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Wie können Sie die Auslieferungen der Bestellungen Ihres Online-Shops effektiv verwalten?

Veröffentlicht am 4 November 2024 • Lesen: 8 min read

Eine Lieferung ist viel mehr als nur der Transfer einer Ware von A nach B; sie ist das Herzstück des Kundenerlebnisses. Vom Lagermanagement bis zur Verpackung, von der Routenoptimierung bis zum Retourenmanagement zählt jedes Detail. Ein ineffizientes Abwicklungsmanagement kann nicht nur zu Verzögerungen führen, sondern auch Enttäuschung bei Ihren Kunden auslösen und somit Ihr Markenimage negativ beeinflussen.

In diesem Leitfaden decken wir die wichtigsten Schritte auf, um die Auslieferung von Bestellungen für Ihr Geschäft oder Ihren Online-Shop effizient zu organisieren. Ein gut strukturiertes Management kann Ihre Logistik in einen echten Trumpf verwandeln. Die Vorteile dabei sind:

• Eine höhere Effizienz
• Eine klare Übersicht über die Punkte, die verbessert werden müssen.
• Weniger Fehler.
• Eine bessere Bedarfsvorhersage zur Vermeidung von Fehl- oder Überbeständen.
• Eine optimierte Haushaltsführung.
• Mehr zufriedene Kunden, die wieder bestellen!

Ein effizientes Liefermanagement garantiert den Erfolg der Bestellungen eines Online-Shops. Für den Shopbetreiber bedeutet dies eine höhere Rentabilität und zufriedenere Kunden.

Entdecken Sie hier die einzelnen Schritte!

1. Lagerung und Kommissionierung
2. Verpackung: Sicherung der Ware und Personalisierung der Sendung
3. Beschriftung und Belege
4. Beladung und Optimierung von Fahrzeugen
5. Welche Transport- und Lieferarten sollten Sie anbieten?
6. Berechnung der Lieferkosten
7. Kundenbenachrichtigungen und Geotracking von Bestellungen
8. Abwicklung von Rücksendungen

1. Lagerung und Kommissionierung

Gestaltung der Lagerhaltung

Die Auftragsabwicklung beginnt lange bevor der Kunde einen Kauf tätigt: Sie fängt mit der strengen Kontrolle der Lagerbestände an. Sie benötigen genaue Informationen darüber, welche Produkte verfügbar sind, um reibungslose Bestellungen und schnelle Lieferungen zu gewährleisten. Durch eine regelmäßige Überwachung der Lagerbestände stellen Sie sicher, dass die Artikel immer sofort zum Versand bereit sind.

Sobald diese solide Grundlage geschaffen ist, ist es an der Zeit, sich auf die Organisation Ihres Lagerraums zu konzentrieren. Ein gut eingerichtetes Lager verkürzt nicht nur die Zeit für die Kommissionierung; es verändert Ihre gesamte Logistik. Indem Sie die Produkte nach Kategorien, Größen oder Kauffrequenz sortieren und dafür sorgen, dass die beliebtesten Artikel leicht zugänglich sind, verbessern Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Abläufe, sondern sogar das gesamte Kundenerlebnis.

Kommissionierung der Bestellungen

In der Vorbereitungsphase (auch „Picking“ genannt) werden die vom Kunden bestellten Artikel zusammengestellt. Hier macht ein effizienter Prozess Sinn, um Fehler zu minimieren und den Vorgang zu beschleunigen.

2. Verpackung: Sicherung der Ware und Personalisierung der Sendung

Welches Verpackungsmaterial?

Die richtige Verpackung ist ein bedeutender Aspekt, der das Kundenerlebnis stark beeinflusst. Es geht nicht nur um den Schutz der Produkte, sondern auch darum, die Aufmerksamkeit widerzuspiegeln, die Sie jeder Bestellung widmen. Nichts schadet Ihrer Marke mehr, als wenn Sie den falschen Artikel oder – noch schlimmer – ein beschädigtes Produkt versenden.

