¿Cómo calcular el coste del transporte de mercancías y optimizar la rentabilidad?

Publicado en 17 marzo 2025 • Lectura: 9 min read

El transporte representa hasta el 25% de los costes logísticos de una empresa y, sin embargo, el 78% de los directores de logística tiene dificultades para mantenerlos bajo control. Entre el aumento del precio del combustible, las restricciones normativas y la presión sobre los márgenes, calcular correctamente los costes de transporte se ha convertido en un reto estratégico.

¿Por qué es tan importante? Una estimación inexacta de los costes puede afectar a la rentabilidad, distorsionar los precios de venta y complicar la gestión de los recursos. Aunque las empresas de transporte suelen disponer de herramientas analíticas avanzadas, aquellas para las que el transporte no es su actividad principal suelen carecer de visibilidad sobre sus gastos.

Este artículo le ofrece un método claro y accesible para evaluar con precisión sus costes de transporte de mercancías (o flete) e identificar las palancas de optimización.

Índice del artículo:

• Comprender los componentes de los costes de transporte
• Las fórmulas esenciales para calcular sus gastos de transporte
• Factores clave que influyen en sus costes de transporte
• ¿Cómo calcular los gastos de transporte?
• Estrategias de optimización para reducir sus costes de transporte
• Herramientas y soluciones para simplificar el control de costes

Comprender los componentes de los costes de transporte

Antes de intentar optimizar sus gastos, es esencial comprender su estructura. El coste del transporte no se limita al combustible: incluye gastos fijos, variables e indirectos, que tienen un impacto directo en su rentabilidad.

Costes fijos: gastos inevitables

Estos costes permanecen constantes, independientemente del número de kilómetros recorridos o del volumen transportado. Deben repartirse entre toda su actividad:

• Amortización del vehículo: Compra, alquiler a largo plazo o leasing.
• Seguros e impuestos: Responsabilidad civil, impuesto sobre los ejes, contribuciones medioambientales.
• Salarios de los conductores: Independientemente del número de entregas realizadas.

Costes variables: vinculados a las operaciones cotidianas

Por el contrario, estos costes varían en función del uso del vehículo y del volumen de negocio.

• Combustible: Principal partida de gastos.
• Mantenimiento y reparaciones: Neumáticos, cambios de aceite, componentes mecánicos, inspección técnica.
• Peajes y gastos accesorios: Costes adicionales asociados a los viajes de larga distancia o a las zonas de tráfico restringido.

Costes indirectos: a menudo subestimados

Aunque estos costes son menos visibles, suponen una carga para su presupuesto de transporte:

• Costes administrativos: Planificación de rutas, gestión de facturas y litigios.
• Gestión de flotas: Coste del software de seguimiento, formación de conductores, renovación de materiales.
• Costes ocultos: Retrasos en las entregas, insatisfacción de los clientes, rotación de conductores.

Las fórmulas esenciales para calcular sus gastos de transporte

Una vez identificadas las distintas partidas de gastos, ¿cómo cuantificar con precisión los costes de transporte? Existen varios métodos de cálculo, en función del nivel de precisión requerido y del tipo de actividad.

La fórmula básica: sencilla y eficaz

El método más habitual consiste en sumar los costes fijos y los costes variables:
Coste total = Costes fijos + Costes variables

¿Por qué utilizarlo? Ideal para una primera estimación, este enfoque se adapta perfectamente a las pequeñas empresas que desean evaluar rápidamente sus gastos globales.

Calcular el coste por kilómetro: medir la eficacia del viaje

Este indicador puede utilizarse para evaluar el coste medio de un trayecto e identificar áreas de optimización.
Fórmula:
Coste por kilómetro = Coste total / Número total de kilómetros recorridos

Pongamos un ejemplo concreto: Si su coste mensual total es de 10.000 euros y ha recorrido 4.000 kilómetros, su coste por kilómetro es de 2,50 euros/km (10.000/4.000 km = 2,50 euros/km).

Calcular el coste por tonelada-kilómetro: el indicador clave para las mercancías pesadas

Para las empresas que transportan mercancías pesadas, tiene sentido incluir el peso transportado en el análisis de costes.
Fórmula:
Coste por tonelada-kilómetro = Coste total / (Número total de toneladas transportadas x Distancia en kilómetros)

Un ejemplo concreto: Si su coste total es de 2.000 euros y ha transportado 50 toneladas a lo largo de 200 kilómetros, su coste por tonelada-kilómetro es de 0,20 euros/tonelada-km (2.000 euros/(50 toneladas x 200 km) = 0,20 euros/tonelada-km).

¿Por qué utilizarlo? Este indicador es esencial para evaluar la rentabilidad del transporte de larga distancia y negociar mejor las tarifas con los clientes o los transportistas.

