Delivery tracking: de 5 fouten die je planning verpesten (en hoe je deze kunt vermijden)

Gepubliceerd op 16 mei 2025 • Afspeeltijd: 9 min read

Vertragingen in leveringen, ontevreden klanten, overweldigde teams… De dag is nog maar net begonnen of er belt al een boze klant: zijn bestelling is nog steeds niet aangekomen. De chauffeur zit vast in het verkeer en er is geen actuele verkeersinformatie beschikbaar. Het gevolg: klantenservice onder druk, een slechte klantervaring en logistiek die ontspoort.

Dit soort scenario’s komt helaas nog steeds veel voor bij bedrijven waar het trackingsysteem voor leveringen nog steeds bevroren, gecompartimenteerd en losgekoppeld is van het veld. Met gestructureerde en datagestuurde planning is het echter heel goed mogelijk om dit soort problemen te voorkomen en er zelfs een echt concurrentievoordeel van te maken.

Want voor het beheren van rondes, het in real-time volgen van pakketten en het anticiperen op het onverwachte heeft tegenwoordig veel meer nodig dan een eenvoudig Excel-spreadsheet. Logistieke planning is gebaseerd op samenwerkingstools, continu bijgewerkte data en een organisatie die zich snel kan aanpassen aan gebeurtenissen op het veld.

In dit artikel bespreken we de 5 meest gemaakte fouten bij de leveringsplanning, en geven we aan hoe je deze effectief kunt corrigeren met de best practices die je in 2025 kunt aannemen.

Inhoudsopgave:

• Inzicht in de tracking van leveringen
• De 5 veelgemaakte fouten bij het plannen van het volgen van leveringen
• Best practices voor een effectieve planning voor het volgen van leveringen in 2025

Inzicht in de tracking van leveringen

Het plannen van het volgen van leveringen gaat niet langer alleen over het toewijzen van tijdslots op een kaart of het toewijzen van pakketten aan chauffeurs. Het is nu een compleet proces dat logistieke planning, realtime tracking van leveringen, teamcoördinatie en continue prestatieverbetering bevat.

De uitdaging is niet langer beperkt tot het afleveren van een pakket op de plaats van bestemming: het moet op het juiste moment, op de juiste plaats, met de juiste informatie en idealiter bij de eerste poging gebeuren.

End-to-end beheer

Concreet betekent dit dat een goede planning ruim voordat het eerste pakket wordt geladen begint, en nog lang doorgaat nadat het pakket aan de klant is overhandigd. Dit zijn de elementen die geïntegreerd moeten worden:

• Routeoptimalisatie (rondes, tijdslots, volgorde van leveringen)
• Anticipatie op onvoorziene gebeurtenissen (verkeer, weer, afwezigheden, annuleringen)
• Vlotte communicatie tussen alle afdelingen (logistiek, buitendienst, klantenservice)
• Real-time tracking van elke stap, tot en met het bewijs van levering
• Analyse van data om toekomstige rondes te verfijnen en te voorspellen

Dit niveau van eisen is de norm geworden. Klanten willen weten waar hun pakket is, wanneer het aankomt en de levering indien nodig opnieuw kunnen plannen.

Een strategische uitdaging voor je bedrijf

Voor transport-, logistiek- of thuisbezorgingsbedrijven leidt een slechte planning al snel tot:

• Meer en meer vertragingen
• Ontevreden klanten
• Veel telefoontjes naar de klantenservice
• Extra brandstof- en overwerkkosten

Omgekeerd kan een goed doordachte leveringsplanning:

• Logistieke kosten en uren verminderen
• Het vertrouwen van de klant versterken
• Het percentage succesvolle leveringen in de eerste doorgang verhogen
• Activiteiten met betrouwbare logistieke KPI’s besturen

Een proces dat door data en de juiste tools wordt gedreven

Het goede nieuws? Het is niet meer nodig om alles handmatig te beheren. De meest succesvolle bedrijven van vandaag vertrouwen op software voor leveringsplanning die:

• Voertuigen geolokaliseren en de rondes live volgen.
• Automatisch routes herberekenen op basis van onvoorziene gebeurtenissen.
• Bewijzen van levering verzamelen (handtekening, foto, pincode).
• Gegevens centraliseren op leesbare en toegankelijke dashboards.

Geen starre en tijdrovende Excel-bestanden meer: maak plaats voor evoluerende oplossingen die worden gesynchroniseerd met je huidige business tools (ERP, TMS, CRM) en die zich in real-time aanpassen.

Het maakt niet uit of je maaltijden, medicijnen, meubels of technische apparatuur levert: je vermogen om de traceerbaarheid van leveringen te garanderen en effectief te reageren op onvoorziene gebeurtenissen maakt het verschil. Op voorwaarde natuurlijk dat we fouten vermijden die nog te vaak de productiviteit en klanttevredenheid benadelen…

De 5 veelgemaakte fouten bij het plannen van het volgen van leveringen

Fout 1: plannen zonder real-time gegevens

Een dag vol met leveringen plannen zonder up-to-date gegevens is als blind vliegen. Je stelt een reisschema op en stelt je voor dat alles goed komt… Daarbuiten zijn echter onvoorziene gebeurtenissen aan de orde van de dag: files, afwezigheden, herschikkingen.

