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Los desafíos logísticos de la entrega a domicilio de farmacias hospitalarias: retos y soluciones

Publicado en 17 mayo 2024 • Lectura: 9 min read

La Hospitalización a Domicilio (HaD) es cada vez más importante para el bienestar de los pacientes. Les permite regresar a sus hogares mientras continúan recibiendo cuidados vitales. Sin embargo, requiere un suministro eficaz de medicamentos para evitar interrupciones en el tratamiento o errores médicos.

Esta logística es principalmente responsabilidad de las farmacias hospitalarias. Estos profesionales de la salud se enfrentan a diversos desafíos de seguridad, como la trazabilidad necesaria, la transferencia de datos, las necesidades de adaptación terapéutica y el respecto de las dosis. Al mismo tiempo, deben optimizar sus costos, garantizar entregas en tiempo real y evitar la falta de medicamentos.

Para ayudarte a comprender estos desafíos, abordamos los siguientes puntos en este artículo:

• La gestión actual de medicamentos para pacientes hospitalizados a domicilio.
• Los desafíos logísticos de la entrega a domicilio para farmacias hospitalarias.
• Nuevas soluciones tecnológicas para abordar estos desafíos logísticos de la salud.

La entrega de medicamentos es crucial para los pacientes hospitalizados a domicilio. Este servicio garantiza la continuidad del tratamiento médico. Las soluciones tecnológicas permiten a las farmacias hospitalarias simplificar esta logística de atención sanitaria.

¿Quién gestiona la entrega de medicamentos de pacientes hospitalizados a domicilio?

La hospitalización a domicilio está autorizada en un marco jurídico específico. Se requiere una prescripción médica y el consentimiento explícito del paciente o su representante, así como del médico tratante. Sin estas autorizaciones o una estructura de HaD disponible, los pacientes permanecen en establecimientos de atención médica. Los tratamientos recetados en casa son muy diversos, a veces son cápsulas o comprimidos administrados por vía oral, pero también tratamientos más complejos, como soluciones inyectables por perfusión intravenosa. Solo algunos establecimientos pueden ofrecer esta atención a domicilio.

Las estructuras de HaD autorizadas se considerancomo establecimientos de hospitalización sin alojamiento y están sujetas a las mismas restricciones que los hospitales privados y públicos. Entre sus obligaciones, deben proporcionar medicamentos en las condiciones establecidas por el artículo 72 de la Ley 29/2006. Para ello, se basan en su farmacia hospitalaria. En su ausencia, también están autorizadas a firmar un convenio con un farmacéutico que gestione otra farmacia hospitalaria o un titular de una oficina de farmacia.

Las farmacias hospitalarias se encargan de la gestión, el suministro, la preparación, el control, la evaluación y la dispensación de los medicamentos y productos de salud necesarios para los pacientes en HaD. También se aseguran de informar a los pacientes y de garantizar el uso adecuado de los medicamentos en colaboración con el equipo de atención médica.

El farmacéutico responsable de una farmacia hospitalaria organiza la dispensación de los medicamentos prescritos.

El farmacéutico responsable de la farmacia hospitalaria recibe todas las recetas dispensadas por la estructura de HaD para la atención domiciliaria. En acuerdo con el médico coordinador, organiza para cada paciente el circuito de entrega de los medicamentos recetados (por vía oral o intravenosa) u otro dispositivo médico. También tiene la opción de recurrir a oficinas de farmacia, además de los productos de su farmacia hospitalaria.

Las farmacias hospitalarias también entregan medicamentos a domicilio a ciertos pacientes no hospitalizados en el marco de la retrocesión de medicamentos. Son tratamientos que requieren un seguimiento particular en su prescripción o dispensación, como antirretrovirales o medicamentos contra el cáncer. Algunas preparaciones magistrales u hospitalarias también pueden ser retrocedidas sin estar incluidas en la lista.

¿Cuáles son los desafíos logísticos para entregar medicamentos a domicilio a pacientes hospitalizados?

Hemos identificado 3 grandes tipos de desafíos logísticos para la entrega a domicilio de medicamentos desde las farmacias hospitalarias.

Los 3 retos logísticos para entregar medicamentos a domicilio de pacientes hospitalizados.

1. Aseguramiento y retirada de medicamentos (serialización)

El primer desafío es común a la gestión global de tratamientos médicos, es decir, la necesaria trazabilidad y seguridad de los medicamentos y otros dispositivos médicos.

Responde a la necesidad de cumplimiento normativo y control de buenas prácticas de fabricación por parte de las autoridades sanitarias. Esto incluye el cumplimiento de normas de almacenamiento, distribución y documentación. El objetivo es garantizar la calidad y seguridad de la atención, así como la confidencialidad de los datos de los pacientes.

