Las ventajas de un TMS para su empresa de transportes

Publicado en 4 marzo 2025 • Lectura: 9 min read

Como empresa de transporte, busca constantemente optimizar sus procesos de entrega. Reducir el número de kilómetros recorridos, optimizar las cargas y las entregas, limitar los kilómetros en vacío, cumplir los plazos, reducir los costes logísticos: todas estas son cuestiones a las que está atento. Y está pensando en optar por un software TMS (Transport Management System) para gestionar estos procesos con mayor eficacia.

Este artículo es para usted. Respondemos a sus principales preguntas:

• ¿Qué es el software de transporte TMS y cómo funciona?
• ¿Por qué adoptar un TMS para optimizar sus entregas?
• Los criterios esenciales para elegir el TMS adecuado para su empresa
• Las 5 mejores prácticas para una implantación exitosa

1. ¿Qué es el software de transporte TMS y cómo funciona?

El software TMS (Transport Management System) es una herramienta informática diseñada para optimizar la gestión del transporte de mercancías.

Permite a los operadores planificar, ejecutar, optimizar y seguir las operaciones de transporte en tiempo real. Centraliza todos sus datos de transporte y les ayuda a gestionar su negocio día a día, con 2 objetivos principales: optimizar sus entregas y reducir sus costes logísticos.

Existen varios tipos de TMS, adaptados a las necesidades específicas de las empresas, ya sean transportistas, cargadores o distribuidores.

• Los TMS para cargadores generan órdenes de transporte y ayudan a seleccionar transportistas.
• Los TMS para transportistas o proveedores gestionan las órdenes de transporte, las planifican y las facturan.

Estas herramientas incluyen una serie de funciones comunes, así como funciones específicas del negocio del fletador o transportista.

En este artículo nos centraremos en los TMS de transporte. Estos proveedores de TMS se dirigen a empresas de transporte, así como a empresas para las que la entrega desempeña un papel central, como la entrega a domicilio de comidas o equipos médicos.

Las 6 funciones principales de un TMS de transporte son:

Las 6 funciones principales de un TMS de transporte.

1. Gestión de pedidos y costes: El software centraliza la información y las solicitudes de sus clientes, se integra con sus sistemas ERP y CRM, calcula los precios, realiza el seguimiento de sus costes de transporte y automatiza la facturación.
2. Gestión de flotas y asignación de tareas de transporte: El TMS de transporte asigna automáticamente sus vehículos y conductores en función de los recursos disponibles y las restricciones de entrega (volumen, peso, plazo de entrega, ubicación, etc.).
3. Planificación de las operaciones de recogida y entrega: El software de transporte planifica y optimiza sus rutas para reducir los plazos de entrega y los costes logísticos.
4. Seguimiento en tiempo real: Supervisa la ejecución de las asignaciones de transporte y garantiza un seguimiento preciso de sus vehículos.
5. Creación de documentos de transporte y seguimiento: Facilita su gestión administrativa y comercial y garantiza la conformidad reglamentaria de sus documentos de transporte.
6. Análisis de rendimiento: Le ofrece indicadores clave de rendimiento (KPI) y paneles de instrumentos para mejorar su eficiencia y reducir sus costes (coste por peso o por km, estadísticas por conductor, huella de carbono, etc.).

No todos los TMS ofrecen todas estas funciones. Por ejemplo, algunos se contentan más con ordenar rutas que con optimizarlas. Por el contrario, los programas informáticos especializados en la optimización de rutas, como AntsRoute, integran progresivamente las funciones de un TMS.

Algunos TMS incluyen también la gestión del transporte multimodal (por carretera, aéreo, fluvial o ferroviario), aunque en España sigue predominando el transporte por carretera, que representa casi el 96% del volumen transportado.

Depende de ti asegurarte de que tu elección incluye las características que realmente necesitas. Hablaremos más de esto al final de este artículo.

El software TMS genera costes, pero optimiza la productividad y la rentabilidad.

