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Logistik-Outsourcing: Best Practices für 2025

Veröffentlicht am 4 November 2024 • Lesen: 9 min read

Sie betreiben ein Online-Unternehmen und fragen sich, ob die Auslagerung Ihrer Versandlogistik der Schlüssel zu mehr Effizienz sein könnte? Sie wären definitiv nicht der Einzige, der diese Option in Betracht zieht.

Logistik-Outsourcing, bei dem die Verwaltung aller oder eines Teils Ihrer Abläufe einem externen Dienstleister anvertraut wird, hat sich bereits bewährt. Nicht nur Ihre Kosten werden dadurch gesenkt, dadurch erhalten Sie auch Zugriff auf spezialisiertes Fachpersonal, wodurch Sie Zeit gewinnen, um sich voll und ganz auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: die Entwicklung Ihres Unternehmens.

In diesem Artikel erfahren Sie, was dies für den Logistikbereich bedeutet: die Vorteile, die Herausforderungen und die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten, um festzustellen, ob dieser Ansatz für Ihr Unternehmen geeignet ist. Egal, ob Sie einen zuverlässigen Anbieter suchen oder einfach nur Ihre internen Prozesse optimieren möchten, dieser Leitfaden wird Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen.

Inhaltsübersicht:

• Logistik-Outsourcing: Ängste und Unsicherheiten überwinden
• Was bedeutet „Outsourcing der Logistik“?
• Warum sollte man Outsourcing in Betracht ziehen?
• Wann sollte man auslagern?
• Die wichtigsten Schritte zu einer erfolgreichen Outsourcing-Strategie
• Wie lässt sich die Leistung Ihrer externen Logistik optimieren

Logistik-Outsourcing bedeutet, dass Sie die Verwaltung Ihrer Waren einem Experten anvertrauen. Für den Manager eines Online-Shops ist dies ein Garant für mehr Effizienz bei den logistischen Abläufen.

Logistik-Outsourcing: Ängste und Unsicherheiten überwinden

Logistik ist ein Bereich, der oft für Kopfzerbrechen sorgt. Es gibt so viele Faktoren, die Sie im Auge behalten müssen: Kosten senken, Effizienz steigern und die Kunden zufriedenstellen. Da kann es schnell stressig werden.

Hinzu kommt die Angst, die Kontrolle über Ihre Geschäfte zu verlieren oder nicht schnell genug auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können, und schon haben Sie das perfekte Rezept für einen besonders anstrengenden Alltag. In diesem Zusammenhang wird es wichtig, geeignete Lösungen zu finden, um den Druck zu mildern.

Das sogenannte Logistik-Outsourcing stellt hier eine interessante Option dar. Es bietet eine willkommene Flexibilität und das nötige Know-how, um diese Herausforderungen zu meistern und sich in einem sich ständig verändernden Umfeld besser zurechtfinden zu können.

Was bedeutet „Outsourcing der Logistik“?

Das Outsourcing Ihrer Logistik bedeutet, dass Sie die Verwaltung Ihrer Waren einem Experten anvertrauen, um effizienter zu werden und sich mehr Sicherheit zu verschaffen. Wenn Sie sich für diese Lösung entscheiden, können Sie Aufgaben wie den Wareneingang, die Lagerung, die Kommissionierung, den Versand und die Retourenabwicklung delegieren.

In der Praxis kann Ihr Online-Shop in das System des Anbieters integriert werden. Ihre Waren werden in dessen Lagerhäusern gelagert und jede Bestellung wird automatisch verpackt und versendet, sobald sie aufgegeben wird. Dank der fortschrittlichen Tools, die von diesen Anbietern bereitgestellt werden, haben Sie in Echtzeit Einblick in alle Aspekte Ihrer Logistik und können so Transparenz und Kontrolle gewährleisten.

Warum sollte man Outsourcing in Betracht ziehen?

