¿Cómo puedes gestionar de forma eficaz la entrega de pedidos de tu tienda online?

Publicado en 26 agosto 2024 • Lectura: 9 min read

La entrega es mucho más que un simple movimiento de productos del punto A al punto B, es el núcleo de la experiencia del cliente. Desde la gestión del almacenamiento hasta el embalaje, la optimización de rutas y la gestión de devoluciones, cada detalle cuenta. Una gestión ineficaz no sólo puede causar retrasos, sino que también puede generar frustración en los clientes y dañar la imagen de tu marca.

En esta guía te explicamos los pasos clave para organizar la entrega de pedidos de tu tienda física u online (o tienda en línea). Una gestión bien estructurada puede convertir tu logística en un auténtico activo, con ventajas como:

• Mayor eficiencia
• Una visión clara de las áreas de mejora
• Menos errores
• Mejor anticipación de las necesidades para evitar roturas o excedentes de stock
• Gestión optimizada del presupuesto
• Clientes más satisfechos, dispuestos a volver

Una gestión eficaz de los envíos garantiza el éxito de los pedidos de una tienda online. Para el responsable de la tienda, significa una mayor rentabilidad y unos clientes más satisfechos.

¡Descubre todos los pasos!

1. Almacenamiento y preparación de pedidos
2. Embalaje: seguridad y personalización
3. Etiquetado y documentación
4. Carga y optimización de los vehículos
5. Tipos de transporte y entrega que se pueden ofrecer
6. Cálculo de los costes de envío
7. Mantener a los clientes informados y geoseguimiento de los pedidos
8. Gestión de devoluciones

1. Almacenamiento y preparación de pedidos

Organización del almacenamiento

La gestión de los pedidos comienza mucho antes de que el cliente realice la compra: empieza con un riguroso control del stock. Es necesario saber de forma exacta qué productos están disponibles para garantizar pedidos sin problemas y entregas rápidas. Controlando periódicamente el stock, se puede garantizar que los artículos estén siempre listos para su envío.

Una vez que se ha construido esta base sólida, es hora de concentrarse en organizar el espacio de almacenamiento. Un almacén bien organizado no solo reduce el tiempo de preparación de pedidos, sino que transforma toda la logística. Al clasificar productos por categoría, tamaño o frecuencia de compra, y garantizar que los artículos más populares son fácilmente accesibles, no solo mejoras la eficiencia de tus operaciones, sino también la experiencia general del cliente.

Preparación de pedidos

La fase de preparación o picking consiste en reunir los artículos solicitados por el cliente. Un proceso eficiente es esencial para minimizar errores y agilizar el proceso.

2. Embalaje: seguridad y personalización

Elección de los materiales de embalaje

El embalaje es una etapa clave que influye mucho en la experiencia del cliente. No se trata solo de proteger los productos, sino también de reflejar el cuidado que pones en cada pedido. Nada daña más a tu marca que enviar el artículo equivocado o, peor aún, productos dañados.

Además de su función protectora, el embalaje es también una poderosa forma de transmitir la imagen de tu marca. En un momento en el que los consumidores se preocupan cada vez más sobre cuestiones medioambientales, escoger materiales sostenibles y formatos adaptados de productos puede reducir la huella de carbono de las entregas y optimizar los costes logísticos.

Los embalajes a medida no solo son ecológicos, sino también más económicos. Piensa en el ahorro que puedes conseguir mejorando tu logística: menos espacio ocupado en el almacén, menores costes de envío gracias a un peso y unas dimensiones optimizadas, y un transporte más eficiente.

Embalaje customizado

El embalaje es una excelente forma de reforzar tu marca. Un toque personal, como por ejemplo un mensaje de agradecimiento o un logotipo destacado, puede marcar la diferencia. Demuestras a tus clientes que valoras cada pedido.

