SANTÉ À DOMICILE
« Antsroute est vraiment un outil très précieux pour optimiser nos tournées logistiques et assurer le suivi en temps réel des échantillons collectés. Je ne pourrais plus faire sans ! » – Nathalie Michon, Responsable logistique, Synlab Nouvelle-Aquitaine
SIEGE SOCIAL
Blanquefort
SECTEUR D’ACTIVITE
Laboratoires de biologie médicale
Synlab représente le 1er réseau de laboratoires de biologie médicale (LBM) en Europe.Synlab représente le 1er réseau de laboratoires de biologie médicale (LBM) en Europe. Synlab Nouvelle-Aquitaine est l’entité issue de la fusion entre Synlab Bordeaux Atlantique et Synlab Aquitaine depuis le début d’année 2021. Synlab Nouvelle-Aquitaine, qui emploie 350 collaborateurs, compte 5 plateaux techniques et 37 centres périanalytiques (CPA). Les CPA sont des sites de prélèvement de proximité. Ils enregistrent les dossiers et effectuent les prélèvements médicaux qui sont ensuite acheminés par coursier aux plateaux techniques.
Longtemps considérée comme une activité annexe par les professionnels de santé, la logistique était souvent externalisée. Mais les laboratoires d’analyses médicales, tout comme les hôpitaux, doivent répondre à des exigences de qualité et de traçabilité de plus en plus fortes, tout en rationalisant leurs coûts.
Les patients, les médecins prescripteurs et les pouvoirs publics réclament des délais de rendu toujours plus rapides, et l’épidémie de coronavirus n’a fait qu’augmenter la pression.
C’est pour améliorer leur efficience que les laboratoires Synlab de Nouvelle-Aquitaine internalisent et informatisent progressivement leurs tournées logistiques.
Depuis octobre 2019, Nathalie Michon est en charge de la gestion et de l’optimisation des tournées du laboratoire Synlab Bordeaux Atlantique. Sa mission consiste notamment à rationaliser 9 tournées correspondant à 26 laboratoires implantés sur la Communauté urbaine de Bordeaux, le Médoc et le bassin d’Arcachon avec plus de 34 points de collecte, tels que les EHPAD, les cabinets médicaux, etc. Pour optimiser et suivre en temps réel ces ramasses assurées par 8 voitures et 3 motos floquées « urgences médicales », Synlab a d’emblée recherché une solution logicielle performante.
Les coursiers transportent des mallettes de prélèvements et collectent des échantillons dans des EHPAD, des cabinets médicaux, des hôpitaux, des centres périanalytiques, etc. Les tournées sont paramétrées et strictement encadrées afin que ces échantillons biologiques puissent être analysés dans un délai imparti et conditionnés sous température dirigée pour répondre aux exigences normatives. Nathalie Michon paramètre donc toutes les tournées sur moins de 2 h 30, pour tenir compte des inévitables aléas.
C’est d’autant plus important que les laboratoires Synlab Bordeaux Atlantique sont accrédités par la COFRAC selon la norme ISO 15189.
« Lorsque j’ai été nommée responsable logistique, il n’était pas concevable de gérer des tournées de façon manuelle en mode papier. Ça ne correspondait pas à l’image que je me fais d’un laboratoire, qui doit toujours être à la pointe du progrès. Mais c’était surtout une question d’efficacité, il fallait une solution performante. En tant qu’ancienne technicienne de laboratoire, j’ai une vision globale du laboratoire et des enjeux. Les médecins, les responsables des CPA et les patients sont toujours dans l’urgence et dans l’expectative des résultats. Et seul un logiciel d’optimisation et de suivi des tournées comme Antsroute permet d’avoir ce retour en temps réel sur le trajet d’un coursier. Où en est-il ? Combien d’échantillons a-t-il déjà récupérés ? Les horaires de passage ont été sélectionnés afin de récupérer un maximum de prélèvements et d’améliorer les flux vers les plateaux techniques. »
Cette pression de plus en plus forte sur les délais s’est retrouvée récemment au cœur de l’actualité. Confrontés à une hausse brutale des demandes de tests PCR à la rentrée, certains laboratoires d’analyses étaient au bord de la saturation. Certains plateaux techniques avaient dû prioriser les urgences.
