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Flottenmanagement- oder Tourenoptimierungssoftware: Mit welcher Lösung sparen Sie am meisten Geld?

Veröffentlicht am 31 März 2023 • Lesen: 7 min read

Als Leiter eines Teams von Außendienstmitarbeitern wurde Ihnen bestimmt schon mindestens einmal eine Softwarelösung zur Flottenverwaltung oder für die Tourenoptimierung oder sogar beides angeboten.
Die beiden Softwaretypen bieten Vorteile, die in der Tat recht ähnlich sind, auch wenn die angewandten Techniken und Funktionen, um das jeweilige Ziel zu erreichen, sehr unterschiedlich sein können.
Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, die für Sie kosteneffektivste IT-Lösung zu finden, ohne dass mehrfache Eingaben gemacht oder etliche Abonnements abgeschlossen werden müssen.

Inhaltsverzeichnis

• Transportmanagement-Software mit einem ähnlichen Versprechen
• Flottenmanagement oder Tourenoptimierung? 5 Kriterien, um die für Sie rentabelste Art von Software auszuwählen
  1. Soll-Daten oder Ist-Daten: Wer wird die Informationen erfassen?
  2. Größe und Herkunft Ihres Fuhrparks
  3. Das Gewicht der HR- und Geschäftszwänge
  4. Flexibilität bei der Vereinbarung von Kundenterminen
  5. Die Verbesserung der Kundenbeziehung
• Schnittstellen zwischen Software: der Schlüssel zur Rentabilität?

Die Softwarelösung für das Flottenmanagement optimiert die Nutzung des Fuhrparks von Transport- oder Einsatzunternehmen. Das Tool analysiert den Fahrstil von Außendienstmitarbeitern, um Unfällen vorzubeugen. Auch die Berechnung des CO²-Ausstoßes stellt eine wichtige Kompenente bei den aktuellen CSR-Herausforderungen dar.

Transportmanagement-Software mit einem ähnlichen Versprechen

Beide Arten von IT-Lösungen, mit denen Sie Ihren Fuhrpark besser verwalten bzw. Ihre Fahrten optimieren können, gehören zur großen Familie der Transportmanagement-Software (TMS).
Der Name dieser Softwarelösungen lässt keinen Zweifel an ihrem Hauptversprechen: Einsparung von Reisekosten und Steigerung der Produktivität ohne Einbußen bei der Servicequalität.

In Ihrem Fall, abhängig von Ihrem Beruf und Ihren Zielen, wird dieses Bemühen um Rationalisierung unterschiedliche Ziele verfolgen:

• Geringere Transportkosten: Treibstoff, Maut, Wartung usw;
• Optimierung der Personalkosten (Minimierung bzw. Reduzierung);
• Erhöhung der Lebensdauer von Fahrzeugen;
• Senkung der Pannenhäufigkeit bzw. der Unfallzahlen;
• Reduzierung des CO²-Ausstosses aus einer CSR-Perspektive usw.

Mithilfe von Software lassen sich Reisekosten einsparen.

Leistungsstarke Algorithmen zur Beschleunigung Ihrer Leistung

Um dies zu erreichen, verbergen beide Lösungstypen unter ihrer Haube besonders leistungsfähige Algorithmen, die riesige Datenmengen analysieren können, um Ihnen zu helfen, jederzeit die besten Entscheidungen zu treffen.
Alle diese Programme enthalten außerdem einige gemeinsame Funktionen wie:

• Geolokalisierung der Teams in Echtzeit,
• Eine Navigationshilfe (GPS),
• Tools für eine vereinfachte Kommunikation,
• Dashboards, um Ihre Leistung zu analysieren und zu verfolgen usw.

Allerdings sind die Leistungen, die von diesen 2 Softwaretypen erbracht werden, nicht wirklich die gleichen.

Die Live-Verfolgung einer Tour in der AntsRoute-Software.

Flottenmanagement-Software

Diese Tools helfen Ihnen, die Nutzung Ihres Fuhrparks zu optimieren, egal ob es sich dabei um LKWs, Busse, Autos, Baumaschinen usw. handelt.
Die angebotenen Funktionalitäten, um diese Verwaltung effizienter zu gestalten, sind hingegen von Anbieter zu Anbieter recht unterschiedlich:

• Verlauf der Transaktionen: Tankrechnungen, Reparaturen usw,
• Warnungen für wichtige Wartungsarbeiten,
• Fahrstilanalyse zur Vermeidung von Unfällen,
• Eco-Drive-Boxen,
• On-Board-Wiegesensoren zur Vermeidung von Überlastungen,
• Kilometerstands- und Verbrauchsanzeige für jedes Fahrzeug usw.

