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Redazione di un rapporto d’intervento efficace: quali sono le migliori pratiche da adottare?

Pubblicato il 26 Ottobre 2022 • Tempo di lettura: 6 min read

Per la maggior parte dei tecnici e degli agenti itineranti, la redazione dei rapporti d’intervento è un lavoro faticoso e dispendioso in termini di tempo. Tuttavia, nella maggior parte delle aziende, questi resoconti sono diventati indispensabili. Molto apprezzate dai clienti, queste schede permettono anche un monitoraggio rafforzato degli interventi e un’accelerazione del ciclo di fatturazione.
Per aiutarti a creare rapporti di intervento efficaci, abbiamo identificato gli elementi da includere e le migliori pratiche in materia.

Indice dei contenuti

• Elencare le informazioni utili da includere nel rapporto di intervento
  • Informazioni indispensabili in qualsiasi resoconto d’intervento
  • Dati da personalizzare in funzione dell’attività dell’impresa
• Dematerializzare i rapporti d’intervento
  • L’editing automatico dei rapporti di intervento comporta grandi guadagni in termini di produttività!
  • Aggiunta di foto alla scheda di intervento
  • Integrazione della firma elettronica
• Sfruttare in tempo reale i dati dei rapporti di intervento
  • Comunicazione del rapporto d’intervento al cliente finale
  • Miglioramento del servizio post-vendita
  • Utilizzo dei dati dei rapporti d’intervento da parte di altri servizi

Rapporti d’intervento ben redatti accelerano la fatturazione. Garantiscono inoltre un migliore monitoraggio dei lavori. Per i professionisti dell’assistenza, è una garanzia di maggiore soddisfazione dei clienti.

Elencare le informazioni utili da includere nel rapporto di intervento

Prima di tutto, il responsabile degli interventi sul campo deve stilare un elenco dei dati utili al monitoraggio dell’attività. Per farti guadagnare tempo, abbiamo sintetizzato le informazioni che si trovano più di frequente nei rapporti d’intervento dei nostri clienti. Ovviamente, nulla vieta di fare il punto su questo elenco con i tuoi clienti e gli altri servizi della tua azienda. Anzi, te lo consigliamo vivamente!

Informazioni indispensabili in qualsiasi resoconto d’intervento

Il primo obiettivo di una scheda d’intervento è di rispondere rapidamente alle domande essenziali: Chi? Cosa? Dove? Quando? Perché? Qualsiasi rapporto deve pertanto includere almeno le informazioni seguenti:

• Identità della società emittente: logo, nome commerciale, capitale sociale, partita IVA, indirizzo, informazioni di contatto ecc.
• Identificazione del tecnico o del corriere incaricato: nome, cognome o matricola.
• Dati del cliente presso il quale è pianificato l’intervento e nome del contatto per questo dossier.
• Motivo dell’intervento: riparazione di una lavastoviglie, controllo degli estintori, montaggio di un mobile ecc.
• Localizzazione geografica precisa dell’intervento.
• Data, ora di inizio e fine o durata dell’intervento.
• Origine dell’intervento: riferimenti dell’ordine di acquisto, data dell’email o della chiamata telefonica, manutenzione mensile programmata ecc.
• Firma o timbro del cliente finale

Questi campi obbligatori riducono il rischio di dimenticanze e incoraggiano la creazione di resoconti di interventi fattuali e realmente sfruttabili.

Rapporto di intervento creato su AntsRoute.

Dati da personalizzare in funzione dell’attività dell’impresa

Il gestore o il responsabile dell’azienda può anche prevedere, nel modello di scheda d’intervento, campi facoltativi personalizzati:

• Riferimento interno.
• Numero di targa e chilometraggio.
• Tipo di materiale o di strumenti utilizzati.
• Quantità di prodotti consumati; livello di uno stock da sorvegliare.
• Commenti sull’intervento o descrizione delle anomalie riscontrate.
• Consigli di messa in servizio o di utilizzo.
• Data e tipo della prossima operazione di manutenzione raccomandata.
• Natura del test o del campione prelevato per un laboratorio di analisi ecc.

Tali dati aggiuntivi possono essere elenchi, caselle di controllo o caselle di testo da compilare. Specifici a un mestiere o a un settore di attività, dimostrano la professionalità dei tuoi team e la realizzazione di interventi a regola d’arte.

Dematerializzare i rapporti d’intervento

In teoria, nessuna regola o norma impone modelli specifici affinché una scheda d’intervento sia considerata valida. Puoi scegliere. Puoi redarre bolle d’intervento su supporto cartaceo, con l’aiuto di Word o Excel oppure utilizzando un CRM o un’applicazione mobile. Tuttavia, la digitalizzazione dei rapporti d’intervento presenta numerosi vantaggi.

