La lettre de voiture, un document essentiel pour les professionnels du transport routier

Publié le 9 novembre 2022 • Lecture : 8 min read

La lettre de voiture internationale est un document obligatoire pour tout transport de marchandises, au départ ou à destination d’un état ayant ratifié la Convention des Marchandises de la Route (CMR). Certains pays comme la France imposent également une lettre de voiture nationale lors de certaines opérations comme le transport de marchandises et les déménagements.
Découvrez notre guide sur ce petit document qui peut vous éviter de gros ennuis en cas de litige ou de contrôle par les autorités.

Sommaire de l’article :

• Quels sont les professionnels concernés par la lettre de voiture ?
• Quelles sont les règles à respecter pour établir une lettre de voiture ?
• Comment se procurer des lettres de voiture ?

La lettre de voiture est un document obligatoire pour le transport de marchandises. La lettre CMR électronique assure une meilleure efficacité. Pour les professionnels du transport routier, c’est la garantie d’une traçabilité optimale des livraisons.

Quels sont les professionnels concernés par la lettre de voiture ?

Lettre de voiture : définition

La lettre de voiture internationale est un document dont les modalités sont fixées par la Convention relative au contrat de transport international de Marchandises par Route (CMR en abrégé). C’est pourquoi on l’appelle aussi lettre CMR ou document CMR.
Cet accord, signé à Genève en mai 1956, est entré en vigueur 2 ans plus tard.

Les types de transport concernés par la lettre CMR

L’accord de Genève concerne les transports routiers de marchandises effectués à titre onéreux à bord de l’un des véhicules suivants :

• Automobiles
• Véhicules articulés
• Remorques et semi-remorques.

Ce traité s’applique également aux transports multimodaux, dont une partie au moins est effectuée par la route. En revanche, sont exclus explicitement les transports postaux, funéraires, ainsi que les opérations de déménagement.

Les états où s’applique la convention de Genève

Pour savoir si ce traité s’applique, peu importe l’adresse du domicile ou du siège social des parties prenantes. Seuls comptent le « lieu de la prise en charge de la marchandise et le lieu prévu pour la livraison, tels qu’ils sont indiqués au contrat ». Il suffit que l’un des 2 pays – de départ ou d’arrivée – ait ratifié le traité pour que celui-ci s’applique de plein droit.
En 2022, 58 pays ont ratifié la Convention ou y ont adhéré, selon l’état officiel du traité publié par les Nations unies. Les 27 membres de l’Union européenne ainsi que la Suisse ont ratifié la CMR.

La lettre de voiture nationale : des aménagements possibles état par état

Si la lettre CMR est exigée pour certains transports internationaux, les états peuvent parfaitement imposer « dans les transports empruntant exclusivement leur territoire l’emploi de la lettre de voiture représentative de la marchandise ». Autrement dit, la convention de Genève impose des règles minima… mais rien n’empêche les autorités d’en demander plus aux transporteurs transitant par leur territoire.

En France par exemple, l’arrêté du 9 novembre 1999 relatif aux documents de transport précise qu’une lettre de voiture doit se trouver à bord de tout véhicule exécutant :

• Un contrat de transport routier de marchandises, qu’il soit intérieur ou international (article 4).
• Un transport de meubles ou d’objets pour une entreprise de déménagement (article 6).

Seuls les transporteurs et les déménageurs proposant des services pour le compte d’autrui sont donc concernés. Lorsqu’une entreprise transporte des marchandises pour son propre compte, une facture, un bon d’enlèvement ou un bordereau de livraison suffit.

En Belgique, la règle générale veut qu’on utilise la lettre de voiture CMR, qu’il s’agisse d’un transport national ou international. Des modèles spécifiques sont également prévus pour les déménagements et les transports intérieurs dont la distance est inférieure ou égale à 50 km.
Si le véhicule concerné ne franchit pas les frontières belges, de nombreux cas de dispenses existent néanmoins, selon le type d’engin utilisé, son état de fonctionnement, la nature des marchandises transportées, etc.

La lettre de voiture est obligatoire pour les transports routiers de marchandises.

Quelles sont les règles à respecter pour établir une lettre de voiture ?

