Eine erfolgreiche Tourenplanung in 4 Schritten aufbauen

Veröffentlicht am 19 Juni 2023 • Lesen: 9 min read

Eine effektive Tourenplanung ist für Vertriebsmitarbeiter und andere Berufstätige mit vielen Außenterminen wie Gerichtsvollzieher, Gutachter, Reparaturwerkstätten usw. unerlässlich. Damit können sich Ihre Reisen und damit Ihre Zeit und Ihre Ressourcen in besonderen Umfang optimieren lassen.
Das Ergebnis sind zusätzliche Verkaufs- oder Servicemöglichkeiten, eine höhere Produktivität und ein schnelleres Erreichen Ihrer Ziele.

In diesem Artikel führen wir Sie durch vier wichtige Schritte, um bei der Tourenplanung erfolgreich zu sein:

1. Auswahl einer Tourenart, die zu Ihnen passt
2. Festlegung der für Ihre Touren und Routen geeigneten Daten
3. Auswahl der richtigen Tools für die Planung und Optimierung Ihrer Touren
4. Vervollständigung und Verknüpfung der Tourenpläne

Der Aufbau eines effizienten Tourenplans erleichtert den Alltag von Außendienstmitarbeitern. So können die Ressourcen und Reisen der Außendienstmitarbeiter optimiert werden. Erfolgreiche Tourenpläne steigern die Produktivität und vereinfachen das Erreichen von Zielen.

1. Wählen Sie die Art der Tour, die zu Ihnen passt

Der erste Schritt bei der Organisation einer effektiven Tourenplanung besteht darin, die Art der Tour zu bestimmen, die am besten zu Ihrem Geschäft passt.
Dazu müssen Sie die Kriterien identifizieren, die für die Organisation Ihrer Termine relevant sind. Diese unterscheiden sich je nach Ihrer Funktion und Ihren Zielen.

Die Kriterien für die Auswahl Ihrer Tourenpläne

Möglicherweise müssen Sie Ihre Touren organisieren, nach:

Kriterium 1 – Der Prioritätsstufe Ihrer Termine

Die Dringlichkeit, mit der Sie Ihre Termine wahrnehmen, hängt von Ihrem Beruf ab. Ein Vertriebsmitarbeiter möchte eher ein hoher Handelspotential oder einen wichtigen Kunden priorisieren. Gerichtsvollzieher oder andere Rechtsexperten werde vor allem rechtliche Vorgaben berücksichtigen müssen.
In eher technischen Berufen wird stärker darauf geachtet, ob die zu prüfenden Anlagen Störungen aufweisen oder gar potenziell gefährlich sind.

Kriterium 2 – Ihren verfügbaren Ressourcen (Fuhrpark, Personal usw.)

Dieser Ansatz berücksichtigt die menschlichen und technischen Mittel, die Ihnen zur Verfügung stehen. Nicht alle Aufgaben oder geografischen Gebiete können immer von denselben Personen abgedeckt werden. Ebenso erfordern manche Strecken die Bereitstellung von Dienstfahrzeugen oder geeigneter Ausrüstung, die zum Zeitpunkt des Besuchs oder der Maßnahme zur Verfügung stehen müssen.

Kriterium 3 – Dem geografischen Standort Ihrer Kunden bzw. potenziellen Kunden

Dies ist das am häufigsten verwendete Kriterium für Vertriebsmitarbeiter, die eine große Anzahl von potentiellen und vorhandenen Kunden betreuen. Das bedeutet, dass sie ihre Termine nach geografischen Gebieten gruppieren, um die Anzahl der Reisen zu minimieren und ihre Zeit vor Ort zu optimieren.
Aber auch andere reisende Berufe mit einem großen geografischen Gebiet können ein deutliches Interesse daran haben, dieses Kriterium vorrangig zu berücksichtigen.

Bestehende Arten von Touren

Um diese geografischen Gebiete abzudecken, gibt es mindestens drei mögliche Tourmodelle:

Art 1 – Die Gänseblümchen-Tour

In dieser Anordnung wird das abzudeckende Gebiet für einen Arbeitsmonat in 16 Blütenblätter unterteilt. Die Mitte der Blütenblätter entspricht geographisch gesehen dem Arbeitsplatz oder dem Wohnort des Außendienstmitarbeiters. Dieser muss pro Tag die Distanz von einem Blütenblatt zurücklegen, beginnend mit dem am weitesten entfernten Punkt, der maximal 1,5 Stunden entfernt ist, und kehrt am Abend zu seinem Ausgangspunkt zurück. Wenn ein Tag pro Woche für Home-Office geplant ist, schließt der betreffende Mitarbeiter oder Freiberufler seinen Besuchsplan innerhalb der übrigen 16 Arbeitstage des Monats ab. Diese Organisation lässt jedoch wenig Spielraum für Flexibilität, da für jedes Blütenblatt nur ein Tag pro Monat vorgesehen ist.