Eso es, ¡ya tenemos la base de cálculo! Ahora es el momento de examinar los factores que influyen en los costes.

Factores clave que influyen en sus costes de transporte

Son muchos los factores que influyen en el coste del transporte, mucho más allá del simple precio del combustible. He aquí los principales a tener en cuenta:

• Distancia y ruta: Además de la distancia, el tráfico, el terreno y los peajes influyen en los costes. Una ruta por autopista, aunque más cara en peajes, puede ser más económica en combustible que una carretera secundaria más larga y sinuosa.
• Peso y volumen de la mercancía: Una carga pesada aumenta el consumo de combustible, mientras que un trazado ineficiente reduce la capacidad y exige trayectos adicionales.
• Naturaleza de las mercancías: Los productos peligrosos, refrigerados o frágiles requieren equipos específicos y un seguro adecuado.
• Exigencias del cliente: Los plazos ajustados, las ventanas de tiempo y las entregas múltiples se suman a la factura. La optimización mediante herramientas como AntsRoute puede reducir estas limitaciones.
• Tipo de vehículo: Su peso, antigüedad y adecuación a la mercancía influyen en los costes. Un modelo reciente o eléctrico puede ofrecer ahorros a largo plazo.
• Restricciones reglamentarias: Las zonas de bajas emisiones, las restricciones de peso y los tiempos de conducción suelen imponer costes adicionales significativos.
• Costes ocultos: El estrés y el absentismo de los conductores, la alta rotación del personal o la pérdida de clientes por retrasos repercuten en la rentabilidad.
• Otros factores: La estacionalidad, los días festivos y las condiciones meteorológicas adversas también influyen en los costes logísticos.

¿Cómo calcular los gastos de transporte?

Calcular con precisión sus costes de transporte no es una simple fórmula. Es un proceso estructurado, basado en varios pasos esenciales.

Fase 1: Recogida de datos

Un buen análisis se basa en datos precisos y completos. He aquí la principal información que hay que recopilar:

• Datos de la flota: Número de vehículos, tipo, consumo medio de combustible.
• Kilometraje anual: Total recorrido por vehículo o por ruta.
• Costes fijos y variables: salarios de los conductores, mantenimiento, combustible, peajes, etc.
• Tarifas del transportista (si se subcontrata): Coste por kilómetro, gastos adicionales.
• Tasa de ocupación y volumen transportado: Esencial para refinar los cálculos.

☝️ Herramienta recomendada: Un software de gestión de rutas como AntsRoute puede automatizar la recogida de datos y ofrecer análisis detallados.

Fase 2: Análisis de los costes fijos

Una vez recogidos los datos, es necesario aislar e imputar los costes fijos, que representan aproximadamente el 30% de los costes de transporte.

¿Cómo se calculan?

1. Sume todos los costes fijos anuales.
2. Divida este total por el número de días que se utilizan los vehículos para obtener un coste fijo diario.
3. Distribuye estos costes por vehículo, mes o centro de costes.

Ejemplo: Una empresa con unos costes fijos anuales de 400.000 euros y 2.000 días de uso tendrá un coste fijo de 200 euros (400.000/2000 euros).

Fase 3: Evaluación de los costes variables

Controlar los costes variables es esencial para anticipar las fluctuaciones y ajustar las tarifas en consecuencia.

1. Seguimiento del combustible: Registre el consumo de combustible y el coste por trayecto.
2. Seguimiento de los costes de mantenimiento: Guarda las facturas y los detalles de las reparaciones.
3. Calcula el coste de los peajes: Utiliza calculadoras de peajes en línea.

Ejemplo: Para un viaje de 500 km, podríamos estar hablando de 200 euros en combustible, 40 euros en peajes y 20 euros en costes de mantenimiento estimados, lo que da un total de 260 euros en costes variables.

Fase 4: Cálculo del coste total y del coste por unidad

Una vez calculados los costes fijos y variables, es posible calcular el coste total y el coste por unidad, utilizando las fórmulas mencionadas anteriormente.

Fórmulas:

• Coste total = Costes fijos + Costes variables
• Coste por kilómetro = Coste total / Número de kilómetros recorridos
• Coste por tonelada-kilómetro = Coste total / (Número de toneladas transportadas x Distancia en kilómetros)

Ejemplo: 200 euros (costes fijos diarios) + 260 euros (costes variables) = 460 euros.

☝️ Consejo: Organice sus datos en tablas para facilitar el análisis y el seguimiento de los costes.

El cálculo de costes es un primer paso esencial… ¡pero optimizar su transporte es aún más estratégico! Veamos las mejores prácticas para reducir sus gastos.

