¿Cómo escoger entre una aplicación de optimización de rutas gratuita y otra de pago?

Publicado en 31 julio 2024 • Lectura: 8 min read

¿Estás perdiendo el tiempo organizando tus rutas diarias? Y has oído hablar de softwares gratuitos para optimizarlas. Pero no sabes exactamente qué incluyen y si sus funcionalidades son suficientes para ti.

En este artículo respondemos a todas tus preguntas:

• ¿Cuáles son las 5 características clave de una aplicación de optimización de rutas?
• ¿Qué aplicaciones de optimización de rutas son gratuitas?
• ¿Cuáles son las limitaciones de una aplicación de rutas gratuita?
• ¿Cuáles son los 5 beneficios adicionales de una aplicación de optimización de rutas de pago?

Una aplicación de optimización de rutas gratuita mejora la productividad del conductor. Si optas por una solución de pago, los jefes de operaciones optimizan los costes generales y la experiencia del cliente.

¿Cuáles son las 5 características clave de una aplicación de optimización de rutas?

Existe un amplio abanico de opciones de software en el mercado, algunos de ellos están disponibles de forma gratuita, con o sin versión premium, y otros están disponibles exclusivamente con un plan de suscripción de pago.

Antes de optar por una u otra, echa un vistazo a las principales características de estas aplicaciones. Una vez analizadas, será el momento de decidir si necesitas una versión de pago para optimizar la gestión de tus rutas.

El software de optimización de rutas está diseñado para planificar, organizar y optimizar tus rutas de entrega de forma eficiente y rentable.

Pueden incluir 5 funcionalidades principales:

1. Planificación de rutas inteligente

Estos programas de software usan algoritmos avanzados y modelos de predicción para optimizar rutas y planificar tus diferentes paradas. Pueden tener en cuenta la distancia, el tráfico, las restricciones de tráfico, los tiempos de entrega y las emisiones de CO2. Esta funcionalidad ahorra tiempo y recursos, y reduce tu impacto medioambiental al evitar viajes innecesarios y reducir los costes de viaje. Pero los niveles de optimización varían de una aplicación a otra, al igual que el número de paradas que se tienen en cuenta.

2. Seguimiento y geolocalización en tiempo real

Algunas aplicaciones hacen seguimiento de la posición de vehículos en tiempo real sobre un mapa interactivo. Esta funcionalidad te ayuda a reaccionar rápidamente ante imprevistos, como por ejemplo los atascos de tráfico o retrasos, ajustando las rutas en consecuencia.

3. Gestión del comprobante de entrega

Ofrece la posibilidad de capturar y gestionar comprobantes de entrega a través de firmas electrónicas, fotografías o códigos QR. El resultado: mayor transparencia, menos conflictos y menos papeleo.

4. Notificaciones automatizadas

Las aplicaciones equipadas con esta funcionalidad envían notificaciones a los clientes sobre el estado de sus entregas (tiempo estimado de llegada, confirmación de salida, etc.). Esto mejora la experiencia de tus clientes y reduce el coste de las solicitudes de seguimiento.

5. Comunicación integrada y uso compartido de rutas

Las funcionalidades integradas de mensajería permiten una comunicación eficiente entre tus conductores y tu equipo administrativo. Concretamente, pueden compartir itinerarios a través de correo electrónico o SMS. El resultado: menos errores y mejor coordinación entre tus trabajadores sobre el terreno.

Estas no son las únicas funcionalidades disponibles en el mercado. El software de pago ofrece versiones más avanzadas, así como funcionalidades adicionales como por ejemplo el análisis del rendimiento, la optimización de recursos y la gestión de eventos inesperados. Te contamos más sobre estas aplicaciones en el siguiente apartado.

¿Qué aplicaciones de optimización de rutas son gratuitas?

Probablemente estés familiarizado con Google Maps o Waze. Pero existen otras aplicaciones menos conocidas, como Route XL, MapQuest, Speedy Route, entre otras. Algunas de ellas, como Google Maps o Waze, son completamente gratuitas, mientras que otras, como Speedy Route, ofrecen un amplio abanico de opciones de pago.

Para ayudarte a hacer tu comparación, hemos analizado detenidamente las funcionalidades de 3 de ellas: Google Maps, Route XL y Speedy Route.

La aplicación Google Maps te permite planificar rutas con hasta 10 paradas. También ofrece guía de navegación con actualizaciones de tráfico en tiempo real. También puedes ver la posición actual de vehículos en el mapa y compartir rutas planificadas por correo electrónico o SMS.

Speedy Route es una alternativa interesante. Como Google Maps, te permite agregar múltiples paradas y compartir itinerarios optimizados. Una gran ventaja: optimiza automáticamente el orden de las paradas para minimizar el tiempo total de viaje. Pero no ofrece seguimiento de la posición en tiempo real.