Neben ihrer Schutzfunktion ist die Verpackung auch ein starker Imageträger für Ihre Marke. In einer Zeit, in der die Verbraucher immer umweltbewusster werden, kann die Wahl nachhaltiger Materialien und produktgerechter Formate den CO²-Fußabdruck von Lieferungen verringern und gleichzeitig die Logistikkosten optimieren.

Eine maßgeschneiderte Verpackung ist nicht nur umweltfreundlich, sondern auch kosteneffizienter. Denken Sie an die Einsparungen, die Sie durch eine verbesserte Logistik erzielen können: weniger Platzbedarf im Lager, niedrigere Versandkosten durch optimiertes Gewicht und Abmessungen sowie ein effizienterer Transport.

Individuelle Gestaltung der Verpackung

Die Verpackung bietet zusätzlich eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Marke zu stärken. Eine persönliche Note, wie eine Dankesnachricht oder ein gut sichtbares Logo, kann dabei den Unterschied ausmachen. Dies zeigt Ihren Kunden, dass Ihnen jede Bestellung wichtig ist.

3. Beschriftung und Belege

Druck der Etiketten

Eine genaue und konforme Etikettierung ist entscheidend, um Fehllieferungen zu vermeiden. Achten Sie darauf, dass die Informationen klar und lesbar sind, einschließlich der Lieferadresse, des Paketinhalts und der Strichcodes. Eine gute Beschriftung stellt sicher, dass jedes Paket reibungslos an seinem Bestimmungsort ankommt.

Dokumentationspflicht

Unterlagen wie Rechnungen und Lieferscheine sollten jeder Sendung beiliegen, damit das Paket nachverfolgt werden kann und die Verwaltung von Rücksendungen erleichtert wird.

4. Beladung und Optimierung von Fahrzeugen

Wie wird die Beladung geregelt?

Eine gut organisierte Frachtladung nutzt den verfügbaren Platz in den Fahrzeugen optimal aus und schützt die Waren während des Transports. Platzieren Sie die Pakete strategisch, unter Berücksichtigung ihrer Zerbrechlichkeit und der Reihenfolge der Lieferung, um Schäden zu vermeiden und das Entladen zu erleichtern.

Optimierte Routen

Um Zeit und Treibstoff zu sparen, ist die Optimierung von Routen unerlässlich. Verwenden Sie eine Tourenplanungssoftware wie AntsRoute, um die kürzesten und schnellsten Wege zu ermitteln. Da haben wir gute Nachrichten für Sie! Unsere Software lässt sich nahtlos in WooCommerce, Odoo oder auch PrestaShop integrieren und bietet Ihnen somit eine Komplettlösung für die effiziente Verwaltung Ihrer Lieferungen.

5. Welche Transport- und Lieferarten sollten Sie anbieten?

Die richtige Wahl des Transportunternehmens

Die Wahl Ihres Transportunternehmens hängt von der jeweiligen Art Ihrer Produkte ab. Entscheiden Sie sich für einen Dienst, der eine ganze Reihe von Lösungen anbietet: Lieferung mit dem Fahrrad, mit dem Auto, mit dem LKW und vor allem die Lieferung an einen Relais-Punkt, die von den Verbrauchern immer mehr geschätzt wird.

Um das Beste aus Ihrer Investition herauszuholen, sollten Sie eine Marktanalyse durchführen und die Angebote der verschiedenen Anbieter vergleichen. Wenn Sie diese miteinander konkurrieren lassen, können Sie möglicherweise günstige Preise erzielen. Achten Sie darauf, dass jeder Schritt der Lieferung eingehalten wird und prüfen Sie zusätzliche Optionen wie Echtzeitverfolgung oder persönliche Übergabe sowie deren Kosten.

