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Programas para solicitar una cita en línea: ¿qué ventaja para los equipos de campo y tus clientes?

3 marzo 2022 | 6 min read

Concertar una cita con tus clientes o pacientes no es algo fácil. Hay varios elementos a tomar en cuenta a la hora de planificar una cita como, las disponibilidades, franjas horarias, horarios laborales y ausencias de tus agentes, tiempo de conducción y duración variables. Pedir una cita por teléfono es un rompecabezas para tu equipo, a partir de ahora tenemos soluciones digitales que permitan simplificar la solicitud de citas.

¿Cuáles son las ventajas de la solicitud de cita en línea?

Si aún no empezaste con la digitalización de tu empresa, este articulo te ayudara a entender rápidamente que las ganancias son inmediatas para tu negocio a partir del momento en el que tus clientes empiezan a favorecer la solicitud de cita en línea en vez de por teléfono. Estos sistemas de toma de cita en línea te permiten aumentar tu productividad y también responder a las expectativas de tus clientes. En efecto, a los consumidores les gusta tener la posibilidad de pedir cita en cualquier momento, desde cualquier sitio y con el aparato que quieran. En otras palabras, buscan un sentimiento de autonomía.

#1 Mantener a tus clientes informados

En un entorno competitivo, debes lograr desmarcarte gracias a las calidades de tus servicios. Obviamente, eso requiere une buena comunicación desde la primera toma de contacto hasta el final del servicio. Ofreciendo una experiencia de calidad, tus clientes seguirán recurriendo a tus servicios y también compartirán su experiencia con su entorno…

El uso de un método de solicitud de cita en línea ofrece una experiencia excepcional a tus clientes, informando cada persona después de su reserva en línea. Efectivamente, dispones del envío por email o por SMS de una notificación de confirmación de cita y una notificación que recuerda la cita a tu cliente para evitar que se la pierda. Puedes añadir un enlace para permitir a tus clientes reprogramar o cancelar una cita de manera muy sencilla. Así evitas que se pierdan las citas y permites a tus clientes poder aprovechar ese hueco en tu agenda.

El envío de mensaje permite también comunicar todas las informaciones útiles al cliente: fecha de paso, franja horaria, hora de llegada planificada, nombre del agente de intervención, duración de la cita, etc.

#2 Recopilar la opinión de tus clientes

¿Cómo podrías mejorar la calidad de tus servicios sin la opinión de tus clientes? Hoy en día no te hace falta contactar a tus clientes uno tras otro para saber como le ha ido la cita. ¡Las plataformas de toma de cita se encargan de hacerlo por ti! Te permiten mandar un mensaje automático después de cada cita en donde pueden evaluar la calidad del servicio y añadir ideas de mejora.

#3 Gestionar varios servicios

Algunas empresas ofrecen varios servicios que necesitan determinar anteriormente la duración de la cita, las habilidades específicas y diferentes recursos necesarios a su desarollo. Gestionar esas informaciones y obligaciones manualmente resulta muy difícil, el uso de un sistema de reserva en línea permite configurar el conjunto de esos elementos anticipadamente. Así, eliminas el tiempo de espera y los errores durante la reserva. Te aseguras atribuir el agente correcto en el sitio correcto, en pocos segundos, la herramienta te ofrece las disponibilidades en función de tus restricciones de tiempo.

#4 Sincronizar las disponibilidades en tiempo real

El uso de una plataforma de toma de cita permite también evitar que una franja horaria no disponible sea elegida. Efectivamente, las disponibilidades puestas en la web de solicitud de cita y en la plataforma para los coordinadores están actualizadas en tiempo real.

#5 Mejorar su productividad

Para ir más allá, puedes privilegiar un sistema de solicitud de cita en línea conectado a una solución de optimización de itinerario. Además de proponer franjas horarias en función de la disponibilidad de los lugares de salida y llegada de los agentes, esta herramienta toma en cuenta el distanciamiento geográfico de los clientes, así como las citas ya programadas.

Por otro lado, tienes la posibilidad de determinar el número máximo de kilómetros autorizados con respeto al punto de arranque de un agente para proponer una franja horaria

Finalmente, construyendo rutas optimizadas, tu equipo podrá realizar más intervenciones en un día, eliminando los kilómetros innecesarios.