Una opción menos conocida es Route XL, una aplicación de código abierto. La versión gratuita optimiza automáticamente hasta 20 paradas por día. Puedes introducir o importar direcciones de salida y de llegada. Las rutas se visualizan en directo en tu mapa. Luego puedes exportarlas a una aplicación de navegación o compartirlas por correo electrónico.

Tabla de características de las aplicaciones gratuitas de optimización de rutas

¿Cuáles son las limitaciones de una aplicación de rutas gratuita?

No obstante, como podemos observar en la tabla anterior, estas aplicaciones tienen un uso limitado.

Google Maps establece un límite de 10 paradas que pueden optimizarse manualmente. Speedy Route está limitado a 10 direcciones de entrega y 3 cálculos de ruta por día. Route XL te permite hasta 20 paradas por día, pero solo puede importar 10 direcciones a la vez.

Sin embargo, estas funcionalidades pueden ser suficientes si gestionas un número limitado de entregas. Compartir rutas planificadas también es una opción interesante para preparar el trabajo de tus conductores con antelación. Y con Google Maps y Route XL, puedes visualizar el tráfico en directo o conectarte a una aplicación de navegación.

Pero si quieres ir más allá, pronto te verás limitado.

Con estas aplicaciones gratuitas, no puedes notificar a tus clientes automáticamente sobre tus entregas o integrar comprobantes de entrega. Tus clientes tampoco pueden seguir en tiempo real el estado de las entregas. Como estas aplicaciones no están integradas con tus otras herramientas, también te verás obligado a introducir o importar tus direcciones una a una o por una lista limitada, lo que reducirá significativamente tu productividad.

Por lo tanto, existen límites en las opciones gratuitas, que pueden ser contraproducentes para el desarrollo de tu negocio.

Las aplicaciones de optimización de rutas gratuitas tienen sus limitaciones.

¿Cuáles son los 5 beneficios adicionales de una aplicación de optimización de rutas de pago?

Como hemos observado, usando una aplicación de pago podrás integrar comprobantes de entrega, hacer seguimiento de tus vehículos en tiempo real y enviar notificaciones.

Pero las funcionalidades de un software de pago van mucho más allá.

Una aplicación como AntsRoute ofrece como mínimo 5 características adicionales:

1. Análisis de rendimiento: Obtendrás informes y estadísticas detalladas sobre tus entregas. Esto te permitirá identificar fácilmente áreas de mejora y optimizar tus operaciones de forma continua.
2. Fácil integración con otros sistemas: No es necesario volver a introducir todos los datos. El software de optimización de rutas se integra con tu ERP, CMS o software de facturación.
3. Optimización de recursos disponibles: El software AntsRoute te ayuda a optimizar tu calendario de entregas en función de las limitaciones horarias y geográficas de tus conductores y lugares de entrega, o acorde a características específicas de tus vehículos. Optimizando tus recursos, reduces los kilómetros en vacío, el consumo de combustible y las emisiones de CO2.
4. Gestión de imprevistos. Esta herramienta modifica los horarios de las rutas en tiempo real para hacer frente a los imprevistos sin poner en peligro todo el trabajo de optimización realizado anteriormente. También puedes añadir vehículos o gestionar rutas complejas sin perder rendimiento.
5. Atención al cliente. Además de estas 5 ventajas adicionales, hay una gran diferencia: la disponibilidad del soporte técnico, documentación online o tutoriales y, sobre todo, un servicio de atención al cliente personalizado. Este último no únicamente puede formar a tus usuarios, sino sobre todo responder a tus preguntas y dificultades técnicas, sin dejarte abandonado.

Si a esto le sumamos el acceso a actualizaciones de software y una interfaz de usuario más intuitiva, veremos que el software de pago definitivamente lleva la delantera. Pero la necesidad o no de invertir en este software dependerá sobre todo de tus necesidades reales.

Para comprenderlo mejor, hemos resumido en una tabla las 10 características que ofrecen o no las 3 aplicaciones gratuitas mencionadas y el software de optimización de rutas AntsRoute. Esta comparativa te dará la información que necesitas para tomar una decisión informada, basada sobre todo en tus propias necesidades.

Tabla de características de aplicaciones de optimización de rutas gratuitas y de pago

El software de pago no solo optimiza tus tiempos de viaje, sino que también reduce tus costes generales y mejora la experiencia del cliente. Logran lo que las aplicaciones gratuitas no consiguen: se adaptan a tus necesidades específicas, responden a los constantes cambios en tu mercado y tu negocio, y garantizan su desarrollo.

Y la buena noticia es que estas aplicaciones de pago no son tan caras. El software AntsRoute está disponible desde 17 euros por vehículo al mes.