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Les documents obligatoires dans le transport routier de marchandises

Publié le 17 juin 2024 • Lecture : 7 min read

Le secteur du transport ne se limite pas à une simple activité économique : c’est le moteur indispensable qui relie les entreprises, les industries et les consommateurs à travers le monde. Organiser une expédition de marchandises requiert une gestion méticuleuse des documents de transport. Chaque détail compte : du conducteur au véhicule, en passant par les marchandises transportées. Ces documents sont cruciaux, et la moindre omission peut coûter cher à l’entreprise, tant financièrement que légalement. Découvrez les documents essentiels pour assurer un transport routier de marchandises sans tracas.

Sommaire de l’article :

• Les documents concernant le conducteur
• Les documents relatifs au véhicule de transport
• Les documents essentiels pour vos marchandises
• Les cas particuliers
• Les documents douaniers pour l’import et l’export à l’international
• Validité des documents de transport
• La dématérialisation : un atout pour les transporteurs et conducteurs

Les documents du transport routier de marchandises sont indispensables à bord du véhicule. Pour l’entreprise de transport, cela garantit la conformité, la légalité et la sécurité des expéditions.

Les documents concernant le conducteur

Assurer une expédition sans accroc et en toute légalité repose sur le respect strict de l’article R233-1 du Code de la route. Pour garantir la conformité lors d’un contrôle routier, voici les documents indispensables que tout conducteur doit avoir en main :

• Permis de conduire : Valide et adapté au véhicule conduit, avec une visite médicale à jour.
• Carte de conducteur : Offre une visibilité sur les périodes d’activité et de non-activité, assurant ainsi le respect des temps de repos réglementaires.
• Attestation de formation (FIMO ou FCOS) ou certificat pour le transport de matières dangereuses, si nécessaire.
• Justificatif de la relation employeur/conducteur : Une preuve claire du lien professionnel.
• Agrément de transport de marchandises dangereuses, le cas échéant.

Avant de confier votre précieuse cargaison, assurez-vous que votre conducteur dispose de tous ces documents. Ces vérifications ne garantissent pas seulement le respect de la législation, mais aussi la sécurité et l’efficacité de vos opérations de transport.

Les documents relatifs au véhicule de transport

Pour garantir que votre véhicule soit prêt à prendre la route et assurer une expédition sans encombre de vos marchandises, voici les documents de transport routier indispensables :

• Carte grise et papiers d’assurance : Les pièces maîtresses pour prouver l’identité et la couverture de votre véhicule.
• Contrôle technique en cours de validité : Un gage de sécurité et de conformité.
• Certificat d’agrément : Obligatoire pour les citernes et les unités de transport de matières dangereuses.
• Certificat de jaugeage pour les citernes : Garantit la conformité des mesures de capacité.
• Taxe à l’essieu : Spécifique aux véhicules attelés comme les remorques et semi-remorques.
• Carte de stationnement : Délivrée par la mairie du lieu d’exploitation.
• Carte de transport public : Correspondant à la catégorie de licence de transport de votre entreprise.
• Vignette fiscale : Pour prouver que les taxes sur le véhicule ont été payées.
• Patente de transport public : Uniquement pour les transports commerciaux.
• Justificatif de location : Si le véhicule est loué, conformément à l’article R3411-13.
• Attestation ATP : Pour les véhicules frigorifiques ou certificats de nettoyage pour les citernes.

Les documents essentiels pour vos marchandises

Transporter des marchandises en toute conformité et sécurité nécessite de s’assurer que chaque produit chargé est accompagné des documents appropriés. Les principaux documents requis selon le Code des transports et l’arrêté du 9 novembre 1999 :

• Déclaration de chargement : Détails sur la cargaison, telles que la quantité, la nature, le poids ou le volume de la marchandise.
• Protocole de sécurité : Garantit des opérations de chargement et de déchargement sécurisées.
• Lettre de voiture (article R3411-13) : Document contractuel, qui peut être digital, qui formalise l’accord entre l’expéditeur, le transporteur et le destinataire. Il définit les règles et conditions de la prestation, et précise les responsabilités en cas de litige. Il existe deux types :
  1. Lettre de voiture nationale : Utilisée pour les transports nationaux, elle garantit une gestion efficace à l’échelle locale.
  2. Lettre de voiture internationale (CMR) : Indispensable pour les expéditions transfrontalières, elle assure la conformité légale à l’international.
• Bon de livraison ou facture : Liste tous les produits livrés, avec leurs prix individuels et le total, et sert de référence en cas de litige.
• Consignes de sécurité : Pour une manipulation sécurisée des marchandises.
• Licence communautaire : Nécessaire pour les transports internationaux lorsque le conducteur est originaire d’un pays ne faisant pas partie de l’Espace économique européen.

