Wie plant und optimiert man eine Liefertour mit mehreren Etappen?

Veröffentlicht am 13 September 2023 • Lesen: 8 min read

Für Gewerbetreibende, die täglich Lieferungen durchführen, liegt der Schlüssel zum Erfolg in einer guten Touren- und Routenplanung. Doch die Planung von Liefertouren ist in der Regel eine echte Nussknackeraufgabe, vor allem für Betriebsleiter, wenn diese versuchen, die Planungen manuell zu organisieren! Manchmal sind mehrere Stunden nötig, um die einzelnen Schritte in die richtige Reihenfolge zu bringen.
Kein Grund zur Panik! Mithilfe von Softwarelösungen können Sie eine Liefertour mit mehreren Adressen in nur wenigen Minuten planen und dann optimieren.
Erfahren Sie, wie Sie diese richtig einsetzen, um Zeit und Geld zu sparen.

Inhaltsverzeichnis

• Schritt 1: Sammeln Sie die notwendigen Informationen für eine erfolgreiche Liefertour
• Schritt 2: Wählen Sie eine Methode zur Tourenoptimierung, die Ihren Bedürfnissen entspricht
• Schritt 3: Richten Sie die Tourenplanungssoftware entsprechend Ihren geschäftlichen Einschränkungen ein.
• Schritt 4: Planen oder importieren Sie Ihre Termine
• Schritt 5: Optimieren und passen Sie Ihre Liefertouren an!
• Bonus: Reorganisation von Tourenplänen in Echtzeit

Der Schlüssel zur Organisation einer Liefertour mit mehreren Etappen liegt in der Verwendung einer innovativen Software. Eine solche technische Lösung sichert dem Betriebsleiter sowohl Zeitvorteile und maximale Kosteneinsparungen.

Schritt 1: Sammeln Sie die notwendigen Informationen für eine erfolgreiche Liefertour

Unabhängig davon, welche Optimierungsmethode Sie wählen, ob „manuell“ oder mithilfe einer Software, müssen Sie bei der Planung einer Route mit mehreren Zwischenzielen zwangsläufig einige Daten berücksichtigen.

Gültige Kontaktdaten Ihrer Kunden

Um eine effiziente Organisation der Liefertouren zu gewährleisten, sind zuverlässige und aktuelle Informationen über jeden Kunden erforderlich:

• Name
• Telefonnummer
• E-Mail
• Genaue Anschrift

Selbstverständlich handelt es sich hierbei nur um ein Minimum. Damit Sie vor Ort keine Zeit verlieren, können viele weitere Informationen hilfreich sein, z. B. Öffnungs- und Anwesenheitszeiten, Urlaubsdaten für Berufstätige usw.

Die Besonderheiten jeder Lieferung

Für eine optimale Planung der Liefertouren ist es von entscheidender Bedeutung, die Besonderheiten jedes Auftrags zu berücksichtigen. Wir werden vor allem folgende festhalten:

• Datum, Zeitfenster und voraussichtliche Dauer der Zustellung
• Erforderliche Kompetenzen oder Berechtigungen: Führerscheinklasse, Beförderung gefährlicher Güter, Doppelbesatzung usw.
• Merkmale der zu liefernden Waren: Menge, Gewicht, Volumen, Anzahl der Pakete oder Paletten usw.

Verfügbare personelle und materielle Ressourcen

Um ein realistisches Ergebnis zu erzielen, müssen Sie zwingend Informationen in die Planung einbeziehen wie:

• die Arbeitszeiten der Zusteller,
• die vorgeschriebenen Pausenzeiten,
• Krankschreibungen und Urlaub,
• Wartungs- bzw. Reparaturzeiten eines Fahrzeugs usw

Schritt 2: Wählen Sie eine Methode zur Tourenoptimierung, die Ihren Bedürfnissen entspricht

Eine effektive Planung setzt voraus, dass im Vorfeld eine sinnvolle Methode zur Erstellung von Touren ausgewählt wird.
Wenn Sie täglich etwa zehn Einsätze planen müssen, ist eine „handschriftliche“ Organisation mithilfe einer Karte und eines Tabellenkalkulationsprogramms wie Excel durchaus denkbar. Darüber hinaus ist eine solche Strategie zeitraubend, aber vor allem … am Ende sehr teuer.

Jede Lieferung, die aufgrund eines Fehlers in Ihren Berechnungen oder weil der Fahrer vor verschlossener Tür stand, ausbleibt, lässt Ihre Betriebskosten aus dem Ruder laufen – ohne die Möglichkeit, diese irgendjemandem in Rechnung stellen zu können!

Eine bessere Organisation der Touren erfordert daher zwangsläufig eine Softwarelösung zur Optimierung der Lieferungen. Diese Tools bieten Ihnen eine ganze Reihe von Funktionen, mit denen Sie die Produktivität der Teams vor Ort entsprechend Ihrer Strategie steigern können.

