Comment organiser une tournée de livraison avec plusieurs étapes ?

Publié le 4 août 2023 • Lecture : 10 min read

Pour les professionnels qui réalisent des livraisons quotidiennes, la clé du succès réside dans une bonne organisation des tournées. Mais la planification des tournées de livraison est généralement un véritable casse-tête, surtout pour les responsables d’exploitation qui essayent d’organiser les plannings manuellement ! Plusieurs heures sont parfois nécessaires pour classer les différentes étapes dans un ordre adéquat.
Pas de panique ! Des solutions logicielles vous permettent de planifier puis d’optimiser ou d’organiser une tournée de livraison multi-adresses en quelques minutes seulement.
Découvrez comment bien les utiliser pour gagner du temps et réaliser un maximum d’économies.

• Étape 1 : collecter les informations incontournables pour une tournée de livraison réussie
• Étape 2 : choisir une méthode d’optimisation de tournées adaptée à vos besoins
• Étape 3 : paramétrer le logiciel de gestion des tournées en fonction de vos contraintes métier
• Étape 4 : planifier ou importer les rendez-vous
• Étape 5 : optimiser et ajuster les tournées de livraison
• Bonus : réorganiser les plannings de tournées en temps réel

La clé pour organiser une tournée de livraison avec plusieurs étapes réside dans l’utilisation d’un logiciel innovant. Pour le responsable d’exploitation, cette solution technique est la garantie de gagner du temps et de réaliser un maximum d’économies.

Étape 1 : collecter les informations clés pour une tournée de livraison réussie

Quelle que soit la méthode d’optimisation choisie, « manuelle » ou avec un logiciel, vous devrez considérer certaines données pour la planification d’un itinéraire avec plusieurs étapes.

Les coordonnées valides des clients

Afin d’assurer une organisation efficace des tournées de livraison, vous devez disposer de données fiables et actualisées sur chaque client :

• Nom
• Numéro de téléphone
• Email
• Adresse précise.

Évidemment, il ne s’agit là que d’un minimum. Pour éviter toute perte de temps sur le terrain, de nombreuses informations peuvent s’avérer utiles comme les horaires d’ouverture ou de présence, les dates des congés annuels pour les professionnels, etc.

Les particularités de chaque livraison

Pour une planification optimale des tournées de livraison, il est primordial d’estimer les particularités de chaque mission. Nous retiendrons principalement les suivantes :

• Date, créneau horaire et durée prévisionnelle.
• Compétences ou habilitations nécessaires : type de permis, transport de marchandises dangereuses, double équipage, etc.
• Caractéristiques des marchandises à livrer : quantité, poids, volume, nombre de colis ou de palettes, etc.

Les ressources humaines et matérielles disponibles

Pour un résultat réaliste, vous devez forcément intégrer à la planification des informations comme :

• Les horaires de travail des chauffeurs – livreurs.
• Les temps de pause réglementaires – contractuels
• Les arrêts maladie et les congés.
• L’immobilisation d’un véhicule en maintenance ou en réparation, etc.

Le planning des livraisons avec gestion des contraintes horaires sur AntsRoute : de bout en bout, vous pouvez administrer – contrôler – réguler.

Étape 2 : choisir une méthode d’optimisation de tournées selon vos besoins

Une planification efficace suppose de choisir en amont une méthode de construction des tournées pertinente.
Si vous devez planifier une dizaine d’interventions au quotidien, une organisation « à la main », à l’aide d’une carte et d’un tableur comme Excel, reste envisageable. Au-delà, une telle stratégie est chronophage mais surtout… elle finit par coûter très cher.

Chaque livraison manquée à cause d’une erreur dans vos calculs ou parce que le chauffeur a trouvé porte close fait déraper vos charges d’exploitation, sans possibilité de facturation supplémentaire !

Une meilleure organisation des tournées passe donc par un logiciel d’optimisation des livraisons. Ces outils vous offrent un ensemble complet de fonctionnalités pour booster la productivité des équipes sur le terrain en fonction de votre stratégie.

Les logiciels d’optimisation de tournées : présentation rapide

Il en existe aujourd’hui des dizaines sur le marché. Certains logiciels s’adressent avant tout aux grands comptes. D’autres comme AntsRoute sont calibrés pour les petites et moyennes entreprises, ainsi que pour les enseignes de la grande distribution.