Art 2 – Die Kleeblatt-Tour

Das Prinzip der Kleeblatt-Tour ist das gleiche wie bei der Gänseblümchen-Tour, allerdings mit einem kleineren Gebiet. Es gibt 4 Sektoren statt 16. Die Kunden müssen gleichmäßig auf diese vier Sektoren verteilt werden. Ein Tag pro Woche wird für die Kundenakquise und die administrative Nachbereitung freigehalten. Die anderen 4 Arbeitstage sind für Besuche in einem der vier Sektoren vorgesehen. In einer Woche ist es so möglich, Kunden in jedem der vier Sektoren zu treffen, ohne täglich zu viele Kilometer zurückzulegen.

Art 3 – Die Schnecken- oder Zickzack-Tour

Die sogenannte Schneckentour kann eingesetzt werden, wenn das geografische Gebiet sehr groß ist. Indem er sich von seinem Wohnort oder Büro aus spiralförmig fortbewegt, kann der Außendienstmitarbeiter oder Berufstätige die Anzahl der zurückgelegten Kilometer begrenzen: Er fährt vom nächstgelegenen zum am weitesten entfernten Termin.
Er kann sich auch im Zickzack bewegen, indem er einer zentralen Achse zum am weitesten entfernten Kunden folgt. Auf seinem Weg kann er Termine mit seinen Interessenten und Kunden vereinbaren, die sich links und rechts von dieser Mittelachse befinden.

Diese Tourenpläne sind natürlich hypothetisch und werden sich wohl im Laufe Ihrer Tätigkeit ändern. Wenn Sie sich jedoch für eine Softwarelösung für Tourenoptimierung entscheiden, werden Sie nicht selbst entscheiden müssen, wie Ihre Route aussehen soll, sondern werden dies der KI und den Algorithmen überlassen. Dies wird in einem dritten Teil behandelt.

2. Wählen Sie die richtigen Daten für Ihre Touren und Routen aus

Sobald Sie den für Sie passenden Tourentyp gewählt haben, wird der nächste Schritt sein, die relevanten Daten für Ihre Touren und Routen auszuwählen.

Sie können verschiedene Quellen nutzen, um diese Informationen zu erhalten, z. B. Ihre Kundendatenbank, Ihr CRM-System (Customer-Relationship-Management), Online-Planungstools oder sogar mobile Apps, die speziell für das Tourenmanagement entwickelt wurden.
Entsprechen wichtig ist es, dass Sie diese Daten auf dem neuesten Stand halten.

Dazu gehören Informationen über Ihre Kunden, Terminpläne, aber auch die spezifischen Einschränkungen, die mit jedem Besuch verbunden sind.

Vollständige Kundeninformationen

Selbstverständlich sind Daten wie der Name des Kunden, das Datum, die Uhrzeit und die Adresse des Termins unerlässliche Informationen bei der Planung.
Für eine moderne logistische Planung Ihrer Touren gehören natürlich auch folgende Daten:

• die Telefon- und E-Mail-Nummer Ihres bestehenden oder potentiellen Kunden für kurzfristige Kontaktaufnahmen;
• seine bevorzugten Zeiten für Ihren Besuch, seine Pausenzeiten usw.
• praktische Hinweise, zum Beispiel für das Betreten des Betriebsgeländes.

Mithilfe dieser Details können Sie Ihre Touren besser planen und Fehltermine oder Verzögerungen vermeiden.

Kundenhistorie und Terminziele

Wir empfehlen Ihnen, alle vergangenen Interaktionen mit Ihren Kunden zu beachten und zu protokollieren, z. B. frühere Termine, Bestellungen oder auch mögliche gelöste Probleme. Liegen Ihnen diese Informationen stets zur Verfügung, lassen sich Ihre Besuche effizienter gestalten und Sie können eine stärkere und zuverlässigere Beziehung zu Ihren Kunden aufbauen.

