Planification de visites sur confirmation client

Construire les plannings d’intervention en programmant le jour et l’horaire de passage chez chaque client. Après la planification de visites, Valider la date auprès de chaque client. Reprogrammer le RDV si nécessaire. Suivre les agents sur le terrain.

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Planification de visites sur confirmation client

Construire les plannings d’intervention en programmant le jour et l’horaire de passage chez chaque client. Après la planification de visites, valider la date auprès de chaque client. Reprogrammer le RDV si nécessaire. Suivre les agents sur le terrain.

Plus de 15 000 tournées optimisées chaque mois par ces entreprises qui ont choisi AntsRoute pour se développer.

Valider la date d’intervention auprès de chaque client

Valider la date d’intervention auprès de chaque client

Programmer les visites et valider le créneau horaire choisi avec le client

Cette méthode de planification de visites consiste à importer une liste de visites à réaliser entre deux dates ou selon une échéance donnée et de planifier leur réalisation de façon intelligente. L’enjeu est ensuite de construire des tournées optimisées en temps, coûts et kilomètres, puis confirmer avec les clients les dates définies.

Suivre les chauffeurs ou intervenants sur le terrain et permettre un reporting

Les agents réalisent les interventions ou livraisons en parfaite autonomie. L’objectif est donc de suivre la progressions des agents sur le terrain et pouvoir communiquer avec eux afin d’ajuster les plannings en temps réel. 

Le parcours proposé par AntsRoute

01

Planifier des rendez-vous entre deux dates ou selon des priorités

AntsRoute propose plusieurs méthodes pour distribuer ou diffuser des interventions ou des livraisons dans un horizon de temps défini, ce de manière intelligente et adaptée à l’organisation de l’entreprise. Il existe notamment la planification de visites simple entre deux dates ou encore la priorisation en fonction des échéances de passage chez le client. L’import de la liste des interventions à planifier s’effectue directement depuis l’interface AntsRoute à partir d’un fichier Excel ou CSV. Par ailleurs, l’import peut s’effectuer via l’API AntsRoute disponible. Lorsque les coordonnées GPS ne sont pas renseignées au moment de l’intégration d’un client, le logiciel va automatiquement géocoder l’adresse.

02

Construire les plannings et optimiser les tournées

Le logiciel « diffuse » ou « distribue » les interventions ou livraisons à réaliser dans un horizon de temps défini, ce de manière intelligente. Les tournées et le planning des agents d’intervention sont ensuite construits de façon optimisée pour chaque jour. La planification évite ainsi, lorsque les exigences des clients le permettent, qu’il soit nécessaire d’intervenir le même jour aux deux extrémités d’une zone de géographique. La construction de tournées optimise, quant à elle, les itinéraires : kilomètres, coûts et temps de route. Ce processus prend en compte un ensemble de contraintes décrites sur les patients (disponibilité, priorité, accessibilité, etc.), sur les ressources (disponibilités, compétences, habilitations, horaires de travail, pause, lieux de départ et d’arrivée, etc.), sur les véhicules (type, capacité, coûts, objectif de roulage, motorisation, etc.) ainsi que sur les conditions de circulation. Après optimisation des tournées, le planificateur peut faire des modifications à la main dans les plannings.

03

Demander une confirmation aux clients 

Après planification des interventions et établissement des tournées et des plannings prévisionnels, un message (email ou SMS) peut être envoyé au client, lui permettant notamment de valider le créneau horaire de passage pré-établi. Le planificateur dispose d’une autre solution qui consiste à prendre contact avec chaque patient ou publi-poster un courrier afin de se faire rappeler. Lors de cette sollicitation, les interventions passent à l’état « en attente ». Lorsque le rendez-vous est validé, les visites changent d’état et passent à « validées ». Les différents états peuvent être rapidement distingués grâce à un code couleur.

04

Replanifier les rendez-vous selon les demandes clients

Le client peut valider ou demander à reprogrammer son rendez-vous. Lorsque la date du premier rendez-vous ne convient pas, une recherche intuitive permet au planificateur de proposer en quelques clics plusieurs dates et créneaux horaires de rendez-vous à son client au téléphone. Pour les interventions ou livraisons non urgentes, le logiciel permet de compléter intelligemment les tournées non totalement remplies après la phase de validation des clients.

interventions sur confirmation client

05

Informer les clients

La veille des interventions ou des livraisons, un SMS ou un email paramétrable rappelant les conditions des rendez-vous peut être envoyé à l’ensemble des clients via l’interface AntsRoute. Par ailleurs, un second message peut être transmis au client le jour même du rendez-vous afin de l’informer de l’approche de l’agent.

interventions sur confirmation client

06

Suivre les techniciens ou livreurs sur le terrain

L’agent d’intervention ou le chauffeur-livreur est guidé à chaque étape de sa tournée via l’application mobile AntsRoute, disponible sur Android et iPhone. Cette application permet aux agents de confirmer la réalisation des interventions et de joindre des photos, la signature du client et des commentaires. Ces informations sont automatiquement transférées au responsable d’exploitation. Par ailleurs, l’agent peut annuler des visites et être géofencé à chaque étape si il le souhaite. Cette dernière fonctionnalité permet au responsable, non seulement de connaître l’heure et l’emplacement de l’agent au moment de la confirmation, mais également d’assigner les rendez-vous d’urgence de façon intelligente.

interventions sur confirmation client

07

Analysez la performance des équipes

AntsRoute permet au responsable d’exploitation de comparer les tournées initialement prévues et celles réalisées. Il peut extraire des fichiers afin d’analyser les indicateurs de performance et communiquer les résultats à sa direction. Par ailleurs, des rapports d’interventions peuvent être générés.

interventions sur confirmation client

AntsRoute simplifie votre activité au quotidien et optimise ces contraintes

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Véhicules

Types (VL, PL),
Motorisation (Thermique, GNV, Electrique),
Capacités des véhicules (Poids, Volume, Colis),
Coûts, Objectif de roulage,
Accessibilité au dépôt (quai de chargement),
Compartiments,
Contraintes de circulation

Interventions

Durée,
Capacités nécessaires,
Compétences et habilitations,
Interventions prioritaires,
Engagement créneau horaire,
Conditions de circulation (congestion routière, topographie, météo),
Durée maximale entre la première intervention et la fin de tournée

Techniciens & Livreurs

Disponibilités des intervenants (heures de travail, absences, pauses ou durée de travail maximum),
Lieu de départ (site ou domicile),
Affectation d’intervenants à des secteurs géographiques spécifiques,
Compétences et habilitations,
Coûts horaires

Clients

Horaires d’ouverture clients,
Habilitations spécifiques,
Clients prioritaires,
Affectation d’intervenants à certains clients

AntsRoute répond à vos besoins

Installation d’équipements    ➝
Répondez aux engagements contractuels et offrez une installation conforme aux attentes dès la première intervention.

Visites à domicile    ➝
Faciliter la prise en charge des patients et améliorer les conditions de travail des accompagnants.

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