L’editing automatico dei rapporti di intervento comporta grandi guadagni in termini di produttività!

Richiedendo ai tuoi agenti di compilare i loro report tramite un’applicazione mobile, risparmierai una notevole quantità di tempo nella gestione delle schede di intervento. Procedendo in tal modo, non avrai più bisogno di decifrare scritture a volte illeggibili o di correre dietro a documenti andati persi! Un software di gestione delle consegne come AntsRoute consente infatti di generare i propri rapporti d’intervento in pochi clic. Durante l’editing del documento in formato PDF, le informazioni raccolte dagli agenti si integrano automaticamente, senza che avrai bisogno di inserire alcun dato.

Aggiunta di foto alla scheda di intervento

La maggior parte dei software gestionali di consegna offrono anche la possibilità di aggiungere fotografie al proprio rapporto d’intervento. Niente di più efficace di qualche foto per dimostrare l’assenza di un cliente durante il passaggio di un fattorino o il buono stato di una merce! Prese in loco dall’agente direttamente nell’applicazione mobile, queste sono quindi molto utili per prevenire le controversie e scoraggiare i reclami.

Aggiunta di prove di intervento all’applicazione mobile AntsRoute.

Integrazione della firma elettronica

Grazie alla digitalizzazione dei rapporti d’intervento, potrai usufruire anche dei vantaggi della firma elettronica. Grazie alla firma digitale, molto pratica in situazioni di mobilità, puoi dimostrare il corretto svolgimento di un’operazione prima ancora del ritorno dell’agente. Non avrai più bisogno di rovistare fra pile di documenti per ritrovare la prova di consegna mancante, scannerizzarla e inviarla al cliente. L’archiviazione, la conservazione e lo smistamento dei resoconti di intervento numerici sono infatti molto più semplici.

Sfruttare in tempo reale i dati dei rapporti di intervento

Grazie all’editing automatizzato dei rapporti d’intervento, questi potranno essere trasmessi ai tuoi clienti senza perdita di tempo o rischi di errore di immissione. I clienti non sono però gli unici interessati ai dati contenuti nelle schede di intervento. Sono coinvolti infatti molti altri servizi aziendali.

Comunicazione del rapporto d’intervento al cliente finale

Ormai bastano pochi clic per trasformare le informazioni immesse dagli agenti in un documento PDF che sarà subito spedito al cliente. Questo tipo di comunicazione, quasi in tempo reale, rafforza la fiducia dei clienti e garantisce la trasmissione dei rapporti di intervento, eliminando ogni rischio di perdita o di furto dei documenti.

Miglioramento del servizio post-vendita

I rapporti di intervento elettronici consentono inoltre di semplificare il lavoro del servizio post-vendita, per esempio in caso di passaggi multipli da un cliente. Tutti gli elementi relativi agli interventi sono infatti raggruppati in un unico software che consente di tracciare rapidamente la cronologia di un cliente, di un corriere o di un addetto alla manutenzione. In pochi clic, il servizio post-vendita potrà visualizzare:

• I tipi di operazione o di consegna effettuati.
• Il nome dei tecnici coinvolti.
• Le problematiche incontrate sul campo e le soluzioni messe in pratica.
• I commenti sugli interventi ecc.

Un rapporto d’intervento generato su AntsRoute è inviato al cliente.

Utilizzo dei dati dei rapporti d’intervento da parte di altri servizi

Ciliegina sulla torta: il software AntsRoute offre strumenti concreti per “liberare” le informazioni immesse dagli agenti sul campo e incoraggiarne così l’utilizzo da parte degli altri servizi della società.

Una soluzione come Zapier, che collega più di 2000 applicazioni, consente per esempio di connettere direttamente AntsRoute e il software di contabilità Quickbooks.
Gli utenti potranno così impostare una comunicazione automatica delle informazioni cliente fra i due programmi. Potranno inoltre programmare tali software affinché a ogni nuova fatturazione il relativo intervento si aggiunga in tempo reale al carrello degli interventi di AntsRoute.

Similmente, i clienti dotati del programma Odoo potranno snellire la gestione della propria attività installando una comunicazione diretta delle informazioni tra Odoo e AntsRoute. Per esempio, ogni volta che un buono di acquisto viene editato in Odoo, un nuovo progetto d’intervento o di consegna è automaticamente creato in AntsRoute. Implementando questo tipo di soluzione, eviterai quindi ai tuoi team di perdere tempo con l’immissione di dati, per una produttività e un’efficienza ottimali!

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