Software zur Tourenoptimierung: ein kurzer Überblick

Es gibt mittlerweile Dutzende solcher Programme auf dem Markt. Einige Programme richten sich in erster Linie an Großunternehmen. Andere, wie AntsRoute, sind auf kleine und mittlere Unternehmen sowie auf große Einzelhandelsketten zugeschnitten.

Die meisten dieser Programme sind gegen eine einfache monatliche Gebühr online über das Internet oder eine mobile Anwendung zugänglich.
Diese Tools haben zwar ihren Preis, der je nach Größe Ihres Unternehmens zwischen einigen Dutzend und einigen Hundert Euro pro Monat liegt. Diese Kosten amortisieren sich jedoch sehr schnell durch die Einsparungen an Zeit und Kraftstoff.

Die goldene Regel: Probieren Sie immer eine Softwarelösung aus, bevor Sie sich festlegen!

Die meisten Hersteller bieten Ihnen an, ihre Software einige Tage lang zu testen. Diese – manchmal kostenlose – Testphase ist ideal, um unter den vielen auf dem Markt verfügbaren Programme für die Tourenoptimierung die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Lösung auszuwählen.

Je nach Kundenprofil entwickelt jeder Hersteller spezifische Funktionen. Um den Erwartungen von Lieferdienstleistern gerecht zu werden, enthält unsere Software beispielsweise sehr effiziente Lösungen, um Zeit zu sparen und die Logistikkosten zu senken, wie zum Beispiel:

• Maximierung der Ladung,
• automatisierte Kommunikation mit Fahrern und Kunden.
• Verfolgung der Tour in Echtzeit usw.

Schritt 3: Richten Sie die Tourenplanungssoftware entsprechend Ihren geschäftlichen Einschränkungen ein.

Um die einzelnen Schritte einer Liefertour optimal zu klassifizieren und zu organisieren, berechnen und vergleichen die leistungsstarken Algorithmen unserer Software alle Möglichkeiten, um dann die beste zu auszuwählen.

Allerdings müssen Sie der Software „verständlich“ machen, was eine ideale Tour für Sie ist, entsprechend den spezifischen Einschränkungen Ihrer Branche.
Keine Sorge, diese Einstellungen werden ein für alle Mal im Vorfeld vorgenommen, auf Wunsch gerne mit Hilfe unseres Supports!

Nachfolgend sind nur einige der vielen Parameter aufgeführt, die Sie mit unserer Software zur Tourenoptimierung beeinflussen können:

• die Arbeitszeiten und Pausenzeiten Ihrer Fahrer
• die Öffnungszeiten oder Lieferzeitfenster, die von jedem Kunden gewünscht werden,
• Notwendige Zwischen-Etappen wie Sammelstellen,
• die Größe, Ladekapazität und Reichweite jedes Ihrer Fahrzeuge: Autos, LKWs, Lastenfahrräder usw.
• die Adressen der Depots oder der Fahrer, falls die Fahrzeuge bei ihnen geparkt werden können.
• Sektorisierung des Einsatzgebiets, sehr nützlich für Lieferdienste oder Vertriebsmitarbeiter, die in einem bestimmten geografischen Gebiet arbeiten.
• Maximale Dauer oder Kilometerzahl für jede Tour usw.

Die andere gute Nachricht ist, dass AntsRoute zusätzlich zu diesen unternehmensspezifischen Einschränkungen automatisch Verkehrs- und Baustelleninformationen einbezieht, die von Navigationsanwendungen (wahlweise Waze oder Google Maps) übermittelt werden.

Mit all diesen Informationen und einer Reihe von hochkomplexen Berechnungen schlägt Ihnen die Softwarelösung Tag für Tag eine effiziente Liefertour vor, die sich auch konkret vor Ort umsetzen lässt!

Schritt 4: Planen oder importieren Sie Ihre Termine

Nach dieser ersten Einrichtung besteht Ihre Hauptaufgabe nun darin, AntsRoute jeden Tag über die zu planenden Abholungen oder Lieferungen zu informieren. Auch hier haben unsere Entwickler alles so geplant, dass dieser Schritt schnell geht und an Ihre übliche Arbeitsorganisation angepasst ist.

Einfach ausgedrückt haben Sie die Wahl zwischen vier Methoden der Tourenplanung. Wenn Sie möchten, können Sie diese Methoden sogar miteinander kombinieren.

Lösung 1: Planung von Lieferungen bei eingehenden oder ausgehenden Anrufen

Sie können Ihre Termine nach und nach anhand der Kundenanrufe planen.
Bei jeder neuen Lieferung geben Sie einfach die fehlenden Informationen ein.
Dabei kann es sich um grundlegende Daten wie den Namen, die Adresse oder die Kontaktdaten des Kunden handeln oder um spezifischere Daten wie das gewünschte Zeitfenster, die Menge oder das Gewicht der zu liefernden Waren etc.

Bei jedem Anruf schlägt die Software Ihnen die besten Lieferzeitfenster vor, basierend auf den bereits geplanten Terminen.