Die Auswahl der verschiedenen Liefermethoden

Viele Käufer verlassen ihren Warenkorb, wenn die Lieferoptionen eingeschränkt sind. Passen Sie Ihr Angebot an die Vorlieben Ihrer Kunden an, anstatt eine einzige Lieferoption durchzusetzen. Hier sind einige Optionen, die Sie in Betracht ziehen sollten:

• der Standardversand: eine kostengünstige Option für Kunden, die es nicht eilig haben, ihre Bestellung zu erhalten, mit Anbietern wie DHL, DPD, Hermes, UPS etc.;
• die Express-Lieferung: für Käufer, die ihre Produkte schnell erhalten möchten;
• der Relais-Punkt: zusätzliche Flexibilität für Ihre Kunden, die ihre Bestellung lieber in der Nähe ihrer Wohnung oder ihres Arbeitsplatzes abholen möchten;
• der internationale Versand: wenn Sie ins Ausland versenden, informieren Sie sich über Zollregulierungen und zusätzliche Kosten, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Indem Sie Ihre Lieferoptionen diversifizieren, senken Sie die Abbruchrate im Warenkorb.

6. Berechnung der Lieferkosten

Vorgehensweise bei der Berechnung

Sobald Sie Ihre Verpackung und Ihr Versandunternehmen ausgewählt haben, ist die Berechnung der Versandkosten wichtig, da sie sich auf den Endpreis Ihrer Produkte und die angebotenen Versandoptionen auswirkt.

Hier sind die Dinge, die Sie beachten sollten:

• die Verpackungseigenschaften: Gewicht, Größe und verwendetes Material.
• das Versandgebiet: Bedenken Sie die Entfernungen und Zielorte.
• die Sendungsverfolgung: Eine wertvolle Option, falls verfügbar.
• die Versicherung: Um sicherzustellen, dass das Paket in gutem Zustand ankommt.
• der Artikelpreis: Der direkte Einfluss auf Ihre Rentabilität.

Vergessen Sie nicht, die Zollgebühren (falls erforderlich) einzubeziehen, unabhängig davon, ob diese von Ihnen oder Ihrem Kunden getragen werden.

Strategische Maßnahmen zur Kostensenkung

Um mehr Kunden anzusprechen, wäre es eine Überlegung wert, ab einem bestimmten Einkaufswert kostenlosen Versand anzubieten oder eine feste Pauschale zu verlangen. Viele Unternehmen führen eine feste Gebühr ein, meist zwischen 3 € und 5 €, um Kunden anzuziehen. Für Käufer eines einzelnen Produkts kann diese Option leicht nachteilig sein, während diejenigen, die mehrere Artikel kaufen, von einem besseren Angebot für die Versandkosten profitieren. Diese Methode hilft Ihnen, Ihre Gewinnspannen im Gleichgewicht zu halten.

Diese Strategien können Impulskäufe fördern und den Durchschnittswert Ihrer Warenkörbe erhöhen.

7. Kundenbenachrichtigungen und Geotracking von Bestellungen

Die Kommunikation mit den Kunden

Nichts ist für einen Kunden frustrierender, als nicht zu wissen, wie es um seine Bestellung steht. Um ihn zu beruhigen und ihm das Warten zu erleichtern, ist es wichtig, ihn regelmäßig über den Fortschritt seiner Bestellung auf dem Laufenden zu halten.

Hier die Schritte für eine optimale Nachverfolgung:

1. Auftragsbestätigung: Senden Sie eine E-Mail mit der Rechnung und einer Auftragsbestätigung, anhand derer der Kunde die Produktdetails und Lieferinformationen überprüfen kann.
2. Versandbenachrichtigung: Informieren Sie den Kunden per E-Mail, sobald sein Paket vom Spediteur abgeholt wird.
3. Echtzeitverfolgung: Bieten Sie die Möglichkeit, den Fortschritt der Bestellung online zu verfolgen, sei es über die Plattform des Transportunternehmens oder über das Kundenkonto.
4. Lieferbestätigung: Senden Sie eine E-Mail, um die Lieferung des Pakets zu bestätigen, und bieten Sie gegebenenfalls eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit an.