Die Vorteile

1. Kostensenkung: Sie wandeln Fixkosten in variable Kosten um. Sie zahlen nur für die Dienstleistungen, die Sie benötigen, ohne hohe Investitionen in Infrastruktur und Technologie.
2. Fokus auf das Kerngeschäft: Sie überlassen die Logistikaufgaben den Experten und konzentrieren sich auf das, was Sie am besten können. Eine Win-Win-Lösung für alle!
3. Spezialisiertes Fachpersonal: Sie können auf die Erfahrung von Fachleuten zurückgreifen, die wissen, wie die Logistik funktioniert. Ihr Know-how ermöglicht es, Probleme schnell zu lösen und reibungslose Abläufe zu gewährleisten.
4. Fortschrittliche Technologie: Sie erhalten die neuesten Innovationen wie Transportmanagementsysteme (TMS) und GPS-Tracking, die für ein einzelnes Unternehmen oft unbezahlbar sind.
5. Geringere Versandkosten: Sie genießen günstige Preise dank der Beziehungen, die die Logistikdienstleister aufgebaut haben.
6. Flexibilität und Skalierbarkeit: Sie können schneller auf Marktschwankungen und saisonale Spitzen reagieren, ohne zusätzlichen Aufwand.
7. Verbesserung der Kundenzufriedenheit: Spezialisierte Dienstleister bieten mit ihrem Fachwissen und ihren eingespielten Methoden einen hochwertigen Service, der die Loyalität Ihrer Kunden stärkt.
8. Einsparungen bei Ihrer Fahrzeugflotte: Sie setzen Spediteure ein, ohne die Kosten, die mit dem Besitz, der Wartung und der Verwaltung von Fahrzeugen verbunden sind.

Die Nachteile

1. Kontrollverlust: Die fehlende direkte Kontrolle über den Betrieb kann problematisch sein, wenn die KPIs nicht klar definiert sind. Sorgen Sie für eine angemessene Aufsicht und bauen Sie eine Beziehung auf, die auf Vertrauen basiert.
2. Abhängigkeit von Dritten: Die Auswahl starker Partner ist wichtig, damit es bei finanziellen oder betrieblichen Schwierigkeiten nicht zu Unterbrechungen des Dienstes kommt.
3. Datensicherheit: Wenn Sie sensible Informationen einem Dritten anvertrauen, setzen Sie sich Sicherheitsrisiken wie Datenlecks und Cyberangriffen aus. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter hohe Sicherheitsstandards einhält.
4. Strategische Fehlausrichtung: Überprüfen Sie, ob Ihre Ziele mit denen des Anbieters übereinstimmen, um Ineffizienzen und Konflikte zu vermeiden.
5. Kommunikationsprobleme: Stellen Sie Ihre Erwartungen von Anfang an klar und richten Sie effektive Kommunikationskanäle ein, um Missverständnisse und Verzögerungen zu vermeiden.
6. Software-Inkompatibilität: Versichern Sie sich, dass die Softwaresysteme kompatibel sind, um einen reibungslosen und flüssigen Datenaustausch zu gewährleisten.
7. Markenimage: Ein ungeeigneter Anbieter kann dem Image Ihres Unternehmens schaden, wenn es zu Problemen kommt. Die Wahl sollte auf einen seriösen Anbieter fallen.

Wann sollte man auslagern?

Welche Signale sollten Sie beachten?

Aufstrebende oder bereits etablierte E-Commerce-Websites müssen ihre Logistik oft auslagern, wenn die Verwaltung des Versands zu komplex wird. Mit steigendem Bestellaufkommen häufen sich die Herausforderungen: Lagerverwaltung, Einstellung von Personal… alles Aufgaben, die letztendlich wertvolle Zeit und Ressourcen verschlingen.