Además, cada tratamiento debe poder ser rastreado desde su adquisición hasta su administración al paciente. Este control incluye la gestión de recordatorios de medicamentos y la vigilancia de efectos secundarios. Supone una verdadera vigilancia y experiencia medicamentosa, en coordinación con el equipo de atención médica.

La trazabilidad de los medicamentos también permite luchar contra el riesgo de falsificación, que ha aumentado desde la pandemia de Covid-19 y el desarrollo del comercio electrónico. Para combatir este problema, el Parlamento Europeo ha introducido dos nuevos tipos de dispositivos: la serialización y el control de la inviolabilidad de las cajas de medicamentos.

La serialización se está implementando gradualmente en los hospitales desde algunos años. Requiere la aplicación de un identificador único en cada caja. Este número se registra en una base de datos central. Se escanea durante la entrega del medicamento para verificar su autenticidad.

La implementación de la serialización implica importantes adaptaciones técnicas, organizativas e informáticas para las farmacias.

La retirada de las cajas de medicamentos (desactivación del identificador único) conlleva un trabajo adicional para las farmacias de los hospitales. Estas pueden retirar, escanear y volver a empaquetar los medicamentos a la recepción, al reabastecimiento o a la distribución. Pero esta actividad que consume mucho tiempo requiere espacio y recursos adicionales. Los software de recepción deben estar interconectados con la base de datos nacional. Por lo tanto, se necesitan inversiones en recursos humanos, escáneres y software informáticos.

Los desafíos de los farmacéuticos hospitalarios no se acaban ahí. También deben gestionar simultáneamente la devolución de productos de otros servicios o establecimientos, así como otros productos en stock que no están serializados.

La serialización de los medicamentos se está introduciendo gradualmente en los hospitales.

2. La transferencia de datos y responsabilidad entre profesionales de la salud

Esta problemática se añade a las cuestiones de seguridad. Desde el prescriptor hasta el paciente, pasando por el farmacéutico, los servicios administrativos, el transportista y el equipo de atención médica: la cadena de distribución es muy larga.

El desafío comienza desde la entrega de la receta. Los software de hospitales y los de las estructuras de HaD rara vez están conectados. Esto impide la transferencia directa de datos en formato estructurado (nombre del tratamiento, dosis y frecuencia de administración). Más del 80 % de las estructuras de HaD deben volver a ingresar las recetas en su software. Esta actividad es a la vez consumidora de tiempo y fuente de errores de transcripción y de medicación.

Las numerosas intermediaciones también generan riesgos para la conformidad terapéutica y el respeto de los protocolos. Para ser más claros, la falta de contacto directo entre el médico, el paciente y su farmacéutico hospitalario puede afectar la toma adecuada de medicamentos.

Lo mismo ocurre con los posibles efectos secundarios u otras interacciones medicamentosas. Requieren una coordinación muy buena entre el equipo hospitalario y los cuidadores domiciliarios, para realizar las vigilancias clínicas necesarias, ajustar las dosis e intervenir rápidamente si es necesario.

3. Existencias optimizadas y seguros para entregas garantizadas en tiempo real

Las obligaciones de los farmacéuticos hospitalarios no se limitan a asegurar los medicamentos y la correcta transcripción de las recetas. También deben asegurarse de tener suficientes existencias de comprimidos orales, soluciones inyectables, vacunas, equipos de protección personal (EPP), productos de higiene y otros dispositivos médicos.

Y esto es 7 días a la semana, ya que los cuidados de las personas hospitalizadas en hospitales o en sus hogares no se detienen los fines de semana. Cualquier retraso en la atención y la toma de medicamentos puede tener serias repercusiones en su salud.

Esta obligación es todavía más crítica, ya que las escaseces se multiplican en los últimos años. En 2023, la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios, indicó que faltaban 2.947 fármacos, un aumento del 27% respecto a 2022. Las farmacias hospitalarias deben estar alerta y tener suficientes existencias. Desde entonces, se hace un estricto seguimiento de una lista de fármacos esenciales.

A pesar de estas importantes limitaciones, las farmacias hospitalarias deben garantizar un suministro confiable y en tiempo real, optimizando costos y plazos de entrega.

Una buena gestión y control de inventario son imperativos. Permiten el reaprovisionamiento automático antes de alcanzar un umbral de existencias crítico.

Un seguimiento adecuado de los flujos logísticos también ayuda a anticipar las necesidades futuras, estacionalidades, frecuencias, tendencias y futuras necesidades de tratamiento médico, según las áreas de intervención de los hospitales involucrados.