Angenommen, Ihr Hauptkunde verlangt eine Lieferung nach Berlin für den übernächsten Tag, während sich Ihr Lager in Frankfurt befindet.
Um zu vermeiden, dass Sie einen halb leeren LKW über 550 Kilometer weit fahren lassen müssen, wird unsere Software neue Anfragen, die zwischen diesen beiden Städten liegen, vorrangig auf diese Route leiten. Natürlich nur, wenn die zu liefernde Menge dies zulässt!

Lösung 2: Importieren von Terminen aus Ihrer Branchensoftware

Verwalten Sie Ihre Termine bereits über eine Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) oder eine andere Branchensoftware? AntsRoute kann ihre Informationen automatisch mit Hunderten von allgemeinen oder branchenspezifischen Tools synchronisieren.

Es gibt 3 Arten von Verbindungen, die je nach der Ziellösung und Ihren Computerkenntnissen möglich sind:

• Direkte Integration für beliebte Tools wie WooCommerce, Prestashop, Odoo, Google Sheets, Google Kalender usw
• Verbindung über Zapier, eine Lösung, die auch ohne Programmierkenntnisse zugänglich ist
• Oder für Entwickler eine Integration über unsere REST-API.

Um sicherzustellen, dass Ihre Branchensoftware automatisch mit AntsRoute kommunizieren kann, hinterlassen Sie unserem Kundenservice eine Nachricht.

Lösung 3: Import von Excel- oder CSV-Dateien

Sind Sie ein absoluter Fan von Excel-Tabellen? Oder möchten Sie einfach nur die Liste der zu planenden Lieferungen aus Ihrer Branchensoftware in diesem Format exportieren? Keine Sorge! Importieren Sie einfach Ihre Excel-Datei in AntsRoute und füllen Sie jede Spalte mit den relevanten Informationen aus.

Auch hier bietet Ihnen AntsRoute wieder viel Freiheit bei der Organisation Ihrer Touren. Sie können wiederkehrende Termine, feste Termine, Termine mit einem Fälligkeitsdatum usw. importieren und noch mehr…

Lösung 4: Verwaltung der Termine über eine Buchungsseite

Diese letzte Lösung besteht darin, dass Sie Ihren Kunden anbieten, rund um die Uhr online einen Termin auf einer White-Label-Buchungsseite zu vereinbaren. Diese Liefertermine werden dann direkt in unserer Software hinzugefügt.

Mit anderen Worten: AntsRoute bietet Ihnen eine schlüsselfertige technische Lösung, die für jeden zugänglich ist, auch ohne besondere Computerkenntnisse. Sie müssen diese Mini-Website nur noch entsprechend Ihren Erwartungen parametrieren und eventuell in Ihren Farben gestalten.

Schritt 5: Optimieren und passen Sie Ihre Liefertouren an!

Dieser Schritt ist paradoxerweise der einfachste, denn AntsRoute kümmert sich um fast alles – und das in nur wenigen Sekunden!

Sobald Sie alle Informationen an der Schnittstelle bereitgestellt haben, um die Tagesetappen zu klassifizieren und zu organisieren, wird die Software die Route für jeden Fahrer und jedes Fahrzeug so optimieren, dass sie Ihren Zielen entspricht:

• Maximierung der Ladung und gleichzeitige Sicherstellung, dass das Fahrzeug genügend Kapazität hat, um alle Waren zu transportieren.
• Minimierung der zwischen den einzelnen Schritten zurückgelegten Kilometer und damit der Betriebskosten.
• Zufriedenstellung von Kunden, die nach bestimmten Zeitfenstern für den Besuch gefragt haben usw.

Falls Sie am Ende dieser Optimierungsphase einige Details ändern möchten wie z. B. die Reihenfolge von zwei Etappen? Mit einem einfachen Drag-and-Drop können Sie die Tour in einer Reihenfolge neu anordnen, die Ihnen besser gefällt.

Bonus: Reorganisation von Tourenplänen in Echtzeit

Unsere Optimierungssoftware kann noch so leistungsstark sein, wir alle wissen, dass eine Liefertour selten wie geplant verläuft. Unerwartete Abwesenheiten, Staus, Routenänderungen während der Tour: Es gibt viele Hindernisse auf dem Weg zur Produktivität!

Bei Bedarf können Sie mit AntsRoute den gesamten Touren oder Routenplan oder einen Teil davon in Echtzeit neu organisieren. Dank der Geolokalisierung und der Live-Überwachung der Fahrer können Sie auf sehr einfache Art und Weise:

• einen Schritt hinzufügen, um eine dringende Anfrage zu erfüllen,
• die Reihenfolge der Wegpunkte während einer Tour ändern,
• oder auch Lieferungen einem anderen Fahrer zuweisen usw.

Hat dieser Artikel Ihr Interesse geweckt, mehr über AntsRoute, unsere sehr umfassende Lösung für die Verwaltung von Sammlungen und Lieferungen, zu erfahren? Um die Software und die App 7 Tage lang kostenlos testen zu können, besuchen Sie bitte unsere Seite!

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