Precios del Software TMS: Comprender los Costes para Ayudarte a Escoger la Solución Adecuada

Publicado en 2 enero 2025 • Lectura: 12 min read

Escoger un software de gestión del transporte, o TMS, es una decisión estratégica para cualquier empresa. Los beneficios son numerosos: optimización de costes, mejora del rendimiento logístico y mayor satisfacción del cliente. No obstante, a menudo surge una pregunta: ¿cuánto cuesta un TMS?

Entre los diferentes modelos de precios, los costes directos e indirectos y el retorno de la inversión que se puede esperar, la elección puede parecer compleja. Este artículo te ayudará a entender los elementos clave que influyen en el precio de un TMS y a identificar la solución más adecuada. Entre ellos, AntsRoute, nuestro software diseñado para pymes, destaca por su excelente relación calidad-precio.

Índice:

• El TMS: un catalizador del rendimiento logístico
• Factores que influyen en el precio de un TMS
• El coste real de un TMS
• ¿Qué retorno de la inversión (ROI) puedes esperar?
• Tabla comparativa de los principales software TMS
• ¿Cómo elegir el software TMS adecuado para tu negocio?

El TMS: un catalizador del rendimiento logístico

¿Qué es un software TMS?

El TMS es mucho más que una simple herramienta administrativa: es un medio para gestionar flujos, planificar rutas y controlar costes. No obstante, esta visión limitada pasa por alto su verdadero potencial: el de acelerar el rendimiento global. Por ejemplo, Help Air à Domicile registró un aumento de productividad del 15 al 30% después de integrar nuestro TMS.

Principales funciones de un TMS

Un TMS de alto rendimiento, como AntsRoute, incluye funciones esenciales para optimizar tus operaciones:

• Planificación y seguimiento: Seguimiento en tiempo real de camiones y mercancías, optimización de rutas y gestión proactiva de retrasos.
• Gestión de costes y facturación: Automatización de procesos (facturación, cálculo de costes, prefacturación) y visualización de márgenes en tiempo real.
• Análisis de rendimiento: Cuadros de mando personalizados, análisis predictivo de tendencias e informes detallados.
• Funcionalidades avanzadas: Gestión documental sin papel, portales colaborativos e integración con herramientas de terceros.

¿Sabías que? Las empresas que utilizan un TMS ahorran hasta un 5% en sus costes de transporte gracias a una mejor gestión de las rutas y de la tasa de ocupación de los camiones.

Las 4 funciones principales de un TMS.

Convierte tus limitaciones en una ventaja competitiva

Adoptando un TMS, podrás:

• Reducir los costes logísticos: Optimizar las rutas, reducir los kilómetros innecesarios, ahorrar hasta 20€ por ruta y hacer un mejor uso de la flota.
• Mejorar el servicio al cliente: Ofrecer visibilidad en tiempo real de los pedidos, comunicar de forma proactiva las contingencias y aumentar la satisfacción del cliente.
• Ahorrar tiempo y aumentar la productividad: Automatizar las tareas repetitivas y liberar a los equipos para tareas de mayor valor añadido.
• Optimizar los recursos: Analizar los datos para identificar tendencias, mejorar el uso de los vehículos y ajustar los servicios en función del feedback de los clientes.
• Innovar para un futuro sostenible y flexible: reducir la huella de carbono planificando itinerarios ecológicos.

Adoptando un TMS, puede convertir sus limitaciones en una ventaja competitiva.

Factores que influyen en el precio de un TMS

El coste de un software de gestión de transporte varía en función de una serie de criterios. Entender estos factores te ayudará a escoger una solución que se adapte a tus necesidades y a tu presupuesto.

Modelos de precios: ¿SaaS o licencia?

¿Estás pensando en invertir en un TMS para optimizar tus operaciones? Tienes dos opciones principales: modelos SaaS (Software as a Service) o el modelo de licencia de software.

A continuación te mostramos una rápida comparación:

Modelos SaaS de TMS

✅ Ventajas:

• Bajo coste inicial (suscripción mensual o anual, desde 34€/mes por vehículo en AntsRoute).
• Accesible desde cualquier dispositivo conectado.
• Mantenimiento incluido (actualizaciones, seguridad y soporte).

