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Construire un plan de tournée réussi en 4 étapes

Publié le 25 mai 2023 • Lecture : 9 min read

Un plan de tournée efficace est essentiel pour les commerciaux et autres professionnels multipliant les rendez-vous sur le terrain : huissiers de justice, inspecteurs, réparateurs, etc. Il permet d’optimiser ses déplacements et donc son temps et ses ressources.
À la clé, des opportunités de vente ou d’interventions supplémentaires, une meilleure productivité et des objectifs atteints plus rapidement.

Dans cet article, nous vous guiderons à travers quatre étapes clés, pour créer un plan de tournée réussi :

1. Choisir le type de tournée qui vous correspond
2. Sélectionner les données adaptées à vos tournées et itinéraires
3. Choisir les bons outils pour planifier et optimiser vos tournées
4. Compléter et connecter vos plans de tournée

La construction d’un plan de tournée efficace facilite le quotidien des professionnels itinérants. Cela permet d’optimiser les ressources et les déplacements des équipes de terrain. Les plans de tournées réussis améliorent la productivité et simplifient l’atteinte des objectifs.

1. Choisir le type de tournée qui vous correspond

Le premier pas dans l’élaboration d’un plan de tournée efficace consiste à déterminer le type de tournée qui correspond le mieux à votre activité.
Il faut pour cela identifier les critères pertinents pour l’organisation de vos rendez-vous. Ceux-ci diffèrent selon votre fonction et vos objectifs.

Les critères de sélection de vos plans de tournées

Vous pouvez avoir besoin d’organiser vos tournées selon :

Critère 1 – Le niveau de priorité de vos rendez-vous

Le niveau d’urgence conféré à vos différents rendez-vous diverge selon votre métier. Un commercial peut souhaiter prioriser un potentiel de vente ou un client important. Les huissiers ou autres experts juridiques devront tenir compte avant tout des contraintes légales.
Dans des métiers plus techniques, il sera fait davantage attention au caractère bloquant ou potentiellement dangereux des installations concernées.

Critère 2 – Les ressources disponibles (flotte de véhicules, personnel, etc.)

Cette approche prend en compte les moyens humains et techniques à votre disposition. Toutes les tâches ou zones géographiques ne peuvent pas toujours être couvertes par les mêmes personnes. De même, certains trajets nécessitent la mise à disposition de véhicules de fonction ou de matériel adéquat, qui doivent être disponibles au moment de la visite ou de l’intervention.

Critère 3 – L’emplacement géographique de vos clients et prospects

C’est le critère le plus usité par les commerciaux, qui ont en charge un grand nombre de prospects et clients. Il consiste à regrouper ses rendez-vous par zones géographiques, afin de minimiser les déplacements et d’optimiser son temps sur le terrain.
Mais d’autres professions itinérantes avec une zone géographique étendue peuvent avoir également un intérêt certain à retenir prioritairement ce critère.

Les types de tournées existants

Pour couvrir ces zones géographiques, il existe au moins 3 grands types de tournées possibles :

Type 1 – Les tournées en marguerite

Dans cette disposition, la zone à couvrir est divisée en 16 pétales pour un mois de travail. Le centre des pétales correspond au lieu de travail ou au domicile du commercial. Celui-ci doit couvrir la distance d’un pétale par jour, en commençant par le point le plus éloigné, distant de maximum 1 h 30 et revient le soir à son point de départ. Avec un jour de travail à domicile par semaine, le commercial ou libéral concerné achève son plan de visites dans les 16 autres jours ouvrés du mois. Cette organisation laisse cependant peu de place à la flexibilité, en ne prévoyant qu’une journée par mois pour chaque pétale.

Type 2 – La tournée en trèfle

Le principe de la tournée en trèfle est le même que pour la tournée en marguerite, avec une zone moins étendue. On compte 4 secteurs au lieu de 16. La clientèle doit être équitablement répartie entre ces 4 secteurs. Une journée par semaine est laissée également à la prospection à distance et au suivi administratif. Chaque autre journée est consacrée aux visites sur 1 des 4 secteurs. Sur une semaine, il est ainsi possible de rencontrer des clients sur chacun de ces 4 secteurs, sans parcourir trop de kilomètres par jour.