Wir empfehlen Ihnen außerdem, für jeden Ihrer Termine das anvisierte Ziel anzugeben und Ihre Kunden nach ihrer Wichtigkeit, ihrem Potenzial oder der Termindringlichkeit zu klassifizieren. So lassen sich besser Prioritäten setzen und Sie werden sich auf Kunden konzentrieren können, die mehr Aufmerksamkeit benötigen oder eine höhere Dringlichkeitsstufe haben. So verwenden Sie Ihre beste Zeit und Ihre meisten Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt auf die wichtigsten Kunden.

Informationen zur Konkurrenz und zum Kundengeschäft

Für eine individuelle und persönlichere Gestaltung Ihrer Kundentermine, ist es sinnvoll, Informationen über die Position und Arbeitsweise Ihrer Konkurrenten im Zielgebiet zu sammeln. Diese können Sie als Vertriebsmitarbeiter entsprechend einsetzen, um Ihre Marktpositionierung zu schärfen und Ihre Argumentation gewinnbringend anzupassen.
Ebenso werden Sie – gerade für den ersten Besuch von neuen potenziellen Kunden – besondere Informationen zur Branche, spezifischen Bedürfnissen, Entscheidungsträgern oder Verkaufspotential sammeln. Dies hilft Ihnen, die vielversprechendsten potenziellen Kunden zu identifizieren und Ihre Akquisitionsansätze zu personalisieren.

Dies gilt natürlich nicht für alle Berufe. Ein Gerichtsvollzieher oder ein Gutachter hat keine reelle Konkurrenz. Und doch hilft es Ihnen dennoch, die Probleme Ihrer Gesprächspartner besser zu verstehen.

Welche Daten Sie benötigen, hängt von Ihrer Branche und Ihren spezifischen Zielen ab. Wenn Sie jedoch die für Ihr Geschäft und Ihre Kunden relevanten Daten identifizieren und integrieren, können Sie Ihren Ansatz individuell anpassen und Ihre Touren entsprechend optimieren: So sparen Sie Zeit und sind effizienter.

3. Wählen Sie die passenden Tools, um Ihre Touren zu planen und zu optimiere

Sie verfügen über die erforderlichen Daten? Nun ist es an der Zeit, die geeigneten Werkzeuge für die Planung und Optimierung Ihrer Touren auszuwählen. Glücklicherweise sind heute viele Softwarelösungen auf dem Markt erhältlich, die Ihnen bei dieser Aufgabe helfen können.

In unserem speziellen Artikel über Tools und Softwarelösungen für optimierte Dienstpläne werden Sie passende Informationen für Ihre spezifischen Bedürfnisse erhalten.

Erkennen Sie die Grenzen von Tabellenkalkulationen bei der Erstellung Ihrer Tourenpläne

Viele Unternehmen begnügen sich immer noch mit Tabellenkalkulationen wie Excel oder Google Sheet.
Tatsächlich lassen sich damit eine große Anzahl von Daten speichern und miteinander verknüpfen, z. B. Orte und Daten von Verabredungen, Kontaktdaten etc.
Allerdings, wenn Sie:

• eine große Anzahl von Datenüberschneidungen bzw. querverbindungen (Notfälle, Präferenzen, verfügbares Fahrzeug usw.) berücksichtigen,
• mit kurzfristigen Änderungen (Terminverschiebungen, Verkehrslage usw.) umgehen müssen,
• oder einfach nur Ihre Touren anhand nach Standorten und Zeitfenstern optimieren wollen.

dann wird die Situation kompliziert! Die Gefahr besteht, dass Sie Stunden mit komplexen Simulationen verbringen und auf zusätzliche Navigationssoftware wie Waze oder Google Maps zurückgreifen, um die besten Routen zu finden und Gänseblümchen-, Kleeblatt- oder Schneckentouren zu entwerfen.
Und wahrscheinlich werden Sie dabei Optimierungsmöglichkeiten übersehen, wie Termine auf bestimmte Tage zusammenzulegen oder die Anzahl der gefahrenen Kilometer zu senken.

Entscheiden Sie sich für eine Softwarelösung für die Tourenoptimierung

Unter den vielen verfügbaren Softwarelösungen werden Sie Tools für Tourenplanung finden, mit denen:

• Ihre Termine auf einer Karte angezeigt werden,
• Sie Ihre Touren und Routen automatisch optimieren und somit die zurückgelegten Kilometer verringern können,
• und dabei die logistischen Einschränkungen für jeden Besuch berücksichtigt werden.