Y la optimización de las entregas garantiza a los pacientes entregas en tiempo real, sin retrasos en la realización de la atención en su hogar.

¿Qué soluciones tecnológicas existen para responder estos desafíos de logística de salud?

Se han desarrollado muchas soluciones tecnológicas en los últimos años para ayudar a las farmacias hospitalarias y otros servicios de salud a hacer frente a estos desafíos de seguridad, gestión y optimización.

No podemos listar todas estas soluciones en este artículo, pero le proponemos centrarnos en algunas de las más innovadoras y efectivas.

Soluciones tecnológicas para afrontar los retos de la logística sanitaria.

1. Transferencia automatizada de datos de recetas con los software de HaD

La empresa MHComm ha abordado el problema de la transferencia de recetas con los software de HaD. Ha integrado la tecnología de transcripción automática de Posos en el expediente electrónico del paciente de MHCare especializado en hospitalización a domicilio. Esta asociación representa un avance significativo, ya que permite, al ser admitido en HaD, una transcripción instantánea de los tratamientos y dosis desde una receta en papel, simplemente tomando una fotografía de la misma. Esto reduce los errores de transcripción, ahorra tiempo para los cuidadores y proporciona una mayor seguridad para los pacientes.

2. Mejora del picking mediante automatización y realidad asistida

Ya sea para personas hospitalizadas in situ o en sus hogares, la preparación de tratamientos médicos requiere rigurosidad y rapidez. Los farmacéuticos y el equipo de atención médica deben seguir estrictamente las recetas, a pesar de las numerosas referencias disponibles y las limitaciones de tiempo.

El uso de carros hospitalarios automatizados mejora la eficiencia y seguridad de la distribución de medicamentos desde la farmacia central hasta el paciente. Este es el caso del innovador sistema Cart de Antares Vision Group. Después de identificar al paciente, la prescripción terapéutica aparece en la pantalla. Luego, el sistema robotizado dentro del carro presenta directamente los medicamentos en la superficie de trabajo. Esto garantiza un ahorro de tiempo sin limitaciones para el personal y una seguridad adicional en el suministro de medicamentos.

La adopción de tecnologías de realidad asistida también mejora la precisión y reduce los errores en la distribución de medicamentos. El hospital de la Citadelle de Lieja está experimentando actualmente con gafas conectadas a un pequeño teclado (un keypad) adjunto al brazo o a la cintura. Este sistema inventado por la startup Get Your Way reemplaza las listas de distribución en papel. Reduce considerablemente la necesidad de control y los riesgos de error durante las preparaciones. En la práctica, el keypad está conectado por wifi al servidor, que alberga las listas de distribución. La información contenida se envía a las gafas del preparador o farmacéutico, quien solo tiene que leerlas y verificar los medicamentos llevados con el lector de etiquetas RFID integrado.

3. Optimización de entregas con un software de optimización de rutas

Una vez preparados, los medicamentos deben entregarse rápidamente para administrarlos a tiempo. Pero tampoco es posible dejar los tratamientos frente al hogar de los enfermos. Las farmacias hospitalarias deben ser capaces de prever tiempos de paso y ventanas de entrega adecuadas, evitando al mismo tiempo aumentar las horas extras para los repartidores. Además, deben manejar adiciones de última hora y cambios de prescripciones que deben realizarse de forma urgente. Durante las hospitalizaciones en el hogar, la entrega de medicamentos a menudo es una necesidad vital que prohíbe cualquier retraso. Esto requiere una organización real, difícil de lograr manualmente.

Al igual que el GHEMM, un grupo hospitalario en Francia, es posible optar por un software de optimización de rutas, como el de AntsRoute, para simplificar la planificación de entregas a personas hospitalizadas a domicilio.

Permite:

• Planificar automáticamente las visitas.
• Optimizar las rutas y reducir los kilómetros recorridos.
• Integrar las restricciones de pacientes, cuidadores y repartidores.
• Programar citas.
• Asegurar la trazabilidad de las entregas.

Además de muchas otras opciones de optimización disponibles a petición.

El seguimiento de una ruta de entregas de medicamentos en AntsRoute.

Gracias al software de AntsRoute, el servicio logístico del GHEMM construye rutas seguras en 5 a 10 minutos en lugar de una hora anteriormente. El software le permitió optimizar las rutas e incorporar automáticamente tiempos de 15 minutos por cada paciente. Esto resulta en un ahorro de tiempo muy importante, entregas seguras, tiempos de trabajo respetados y pacientes tranquilos.

Los desafíos son múltiples, pero existen soluciones para seguir desarrollando los servicios de hospitalización domiciliaria de manera segura.