3. Etiquetado y documentación

Impresión de etiquetas

Un etiquetado preciso y conforme a la normativa es imprescindible para evitar errores de entrega. Asegúrate de que la información es clara y legible, incluyendo la dirección de entrega, el contenido del paquete y el código de barras. Un buen etiquetado garantiza que todos los paquetes lleguen a su destino sin problemas.

Gestión de la documentación

La documentación, como por ejemplo las facturas o albaranes, deben acompañar cada envío para garantizar el seguimiento del paquete y facilitar la gestión de las devoluciones.

4. Carga y optimización de los vehículos

Organización de la carga

Una carga bien organizada permite optimizar el espacio disponible en los vehículos y proteger la mercancía durante el transporte. Coloca los paquetes de forma estratégica, teniendo en cuenta su fragilidad y la solicitud del pedido, para evitar daños y facilitar las descargas.

Optimización de rutas

Para ahorrar tiempo y combustible, la optimización de rutas es imprescindible. Utiliza un software de planificación de rutas como AntsRoute, para determinar las rutas más cortas y rápidas. Y buenas noticias: nuestro software se integra perfectamente con WooCommerce, Odoo y PrestaShop, ofreciéndote una solución completa para gestionar tus entregas de forma eficiente.

5. Tipos de transporte y entrega que se pueden ofrecer

Elección del transportista adecuado

La elección del transportista depende de la naturaleza de tus productos. Opta por un servicio que ofrezca un amplio abanico de soluciones: entrega en bicicleta, coche, camión y, sobre todo, entrega en un punto de relevo, que cada vez es más popular entre los consumidores.

Para sacar el máximo partido a tu inversión, realiza un estudio de mercado y compara ofertas de diferentes proveedores de servicios. Si los pones a competir entre sí, es posible que consigas mejores tarifas. Asegúrate de que se respeten todas las etapas del proceso de entrega y busca opciones adicionales como el seguimiento en tiempo real o la entrega en mano, sin olvidarte de comprobar sus costes.

Los diversos métodos de entrega

Muchos compradores abandonan sus cestas de compra cuando las opciones de entrega son limitadas. Adapta tus soluciones a las preferencias de tus clientes en vez de imponer un único método de entrega. Estas son algunas de las opciones que puedes tener en cuenta:

• Entrega estándar: Una opción económica para clientes que no tienen prisa por recibir su pedido, con proveedores de servicio como DHL, UPS, FedEx, etc.
• Entrega urgente: Para compradores que quieren recibir sus productos de forma rápida.
• Taquillas: Flexibilidad adicional para tus clientes que prefieren recoger sus pedidos cerca de su domicilio o lugar de trabajo.
• Envío internacional: Si realizas envíos al extranjero, infórmate sobre las regulaciones aduaneras y costes adicionales para evitar sorpresas desagradables.

Diversificando tus opciones de entrega, puedes reducir la tasa de cestas de compra abandonadas.

6. Cálculo de los costes de envío

Método de cálculo

Una vez que hayas seleccionado tu embalaje y transportista, es importante calcular los costes de envío, dado que afectan al precio final de tus productos y a las opciones de envío que ofreces.

Esto es lo que debes tener en cuenta:

• Características del embalaje: Peso, tamaño y material utilizado.
• Zonas de envío: Ten en cuenta distancias y destinos.
• Seguimiento de la entrega: Una opción valiosa, si está disponible.
• Seguro: Para asegurar que el paquete llegue en buenas condiciones.
• Precio del producto: Influye directamente en la rentabilidad.

No olvides incluir los derechos de aduana (si corresponden), tanto si los debes pagar tu o el cliente.

Estrategias para reducir costes

Para atraer a más clientes, plantéate ofrecer envío gratuito en compras superiores a un determinado importe u ofrecer un precio fijo. Muchos comercios ofrecen un precio fijo, normalmente entre 3€ y 5€ para atraer clientes. Los compradores de un solo producto pueden encontrar esta opción ligeramente desventajosa, mientras que los que compran varios artículos se benefician de una mejor oferta en los gastos de envío. Este método ayuda a equilibrar tus márgenes.