#6 No importa el sector de actividad

Si tienes pensado adoptar una solución memorizada para automatizar la toma de cita, tenemos una buena noticia para ti: esas herramientas se adaptan generalmente a todos los sectores de actividad, no importa el tamaño de tu empresa. Que seas técnico, comercial o enferma a domicilio, en una Pyme o una organización internacional, la herramienta se adapta a tus necesidades.

¿Cómo animar a tus clientes a pedir cita online?

Añadir un icono para poder reservar desde la página principal de tu sitio web

Para ganar tiempo en tu día a día, debes incitar a tus clientes a pedir cita en línea en vez de por teléfono. Existen medidas muy simples a implementar para que tus clientes abandonen el móvil en beneficio de soluciones innovadoras de solicitud de cita en línea.

Para empezar, puedes añadir un enlace de solicitud de cita en tu página web en un sitio estratégico, por ejemplo, en la página principal, en la página de contacto y en el menú.

Resaltar la posibilidad de pedir una cita en tus emails

Tus clientes deben saber que propones un sistema de solicitud de cita online, por eso tienes que añadir en los mails, el icono para pedir cita o un enlace que les dirige hasta tu página web. Por ejemplo, puedes introducir esto en la firma electrónica de tus mails.

Añadir un código QR en tus soportes publicitarios

Los códigos QR son una excelente manera de permitir a tus clientes, acceder simplemente a tu web de solicitud de citas en línea desde su smartphone. Por ejemplo, si instalas equipos en casa de tus clientes, puedes pegar un código QR en esas máquinas. También se puede introducir un código QR en tu tarjeta de visita o en carteles.

¿Qué tipo de plataforma de solicitud de cita online elegir en función de tu sector de actividad?

AntsRoute (vientchezvous.com) para los equipos de campo

AntsRoute es una plataforma francesa de planificación y optimización de rutas de entrega y de intervención. La herramienta también ofrece vientchezvous.com, un sistema de solicitud de cita en línea disponible las 24/7 y conectada directamente a AntsRoute. En concreto, el uso de la plataforma permite simplificar la gestión del cliente, planificar más citas eliminando los kilómetros innecesarios. Por otro lado, la solución responde a las necesidades de varios sectores de actividad: la salud, los diagnósticos médicos, oxigenoterapia, cuidado de personas, etc.

El sistema de reserva online AntsRoute.

Las principales ventajas de AntsRoute:

• Posibilidad de elegir la categoría de citas.
• Posibilidad de determinar franjas horarias.
• Gestión de la disponibilidad y horarios de trabajo de los agentes de campo.
• Toma en cuenta los kilómetros y tiempo de desplazamiento.
• Posibilidad de personalizar el diseño de la web de cita para ponerlo a la imagen de tu empresa.
• Accesible desde cualquier aparato (ordenador, tableta, smartphone).
• Actualización en tiempo real de las disponibilidades.
• Vista general del planning de los agentes.
• Sistema de envío de recordatorio automático a los clientes por SMS o por email.
• Aplicación móvil iOS y Android que permiten a los agentes de campo seguir su itinerario.
• Sistema de recogida de pruebas de paso con firma del cliente, comentarios y fotos.
• Envío automatizado de informes de intervención o de visita.
• Posibilidad para los clientes de dejar su opinión.
• Integraciones con otras aplicaciones API Rest y Webhooks.

Con el fin de evaluar la calidad de la plataforma de toma de cita en línea para los equipos móviles, te invitamos a probar AntsRoute durante 7 días. Nos vemos aquí para que disfrutes de ese periodo de prueba gratis y sin compromiso.

Timify, ofrece citas online para cualquier sector de actividad

Desde el e-commerce hasta la cita médica, Timify es un software gratuito de recursos y programación online para pequeñas, medianas y grandes empresas. Es una plataforma Saas que ofrece un calendario de programación de citas, hecho para proveedores de servicios desde los e-commerce hasta peluquerías. La herramienta facilita la conexión y comunicación con sus clientes con la opción de reserva online. Permite a sus clientes programar y pagar sus citas en línea desde su sitio web. Las citas se pueden reservar en línea, de forma gratuita a través del sitio web de la empresa, la página de Facebook o la aplicación móvil TIMIFY.

Las principales ventajas de Timify:

• Tienes acceso al programa desde tu móvil.
• Te mandan recordatorios de cita.
• Posibilidad de pagar en línea.
• Base de datos de clientes.