En réponse à cette polémique, le ministère de la Santé a décidé de moduler la rémunération des laboratoires pour les tests de détection de la COVID-19. Depuis décembre 2020, les laboratoires bénéficient d’une majoration si les résultats sont communiqués très rapidement, dans la demi-journée.
Cet épisode a révélé au grand public l’importance stratégique de la logistique. La logistique ne se limite pas à une question d’intendance ou de transport. Elle s’avère essentielle pour améliorer les politiques de santé publique !
9 tournées de ramassage
avec plus de 60 points de collecte avec pour certains plusieurs passages par jour
500 000 km de tournées par an
sur le secteur Cub-Médoc-Bassin
Nathalie Michon tire un bilan très positif de ces premiers mois d’optimisation de la logistique avec Antsroute. Le logiciel s’est avéré très utile en terme de traçabilité pour répondre aux demandes de suivi des anomalies sur l’ensemble des points de collecte.
« En cas d’incident lors de la tournée, avec Antsroute, nous pouvons tout tracer avec photo à l’appui si besoin. Dans les commentaires, le coursier mentionne la raison d’un éventuel retard et répertorie dans l’application mobile dédiée les différents échantillons collectés. Nos coursiers collectent des échantillons biologiques dans des points de collecte très différents. Mais parfois, ils trouvent porte close, car le professionnel de santé a dû gérer une urgence ou un imprévu. Si par exemple un cabinet d’infirmiers ou CPA est exceptionnellement fermé, notre coursier photographie le message affiché sur la porte d’entrée. Pour lui, l’application est rassurante, intuitive et un vrai confort d’utilisation. Côté responsable, le tableau de bord en temps réel permet d’expliquer — et surtout de prouver —, pourquoi l’échantillon n’a pas pu être acheminé dans le délai prévu. Ça, c’est une fonctionnalité vraiment appréciable, tout comme l’analyse des données et l’ajout d’une urgence ! »
Cette vision du trajet des coursiers à l’instant T est aussi appréciable en cas d’accident ou d’engorgement du trafic. Le système de localisation très précis des coursiers permet de réagir vite et d’éviter ainsi les retards en cascade.
Au moment où nous publions ces lignes, la mission de responsable logistique de Nathalie Michon est à un tournant.
L’internalisation de sa logistique est effective depuis l’été dernier. Après 6 mois à gérer et optimiser les performances des 9 tournées sur le secteur Bordeaux Atlantique, elle s’attelle depuis le début d’année à la dématérialisation de 9 tournées supplémentaires en Aquitaine. Son périmètre logistique est ainsi passé il y a quelques semaines de 26 à 37 laboratoires sur 3 départements , soit 23 coursiers et 18 tournées en tout.
« Synlab Aquitaine a déjà internalisé ces 9 tournées. Mais elles sont encore gérées en mode « papier ». Je travaille avec le responsable de ces tournées supplémentaires afin de dématérialiser aussi la logistique sur la partie Aquitaine. Cela nous permettra d’avoir une vision et gestion globale AntsRoute de l’ensemble du périmètre logistique Synlab Nouvelle-Aquitaine. L’efficacité du support AntsRoute et l’analyse des données permettront une meilleure visibilité des flux, indispensable pour sans cesse améliorer notre organisation avec l’intégration de nouveaux points de collecte. »
Nathalie Michon étudie aussi l’opportunité d’intégrer dans Antsroute le planning de rendez-vous des préleveurs comme cela a été fait dans d’autres régions. Contrairement aux coursiers, les préleveurs ont reçu une formation médicale. Ils réalisent directement les prélèvements au domicile des patients, dans les meilleures conditions d’hygiène et de sécurité.
« On y réfléchit pour améliorer l’organisation et le service au niveau des domiciles, car « Ants » est vraiment très pratique, fiable et intéressant. Ça permettrait d’augmenter la qualité de notre prestation pour les patients qui ne peuvent pas se déplacer dans un laboratoire. »
Rendez-vous ici pour bénéficier d’une démonstration gratuite et comprendre comment Antsroute vous aide à optimiser les tournées de vos préleveurs ou de vos coursiers !
Antsroute est vraiment un outil très précieux pour optimiser nos tournées logistiques et assurer le suivi en temps réel des échantillons collectés. Je ne pourrais plus faire sans !
Nathalie Michon
Responsable logistique, Synlab Nouvelle-Aquitaine
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