Estas estrategias pueden impulsar la compra impulsiva y aumentar el valor promedio de tus cestas de compra.

7. Mantener a los clientes informados y geoseguimiento de los pedidos

Comunicación con los clientes

No hay nada más frustrante para un cliente que no saber el estado de su pedido. Para tranquilizarlo y ayudarle durante la espera, es importante mantenerlo informado regularmente sobre el progreso de su pedido.

Estos son los pasos para el mejor seguimiento posible:

1. Confirmación del pedido: Envía un correo electrónico con la factura y la confirmación del pedido, para que el cliente pueda consultar los detalles del producto y la información de entrega.
2. Notificación de envío: Notifica a los clientes por correo electrónico cuando el transportista haya recogido su paquete.
3. Seguimiento en tiempo real: Ofrece a los clientes la opción de seguir el proceso de su pedido online, ya sea a través de la plataforma del transportista o desde su cuenta de cliente.
4. Confirmación de entrega: Envía un correo electrónico para confirmar la entrega del paquete y ofrece una encuesta de satisfacción si es necesario.

Integrando correo electrónico y notificaciones SMS, puedes garantizar un seguimiento transparente, lo que aumenta la confianza del cliente y reduce la necesidad de un servicio posventa. Mejor aún, optando por soluciones de entrega que ofrecen alertas automáticas, puedes simplificar la gestión de la información de seguimiento y, a la vez, responder a las consultas del cliente.

Geoseguimiento

El seguimiento de pedidos permite a los clientes conocer la ubicación exacta de su paquete y les informa en caso de retrasos. Para lograrlo, es imprescindible disponer de información en tiempo real sobre el estado de las entregas. Esto no sólo tranquiliza a los clientes, sino que también mejora la gestión de las esperas y minimiza la frustración.

8. Gestión de devoluciones

Las devoluciones son una parte inevitable de tu negocio online. Por lo tanto, ¿por qué no hacer que este proceso sea más eficiente?

Un proceso de devolución simplificado y transparente puede marcar la diferencia: reduce el abandono de la cesta de compra y refuerza la fidelidad del cliente.

Para que las devoluciones sean lo más fluidas posible, estos son algunos pasos clave:

1. Política de devoluciones clara: Define condiciones de devoluciones precisas y plazos claramente definidos. Los clientes agradecen saber de forma exacta qué pueden esperar, lo que facilita la gestión de las devoluciones y reduce sorpresas desagradables.
2. Etiqueta de devolución incluida: Proporciona una etiqueta de devolución con cada pedido. Esto no sólo simplifica el proceso para tus clientes, sino que también reduce la carga de trabajo de tu departamento de atención al cliente.
3. Portal de devoluciones automatizado: Si la etiqueta de devolución no está incluida, integra un portal de devoluciones online para automatizar las solicitudes de devolución y gestionar los cambios. Esto reduce la carga administrativa y acelera el procesamiento de las devoluciones.
4. Logística inversa eficiente: Establece un sistema sólido para gestionar los artículos devueltos. Inspecciona los productos, decide si se pueden revender y prepáralos para una nueva venta.

Las devoluciones a veces pueden ser frustrantes, especialmente por sus elevadas tarifas o procesos complicados. Más de la mitad de los consumidores consultan las políticas de devolución antes de finalizar una compra. Por lo tanto, una política sencilla es imprescindible no sólo para satisfacer a tus clientes actuales, sino también para fomentar las futuras compras.

A medida que el comercio electrónico continúa expandiéndose, la gestión de la entrega de última milla se está convirtiendo en un factor de éxito clave. El reto es optimizar los métodos de entrega y, a la vez, equilibrar el coste y la velocidad. Simplificando este proceso, no solo mejoras la eficiencia logística sino también la satisfacción del cliente. AntsRoute es tu socio para hacer que cada entrega sea fluida y exitosa, fortaleciendo tu posición en el mercado.

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