Einige dieser Tools bieten sogar erweiterte Funktionen wie:

• Anpassungen zur Verkehrslage in Echtzeit,
• die Berücksichtigung der Vorlieben Ihrer Kunden,
• oder die Verwaltung Ihrer Prioritäten.

Eine Softwarelösung zur Tourenoptimierung wie AntsRoute berechnet für Sie die bestmöglichen Strecken, je nachdem, welche Optionen Sie voreingestellt haben (Prioritätsstufe, verfügbare Ressourcen, geografischer Standort).

Sie stellt Ihnen innerhalb weniger Minuten einen angepassten und personalisierten Tourenplan aus, der über eine mobile Applikation zugänglich ist und mit Waze oder Google Maps verbunden werden kann. Bei unerwarteten Änderungen (Verschiebung eines Termins, Verkehrsverzögerungen auf der Route usw.) wird der Routenplan automatisch neu berechnet. Sie können dort auch alle Ihre Besuchsprotokolle und spezifische Kundeninformationen integrieren und direkt Ihre nächsten Termine planen.

Der Wechsel zu einer Softwarelösung für Tourenoptimierung ist selbstverständlich kein Muss! Und doch wird Ihnen dieses Tool viele Kilometer und Ressourcen sparen lassen und die Planung vereinfachen. Das Ergebnis ist mehr Ruhe, Gelassenheit und Sicherheit!

Weiterhin ist nicht jede Software für Ihre spezielle Situation geeignet.
Achten Sie bei der Auswahl der Software vor allem darauf, dass:

• diese Ihre auf Ihre spezifischen Bedürfnisse gut zugeschnitten ist,
• die Oberfläche sich leicht und gerne bedienen lässt – Nichts ist schlimmer als eine Software, die schon bei der ersten Verwendung abschreckt!
• Synchronisierungen mit anderen Tools, die Sie bereits verwenden, möglich sind, damit Sie nicht alles neu eingeben müssen!

4. Vervollständigen und verknüpfen Sie Ihre Tourenpläne

Der letzte Schritt besteht nun darin, Ihre Tourenpläne zu vervollständigen und zu verknüpfen.
Das bedeutet, dass Sie auch andere Faktoren berücksichtigen müssen, die Ihren Zeitplan beeinflussen können, wie z. B.:

• interne Meetings,
• das Pendeln zwischen Wohnort und Arbeitsplatz,
• Vorbereitungszeiten oder Zeitfenster, die für die Akquise reserviert sind.

Um das zu erreichen, müssen Sie Ihren Kalender mit Ihrem Tourenplaner verbinden können.

Grundsätzlich sollten Sie auch Ihre Tourenpläne mit Ihren anderen Managementtools, wie z. B. Ihrem CRM oder einer Applikation zur Verkaufsverfolgung synchronisieren. So können Sie sich einen Überblick über Ihre Aktivitäten verschaffen und Ihre Aktionen besser koordinieren.

Wenn Sie bereits mit Excel oder Google Sheet arbeiten, müssen Sie auch nicht darauf verzichten. Sie können Ihre Daten in eine Software zur Tourenoptimierung importieren. Das erklären wir Ihnen in unserem speziellen Artikel.

Die Tourenplanung ist für die meisten Berufe mit Reisetätigkeit von entscheidender Bedeutung, z. B. für Außendienstmitarbeiter, Gerichtsvollzieher, Gutachter, Prüfer und die häusliche Krankenpflegedienstler.

Wenn Sie die vier in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, werden Sie erfolgreich optimierte Tourenpläne erstellen können.

Suchen Sie die Art der Tour aus, die zu Ihnen passt, wählen Sie die passenden Daten, finden Sie die richtigen Tools, um Ihre Touren zu planen und zu optimieren, und vervollständigen und verbinden Sie Ihre Tourenpläne.

Wenn Sie diese Tipps in die Praxis umsetzen, können Sie Ihre Effizienz maximieren, Zeit sparen und Ihre Ziele schneller erreichen. Und wenn Sie sich für eine Software zur Tourenoptimierung entscheiden möchten, stehen Ihnen unsere Teams gerne für eine kostenlose Demonstration und einen Test zur Verfügung.