Gehören auch Sie als Spediteur zu den Excel-Anhängern? Zugegeben, Excel hat lange Zeit über Lieferpläne aller Art geherrscht. Es war praktisch, kostenlos und konnte nach Belieben angepasst werden. Damit reichte es völlig aus, um ein paar tägliche Touren zu organisieren. Doch mit zunehmender Aktivität wird alles komplizierter. Mehr Dateien werden bearbeitet und damit entstehen auch mehr Fehler. Wenn Sie zudem mehrere Unternehmen oder Filialen (Heimwerkermärkte, Elektrogeräte, Möbel) mit jeweils eigenen Regeln, Warenannahmenzeiten und Lagern verwalten müssen, stößt Excel schnell an seine Grenzen. Die Folge: Die Tage werden länger, Fehler wiederholen sich und die Leistung leidet. Dennoch verlassen sich viele Spediteure weiterhin auf Excel, sei es aus Gewohnheit oder aus Angst vor Veränderungen.

Doch die Zeiten haben sich geändert und Effizienz ist heute keine Option mehr sondern eine absolute Notwendigkeit. Die Automatisierung der Tourenplanung ist heute eine Voraussetzung, um wettbewerbsfähig zu bleiben: weniger Fehler, mehr Zuverlässigkeit, mehr Gelassenheit für die Betriebsleiter und für die Fahrer.

Ist jetzt vielleicht ein guter Zeitpunkt, um von Excel zu einer anderen Software zu wechseln? Finden Sie mit uns gemeinsam heraus, warum und wie Sie diesen Schritt gehen können – mithilfe einer Plattform, die speziell für Transportprofis entwickelt wurde: AntsRoute.

Inhalt des Artikels:

• Was Excel lange versprach aber heute nicht mehr halten kann
• Die vier Anzeichen, dass Sie die Kapazitätsgrenzen der Tabellenkalkulation erreicht haben
• Automatisieren: So gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Dienstpläne zurück
• Vom Excel-Sheet zu einer SaaS-Lösung wie AntsRoute: ein einfacher und intuitiver Übergang

Was Excel lange versprach aber heute nicht mehr halten kann

Seien wir ehrlich: Excel hat Tausenden von Transportunternehmen treue Dienste geleistet. Jahrelang war es das Schweizer Taschenmesser, mit dem sich alles erledigen ließ: planen, anpassen, überprüfen. Man konnte seine Planungen von Hand erstellen, die Zeitpläne im Handumdrehen anpassen und die Touren in einer einfachen Tabelle verfolgen. Ein Traum … bis die logistische Realität die Tabellenkalkulation einholte.

Versprechen Nr. 1: „Es ist kostenlos und flexibel.“

Ja, aber nur auf den ersten Blick. Hinter jeder Zelle verbergen sich stundenlange manuelle Eingaben, Querchecks und Fehlerrisiken. Die versteckten Kosten von Excel sind Verzögerungen, Duplikate, Versäumnisse, unnötige Fahrten und unzufriedene Kunden. Das mag kurzfristig eine finanzielle Einsparung bedeuten, langfristig ist es jedoch ein Produktivitätsverlust.

Versprechen Nr. 2: „Ich behalte die Kontrolle über meine Terminpläne.“

Das stimmt, aber zu welchem Preis? Bei Excel hängt oft alles von einer Person ab, meistens ist das der Betriebsleiter oder der Disponent. Die kleinste Änderung kann zu kollektivem Kopfzerbrechen führen: Es ist unmöglich, eine gemeinsame Vision zu teilen oder die Lieferungen in Echtzeit zu verfolgen. Und wenn eine Lieferung storniert wird oder ein Fahrzeug ausfällt, bricht die gesamte Planung zusammen.

Versprechen Nr. 3: „Es ist einfach zu ändern.“

Ja… – bis Sie mehrere Marken, Lagerhäuser oder verschiedene Leistungsarten verwalten müssen. Dann wird die Tabellenkalkulation zum Minenfeld: Schon der kleinste Fehler in einer Formel kann einen ganzen Liefertag blockieren. Wir alle kennen die berühmte Datei „Endgültige_Planung_v4_definitiv(3).xlsx.“ Wenn Sie dabei lächeln, wissen Sie bereits, dass es an der Zeit ist, nach einem anderen Tool zu suchen.