Wenn die Verwaltung Ihrer Bestellungen und Ihrer Lieferungen Ihr Geschäft bremst oder Sie Schwierigkeiten haben, mit der steigenden Nachfrage Schritt zu halten, ist es vielleicht an der Zeit, zu delegieren. Folgende Anzeichen sprechen dafür:

• Ihre Logistikkosten explodieren, während die Qualität der Dienstleistung sinkt.
• Ihr Unternehmen wächst schnell und braucht mehr Flexibilität.
• Sie treten auf neue Märkte ein oder haben Schwierigkeiten, Logistikpersonal zu rekrutieren.

Kurz gesagt: Wenn Ihr Logistikbedarf Ihre Kapazitäten übersteigt, wird das Outsourcing strategisch wichtig.

Kosten-Nutzen-Analyse: interne Logistik vs. Outsourcing

Leistung: Wer vergleicht, kann besser entscheiden.

Das Dilemma zwischen Internalisierung und Auslagerung der Logistik erfordert nicht nur eine Kosten-, sondern auch eine Leistungsanalyse. Sie sollten die Stärken und Schwächen Ihrer internen Abläufe mit denen eines externen Dienstleisters vergleichen.

Legen Sie dazu zunächst Ihre persönlichen KPIs fest: Lieferzeiten, Genauigkeit der Bestellungen, Bestandsführung und Effizienz der Zustellung auf der letzten Meile. Diese KPIs werden Ihnen helfen, die beiden Optionen zu bewerten. Nach dem Outsourcing sollten Sie diese Kennzahlen überwachen, um Ihre Strategien entsprechend anzupassen.

Kosten: Bestmögliche Nutzung Ihrer Ressourcen.

1. Ermittlung der direkten Kosten: Transport, Lagerung, Arbeitskraft, Technologie und Verwaltungskosten.
2. Kostenvergleich: Vergleichen Sie diese Kosten mit den Kosten Ihres derzeitigen Betriebs.
3. Messung der Wirksamkeit: Berechnen Sie die Kosten pro versandte Einheit oder bearbeitete Bestellung.
4. Ermittlung der Einsparungen: Subtrahieren Sie die ausgelagerten Kosten von den internen Ausgaben, um das Einsparpotenzial zu ermitteln.

Finanzielle Auswirkungen: Weit mehr als nur eine Frage der Kosten.

Outsourcing bedeutet nicht nur, dass Sie Ihre Ausgaben senken. Sie hat auch langfristige Auswirkungen:

1. Return on Investment (ROI): Wie hoch ist der erzielte Nutzen im Vergleich zu den getätigten Ausgaben?
2. Rentabilität: Werden die Kundenzufriedenheit verbessert und die Bestellungen beschleunigt, was Ihre Gewinne steigern kann?

Matching: eine strategische Entscheidung.

Bleiben Sie nicht bei der Berechnung des ROI stehen. Es ist auch wichtig, zu überprüfen, ob die Vorstellungen Ihres Unternehmens mit denen des Anbieters übereinstimmen:

1. Strategische Ausrichtung: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Ihre Ziele in Bezug auf Wachstum und Kostensenkung teilt.
2. Leistungsüberwachung: Beurteilen Sie regelmäßig seine Reaktionsfähigkeit und seine Fähigkeit, sich an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
3. Risikomanagement: Wählen Sie einen Partner, der in der Lage ist, Betriebsunterbrechungen, Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zu verwalten.

Durch die Kombination dieser Elemente erhalten Sie einen Gesamtüberblick, der Ihnen hilft, eine Entscheidung zu treffen, die den Fortbestand Ihres Unternehmens sichert.

Die Erarbeitung eines hybriden Ansatzes

Der Hybridansatz vereint das Beste aus beiden Lösungen: Sie verwalten Teile Ihrer Logistik intern, während Sie komplexere oder teurere Aufgaben auslagern. Mit dieser Strategie behalten Sie die Kontrolle über die zentralen Aspekte und können gleichzeitig das Fachwissen eines externen Dienstleisters nutzen.