❌ Desventajas:

• Dependencia del proveedor para el alojamiento y la seguridad de los datos.
• Costes recurrentes en función del número de usuarios y módulos añadidos.

Modelos de licencia de TMS

✅ Ventajas:

• Control total sobre los datos y la infraestructura.
• Rentabilidad a largo plazo tras la amortización inicial.

❌ Desventajas:

• Alta inversión inicial.
• Mantenimiento gestionado internamente (necesidad de un equipo de TI dedicado).

En resumen, si buscas una solución asequible con un bajo coste inicial, el SaaS es ideal. Por otro lado, un modelo de licencia puede resultar más rentable a largo plazo si tu presupuesto permite una inversión inicial sustancial.

Software TMS SaaS vs. TMS con licencia.

Tamaño de la empresa

• Pequeñas empresas: TMS sencillo con funciones básicas como planificación de rutas o seguimiento de entregas.
• Pymes: Funcionalidades avanzadas como integración con sistemas ERP o módulos de análisis.
• Grandes empresas: Sistemas complejos con gestión de gran volumen y personalización avanzada.

En un modelo SaaS, el precio suele basarse en el número de vehículos o usuarios. Cuanto más aumentan estas cifras, mayor es el coste total.

Otros factores que afectan al precio

Necesidades específicas

• Simple: Módulos básicos que reducen los costes.
• Avanzado: Funcionalidades más avanzadas, como inteligencia artificial, aumentan el presupuesto.

Por ejemplo: una pyme del sector alimentario puede conformarse con funciones básicas, mientras que una multinacional de logística podría invertir en herramientas predictivas para gestionar la estacionalidad.

Complejidad de la integración

• Integración básica: Un TMS autónomo o con conexiones limitadas es más asequible.
• Integración avanzada: La conexión a sistemas como ERP, WMS o herramientas específicas (CRM, telemática) requiere personalización, pruebas y formación, lo que aumenta el coste.

Escalabilidad

Un TMS escalable, capaz de adaptarse al crecimiento de tu negocio, puede implicar costes adicionales.

Formación del equipo

La formación generalmente representa entre el 10% y el 20% del coste total de un TMS. Las empresas más grandes o aquellas con procesos complejos a menudo necesitan invertir más en la formación de sus equipos, incluyendo sesiones presenciales y remotas, así como materiales personalizados.

Consejo: Opta por un proveedor que ofrezca formación integrada o tutoriales online para limitar estos costes. ¡AntsRoute es el colaborador perfecto!

Muchos factores influyen en el precio de un TMS.

El coste real de un TMS

Cuando una empresa invierte en un TMS, es importante tener en cuenta no solo los costes directos asociados con su adquisición y uso, sino también los costes indirectos y ocultos, que pueden tener un impacto en la eficiencia global de la empresa.

Costes directos

Los costes directos incluyen todos los gastos claramente identificables relacionados con la compra, instalación y uso del TMS. Estos costes varían en función del modelo elegido (SaaS o licencia) y las necesidades específicas de la empresa.

Modelo de Licencia: Inversión de entre 10.000€ y 300.000€ en función de la complejidad y el tamaño.

Modelo SaaS: Costes mensuales estimados por tamaño de empresa.

• Pequeñas empresas: Funciones básicas (gestión de rutas, optimización de rutas, seguimiento en tiempo real).
  Tarifas mensuales: Entre 30€ y 50€ por vehículo o usuario. Una empresa con 5 vehículos pagará entre 150€ y 250€ al mes, o entre 1.800€ y 3.000€ al año. Con AntsRoute, la misma empresa pagará alrededor de 185€ al mes, o 2.220€ al año.
• Pyme: Funcionalidades avanzadas como integración ERP, gestión de KPIs e informes analíticos.
  Tarifas mensuales: Entre 40€ y 80€ por vehículo o usuario. Una pyme con 20 vehículos pagará entre 800€ y 1.600€ al mes, o entre 9.600€ y 19.200€ al año.
• Grandes empresas: Módulos personalizados, IA, gestión de grandes volúmenes de datos, integración multisistema (ERP, WMS).
  Tarifas mensuales: Entre 70€ y 150€ por vehículo o usuario. Una gran empresa con 100 vehículos pagará entre 7.000€ y 15.000€ al mes, o entre 70.000€ y 180.000€ al año.