2. ¿Por qué adoptar un TMS para optimizar sus entregas?

Aunque la adopción de un paquete de software TMS implica inevitablemente costes adicionales, no deja de ofrecerle una serie de ventajas significativas, que benefician tanto a su productividad como a su rentabilidad.

Reducir costes y mejorar la rentabilidad

Una de las principales ventajas de un TMS es la reducción de los costes logísticos de todas sus rutas.

Para ello, utiliza funciones avanzadas de planificación de rutas y asignación inteligente de recursos.

Asigna automáticamente vehículos y conductores en función de la disponibilidad, las limitaciones de entrega y los índices de ocupación de los camiones, para elaborar un plan de transporte optimizado, mejorar la ocupación de los vehículos y evitar los trayectos en vacío. Y gracias a algoritmos avanzados, selecciona las rutas más cortas, más económicas y menos contaminantes, teniendo en cuenta las condiciones del tráfico, las restricciones de las carreteras, los costes de peaje y las limitaciones de entrega.

Estas optimizaciones globales le ayudan a reducir el consumo de combustible y aumentar el uso de sus vehículos, minimizando al mismo tiempo su impacto medioambiental.

Optimización de rutas de transporte en AntsRoute.

Mejorar la supervisión y la transparencia

La fiabilidad es un criterio clave para mantener sus contratos y conseguir otros nuevos. Y eso significa inspirar confianza cumpliendo los plazos de entrega y comunicando con claridad en cada etapa: sus clientes necesitan saber exactamente cuándo y cómo se entregarán sus mercancías.

Un TMS ofrece funciones avanzadas de seguimiento en tiempo real, lo que le proporciona un mayor control sobre todas sus operaciones de transporte.

Los sistemas de seguimiento por GPS de sus vehículos pueden integrarse en su TMS. Esto significa que puede seguir con precisión el progreso de sus entregas y recibir alertas automáticas en caso de retrasos, anomalías o imprevistos. Esto es útil para adaptar rápidamente sus horarios si es necesario, pero también para comunicarse con precisión con sus clientes y socios.

El software de gestión del transporte TMS ofrece generalmente un seguimiento detallado del estado de los pedidos, así como la opción de enviar notificaciones automáticas. Esto significa que sus clientes son alertados en tiempo real del estado de su entrega, lo que refuerza confianza y fidelidad.

Notificación que permite al cliente final reprogramar y seguir una entrega en tiempo real.

Ahorrar tiempo y automatizar procesos

Pero las ventajas no acaban ahí. Adoptar un TMS también reduce considerablemente el tiempo dedicado a tareas administrativas (gestión de pedidos, horarios, cálculo de costes de transporte, facturación, generación de documentos de transporte) y evita errores humanos, que pueden generar importantes costes. Por no hablar de los retrasos en las entregas y las penalizaciones que se evitan, gracias a una mejor gestión del calendario de entregas.

El software TMS también registra todos los datos relativos a los envíos, garantizando la trazabilidad completa de sus operaciones de transporte en una única aplicación. Se trata de una ayuda inestimable para gestionar las auditorías y cumplir sus obligaciones reglamentarias.

Al eliminar las tareas que consumen tiempo y documentar y acelerar los procesos, el TMS permite a las empresas de transporte como la suya ser más eficientes y competitivas.

Las 3 razones para adoptar un TMS.

3. Criterios esenciales para elegir el software de gestión de transporte TMS adecuado para su empresa

Compatibilidad con las herramientas existentes

Un TMS eficaz debe integrarse perfectamente con las soluciones que ya tiene instaladas, como su ERP (sistema de planificación de recursos empresariales), su CRM (gestión de relaciones con el cliente) y su sistema de geolocalización GPS. Asegúrese de que la conexión sea posible, como mínimo, a través de una API (interfaz de programación de aplicaciones). Esta interconexión garantizará una gestión fluida de la información y evitará duplicidades y errores de transcripción.