La plupart de ces logiciels sont accessibles en ligne, via internet ou une application mobile, en échange d’un simple abonnement mensuel.
Ces outils ont certes un prix, de quelques dizaines à quelques centaines d’euros par mois, selon la taille de votre entreprise. Mais ce coût est très rapidement amorti grâce aux économies de temps et de carburant réalisées.

Suivi d’une tournée de livraisons avec AntsRoute.

La règle d’or : essayer un logiciel avant de s’engager !

La plupart des éditeurs vous proposent de tester leur logiciel durant quelques jours. Cette période d’essai, parfois gratuite, est idéale pour choisir la solution la plus adaptée à votre activité parmi les nombreux logiciels d’optimisation de tournées disponibles.

Suivant le profil de ses clients, chaque éditeur développe, en effet, des fonctionnalités spécifiques. Pour répondre aux attentes des professionnels de la livraison, notre logiciel inclut, par exemple, des solutions très efficaces pour gagner du temps et réduire les coûts logistiques :

• Maximisation du chargement.
• Communication automatisée avec les chauffeurs et les clients.
• Suivi de la tournée en temps réel, etc.

Étape 3 : paramétrer le logiciel de gestion des tournées en fonction de vos contraintes métier

Pour classer et organiser de façon optimale les différentes étapes d’une tournée de livraison, les puissants algorithmes de notre logiciel calculent et comparent toutes les possibilités pour ne retenir que la meilleure.

Encore faut-il faire « comprendre » au logiciel ce qu’est une tournée idéale pour vous, selon les contraintes spécifiques à votre secteur d’activité.
Rassurez-vous, ce paramétrage s’effectue une bonne fois pour toutes en amont, avec l’aide de notre assistance si vous le souhaitez !

Voici quelques-uns des nombreux paramètres sur lesquels notre logiciel d’optimisation de tournées vous permet d’agir :

• Plages de travail et temps de pause des chauffeurs.
• Horaires d’ouverture ou créneaux de livraison demandés par chaque client.
• Lieux de passage obligatoires comme des points de collecte.
• Taille, capacité de chargement et autonomie de chacun de vos véhicules : voitures, poids lourds, vélos-cargos, etc.
• Adresses des dépôts ou des chauffeurs, si les véhicules sont stationnés à domicile.
• Sectorisation de la zone d’intervention, très utile pour des livreurs ou des commerciaux qui travaillent sur un secteur géographique en particulier.
• Durée ou kilométrage maximum pour chaque tournée, etc.

L’autre bonne nouvelle, c’est qu’en plus de ces contraintes spécifiques à votre entreprise, AntsRoute intègre automatiquement les informations sur la circulation et les travaux transmises par les applications de navigation (Waze ou Google Maps au choix).

Grâce à toutes ces informations et à une série de calculs très complexes, le logiciel vous propose jour après jour une tournée de livraison efficace, mais aussi réalisable concrètement sur le terrain !

La gestion des capacités sur AntsRoute.

Étape 4 : planifier ou importer les rendez-vous

Passé ce paramétrage initial, votre principale tâche consiste désormais à informer chaque jour AntsRoute des collectes ou des livraisons à planifier. Là encore, nos développeurs ont tout prévu pour que cette étape soit rapide et adaptée à votre organisation de travail habituelle.

Pour faire simple, vous avez le choix entre 4 méthodes de planification des tournées. Si vous le souhaitez, vous pouvez même cumuler ces méthodes entre elles.

Solution 1 : planification des livraisons sur appel entrant ou sortant

Vous pouvez planifier vos rendez-vous au fur et à mesure des appels clients. Pour chaque nouvelle livraison, il vous suffit de saisir les informations manquantes.
Il peut s’agir de données de base comme le nom, l’adresse ou les coordonnées de contact du client, ou de données plus spécifiques comme le créneau horaire souhaité, la quantité ou le poids des marchandises à livrer, etc.

Lors de chaque appel, le logiciel vous suggère les meilleurs créneaux de livraison en fonction des rendez-vous déjà programmés.