El coste de un TMS SaaS vs. un TMS con licencia.

Otros costes directos de un TMS SaaS:

• Módulos complementarios: Entre 100€ y 1.000€ al mes.
• Tarifas por volumen: Los costes aumentan en función del número de pedidos o kilómetros optimizados.

Consejo: Las suscripciones anuales ofrecen un descuento del 10%-20% en comparación con los pagos mensuales.

Resumen de costes directos:

5 costes indirectos y ocultos

Los costes indirectos están vinculados con el impacto organizativo del TMS y los recursos necesarios para garantizar su implementación y uso de forma efectiva.

1. Implementación

• Análisis de necesidades: La identificación de los procesos existentes y las funcionalidades necesarias requiere recursos internos.
• Transferencia de datos: La transferencia de datos (clientes, pedidos, rutas) requiere tiempo, habilidades específicas y, a veces, herramientas externas.
• Periodo de aprendizaje: Los equipos pueden experimentar una caída de la productividad mientras se familiarizan con el nuevo sistema.

2. Formación continua

• Formación inicial: A menudo incluida, requiere recursos para enseñar a los equipos a utilizar el sistema.
• Formación continua: Puede ser necesaria una formación adicional para los nuevos empleados o para el uso de nuevas funciones.

3. Reorganización de equipos

La introducción de un TMS puede requerir una reorganización de los equipos o un ajuste de los roles, lo que puede implicar costes de contratación o readaptación del equipo.

4. Gestión de la contingencia

• Averías o interrupciones: Los problemas técnicos (averías del servidor, errores) pueden provocar retrasos y costes adicionales.
• Cambio de proveedor de SaaS: Si el TMS ya no satisface las necesidades de la empresa, un cambio de software implica costes de rescisión y migración.

Consejo: Para evitar sorpresas desagradables, solicita al proveedor un presupuesto detallado, incluyendo los costes de implementación, integración y cualquier personalización.

5. Mantenimiento y actualizaciones

Después de la implementación, el TMS requiere actualizaciones y mantenimiento periódicos. Estos costes pueden incluir:

• Actualizaciones de software: Algunas están incluidas, pero otras pueden tener coste.
• Asistencia técnica: Pueden aplicarse cargos adicionales por soporte continuo, según el contrato elegido.

Consejo: Para evitar sorpresas desagradables, solicita al proveedor un presupuesto detallado, incluyendo los costes de implementación, integración y cualquier personalización.

Los 5 costes indirectos de un TMS.

Con AntsRoute: garantías para evitar sorpresas desagradables

AntsRoute destaca por una gestión transparente y sin costes ocultos:

• Presupuesto detallado: Cada cliente recibe una estimación precisa del coste, que incluye instalación, formación y uso.
• Módulos incluidos: A diferencia de otras soluciones, el precio básico de AntsRoute incluye las funcionalidades esenciales (optimización de rutas, seguimiento en tiempo real, gestión de notificaciones).
• Transparencia en las opciones avanzadas: Las funciones premium (integración específica, API, informes personalizados) se ofrecen a precios claros antes de la activación.
• Sin costes imprevistos relacionados con el volumen: AntsRoute no cobra en función del número de pedidos o datos, garantizando unos costes estables.
• Soporte incluido: La formación inicial está incluida en todos los paquetes, para que puedas familiarizarte con el software de forma eficaz y sin coste adicional.
• Documentación completa: Las guías y la documentación accesibles reducen la necesidad de formación de pago.

Precios del software AntsRoute.

¿Qué retorno de la inversión (ROI) puedes esperar?