Facilidad de uso y formación de los equipos

Un software demasiado complejo puede ralentizar su adopción. Asegúrese de antemano de que la interfaz es suficientemente intuitiva y no olvide organizar una formación previa para que sus equipos se familiaricen rápidamente con ella.

Escalabilidad y adaptación a necesidades específicas

Las necesidades varían en función del tamaño de su empresa. Su TMS debe satisfacer sus necesidades actuales, pero también debe ser capaz de soportar el crecimiento de su negocio. Tómese su tiempo para analizar las funcionalidades que realmente necesita a corto y medio plazo y compárelas con las que se le ofrecen.

Seguridad de los datos y cumplimiento de la normativa

Usted trata los datos tanto de sus mandantes como de los consumidores finales. Por tanto, tiene la obligación de proteger sus datos. Comprueba que el TMS que elijas te permita cumplir fácilmente las normas de seguridad y normativas vigentes, como el RGPD.

Precios y tarifas

Los precios varían mucho de un paquete de software a otro. En concreto, tendrás que elegir entre una licencia y un software en modo SaaS alojado en la nube mediante suscripción. Si opta por una licencia, no pase por alto los costes de mantenimiento y actualizaciones. Puede obtener más información sobre los precios y las diferencias de coste entre estos 2 modelos en nuestro artículo dedicado.

5 criterios esenciales para elegir el software de gestión de transporte TMS adecuado para su empresa.

4. Implementación y 5 mejores prácticas para la adopción exitosa de su TMS

Para no equivocarse al elegir su software de gestión de transporte TMS, le recomendamos que siga los pasos que se indican a continuación.

1. Evaluación de las necesidades: Defina con precisión sus expectativas, sus objetivos, sus limitaciones y las funcionalidades que realmente necesita. La planificación de rutas le consume demasiado tiempo, sus clientes llaman constantemente para conocer el estado de sus entregas, su personal es muy reacio a utilizar herramientas informáticas complejas, etc. Necesita planificar sus rutas más rápidamente, con una mejor trazabilidad e información enviada automáticamente a sus clientes, pero sin que la herramienta sea difícil de aprender para sus equipos.
2. Selección del TMS: Elija un programa informático en función de las necesidades y los criterios establecidos en la primera fase. Preste especial atención a la facilidad de uso del software y a los extras opcionales que puedan complicar su utilización y encarecer su factura. Elija preferentemente un programa adaptado a su sector de actividad.
3. Integración y pruebas: Compruebe si puede probar el software u obtener una demostración de antemano. Asegúrese de que tiene claros los conjuntos de datos necesarios, lo que se puede configurar y lo que puede o no adaptar a su empresa. A continuación, integre sus datos y pruebe la herramienta en situaciones reales para comprobar que funciona correctamente, antes de extenderla a todo el equipo.
4. Formación de sus equipos: Asegúrese de planificar bien esta fase de formación e infórmese de antemano sobre la asistencia a la que puede recurrir en caso de necesidad (chatbot, servicio posventa en directo, garantías en caso de avería, etc.). Esto le ahorrará muchos problemas más adelante.
5. Seguimiento y mejora continua: Una vez superada la fase de pruebas y formación, sólo el uso en directo le permitirá apreciar realmente la idoneidad del programa informático y solicitar ajustes si es necesario. Asegúrese de hablar previamente de este punto con su editor. El uso real del software también le permitirá supervisar y evaluar su rendimiento (plazos de entrega, índices de error, satisfacción del cliente) y, si es necesario, mejorar sus procesos.

5 mejores prácticas para adoptar con éxito su TMS.

La adopción de un software de gestión del transporte TMS es una palanca estratégica para cualquier empresa de transporte que desee optimizar sus entregas, reducir sus costes logísticos y ofrecer un servicio de calidad a sus clientes. Si elige el TMS o software de optimización de rutas adecuado y sigue unas buenas prácticas de implantación, podrá convertir su logística en una auténtica ventaja competitiva. En AntsRoute, estamos aquí para ayudarle.