Zonder een real-time weergave kunnen je teams niet:

• Snel reageren op verstoringen in het verkeer.
• Rondes reorganiseren naar aanleiding van incidenten.
• Klanten op de hoogte brengen in het geval van een wijziging in de planning.

Resultaat: onverwachte vertragingen, verspilde tijd, overweldigde klantenservice… en de klanttevredenheid in vrije val.

Inderdaad, een rigide planning berooft je bedrijf van:

• Flexibiliteit: Kan een etappe niet één, twee, drie verzetten.
• Reactievermogen: Beslissingen worden zonder zichtbaarheid genomen.
• Efficiënte besturing: Logistiek managers hebben geen concrete gegevens.
• Klantvertrouwen: Hoe kun je je klanten geruststellen als je hen geen realistische schatting van de aankomsttijd kunt geven?

Fout 2: Zichtbaarheid niet centraliseren over teams

Logistiek manager, chauffeur, klantenservice… Iedereen werkt hard, maar ieder in zijn eigen hoekje. De eerste organiseert de routes in zijn software, de tweede raadpleegt ze op zijn telefoon, terwijl de klantenservice oproepen probeert te beantwoorden zonder te weten wat er werkelijk in het veld gebeurt.

Deze versnippering van informatie creëert een logistieke blinde vlek. De gevolgen zijn onmiddellijk:

• Vertragingen worden niet op tijd gemeld.
• Klantenservice geeft levertijden ofwel bij benadering ofwel verkeerd.
• Chauffeurs beheren de onvoorziene gebeurtenissen alleen, zonder ondersteuning of instructies.
• Klanten zijn slecht geïnformeerd en verliezen het vertrouwen in je dienst.

Kortom: Té verspreide informatie, frequente misverstanden en een algemeen gevoel van vaagheid, zowel voor het team als voor de klanten.

Fout 3: Onvoorziene gebeurtenissen van buitenaf verwaarlozen

Ongevallen, wegwerkzaamheden, stakingen, grillig weer, afwezige klanten… In de logistiek is het onverwachte de regel, niet de uitzondering. Toch blijven veel bedrijven hun leveringen plannen alsof elke dag vlot zal verlopen.

Resultaat: Bij de minste verstoring stort de planning als een kaartenhuis in elkaar. Vertragingen stapelen zich op, chauffeurs improviseren en de klantenservice wordt overspoeld met klachten.

Een schema dat zich niet aanpast, leidt tot:

• Ongeorganiseerde leverrondes zodra een evenement de geplande reisroute verstoort.
• Een mentale overbelasting voor de chauffeurs, omdat die in geval van een probleem aan hun lot worden overgelaten.
• Bijna geen reactiviteit, omdat aanpassingen van geval tot geval worden gemaakt, in haast.
• Een beschadigd merkimago door onverklaarbare vertragingen.

Fout 4: Logistieke KPI’s niet volgen en benutten

Een late levering, een ontevreden klant, een langer dan verwachte ronde… Deze gebeurtenissen zijn niet altijd anekdotisch. Zonder betrouwbare prestatie-indicatoren (KPI’s) is het moeilijk om te weten of dit uitzonderingen zijn… of waarschuwingssignalen.

Het niet volgen van je KPI’s is als rijden zonder dashboard: je gaat vooruit, maar weet nooit of je op de goede weg bent. Dit maakt je planning onduidelijk en onmogelijk te optimaliseren:

• Geen zicht op de werkelijke prestaties: het is moeilijk om de effectiviteit van je rondes te beoordelen.
• Blinde beslissingen: Je baseert je aanpassingen op indrukken, niet op feiten.
• Ontevreden klanten: Zonder data is het onmogelijk om doorlooptijden uit te leggen of te verbeteren.

Fout 5: Het schema niet aanpassen aan variaties in activiteit

Midden in de zomer leveren zoals tijdens de feestdagen? De maandag- en vrijdagrondes identiek organiseren? Als je leveringsschema het hele jaar door hetzelfde blijft, stel je jezelf bloot aan ernstige onevenwichtigheden. De realiteit is dat logistiek allesbehalve lineair is. Het varieert afhankelijk van de seizoenen, commerciële evenementen, gewoonten van klanten, feestdagen, enz. en zelfs het weer.

Een planning die zich niet kan aanpassen aan fluctuaties, leidt tot:

• Overbelasting voor teams in tijden van veel vraag.
• Bronnen worden onderbenut in tijden van minder vraag.
• Late of mislukte leveringen.
• Dalende winstgevendheid en frequentere fouten.

Kortom: een organisatie die gebeurtenissen meemaakt, in plaats van erop te anticiperen.

Best practices voor een effectieve planning voor het volgen van leveringen in 2025

Fouten corrigeren is goed. Het implementeren van een duurzame en evolutieve strategie is nog beter. Hier zijn de best practices die je kunt toepassen om van jouw logistieke planning een echte prestatiehefboom te maken.