Type 3 – La tournée en escargot ou en zigzag

La tournée en escargot peut être utilisée lorsque le secteur géographique est très étendu. En se déplaçant en spirale depuis son domicile ou bureau, le commercial ou professionnel itinérant peut limiter le nombre de kilomètres parcours : il va du rendez-vous le plus proche au plus éloigné.
Il peut également se déplacer en zigzag, en suivant un axe central vers le client le plus éloigné. Sur son chemin, il pourra assurer des rendez-vous avec ses prospects et clients, situés à gauche et à droite de cet axe central.

Ces plans de tournées restent bien entendus hypothétiques et pourront varier au cours de votre activité. Et si vous vous tournez vers un logiciel d’optimisation de tournée, vous n’aurez pas besoin de choisir la forme que prendra votre itinéraire. C’est ce que nous verrons dans une troisième partie.

2. Sélectionner les données adaptées à vos tournées et itinéraires

Une fois que vous avez choisi le type de tournée qui vous convient, la prochaine étape consiste à sélectionner les données pertinentes pour vos tournées et itinéraires.

Vous pouvez utiliser diverses sources pour obtenir ces informations, telles que votre base de données client, votre système de gestion de la relation client (CRM), des outils de planification en ligne, ou même des applications mobiles dédiées à la gestion des tournées.
Il vous faudra veiller également à maintenir ces données à jour.

Cela comprend des informations relatives à vos clients, aux horaires de rendez-vous, mais également les contraintes spécifiques liées à chaque visite.

Informations clients complètes

Vous aurez besoin bien entendu du nom du client, de la date, heure et adresse du rendez-vous.
Mais selon les situations et clients, il peut également être pertinent de recueillir :

• Le numéro de téléphone et email de votre client ou prospect, pour le contacter en cas de besoin.
• Ses préférences de visite, horaires spécifiques, heures de pauses, etc.
• Des indications particulières à fournir pour l’entrée sur site.

Ces indications vous permettront de mieux planifier vos tournées, en évitant les rendez-vous manqués ou les retards à l’entrée.

Historique et objectifs des rendez-vous clients

Nous vous recommandons de suivre et d’enregistrer les interactions passées avec vos clients, tels que les rendez-vous précédents, les commandes ou les problèmes résolus. En ayant ces informations en tête, vous serez plus efficaces lors de vos visites et tisserez une relation plus solide et fiable avec vos clients.

Nous vous invitons également à indiquer les objectifs de vos rendez-vous et à classer vos clients selon leur importance, leur potentiel ou le niveau d’urgence de vos rendez-vous. Vous pourrez ainsi mieux prioriser et vous concentrer sur les clients nécessitant davantage d’attention ou avec un niveau d’urgence supérieur. Cela vous permettra de consacrer plus de temps et de ressources aux clients clés au bon moment.

Informations sur la concurrence et l’activité client

Pour atteindre un niveau de personnalisation supplémentaire dans vos rendez-vous, il peut être judicieux de collecter des informations sur vos concurrents de la zone géographique visée. En tant que commercial, vous prendrez ainsi une longueur d’avance dans votre positionnement marché et serez plus perspicace dans votre argumentaire.
De même, si vous ciblez de nouveaux clients potentiels, n’hésitez pas à collecter des informations sur :

• leurs secteurs d’activité,
• leurs besoins spécifiques,
• leurs contacts clé ou les opportunités de vente.

Cela vous aidera à identifier les prospects les plus prometteurs et à personnaliser vos approches de prospection.

Bien entendu, cela ne s’applique pas à toutes les professions. Un huissier de justice ou un inspecteur n’ayant pas vraiment de concurrence. Mais cela vous permettra tout de même de mieux comprendre les problématiques de vos interlocuteurs.

Les données nécessaires varient selon votre secteur d’activité et vos objectifs spécifiques. Mais en identifiant et intégrant les données pertinentes pour votre métier et votre clientèle, vous pourrez personnaliser votre approche et optimiser vos tournées en conséquence : vous gagnerez ainsi en temps et en efficacité.

3. Choisissez les bons outils pour planifier et optimiser vos tournées

Une fois que vous disposez des données nécessaires, il est temps de choisir les bons outils pour planifier et optimiser vos tournées. Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreuses solutions logicielles disponibles sur le marché qui peuvent vous aider dans cette tâche.