Die Versprechen von Excel (und warum sie nicht mehr halten).

Die vier Anzeichen, dass Sie die Kapazitätsgrenzen der Tabellenkalkulation erreicht haben

Glauben Sie, dass Excel Ihnen immer noch genügt? Wenn Sie mindestens zwei dieser Punkte ankreuzen, ist es wahrscheinlich an der Zeit, auf ein geeigneteres Tool umzusteigen.

1. Sie jonglieren zwischen zehn verschiedenen Dateien

Eine für Filiale A, eine andere für Filiale B, eine dritte für die Montagstouren … und niemand weiß wirklich, welche aktuell ist. Solange Ihre Fahrer ein Dutzend Lieferungen durchführen, ist alles in Ordnung. Sobald Sie aber ein paar Dutzend Touren überschreiten, und vor allem, wenn Sie mehrere Filialen parallel verwalten, wird die Sache kompliziert. Die Registerkarten stapeln sich, die Filter vervielfachen sich, Anpassungen in letzter Minute lassen Formeln springen.

2. Es häufen sich menschliche Fehler

Eine verschobene Zelle, eine gelöschte Formel, ein falsch platziertes Copy-Paste … und schon hat ein Fahrer zwei Lieferungen zur gleichen Zeit, die 40 Kilometer voneinander entfernt sind. Diese Fehler sehen auf dem Papier harmlos, in der Praxis kosten sie jedoch viel Geld: zusätzliche Kilometer, Verspätungen, Stress und möglicherweise Vertragsstrafen, die Ihnen von den Partnerunternehmen in Rechnung gestellt werden. Mit zunehmendem Geschäftsvolumen steigt das Fehlerrisiko explosionsartig an. Jede manuelle Eingabe ist eine Gelegenheit, Fehler zu machen.

3. Sie reagieren nicht schnell genug auf unvorhergesehene Ereignisse

Verspätung, Abwesenheit, Notfall in letzter Minute… In Excel bedeutet jede Änderung, dass alles neu berechnet werden muss. In der Zwischenzeit warten die Fahrer, die Kunden werden ungeduldig und die Kosten steigen in die Höhe.

„Sobald ein Fahrer Verspätung hatte, verbrachten wir den ganzen Tag am Telefon, um die nächsten Lieferungen umzuplanen.“ Diese Aussage hören wir oft von Spediteuren, die zu AntsRoute gewechselt sind. Heute genügt ein einfacher Klick, um eine Tour neu anzupassen: Die Fahrer werden in Echtzeit auf den neuesten Stand gebracht und die Kunden erhalten automatisch eine Benachrichtigung.

4. Sie gehen bei Ihren Kosten und Gewinnspannen blind vor

Mit Excel können Sie weder die Kosten einer Tour nicht noch die Rentabilität pro Kunde oder Filiale automatisch berechnen. Es ist unmöglich, unrentable Fahrten, Leerlaufzeiten oder Leistungsunterschiede zwischen Fahrern zu identifizieren. Sie steuern nach Instinkt statt nach Daten.

Die 4 Signale dafür, dass Sie die Grenzen von Excel überschritten haben.

Automatisieren: So gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Dienstpläne zurück

Automatisieren bedeutet nicht, die Kontrolle zu verlieren, sondern sie wiederzuerlangen. In einem Beruf, in dem Unvorhergesehenes zum Alltag gehört, ermöglicht eine Tourenoptimierungssoftware wie AntsRoute den Übergang von einer erleideten zu einer flüssigen und reaktiven Planung. In einem früheren Artikel berichteten mehrere Spediteure, die für Leroy Merlin liefern, wie sie mit AntsRoute Fehler reduzieren, schneller planen und mehrere Stunden pro Tag einsparen konnten.

Optimierte Touren mit wenigen Klicks

Schluss mit Excel-Formeln und langen Dateien. AntsRoute weist jede Lieferung automatisch dem richtigen Fahrer zu und berücksichtigt dabei alle Einschränkungen Ihres Unternehmens: Liefergebiete, Kundenzeiten, Fahrzeugkapazitäten, fachspezifische Kompetenzen oder auch die Art der Dienstleistung.
☝️ Beispiel: Ein Kunde hat eine Leistung „Lieferung + Installation/Montage“ gewählt? Mithilfe der Funktion Leistungstyp weist die Software den Auftrag einem Fahrer zu, der für die Installation geschult ist, und passt die Dauer des Einsatzes automatisch an.

