrem Team in jedem Fall genügend Zeit, um jede der vorausgewählten Lösungen in einer realen Umgebung zu testen. Ein von Anfang an gut ausgewähltes TMS wird Ihnen später viel Zeit und Geld sparen!

3. Kommunizieren und ändern Sie den Transportplan in Echtzeit

Immer häufiger wird Transportsoftware als SaaS-Version (Software as a Service) vertrieben. Mit anderen Worten: Sie sind über jedes internetfähige Endgerät zugänglich, gegen eine monatliche oder jährliche Abonnementgebühr.

Mithilfe dieser Online-Verbreitung können Sie Ihre Fahrpläne automatisch an alle Beteiligten weitergeben: Fahrer, Kunden, Logistikplattform usw.

Dies ist besonders wertvoll bei Pannen oder Zwischenfällen im Straßenverkehr, da Sie den Transportplan in Echtzeit anpassen und sofort an die entsprechenden Beteiligten weiterleiten können.

Die Live-Verfolgung einer Tour in der Software AntsRoute.

4. Analysieren Sie Ihre Schlüsselindikatoren regelmäßig

Nicht nur aus betrieblicher Sicht sind TMS sehr effiziente Werkzeuge, sie liefern den Transportmanagern auch wertvolle Indikatoren, um ihre Logistikorganisation ständig zu optimieren.

Mit unserer AntsRoute-Software können Sie beispielsweise mit wenigen Klicks strategische Daten visualisieren wie:

• Den Anteil der durchgeführten oder stornierten Lieferungen.
• Die Rate der pünktlichen Dienstleistungen, d. h. Lieferungen, die zum geplanten Zeitpunkt durchgeführt werden.
• Die zurückgelegten Entfernungen pro Tag, pro Fahrer usw.
• Statistiken über die durchschnittlichen Kosten pro Tour und die Gesamtkosten aller Touren.
• Den durchschnittlichen CO2-Ausstoß pro Tour oder aller Touren.
• Die geografischen Zonen, in denen sich Ihre Kunden konzentrieren usw.

5. Optimieren Sie den Transportplan laufend

Damit haben Sie alle Karten in der Hand, um die Ursachen für Abweichungen zwischen angekündigter und tatsächlicher Leistung zu verstehen und daraus Konsequenzen für eine bessere Ressourcenzuweisung zu ziehen.

Wenn z. B. ein- und derselbe Kunde seine Lieferungen regelmäßig zu spät erhält, müssen Sie die Ursache des Problems analysieren und eine angemessene Reaktion finden.
Sind die geplanten Routen realistisch? Sind die Verzögerungen auf einen Organisationsfehler des Kunden zurückzuführen? Wäre es besser, den betreffenden Standort zu einem anderen Zeitpunkt in der Woche zu beliefern, um Staus zu vermeiden?
Diese grundlegenden Überlegungen, die Sie jede Woche oder jeden Monat wiederholen sollten, geben Ihnen die Möglichkeit, Ihren Transportplan Schritt für Schritt weiter zu optimieren. Mit Zahlen untermauert, müssen manchmal schmerzhafte Entscheidungen getroffen werden, wie z. B. die Neuverhandlung oder Kündigung bestimmter Verträge.
Aber diese Arbeit ist ein sehr wirksames Mittel, um stets rentabel zu bleiben und Ihre Teams und Kunden an sich zu binden!

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