Ambulante Pflegedienste: Was unterscheidet eine Planung von Hand von einer mit Tourenplanungssoftware?

Veröffentlicht am 1 August 2025 • Lesen: 7 min read

Mit dem Beruf des ambulanten Krankenpflegers verbindet man in der Regel Pflege, Zuhören und den empathischen Umgang mit Menschen. Was man dabei oft vergisst? Die gigantische Organisation, die hinter jeder Tour steckt. Zwischen Blutabnahmen um 6:30 Uhr, Verbänden am anderen Ende der Gemeinde und dem Anruf von Frau Müller, die ihren Termin „nur für heute“ verschieben möchte, kann die Planung schnell zu einem echten Kopfzerbrechen werden.

Wie schaffen es die Verantwortlichen in der häuslichen Pflege, den Überblick zu behalten? Viele improvisieren, andere jonglieren mit Terminkalendern, Textnachrichten und Anrufen in letzter Minute. Doch immer mehr Pflegedienstleiter entscheiden sich für eine entspanntere Lösung: eine Software zur Tourenoptimierung.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen ein Beispiel für die Dienst- und Tourenplanung eines Pflegedienstes vor, da sich am Alltag orientiert. Wir folgen Claudia, die Leiterin eines ambulanten Pflegedienstes in einem ländlichen Gebiet ist. Die Organisation der Dienst- und Tourenpläne ihrer Pflegekräfte fällt in ihren Aufgabenbereich. Sie hat schon beides erlebt: den Arbeitsalltag mit selbst geplanten Touren und den besseren Arbeitsalltag seit der Einführung von AntsRoute. Mit diesem Tool wird die Touren- und Pflegeterminplanung einfach und – zumindest während der Testphase – kostenlos erledigt wird.

Inhaltsverzeichnis:

• Der Arbeitsalltag ohne Planungstool
• Der Alltag mit einer Optimierungssoftware
• Pflegekräfte, die mehr Zeit haben, können eine patientenorientierte Pflege gewährleisten
• Wie wäre es mit einem Vergleich?

Der Arbeitsalltag ohne Planungstool

Die klassische Organisation ohne Software: oft von Nöten und Improvisation geprägt

Willkommen im Alltag von Claudia, die seit zwölf Jahren als Leiterin eines Pflegedienstes auf dem Land tätig ist. Wie beginnt ihr Arbeitstag? Zuerst checkt sie die neuesten Post-its und andere Notizen ihrer Mitarbeiter sowie die Nachrichten auf dem Anrufbeantworter. Jeden Morgen, bei einem lauwarmen Kaffee und einem Blick auf den Wetterbericht, verbringt sie nicht selten mehrere Stunden damit, die Touren ihrer zwölf Mitarbeiter zu planen bzw. zu aktualisieren. Das macht sie von Hand. Ja, und das im Jahr 2025.

Doch trotz ihres guten Willens und ihrer Erfahrung kommt es immer wieder zu unvorhergesehenen Ereignissen: Ein Patient muss kurzfristig ins Krankenhaus eingeliefert werden, ein anderer braucht dringend eine Behandlung und ein Mitarbeiter fällt krankheitsbedingt aus. Das Ergebnis? Die Terminkalender gleichen eher zeitgenössischen Kunstwerken als einer strukturierten Planung.

Die Fahrten gleichen einem Roadtrip

Die Kollegen sind auf den Landstraßen unterwegs, oft entgegen jeder geografischen Logistik. Da Claudia ohne Hilfsmittel arbeitet und die Touren nicht für jeden einzelnen optimiert werden, fahren sie nicht selten unnötig hin und her. An einem Tag kam eine Mitarbeiterin beispielsweise dreimal an derselben Bäckerei vorbei, ohne jemals Zeit zu haben, dort anzuhalten.

So können sich über 40 überflüssige Kilometer pro Mitarbeiter und Tag ansammeln. Leider bekommen die Pflegekräfte keine Prämie für jeden gefahrenen Kilometer. In der Zwischenzeit warten die Patienten, manchmal sehr lange. Unabhängig davon wie gut der jeweilige Einsatz ist, bleibt das Problem bestehen: Es fehlt ein richtiges Planungsinstrument.