La adopción de un TMS puede generar un ROI significativo gracias a beneficios medibles en diversas áreas. A continuación se detallan los principales beneficios e indicadores a tener en cuenta para evaluar su impacto:

Reducción de los costes operativos

• Optimización de rutas: Reducción de entre el 20% y el 30% de las distancias recorridas, reduciendo los costes de combustible.
• Mejora de la tasa de llenado de los vehículos: Gestión óptima de la capacidad de los vehículos, limitando los viajes en vacío.
• Reducción de los tiempos de espera: Mejora de la coordinación con los transportistas y los puntos de entrega, como refleja Licorne Express, que ha ahorrado hasta un 50% en sus operaciones.

Ganancias de productividad

• Automatización de tareas: Permite disponer de más tiempo para actividades de mayor valor añadido. GHEMM ha reducido el tiempo de planificación de rutas de 60 minutos a 10 minutos, multiplicando por 6 su productividad.
• Reducción de errores: La automatización reduce los conflictos y las entregas fallidas.
• Aceleración de la formación: Margain Marée ha reducido a la mitad el tiempo de formación de los conductores, de una semana a 2 o 3 días.

Mejora de la satisfacción del cliente

• Reducción de las llamadas de los clientes: Margain Marée ha visto una reducción del 50% de las llamadas gracias al seguimiento en tiempo real de las entregas.
• Menos errores de entrega: Una mejor planificación y un comprobante digital de la entrega aumentan la satisfacción del cliente.

El retorno de la inversión de un TMS.

¿Cómo se calcula el ROI?

Para estimar el ROI de un TMS, puedes utilizar esta sencilla fórmula:
ROI (%) = (Beneficios generados – Costes invertidos) / Costes invertidos x 100

• Beneficios generados: Total de ahorros logrados (combustible, tiempo, mano de obra) y ganancias financieras vinculadas a la mejora de las ventas o la satisfacción.
• Costes invertidos: Precio de compra o suscripción del TMS, implementación, formación y mantenimiento.

A continuación compartimos un ejemplo concreto:

• Ahorro anual estimado: 50.000€ (combustible, mano de obra, satisfacción del cliente).
• Coste anual del TMS: 120.000€ (suscripción + formación).
• ROI: [(50 000 – 12 000)/12 000] x 100 = 316%.

El ROI de un TMS se puede conseguir en unos meses o en un año, dependiendo del tamaño de la empresa y de la complejidad de los flujos logísticos.

¿Cómo elegir el software TMS adecuado para tu negocio?

Hazte las preguntas adecuadas

Antes de comparar soluciones, tómate el tiempo para definir tus necesidades respondiendo a las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son tus necesidades específicas? Seguimiento en tiempo real, optimización, desmaterialización, análisis, etc.
• ¿Qué esperan tus clientes? Visibilidad en tiempo real, opciones de entrega flexibles, etc.
• ¿Cuál es el tamaño y la complejidad de tu flota? Número de vehículos, tipos de viajes, frecuencia de entregas, etc.
• ¿Cuál es tu presupuesto y qué ROI esperas? Identifica los ahorros potenciales y las ganancias de productividad esperadas.
• ¿Tu TMS necesita integrarse con tus sistemas existentes? Comprueba la compatibilidad con tu ERP, CRM y otras herramientas.

Probar antes de invertir: la importancia de las pruebas gratuitas

Escoger un TMS puede ser estresante, sobre todo cuando la inversión es importante. Muchos editores, como AntsRoute, ofrecen periodos de prueba gratuitos. Aprovecha esta oportunidad para:

• Probar las funcionalidades clave en condiciones reales.
• Analizar la ergonomía y la eficiencia del software.
• Validar la adecuación a tus procesos existentes.

No obstante, existen límites: una fase de prueba mal preparada puede movilizar recursos (integración, formación) sin garantizar resultados convincentes. Por tanto, es importante definir objetivos claros desde el principio.

Tendencias a tener en cuenta en 2025

El sector de los TMS está evolucionando rápidamente para satisfacer las demandas del mercado. Estas son las principales tendencias:

• Inteligencia artificial y aprendizaje automático: Para previsiones aún más precisas y una optimización dinámica.
• Integración de IoT: Sensores conectados para un seguimiento detallado de las mercancías.
• TMS colaborativo: Intercambio mejorado de datos entre colaboradores para una logística más ágil.
• Sostenibilidad: Herramientas para calcular la huella de carbono y optimizar las rutas para reducir las emisiones.

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