So können Sie beispielsweise die Bestandsverwaltung intern behalten, da Ihr Team Ihre Produkte in- und auswendig kennt, während Sie die Lieferung der letzten Meile an einen Partner auslagern.

Warum sollte man sich für den hybriden Ansatz entscheiden?

• Flexibilität: Sie richten Ihren Betrieb auf die Jahreszeiten oder Nachfragespitzen aus.
• Kontrolle: Sie behalten die Kontrolle über strategische Elemente, während Sie operative Aufgaben delegieren.
• Kostensenkung: Sie lagern aus, was effizienter und kostengünstiger erledigt werden kann.
• Agilität: Sie passen Ihre Prozesse schnell an, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen.

Dieser Ansatz ist ideal, um mit Ihrem Unternehmen zu wachsen, Saisonspitzen zu bewältigen und ohne große interne Investitionen auf fortschrittliche Technologien zuzugreifen.

Die wichtigsten Schritte zu einer erfolgreichen Outsourcing-Strategie

1. Bedarfsanalyse

Die Logistik auszulagern ist für KMU eine strategische Entscheidung, die sorgfältig vorbereitet werden muss. Der erste Schritt ist die Erstellung einer detaillierten Leistungsbeschreibung, bei der folgende Punkte zu berücksichtigen sind:

• Vision und Ziele: Stellen Sie sicher, dass das Outsourcing in Ihre langfristigen Ziele passt.
• Erwartete Ergebnisse: Legen Sie fest, was Sie sich von diesem Schritt erhoffen.
• Monitoring-Plan: Stellen Sie einen Zeitplan auf, um die Leistung zu überwachen.
• Logistische Ausstattung: Geben Sie an, welche Ressourcen und Methoden Sie benötigen.

Nachdem Sie diese Punkte festgelegt haben, sind Sie bereit, den idealen Anbieter für Ihre Bedürfnisse auszuwählen.

2. Die Auswahl des richtigen Anbieters

Die Auswahl des richtigen Anbieters kann den entscheidenden Unterschied für die Effizienz Ihrer Supply Chain ausmachen. Eine Ausschreibung ermöglicht es Ihnen, die Angebote zu vergleichen und eine Auswahl zu treffen.
Hier sind die Kriterien, nach denen Sie den perfekten Anbieter identifizieren können:

• Dienstleistungsqualität: Überprüfen Sie, ob die Dienstleistungen zuverlässig und qualitativ hochwertig sind.
• Kosten: Bewerten Sie die Kosten, um sicherzustellen, dass es wettbewerbsfähig ist und mit Ihrem Budget übereinstimmt.
• Fachwissen: Entscheiden Sie sich für einen Partner mit Branchenerfahrung.
• Abwicklung: Prüfen Sie, ob er in der Lage ist, Logistikvorgänge effizient abzuwickeln.
• Leistungsangebot: Stellen Sie sicher, dass das Angebot Ihren spezifischen Bedürfnissen entspricht.
• Feedback von Kunden: Sehen Sie sich die Meinungen von Unternehmen an, die die Dienste des Anbieters bereits in Anspruch genommen haben.

3. Die Ausarbeitung des Vertrags

Nehmen Sie bei der Vertragsgestaltung Key Performance Indicators (KPIs) und Service Level Agreements (SLAs) auf, um die Qualität und die Erfüllung der Erwartungen zu gewährleisten. Fügen Sie außerdem Klauseln zur Vertraulichkeit und Datensicherheit hinzu.

4. Die Umsetzung

Die Einrichtung beginnt mit der Bereitstellung der Technik und Infrastruktur in den Lagern des Anbieters. Dieser Schritt erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Ihrem Unternehmen und dem Subunternehmer. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, denken Sie daran, ein leistungsfähiges Logistikmanagementsystem und adäquate Kommunikationstools zu integrieren. Vergessen Sie nicht, Ihre Teams in den neuen Arbeitsabläufen zu schulen.