Je nach gewählter Lösung werden die Daten entweder direkt vom Benutzer eingegeben oder mithilfe einer Telematik-Box an Bord jedes Fahrzeugs gesammelt.

Zu den bekanntesten Tools gehören Ocean, Chevin, Carfleet, FleetNote, Fleeti in Afrika etc.

Tourenoptimierungssoftware

Die Hauptaufgabe dieser Software besteht darin, die beste Route für alle Fahrten Ihrer mobilen Mitarbeiter zu ermitteln. Je nach Ihrem Beruf und Ihren Bedürfnissen können Sie alle Arten von Randbedingungen parametrisieren:

• Warenannahme- bzw. Öffnungszeiten der Kunden,
• Eventuell wiederkehrende Besuche oder Einsätze,
• Personaldienstpläne und Mitarbeiterkompetenzen,
• Zeiträume, in denen Fahrzeuge nicht verfügbar sind: Pannen, Wartung usw.,
• Art, Gewicht oder Volumen der zu verladenden Güter,
• Dauer und Art der durchzuführenden Einsätze,
• Eigenschaften und Motorisierung der Fahrzeuge usw.

Das Beste ist, sich einen Anbieter auszusuchen, der bereits viele Kunden aus Ihrer Branche hat: ob technischer Service, Lieferservice, Vertriebsorganisation, Gesundheitsbranche oder andere Berufe.
So profitieren Sie neben der Tourenoptimierung von interessanten Zusatzfunktionen wie dem vereinfachten Verfassen von Einsatzberichten oder der Identifizierung von Interessenten in der Nähe.

Hier finden Sie unsere Auswahl der 7 besten Tourenoptimierungsprogramme: PTV Route Optimiser, TourSolver, Kardinal, Mapotempo, Route4Me, Urbantz… und natürlich AntsRoute!

Der in AntsRoute erstellte tägliche Lieferplan.

Flottenmanagement oder Tourenoptimierung? 5 Kriterien, um die für Sie rentabelste Art von Software auszuwählen

Die Versprechungen der Hersteller klingen verlockend: „+10 bis +30% Produktivitätssteigerung“; „15% weniger Kraftstoffkosten“; „bis zu 17% Einsparungen pro Jahr“ usw. Die meisten Hersteller versprechen, dass Sie Ihre Kosten senken werden.
Nicht falsch… aber auch nicht immer wahr! Um die angekündigten Einsparungen zu erzielen, müssen einige Bedingungen vorab erfüllt werden.

Soll-Daten oder Ist-Daten: Wer wird die Informationen erfassen?

Um die Betriebskosten oder den CO²-Ausstoß eines Fahrzeugs zu berechnen, stützen sich Tourenoptimierungsprogramme auf theoretische Zahlen, während Flottenmanagementanwendungen reale Daten zusammenstellen.

Bei der Kostenkontrolle haben Flottenmanagement-Lösungen also einen Vorsprung. In der Praxis müssen Sie jedoch sicherstellen, dass transaktionsbezogene Informationen korrekt, zeitnah und ohne Auslassungen verarbeitet werden: Kauf-, Miet- und Reparaturrechnungen, Kraftstoff, Mautgebühren, Strafzettel etc.
Dasselbe gilt für Kilometerangaben, wenn sie nicht in Echtzeit von einem Telematik-System im Fahrzeug erfasst werden.

Größe und Herkunft Ihres Fuhrparks

Für die Einführung einer dieser Softwarelösungen ist kein Mindestvolumen erforderlich. Allerdings müssen die Einsparungen die Personalkosten für Schulungen, für die Softwareverwaltung und für das Abonnement der Software (Lizenzgebühr) deutlich aufwiegen.

Wenn alle oder ein Teil der Fahrzeuge Ihres Unternehmens Leasingfahrzeuge sind, sollten Sie wissen, dass die meisten Autovermieter ein Extranet-Tool für das Flottenmanagement anbieten, das in deren Gesamtangebot enthalten ist. Die Rentabilitätsschwelle ist in diesen Fällen also sehr schnell erreicht!

Wenn Sie jedoch eine große Anzahl von Fahrzeugen von unterschiedlichen Anbietern leasen, sollten Sie sich für eine unabhängige Lösung entscheiden, um die Wettbewerbsfähigkeit der einzelnen Anbieter genau zu messen.

Selbstverständlich wird die Rentabilität dieser Instrumente umso offensichtlicher, je größer Ihr Bestand ist.