Müdigkeit, Stress und XXL-Belastung

Bereits mit der ersten Aufgabe des Tages ist Claudia unzufrieden und frustriert. Dazu kommt noch die Anspannung der Mitarbeiter, die unter der schlechten Planung leiden. Danach stehen noch weitere Verwaltungsaufgaben an: Rechnungsstellung, Abrechnungen mit den Krankenkassen, Datenübertragung, Dokumentation… und natürlich die Dienst- und Tourenplanung für die nächsten Tage.

Diese handwerkliche Arbeitsweise bleibt nicht ohne Folgen:

• Termine, die selbst mit dem besten Gedächtnis der Welt vergessen werden;
• Häufige Verzögerungen, die das Vertrauensverhältnis zu den Patienten beeinträchtigen;
• Steigende Frustration und Missmut bei allen Beschäftigten.

Wenn Claudia die Puste ausgeht, dann liegt das nicht daran, dass es ihr an Leidenschaft für ihren Beruf mangelt. Selbst die engagierteste Mitarbeiterin lässt irgendwann nach, wenn sie alles auf Händen trägt.

Übrigens: Demnächst werden zwei neue Mitarbeiter das Team verstärken. Entsprechend steigt die Anzahl der Patienten und somit der Planungsaufwand exponentiell, wenn dies ohne Hilfsmittel erfolgt.

Und wie steht es um die Qualität der Pflege?

Wenn die Mitarbeiter immer die Logistik im Hinterkopf haben, ist es schwierig, den Patienten voll und ganz zur Verfügung zu stehen. Eine Spritze bleibt eine Spritze. Aber der Unterschied zwischen einer technischen und einer menschlichen Behandlung liegt in der Zeit und der geistigen Verfügbarkeit, um zuzuhören, zu beruhigen und zu beobachten – Dinge, die Messgeräte nicht können.

Der Alltag mit einer Optimierungssoftware

Ein optimierter Tag dank AntsRoute

Heute gibt es einen echten Tapetenwechsel in Alltag von Claudia. Seit sie AntsRoute nutzt, hat sie ihre vielen Notizen und Zettelchen gegen eine intelligente App eingetauscht. Die Planung der Diensttouren ihrer Kollegen nimmt nicht mehr Stunden in Anspruch. Sie kann sich anschließend einen heißen Kaffee gönnen und sich dann konzentriert ihren nächsten Aufgaben widmen. Ihr Tagesablauf hat sich stark verändert.

• ✅ Sie öffnet die Applikation,
• ✅ Sie gibt alle Einschränkungen über die Patienten an (vorrangige Patienten, Zeitaufwand für die geplante Pflege, weitere Terminzwänge…),
• ✅ Sie trägt die Anwesenheiten und Abwesenheiten der Mitarbeiter sowie ihre Arbeitszeiten ein und passt bei Bedarf ihre spezifischen medizinischen Kompetenzen an,
• ✅ Und schwupps: Die Patienten werden der richtigen Person zugewiesen – je nach geografischer Nähe und Art der Pflege. AntsRoute generiert automatisch die optimalen Touren.
  In weniger als 30 Minuten ist alles fertig. Ja, in 30 Minuten, nicht in 120!

Claudia behält den gesamten Planungsprozess im Blick und jeder Mitarbeiter kann sich seine komplette Tagestour auf einer übersichtlichen, interaktiven Karte anzeigen lassen. Er sieht seine Planung in Echtzeit. Es muss niemand mehr zwischen Google Maps, seinem Papierkalender und einer unverständlichen SMS jonglieren. Somit entfallen auch die üblichen Nachfragen wie: „Kommen Sie heute Morgen gut durch?“.

Wenn dies von Claudia vorgesehen ist, kann jeder Mitarbeiter seine Planung bei Bedarf (Staus, kurzfristige Änderungen) selbst anpassen, ohne den Überblick zu verlieren. Und Claudia bekommt die Aktualisierung sofort auf ihrem Screen angezeigt.

Weniger Kilometer, mehr Gelassenheit!

Durch die Optimierung der Routen spart jeder von Claudias Mitarbeitern täglich fast 30 km ein. Keiner fährt mehr dreimal an der gleichen Bäckerei vorbei und manche haben sogar ungeahnte Abkürzungen entdeckt. Was ist das Ergebnis? Weniger Stress, weniger Müdigkeit und mehr Patienten am Tag. Außerdem spart jeder Kraftstoff und CO.