Estrategias de optimización para reducir sus costes de transporte

He aquí las mejores prácticas para optimizar sus gastos:

Optimizar las rutas

Un itinerario mal planificado conlleva un consumo excesivo de combustible, una pérdida de tiempo y un desgaste prematuro de los vehículos.

• Utilizar un software de optimización de rutas: AntsRoute calcula automáticamente la ruta más corta en función de las restricciones (entregas, horarios, restricciones viarias).
• Evitar las zonas congestionadas: Aun sin software, herramientas como Google Maps o Waze pueden ayudarle a identificar las rutas más rápidas y evitar los atascos. Los atascos aumentan el consumo de combustible y los tiempos de espera de los conductores.
• Sectorizar las rutas: Asignar zonas específicas a los conductores reduce el kilometraje innecesario.

Maximizar la tasa de ocupación

Un camión mal lleno cuesta más por kilómetro. Aprovechar mejor el espacio reduce los costes unitarios por entrega.

• Consolidar los envíos: Agrupar varias entregas para limitar los desplazamientos innecesarios.
• Utilizar vehículos adecuados: Una furgoneta es más rentable para las entregas locales que un camión subutilizado.
• Agrupar flujos: Trabajar con otros transportistas permite compartir cargas y evitar retornos en vacío.

Reducir el consumo de combustible

• Formar a los conductores en conducción ecológica: Una conducción suave, sin aceleraciones bruscas y con un buen uso del freno motor, ahorra combustible.
• Controlar el consumo de combustible: Un sistema de seguimiento del desempeño del conductor ayuda a identificar áreas de mejora.
• Mantenimiento regular del vehículo: El mantenimiento preventivo ayuda a mantener la eficiencia del combustible y a evitar costosas averías.

Digitalizar la gestión del transporte

Las herramientas digitales permiten centralizar la información, automatizar los procesos y evitar los errores humanos.

• TMS (Transport Management System): El software de gestión de flujos logísticos facilita la planificación y el análisis del rendimiento.
• Seguimiento en tiempo real: El GPS, el seguimiento de vehículos y las aplicaciones móviles permiten ajustar las rutas en directo.
• Análisis de costes: Soluciones como AntsRoute calculan el coste de las rutas en tiempo real e identifican áreas de optimización.

Herramientas y soluciones para simplificar el control de costes

Calcular y hacer un seguimiento de los costes de transporte puede convertirse rápidamente en una tarea compleja y laboriosa. Por eso, en lugar de hacer estos cálculos a mano, recomendamos utilizar herramientas especializadas.

Hojas de cálculo especializadas: una solución sencilla y accesible

Si estás empezando o diriges una pequeña empresa, las hojas de cálculo como Excel o Google Sheets siguen siendo una opción esencial.

• Plantillas preconfiguradas: Disponibles en línea, a menudo gratis o a bajo coste, incluyen fórmulas para calcular los costes fijos y variables y el coste por kilómetro.
• Funciones avanzadas: Gráficos, tablas dinámicas y funciones de cálculo complejas para una visualización clara de los datos.

☝️ Ideal para un primer control manual antes de optar por una solución automatizada.

Software TMS: gestión optimizada del transporte

Los TMS son soluciones avanzadas para la gestión integral de costes y la optimización de los flujos logísticos.

• Datos centralizados: Costes, rutas, vehículos, conductores y clientes en una sola plataforma.
• Cálculos automatizados: Menos entradas manuales, menos errores y un ahorro considerable.
• Seguimiento en tiempo real: Control continuo de los costes y posibilidad de realizar ajustes inmediatos en caso de imprevistos.
• Análisis del rendimiento: Informes detallados y tableros de instrumentos para identificar áreas de mejora.

☝️ AntsRoute incluye una función para calcular los costes de rutas, precios y márgenes.

AntsRoute: una potente palanca para optimizar sus costes de transporte

La adopción de AntsRoute le permitirá reducir significativamente sus costes operativos.

• Menos kilómetros, más ahorro: Los equipos móviles de los clientes de Ocean Orange Business Services han reducido las distancias que recorren en un 20%, lo que se traduce en una reducción del 35% de los costes sociales y medioambientales.
• Mayor productividad y costes controlados: Help Air à Domicile se ha beneficiado de un aumento de productividad de entre un 15 y un 30%, al tiempo que ha optimizado sus costes y reducido sus emisiones de CO₂.
• Gestión más eficaz y datos más precisos: Para Licorne Express, el programa ha transformado la gestión de las entregas. Según su fundadora, Maïté Galou, AntsRoute ofrece una visibilidad completa del rendimiento, como el número de entregas por hora y por conductor, lo que facilita la toma de decisiones.

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