Durch die Integration von E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen sorgen Sie für eine transparente Nachverfolgung, die das Vertrauen der Kunden stärkt und die Anzahl der Anfragen bei Ihrem Kundendienst reduziert. Noch besser: Wenn Sie sich für Versandlösungen mit automatischen Benachrichtigungen entscheiden, vereinfachen Sie die Verwaltung von Tracking-Informationen und können gleichzeitig auf Kundenanfragen reagieren.

Geotracking

Mithilfe der Sendungsverfolgung können Kunden den genauen Standort ihres Pakets erfahren und werden über Verzögerungen informiert. Dafür ist es entscheidend, in Echtzeit Informationen über den Lieferstatus zu erhalten. Dies beruhigt nicht nur die Kunden, sondern verbessert auch das Wartemanagement und minimiert Frustrationen.

8. Abwicklung von Rücksendungen

Rücksendungen sind ein unvermeidlicher Teil Ihres E-Commerce-Geschäfts. Was spricht also dagegen, diesen Prozess effizienter zu gestalten?

Ein vereinfachter und transparenter Rückgabeprozess kann einen großen Unterschied machen: Er reduziert Warenkorbabbrüche und stärkt die Kundenbindung.

Um die Rücksendungen so reibungslos wie möglich zu gestalten, sollten Sie folgende wichtige Schritte beachten:

1. Klare Rückgaberichtlinien: Legen Sie genaue Rückgabebedingungen und klar definierte Fristen fest. Kunden schätzen es, wenn sie genau wissen, was sie erwarten können. Das erleichtert Ihnen die Abwicklung der Rückgabe und reduziert unangenehme Überraschungen.
2. Inklusive Rücksendeetikett: Liefern Sie bei jeder Bestellung ein Rücksendeetikett mit. Das vereinfacht nicht nur den Vorgang für Ihre Kunden, sondern entlastet auch Ihren Kundenservice.
3. Automatisiertes Rücksendeportal: Wenn das Rücksendeetikett nicht im Lieferumfang enthalten ist, integrieren Sie ein Online-Rücksendeportal, um Rücksendeanträge zu automatisieren und den Umtausch zu verwalten. Dies verringert den Verwaltungsaufwand und beschleunigt die Bearbeitung von Rücksendungen.
4. Effiziente Retourenlogistik: Richten Sie ein stabiles System ein, um zurückgegebene Artikel zu verwalten. Inspizieren Sie die Produkte, entscheiden Sie, ob sie weiterverkauft werden können, und bereiten Sie sie für einen neuen Verkauf vor.

Rücksendungen können manchmal zu großer Frustration führen, vor allem wegen hoher Gebühren oder komplizierter Verfahren. In Deutschland überprüfen mehr als die Hälfte der Verbraucher die Rückgaberichtlinien, bevor sie einen Kauf abschließen. Eine verbraucherfreundliche Politik ist daher von entscheidender Bedeutung, um nicht nur Ihre aktuellen Kunden zufrieden zu stellen, sondern auch zukünftige Käufe zu fördern.

Mit dem weiteren Wachstum des Online-Handels wird das Zustellungsmanagement für die letzte Meile zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor. Die Herausforderung besteht darin, die Lieferarten zu optimieren und gleichzeitig ein Gleichgewicht zwischen den Kosten und der Liefergeschwindigkeit herzustellen. Durch die Optimierung dieses Prozesses können Sie nicht nur die logistische Effizienz, sondern auch die Kundenzufriedenheit steigern. AntsRoute ist Ihr Verbündeter, um jede Lieferung reibungslos und erfolgreich zu gestalten und so Ihre Marktposition zu stärken.

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