Supposons que votre principal client exige une livraison à Marseille pour le surlendemain, alors que votre dépôt se trouve à Nancy.
Pour vous éviter de faire circuler sur plus de 700 kilomètres un camion à moitié vide, notre logiciel flèchera en priorité vers ce trajet et cette destination les nouvelles demandes situées entre ces deux villes. À condition que la quantité à livrer le permette bien sûr !

La planification des livraisons au fur et à mesure des appels clients sur AntsRoute.

Solution 2 : import des rendez-vous depuis votre logiciel métier

Vous gérez déjà vos rendez-vous via un logiciel de relation client (CRM) ou un logiciel métier ? AntsRoute peut synchroniser automatiquement ces informations avec des centaines d’outils, généralistes ou propres à un secteur d’activité.

3 types de connexions sont possibles, en fonction de la solution ciblée et de votre niveau en informatique :

• Une intégration directe pour des outils très populaires comme WooCommerce, Prestashop, Odoo, Google Sheets, Google Agenda, etc.
• Une connexion via Zapier, une solution accessible sans savoir coder.
• Pour les développeurs, une intégration via notre API REST.

Pour vous assurer que votre logiciel métier peut communiquer automatiquement avec AntsRoute, laissez un message à notre service client.

Solution 3 : import de fichiers Excel ou CSV

Vous êtes un inconditionnel des tableaux Excel ? Ou vous souhaitez tout simplement exporter la liste des livraisons à planifier depuis votre logiciel métier sous ce format ? Pas d’inquiétude ! Il suffit d’importer votre fichier Excel dans AntsRoute, en renseignant dans chaque colonne les informations pertinentes.

Une fois de plus, AntsRoute vous offre une grande liberté quant à l’organisation des tournées. Vous pouvez importer des rendez-vous récurrents, à date fixe, avec une date d’échéance, etc.

Solution 4 : gestion de rendez-vous de qualité via un site de réservation

Cette dernière solution consiste à proposer à vos clients de prendre eux-mêmes rendez-vous en ligne, 24 h/24 et 7 j/7, sur un site de réservation en marque blanche.
Ces rendez-vous de livraison s’ajoutent ensuite directement dans notre logiciel.

Autrement dit, AntsRoute vous fournit une solution technique clé en main et accessible à tous, même sans connaissance informatique particulière. Il ne vous reste plus qu’à paramétrer ce mini-site en fonction de vos attentes, et éventuellement de le personnaliser à vos couleurs.

Étape 5 : optimiser et ajuster les tournées de livraison

Cette étape est paradoxalement la plus simple, car AntsRoute s’occupe de tout ou presque, en quelques secondes seulement !

Une fois que vous avez intégré dans l’interface toutes les informations pour classer et organiser les étapes du jour, le logiciel va optimiser l’itinéraire pour chaque chauffeur et chaque véhicule, de façon à répondre à vos objectifs :

• Maximiser le chargement, tout en s’assurant que le véhicule dispose d’une capacité suffisante pour transporter l’ensemble des marchandises.
• Minimiser les kilomètres parcourus entre les étapes, et donc les coûts d’exploitation.
• Satisfaire les clients qui ont demandé des créneaux horaires de passage précis, etc.

À la fin de cette phase d’optimisation, vous souhaitez modifier certains détails comme l’ordre de deux étapes ? Un simple glisser-déposer suffit pour réorganiser la tournée dans un ordre qui vous convient mieux.

Une application adaptée permet d’optimiser un itinéraire de livraison en quelques instants.

Bonus : réorganiser les plannings de tournées en temps réel

Notre logiciel d’optimisation a beau être très performant, nous savons tous qu’une tournée de livraison se passe rarement comme prévu. Absence inopinée, embouteillages, modifications d’itinéraires en cours de tournée : les obstacles sur la route de la productivité sont nombreux !

Le cas échéant, AntsRoute vous permet de réorganiser tout ou partie du plan de tournée en temps réel. Grâce à la géolocalisation et au suivi en direct des chauffeurs, vous pouvez très facilement :

• Ajouter une étape pour satisfaire une demande urgente.
• Modifier l’ordre des points de passage en cours de tournée.
• Attribuer des livraisons à un autre chauffeur, etc.