Wie lässt sich die Leistung Ihrer externen Logistik optimieren

Überwachung und Verbesserung der logistischen KPIs

Um sich eine erfolgreiche Strategie zu sichern, müssen Sie die Leistung Ihrer Logistikpartner kontinuierlich messen und verbessern.

Überwachung der Logistik-KPIs: der Schlüssel zum Erfolg.

Mithilfe von KPIs lassen sich wesentliche Aspekte bewerten:

1. Lieferzeiten: Vergleichen Sie die tatsächlichen Zeiten mit den Planzahlen, um die Pünktlichkeit zu messen.
2. Transportkosten: Verfolgen Sie die Ausgaben pro Kilometer oder Tonne, um das Budget zu kontrollieren.
3. Beschwerdequote: Analysieren Sie die Kundenrückmeldungen, um Probleme zu erkennen und zu lösen.

So können Sie die Leistung Ihrer Dienstleister bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen.

Steuerungsinstrumente und Dashboards.

Dabei nutzen Sie Reporting-Tools und dynamische Dashboards, um Ihre Daten zu zentralisieren und die Leistung in Echtzeit zu visualisieren. Sie legen automatische Warnmeldungen fest, um schnell auf Anomalien zu reagieren.

Integration der Informationssysteme mit dem Auftragnehmer

Um Ihren E-Commerce zu optimieren, ist es wichtig, die richtigen Logistiklösungen zu integrieren. Aber Vorsicht: Nicht alle Anbieter bieten Tools an, die sich einfach integrieren lassen, um Bestellungen zu verwalten, Lieferungen zu verfolgen oder Retouren zu bearbeiten.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme (CMS, WMS, OMS, Marketplaces) mit den von Ihrem Anbieter angebotenen Technologien kompatibel sind. Die Integration von Softwarelösungen wie AntsRoute, die Liefertouren optimiert und Daten zentralisiert, erleichtert die Koordination und Transparenz der Logistikabläufe und sorgt für ein optimiertes Management. Gekoppelt mit einem automatisierten System zur Verwaltung von Retouren direkt an Ihrem Standort, verwandelt es Ihre Logistik in einen wichtigen Trumpf für die Kundenzufriedenheit und die Gesamtleistung.

Technologische Innovationen und Zukunftstrends

Das Outsourcing von Logistik entwickelt sich mit dem Aufkommen neuer Technologien wie dem Internet der Dinge (IoT -Internet of Things), künstlicher Intelligenz und Blockchain weiter.

Internet der Dinge (IoT): Konnektivität und Überwachung in Echtzeit

Das IoT ermöglicht es Ihnen, Ihre Betriebsabläufe mithilfe intelligenter Sensoren in Echtzeit zu überwachen. Diese Technologie gewährleistet die Qualität und Sicherheit der Produkte, indem sie die Transportbedingungen erfasst, die Lagerbestände optimiert und gleichzeitig Risiken und Verluste verringert.

Künstliche Intelligenz: Vorhersage und Automatisierung

Die KI analysiert große Datenmengen, um die Nachfrage vorherzusagen, Routen zu optimieren und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Sie passt die Lagerbestände an und personalisiert die Empfehlungen, was Ihre Abläufe reibungsloser macht.

Blockchain: Rückverfolgbarkeit und Transparenz

Die Blockchain bietet eine vollständige Rückverfolgbarkeit und Authentifizierung von Produkten durch ein unveränderliches digitales Register. Sie vereinfacht Transaktionen durch die Ausschaltung von Vermittlern, senkt so die Kosten und stärkt das Vertrauen in Ihre Partner und Kunden.

Diese Technologien sind nicht einfach nur Trends, sondern die Zukunft der Logistik. Sie ebnen den Weg für eine effizientere, transparentere und agilere Betriebsführung.

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