Für komplexere Aufgaben bietet AntsRoute die Funktion Pickup & Delivery, Damit können die Ladeschritte in mehreren verschiedenen Lagern oder Einzelhandelsgeschäften verwaltet werden, wobei die Kapazität jedes einzelnen Fahrzeugs berücksichtigt wird. Das Ergebnis sind optimierte Fahrten, ausgeglichene Touren und keine Überladung. Nicht schlecht, oder?
„Der Einsatz der Software hat auch die Verteilung der Lasten pro Lkw verbessert, wodurch sich die Probleme bei der Beladung erheblich verringert haben.“ – Bryan Vanderghoote, Transport Brigade

Bereits bei der ersten Planung berücksichtigt AntsRoute alle Variablen, die in Excel oft übersehen werden (Kapazität, Dichte, Montagebeschränkungen usw.), um Fehler von Anfang an zu vermeiden.

Die Tourenoptimierungssoftware AntsRoute.

Schnelle und fehlerfreie Planung

Vor der Nutzung von AntsRoute verbrachten die Disponenten Stunden damit, ihre Touren manuell zu überprüfen, zu korrigieren und neu zusammenzustellen. Jetzt geschieht alles in wenigen Minuten.

„Dank der fortschrittlichen Karten von AntsRoute kann ich Touren in nur 5 Minuten planen, früher waren es 1 bis 2 Stunden.“ – Rukundo Innocent, Rukundo Trans

Der Algorithmus korrigiert automatisch falsche Adressen oder Postleitzahlen – eine der klassischen Excel-Fallen.

Sofortige Anpassungen bei unvorhergesehenen Ereignissen

Ein verspäteter LKW? Ein nicht anwesender Kunde? Eine dringende Bestellung, die in letzter Minute hinzugefügt wurde? Mit Excel gerät man schnell in Panik. Mit AntsRoute wird Ihre Tour in Sekundenschnelle automatisch neu organisiert. Ihre Fahrer erhalten die Aktualisierung in Echtzeit auf ihrer mobilen App, und Ihre Kunden werden sofort benachrichtigt.

„Die automatischen Benachrichtigungen mit Fotos, Kundendaten, Unterschriften und eventuellen Kommentaren sorgen für vollständige Transparenz. Leroy Merlin und seine Endkunden können den Status ihrer Lieferungen live einsehen.“ – Franck Dalet, Transport Dalet.

Und um noch einen Schritt weiterzugehen, können Ihre Kunden auf der AntsRoute-Buchungswebsite ihre Lieferzeitfenster online auswählen. Im Falle eines unvorhergesehenen Ereignisses wird ihnen automatisch ein Link zur Bestätigung oder Neuplanung zugeschickt. Das Ergebnis sind weniger Fehlzeiten, weniger Anrufe und eine bessere Kundenerfahrung.

Neuplanungslink und Sendungsverfolgung, die über AntsRoute versendet werden.

Daten zum Steuern, nicht nur zum Planen

Mit AntsRoute hört die Planung nicht bei der Optimierung von Fahrten auf, denn diese Software ist ein echtes Steuerungsinstrument. Die Software berechnet automatisch Ihre Kosten pro Tour, die zurückgelegten Entfernungen, die Rentabilität pro Filiale und die Arbeitsbelastung Ihrer Fahrer.

„Mit AntsRoute können wir den Kraftstoffverbrauch, die gefahrenen Kilometer, die fehlgeschlagenen Lieferungen, die Statistiken nach Filialen, die gelieferten Gewichte , die Stockwerke sowie die durchgeführten Fakturierungen analysieren. Diese Informationen ermöglichen es uns, den Bedarf in der Hochsaison vorauszusehen und unser Geschäftsmanagement zu verbessern.“ – Raphaël Blandin, Transport Freeman

Dank des Systems zur automatischen Kostenberechnung können Sie Ihre Margen pro Marke verfolgen und Ihren Partnern präzise Rechnungen stellen.