Das Gewicht der HR- und Geschäftszwänge

Sie leiten ein kleines Team und die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter sind ziemlich homogen? Dann reicht manchmal das in Ihrer Branchensoftware oder Flottenmanagementlösung enthaltene Planungsmodul aus.

Wenn Sie hingegen mit einer Vielzahl von mitarbeiterbezogenen Parametern – wie Genehmigungen, Berechtigungen, komplexen Zeitplänen, Zeitfenstern usw.- jonglieren müssen, sollten Sie sich für eine Tourenoptimierungssoftware entscheiden.

Die Verwaltung von Kompetenzen in AntsRoute.

Flexibilität bei der Vereinbarung von Kundenterminen

Im Gegensatz zu Navigations- oder Planungslösungen gibt sich eine Software zur Tourenoptimierung nicht einfach damit zufrieden, die Fahrten so zu planen, dass „alles reinpasst“. Sie zielt zusätzlich darauf ab, den bestmöglichen Fahrplan zu erstellen, der dem von Ihnen definierten Optimum am nächsten kommt … welches im Einzelfall ziemlich unterschiedlich sein kann.

Fährt Ihr Team jede Woche die gleiche oder fast die gleiche Tour? Dann reicht eine gute Excel-Tabelle oder ein Planungsmodul aus!
Um mit einer Lösung zur Tourenoptimierung eine deutliche Verringerung der Fahrtzeiten und der gefahrenen Kilometer zu erreichen, müssen Sie dem Tool nämlich ein Minimum an Handlungsspielraum geben können. Dies kann die Auswahl des Mitarbeiters, den Tag oder die Uhrzeit des Einsatzes, das einzusetzende Fahrzeug usw. betreffen – und im Idealfall alle diese Parameter gleichzeitig!

Die Verbesserung der Kundenbeziehung

Fuhrparkverwaltungs-Softwarelösungen sind zwar wertvoll, um die Kosten Ihres Fuhrparks zu steuern oder Sie bei Fehlentwicklungen zu warnen, doch die meisten solcher Lösungen werden Ihnen nicht dabei helfen, auch die Kommunikation mit Ihren Kunden zu optimieren. Dafür sind sie schlichtweg nicht konzipiert!

Dann müssen separate Überlegungen angestellt werden, um festzustellen, welche Lösung am besten geeignet ist, um mit Ihren Kunden automatisch die wichtigsten Informationen auszutauschen:

• Terminbestätigung,
• ETA (Geschätzte Ankunftszeit des Fahrers),
• Benachrichtigung per E-Mail oder SMS bei Verspätungen oder Stornierungen usw.

Es gibt mehrere, mehr oder weniger gut durchdachte Tools, die solche Dienste anbieten können: Tourenoptimierungssoftware, CRM, Branchensoftware etc. Es bleibt nur, die Funktionalitäten jedes einzelnen von ihnen im Vorfeld gut zu vergleichen…

Das Kundenbenachrichtigungssystem der AntsRoute-Software.

Schnittstellen zwischen Software: der Schlüssel zur Rentabilität?

Sie sind sich noch nicht sicher, ob Sie eine Software für das Flottenmanagement, zur Tourenoptimierung oder vielleicht sogar beides einsetzen sollen?
Um sicherzugehen, dass Sie die beste Entscheidung treffen, sollten Sie auch und vor allem checken, welche Verbindungen zwischen den von Ihnen bereits genutzten Tools und dem Tool, das Sie einführen möchten, möglich sind.
Denn hier liegt oft der Schlüssel zur Rentabilität!

Heutzutage gibt es zahlreiche technologische „Brücken“, über die verschiedene Softwareprogramme ihre Daten automatisch austauschen und synchronisieren können:

• API, die in Ihre Standard-Software integriert wird.
• Maßgeschneiderte Module,
• Zapier, eine Art Computerverbinder, mit dem man über 5000 Anwendungen ohne jegliche Code- oder Programmierkenntnisse miteinander verbinden kann, usw.

Konkret heißt das: Jedes Mal, wenn Sie eine Schlüsselinformation in eine Ihrer Softwareprogramme eingeben, wird diese automatisch an die anderen Programme weitergeleitet, die sie benötigen. Dieses System, bei dem vergessene bzw. doppelte Eingaben beseitigt werden, erleichtert auch die Einarbeitung und die Nutzung der verschiedenen Tools erheblich.

Um die Einsparungen zu ermitteln, die Sie mit unserer Software zur Tourenoptimierung erzielen können, bieten wir Ihnen eine kostenlosen 7-tägige Testphase an, ohne Verpflichtung oder die Angabe einer Kreditkartennummer. Um AntsRoute sofort zu testen, gehen Sie bitte auf diese Seite.

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