Une lettre de voiture électronique générée avec le logiciel AntsRoute.

Il existe des cas particuliers

Le transport de marchandises dangereuses

Le transport de marchandises dangereuses est encadré par l’Accord relatif au Transport international des marchandises dangereuses par Route (ADR). Ce traité européen impose de nombreuses vérifications avant la livraison de ces produits.

• Certificat d’agrément de véhicule : Autorisation pour transporter des substances dangereuses.
• Fiche de sécurité détaillée : Informations sur les risques et les mesures de sécurité.
• Lettre de voiture avec mentions spécifiques : Nature des marchandises et précautions nécessaires.
• Certificat de formation du conducteur : Qualification pour manipuler et transporter des marchandises dangereuses.
• Document d’identification : Photographies de l’équipe de transport.
• Classe de la marchandise : Catégorise le type de danger que représentent les marchandises.
• Noms et adresses de l’expéditeur et du destinataire.
• Nombre de colis : Total de colis transportés.
• Groupe d’emballage de la matière : Niveau de protection requis.
• Quantité de produits dangereux : Détaille la quantité transportée.

Assurez-vous d’être parfaitement équipé pour des expéditions sécurisées ! Les informations doivent être claires et précises, en français ou en anglais, pour faciliter les contrôles.

Le transport exceptionnel

Pour tout transport exceptionnel, conformément à l’article 19 de l’arrêté du 4 mai 2006, le conducteur doit disposer des documents suivants :

• Autorisation de portée locale : Permet de circuler dans des zones spécifiques.
• Preuve du dépôt d’une déclaration préalable : Confirme que toutes les démarches administratives ont été effectuées avant le transport.
• Justificatif de déplacement pour la circulation d’engins : Autorise le déplacement d’engins spécifiques.
• Preuves de communication avec les gestionnaires de voirie et d’ouvrages d’art : Valident les points de passage.
• Autorisation individuelle pour une prorogation : Permet de prolonger la validité de l’autorisation si nécessaire.

Ces documents varient selon la nature des marchandises transportées et des conditions spécifiques du trajet.

Les autres cas à considérer

Certaines marchandises, bien que non classées comme dangereuses, nécessitent des précautions spécifiques :

• Denrées périssables : Elles doivent être transportées à des températures contrôlées, ce qui nécessite une attestation de conformité technique pour garantir la chaîne du froid et éviter la détérioration des produits.
• Transport d’animaux vivants : Nécessite une autorisation de transporteur de type 1 ou de type 2.

Le transport de certains types de marchandises nécessite un certificat.

Les documents douaniers pour l’import et l’export à l’international

Pour des échanges internationaux fluides et conformes, certains documents douaniers sont indispensables :

• Titre de transit (T1, T2, etc.) : Permet le transfert de marchandises d’origine tierce sans régime douanier spécifique.
• Document Administratif Unique (DAU) : Contrôle et suit les mouvements des marchandises soumises à accise.
• Certificat de circulation EUR : Atteste que les marchandises proviennent de l’UE et sont destinées à des pays tiers avec des accords préférentiels.
• Carnet TIR (Transit International Routier) : Essentiel pour les opérations de transit international routier, couvrant les droits et taxes.

Validité des documents de transport

La durée de conservation des documents de transport varie de 2 à 6 ans, selon les réglementations en vigueur :

• Lettre de voiture et feuille de location : Doivent être gardées pendant 2 ans, en accord avec l’arrêté du 9 novembre 1999.
• Bordereau récapitulatif du chargement et feuilles d’expédition : Nécessitent une conservation de 3 ans, tel que stipulé par l’arrêté du 11 février 1991.
• Lettre de voiture internationale : Valide pendant 6 ans, comme l’exige le Code général des impôts.

La dématérialisation : un atout pour les transporteurs et conducteurs

La dématérialisation révolutionne le secteur du transport en simplifiant la gestion des documents. Les lettres de voiture, bons de livraison et factures peuvent être numérisés et présentés lors des contrôles routiers. Et ce n’est que le début ! Grâce au règlement européen 2020/1056, les forces de l’ordre sont tenues d’accepter les documents de transport sous format dématérialisé, élargissant ainsi les possibilités.

Pour profiter pleinement de cette avancée, vous pouvez investir dans des outils qui permettent de gérer efficacement vos documents numériques. Notre logiciel d’optimisation de tournées, AntsRoute, intègre une solution de lettre de voiture dématérialisée.

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ÉCRIT PAR

Florine Martin
Rédactrice web freelance depuis 2021, Florine écrit pour divers clients dans plusieurs secteurs d’activité. Depuis début 2024, elle rédige des articles sur la logistique pour notre entreprise, AntsRoute.