En théorie, la rédaction de ce document peut revenir à n’importe laquelle des parties prenantes (expéditeur, transporteur ou destinataire). Dans les faits, c’est quasiment toujours le professionnel mandaté pour réaliser le transport qui prend en charge ces démarches.

Les informations obligatoires dans une lettre CMR internationale

Aucune forme précise n’est imposée pour sa rédaction. La convention de Genève prévoit en revanche 11 mentions obligatoires dans son article 6 :

• Le lieu et la date, sachant que ce document doit impérativement être établi avant la prise en charge de la marchandise.
• Le nom et l’adresse de l’expéditeur.
• Le nom et l’adresse du transporteur.
• Le lieu et la date de la prise en charge, ainsi que l’adresse prévue pour la livraison.
• Les coordonnées du destinataire.
• La nature de la marchandise et son mode d’emballage (palettes, colis, vrac, etc.).
• Le nombre des colis, leurs marques particulières et leurs numéros.
• Le poids ou la quantité.
• Le montant des frais de transport, qu’il s’agisse du tarif du transport proprement dit, des frais accessoires, des droits de douane, etc.
• Les instructions requises pour les formalités de douane.
• Une mention explicite selon laquelle le transport est soumis, à l’exception de toute clause contraire, au régime prévu par la Convention.

Les informations obligatoires dans une lettre de voiture en France pour les transporteurs

L’arrêté du 9 novembre 1999 prévoit pour les transports intérieurs une version allégée, comportant les 8 mentions suivantes :

• Date de l’établissement du document.
• Coordonnées et numéro SIREN ou numéro de TVA intracommunautaire du transporteur.
• Date de chargement de la marchandise.
• Nature et quantité ou poids ou volume pour les lots groupés.
• Nom de l’expéditeur.
• Adresse complète du lieu de chargement.
• Nom du destinataire à livrer.
• Adresse complète du lieu de déchargement.

Les informations obligatoires dans une lettre de voiture en France pour les déménageurs

Les indications à fournir sont sensiblement similaires :

• Coordonnées et numéro SIREN ou numéro de TVA intracommunautaire du déménageur.
• Coordonnées du client.
• Mode d’exécution du transport.
• Volume des meubles et des objets à déménager.
• Lieux de chargement et de livraison.
• Date limite des opérations de chargement et de livraison convenue avec le client.

Modèle gratuit d’une lettre de voiture au format Excel

Vous souhaitez gérer vos lettres de voiture à la main avec l’outil Excel ? Nous vous proposons un modèle d’une lettre de voiture sur Excel à télécharger gratuitement en cliquant ici.

Le modèle d’une lettre de voiture électronique créée avec le logiciel AntsRoute.

Comment se procurer des lettres de voiture ?

Pour établir vos lettres de voiture, vous avez le choix entre un document au format papier ou au format électronique. Les deux types de support sont autorisés, aussi bien en France qu’à l’international.

Carnets de liasses autocopiants

Si vous privilégiez le format papier, certaines imprimeries et entreprises spécialisées vendent en ligne des carnets de feuillets adaptés à vos besoins spécifiques :

• Feuillets au format national, européen ou international.
• Carnets personnalisés avec les coordonnées de votre entreprise préimprimées.
• Carnet vierge à l’unité pour une utilisation intermittente, etc.

Lettres de voiture dématérialisées

Pour des raisons pratiques évidentes, de plus en plus de professionnels optent pour l’utilisation de lettres de voiture au format électronique, de nombreux logiciels spécialisés offrant une telle fonctionnalité.
C’est également le cas depuis quelques jours de notre logiciel d’optimisation de tournées. AntsRoute inclut désormais une solution de lettre de voiture dématérialisée. Celle-ci comporte par défaut toutes les informations nécessaires pour un transport de marchandises depuis ou vers un pays ayant ratifié la convention de Genève. Grâce à un astucieux système de champs personnalisables, ce modèle s’adapte facilement à tous vos besoins spécifiques :

• Prestations de déménagement.
• Livraisons intérieures dans un autre pays européen ou au Maghreb.
• Désignation personnalisée des objets transportés.
• Mentions légales ou référence à vos conditions générales, etc.