Nous vous invitons à lire notre article dédié sur les outils et logiciels pour obtenir des plannings optimisés selon vos besoins spécifiques.

Cernez les limites des tableurs pour la construction de vos plans de tournées

Beaucoup d’entreprises se contentent encore de tableurs comme Excel ou Google Sheet.
Ils permettent effectivement d’enregistrer et de croiser un grand nombre de données, telles que les lieux et dates de rendez-vous, les coordonnées de contact, etc.
Mais si vous êtes amenés à :

• multiplier les croisements de données (urgences, préférences, véhicule disponible, etc.),
• intégrer des aléas de dernière minute (déplacements de rendez-vous, aléas de circulation etc.),
• ou tout simplement optimiser vos déplacements selon les lieux et horaires de rendez-vous.

Optez pour un logiciel d’optimisation de tournée

Parmi les nombreuses solutions logicielles présentes sur le marché, les outils de planification de tournées vous permettent :

• de visualiser vos rendez-vous sur une carte,
• d’optimiser automatiquement les itinéraires pour réduire les distances parcourues,
• et de tenir compte des contraintes de chaque visite.

Certains outils offrent même des fonctionnalités avancées telles que :

• l’intégration du trafic en temps réel,
• la prise en compte des préférences de vos clients,
• ou la gestion des priorités.

Un logiciel d’optimisation de tournées comme AntsRoute calculera à votre place les meilleures hypothèses de déplacement possibles, selon les options que vous aurez configurées (niveau de priorité, ressources disponibles, emplacement géographique).

Il vous remettra en quelques minutes une feuille de route adaptée et personnalisée, accessible sur une application mobile et pouvant être connectée à Waze ou Google Maps. En cas de changement inopiné (report de rendez-vous, aléas sur la route etc.), le plan de route est recalculé automatiquement. Vous pouvez y intégrer également tous vos comptes-rendus de visite, les informations clients spécifiques et y programmer directement vos prochains rendez-vous.

Si le passage à un logiciel d’optimisation de tournées n’est pas du tout une obligation, il vous fera économiser cependant de nombreux kilomètres et heures de planification. Avec la clé une vraie tranquillité !

Mais tous les logiciels ne sont pas adaptés à votre situation spécifique.
Veillez surtout à vous assurer lors du choix du logiciel :

• qu’il prenne bien en compte vos besoins spécifiques,
• que l’interface soit suffisamment conviviale, pour pouvoir l’utiliser facilement et durablement. Rien de pire qu’un logiciel qui rebute dès sa première utilisation !
• et qu’il autorise une synchronisation avec les autres outils que vous utilisez déjà, pour ne pas devoir tout ressaisir !

4. Compléter et connecter vos plans de tournée

La dernière étape consiste en effet à compléter et à connecter vos plans de tournée.
Cela implique de prendre en compte d’autres facteurs qui peuvent influencer votre emploi du temps, tels que :

• les réunions internes,
• les déplacements domicile/travail,
• les temps de préparation ou les plages horaires réservées à la prospection.

Vous aurez besoin pour cela de pouvoir connecter votre agenda à votre outil de planification de tournées.

De plus, pensez à synchroniser vos plans de tournée avec vos autres outils de gestion, tels que votre CRM ou votre application de suivi des ventes. Cela vous permettra d’avoir une vision globale de vos activités et de mieux coordonner vos actions.

Si vous travaillez sur Excel ou sur Google Sheet, nul besoin d’y renoncer. Vous pouvez importer vos données dans un logiciel d’optimisation de tournées. C’est ce que nous vous expliquons dans notre article dédié.

La planification de tournées est un élément crucial pour la plupart des professions itinérantes, telles que les commerciaux, les huissiers de justice, les inspecteurs, les infirmiers à domicile.

En suivant les quatre étapes décrites dans cet article, vous serez en mesure de construire un plan de tournées réussi.

Choisissez le type de tournée qui vous correspond, sélectionnez les données adaptées, choisissez les bons outils pour planifier et optimiser vos tournées, puis complétez et connectez vos plans de tournée.

En mettant en pratique ces conseils, vous pourrez maximiser votre efficacité, économiser du temps et atteindre vos objectifs plus rapidement. Et si vous souhaitez opter pour un logiciel d’optimisation de tournées, nos équipes sont à votre disposition pour une démonstration et un test gratuit.