1. Rust jezelf uit met smart planningssoftware

Geen statische planning meer in Excel. Om sneller te reageren, kiest je software voor leveringsplanning waarmee je:

• Rondes in realtime volgt dankzij geolocatie.
• Rondes automatisch aanpast op basis van verkeersomstandigheden of annuleringen.
• Leveringsstatussen in één klik bijwerkt.
• Kunt synchroniseren met bestaande zakelijke tools (ERP, CRM, TMS).
• Je klanten automatisch op de hoogte brengt en houdt.

☝️ Een tool als AntsRoute maakt het niet alleen mogelijk om de planning van rondes te automatiseren door rekening te houden met zakelijke beperkingen (tijdslots, voertuigcapaciteiten, leveringsgebieden), maar ook om leveringen in real-time te volgen. Resultaat? 50% minder telefoontjes naar de klantenservice, verhoogde efficiëntie, betere betrouwbaarheid… en een duidelijke stijging van de serviceniveaus per uur, aldus de logistiek directeur van Margain Marée.

2. Centraliseer communicatie voor gezamenlijke besturing

Een goede logistieke planning is afhankelijk van een team dat zich in dezelfde richting beweegt. Logistiek managers, chauffeurs en klantenservice moeten dezelfde zichtbaarheid delen en dit tegelijkertijd. Dit is mogelijk met:

• Een gedeeld dashboard dat de voortgang van rondes in real-time weergeeft.
• Automatische meldingen om vertragingen, aankomsten of wijzigingen te melden.
• Een ruimte voor berichten of commentaren om uitwisselingen vlotter te laten verlopen, met de mogelijkheid om foto’s of documenten bij te voegen.

☝️ Bij de Ferme Saint-André maken de chauffeurs systematisch foto’s van de manden die bij het afgiftepunt zijn achtergelaten. Deze beelden worden geïntegreerd in de opvolging en kunnen worden geraadpleegd door de klantenservice, een echt pluspunt in geval van een geschil.

3. Integreer activiteitsprognoses in je planning

Anticiperen betekent desorganisatie vermijden. Om je beschikbare middelen aan te passen aan volumes, vertrouw je op historische data en voorspellende algoritmen:

• Identificeer seizoensgebonden pieken (vakanties, uitverkoop, back-to-school, enz.).
• Pas je middelen vooraf aan: voertuigen, chauffeurs, tijdslots.
• Maak specifieke templates voor rondes per periode of per gebied.

De schema’s zijn dus realistisch, evenwichtig en worden beter geaccepteerd door de teams van de buitendienst.

☝️ “Het gebruik [van AntsRoute] heeft ons 40 tot 50% van de tijd bespaard op leveringen” en het “stelt ons ook in staat om grotere volumes op te vangen op toch al zeer gespannen dagen zoals Moederdag of Kerstmis”, zegt Maïté Galou, oprichter van Licorne Express.

4. Beheer je prestaties met de juiste KPI’s

Zonder betrouwbare indicatoren is het moeilijk om vooruitgang te boeken. Maar je hoeft niet alles te meten: focus op de logistieke KPI’s die echt helpen. Hier zijn de musts om je planning te evalueren:

• Stiptheid.
• Gemiddelde afwijking tussen de geplande tijd (ETA) en de werkelijke tijd.
• Succesvol leveringspercentage bij de eerste doorgang.
• Gemiddelde tijd per ronde.
• Niveau van klanttevredenheid.

Eén advies, centraliseer deze gegevens in duidelijke dashboards die in real-time worden bijgewerkt. Je identificeert dan snel je sterke punten en je verbeterpunten en bent in staat om je beslissingen op een concrete basis te nemen.

☝️ Bij Ferme Saint-André “stellen de gegevens die door de software worden verstrekt ons in staat om de oorsprong van verschillen beter te begrijpen, om bepaalde rondes aan te passen en [ons] op een betere manier te organiseren”, legt Véronique Pfister, hun technisch supervisor, uit.

5. Automatiseer om tijd te besparen en efficiëntie te verhogen

Het automatiseren van het bezorgschema bespaart dagelijks veel tijd. Hiermee kun je:

• Rondes genereren in een paar klikken op basis van beperkingen en prioriteiten.
• Automatisch meldingen sturen naar klanten.
• In real-time reageren op onverwachte gebeurtenissen.
• Operationele balansen opmaken zonder handmatige invoer.

Door de juiste tools, betrouwbare gegevens en naadloze samenwerking te combineren, kun je van jouw logistieke planning een strategische troef voor 2025 maken. Slimmere planning. Wendbaarder. En vooral… veel winstgevender.

Wil je de organisatie van leveringen verbeteren, vertragingen verminderen en planningen automatiseren zonder het dagelijkse leven van je teams te compliceren? Profiteer nu van een 7-daagse, vrijblijvende gratis proefperiode en ontdek hoe AntsRoute zich kan aanpassen aan jouw bedrijf en je last-mile planning kan vereenvoudigen.