Noch besser: Mit AntsRoute kann Claudia mit wenigen Klicks auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren. Stornierungen, eine kurzfristig erforderliche Behandlung oder Änderungen des Zeitplans… Alles wird automatisch neu organisiert, ohne dass der Terminplan von Hand neu erstellt werden muss oder Claudia die Beteiligten erneut anrufen muss. Jeder Mitarbeiter erhält außerdem Benachrichtigungen für jede geplante Behandlung, automatische Erinnerungen an Termine und eine Übersicht über die bisherigen Besuche. Wer bietet mehr?

Weniger Papierkram, mehr Präsenz

Schluss mit den Überstunden! Mit AntsRoute werden die Patientendaten, Notizen und Pflegedokumentationen zentral in der App gespeichert, sodass sie im Laufe des Tages direkt von jedem Mitarbeiter auf dem Handy eingetragen werden können. Eine durchgeführte Behandlung, eine zusätzliche Information – und schon ist alles erledigt.

Das Beste daran ist, dass die Patienten selbst online einen Termin vereinbaren können. Das reduziert die Zahl der Anrufe und Fehltermine erheblich. Wenn Patienten bzw. ihre Angehörigen nicht verfügbar sind, können sie so ganz einfach einen neuen Termin vereinbaren.

Weniger Koordinationsaufwand bedeutet mehr Zeit für die Pflege.

Die Routenoptimierung von 3 ambulanten Pflegediensten mit AntsRoute.

Pflegekräfte, die mehr Zeit haben, können eine patientenorientierte Pflege gewährleisten

Seit der Implementierung von AntsRoute gehen Claudia und ihre Mitarbeiter pünktlicher nach Hause, ohne Abstriche bei der Qualität ihrer Pflegetouren machen zu müssen. Alle sind ausgeruhter, konzentrierter und können besser zuhören. Und sie haben sogar ein bisschen mehr Zeit für sich selbst, was in diesem Beruf fast schon ein Luxus ist.

Vor allem hat Claudia hat die Kontrolle über ihren Arbeitstag zurückgewonnen. Und der Kaffee wird heiß getrunken!

Wie wäre es mit einem Vergleich?

Vorher/nachher: Die Touren können sich „sehen lassen“

Claudia hat weder ihre Mitarbeiter, noch ihre Patienten gewechselt. Was hat sich geändert? Ihre Planungsmethode. Und das macht den großen Unterschied.

Mit AntsRoute wird ihr Tag nicht mehr von Eile und Zufall bestimmt, sondern von einer klaren, flüssigen und vor allem realistischen Organisation. Keine lange Rede, sondern hier nun ein kleiner Vergleich:

Claudias Mitarbeiter sparen nicht nur Zeit, sondern gewinnen auch an Lebensqualität. „Früher bin ich immer nur gerannt. Jetzt kann ich meine Patienten behandeln, ohne mich zu verlaufen, ohne jemanden zu vergessen oder ohne mich zu quälen. AntsRoute hat mir meine Abende zurückgegeben… und einen Teil meiner geistigen Gesundheit“.

Die Planung von 3 ambulanten Pflegediensten in wenigen Minuten mit AntsRoute erstellt.

In Kürze

Sind Sie für die Planung der Pflegetouren in Ihrem Betrieb verantwortlich? Dann wissen Sie, wie intensiv und anspruchsvoll der Arbeitsalltag für alle ist. Sie und Ihre Pflegekräfte verdienen etwas Besseres als unnötige Kilometer und Terminkalender voller Kritzeleien.

Mit einem Tool wie AntsRoute wird die Tourenplanung zum Kinderspiel:

• ✅ Einsparung bei Zeit (und Treibstoff)
• ✅ Weniger Belastung
• ✅ Mehr Verfügbarkeit für die Patienten
• ✅ Eine bessere Pflege- und Lebensqualität.

Wenn Sie auf der Suche nach einer speziell für Ihre Branche entwickelten Softwarelösung für die ambulante Pflege sind, lohnt sich ein genauer Blick auf AntsRoute. Sie können AntsRoute 7 Tage lang kostenlos testen!

Sie und Ihr Team arbeiten im Dienst der Patienten. Mit AntsRoute können Sie Ihren Arbeitsalltag erleichtern und dabei besser für sich selbst sorgen. Das sollten Sie auch tun!