Die Dashboards fassen all Ihre wichtigsten KPIs zusammen: Erfolgsquote, Liefervolumen, gefahrene Kilometer, Wartezeiten, Kraftstoffverbrauch und Produktivität der Teams. So haben Sie auf einen Blick einen vollständigen und bezifferten Überblick über Ihre Leistungen.

Vom Excel-Sheet zu einer SaaS-Lösung wie AntsRoute: ein einfacher und intuitiver Übergang

Keine Angst, Excel zu verlassen bedeutet nicht, dass Sie bei Null anfangen müssen. Spediteure, die ihre Planung digitalisieren, stellen fest, dass dies auf sanfte Weise möglich ist, ohne die Organisation zu stören.

Tourenmanagement im Transport: Warum Sie von Excel auf eine spezialisierte Lösung umsteigen sollten.

Eine reibungslose Migration ohne Datenverlust

Ihre Excel-Dateien gehen nicht verloren, ganz im Gegenteil. AntsRoute baut darauf auf und importiert Ihre vorhandenen Daten automatisch: Kunden, Adressen, Fahrpläne, Leistungsarten, Fahrzeuge usw. Mit wenigen Klicks werden Ihre Informationen in einer klaren und intuitiven Oberfläche zum Leben erweckt, die viel besser lesbar ist als jede Tabelle.

☝️ Gut zu wissen: Das AntsRoute-Team unterstützt Sie beim Import und bei der Einrichtung Ihrer Daten. Es sind keine technischen Kenntnisse erforderlich.

Eine nahtlose Integration mit Ihren fachspezifischen Tools

Um den Übergang noch weiter zu vereinfachen, lässt sich AntsRoute problemlos in Ihre bestehenden Tools integrieren: CRM, ERP, TMS oder jede andere Branchensoftware. Die Informationen fließen automatisch zwischen den Systemen, ohne dass eine Doppelerfassung nötig ist oder Fehler auftreten. So gewinnen Sie Zeit, erhöhen die Zuverlässigkeit und erhalten vor allem einen einheitlichen Überblick über Ihr Geschäft.

Eine schnelle Einarbeitung für all Ihre Teams

Eine der größten Stärken von AntsRoute ist die Benutzerfreundlichkeit. Die Benutzeroberfläche ist sowohl für Betriebsleiter als auch für Fahrer konzipiert. In der Regel reicht ein Tag aus, um sich mit der Plattform vertraut zu machen.

Die mobile Anwendung führt Ihre Außendienstmitarbeiter durch ihre Tour: Sie unterstützt sie bei der Navigation, der Bestätigung der Etappen, der Aufnahme von Fotos, Unterschriften und Kommentaren sowie der Neuprogrammierung im Falle unvorhergesehener Ereignisse. Auf der Betriebsseite sehen die Manager in Echtzeit den Status der Lieferungen und den Nachweis der erledigten Anfahrt.

Sichtbare Ergebnisse schon in den ersten Wochen

Die Vorteile sind von Anfang an konkret und messbar. Die Spediteure stellen schnell fest:

• eine Verringerung der Planungszeit,
• weniger gefahrene Kilometer durch optimierte Fahrten,
• eine bessere Arbeitsverteilung zwischen den Fahrern,
• eine erhebliche Steigerung der Kundenzufriedenheit durch zuverlässigere Touren und automatische Benachrichtigungen.

Innerhalb weniger Wochen verwandelte sich so die Planung von einer widerstrebenden Aufgabe in ein Instrument, das die Leistung des gesamten Teams steigerte.

Der Wechsel von Excel zu AntsRoute ist kein großer Sprung ins Ungewisse. Es ist ein schrittweiser, begleiteter Übergang, der eine handwerkliche Planung in eine intelligente Steuerung verwandelt. In den meisten Fällen lässt sich die Investitionsrendite bereits nach wenigen Wochen messen. Wie Bryan Vanderghoote von La Brigade des Transports betont: „Heute könnte ich nicht mehr darauf verzichten.“
Warum also noch warten? Testen Sie AntsRoute 7 Tage lang kostenlos und finden Sie selbst heraus, wie einfach, reibungslos und rentabel die Planung sein kann.

➡️ Fordern Sie eine kostenlose Demoversion von AntsRoute an.
➡️ Sehen Sie sich unsere Preisliste an.