Comment optimiser les plannings de vos équipes mobiles ?

Publié le 15 mai 2023 • Lecture : 8 min read

Si vous n’avez pas encore mis en place de plannings adaptés pour vos équipes mobiles, sachez que vous êtes loin d’être seuls. Qu’il s’agisse des plannings de techniciens, de commerciaux, d’infirmiers à domicile, de chauffeurs-livreurs ou d’autres salariés itinérants (auditeurs, enquêteurs, inspecteurs etc.), leurs données de visite sont encore souvent saisies sur un simple tableau Excel, ou dans leurs agendas personnels sur PC ou sur papier.
Pourtant, en optimisant ces plannings, vous pourriez gagner à la fois en temps, en efficacité et en fiabilité dans la gestion des données, projets et tâches de vos équipes itinérantes.

Dans cet article, nous vous proposons de revenir sur :

• Les principaux types de planning existants pour vos équipes mobiles
• Les outils et logiciels de planification correspondants
• Les gains apportés par ces solutions de gestion de planning

Pour gagner en efficacité, les responsables d’exploitation doivent optimiser les plannings des équipes mobiles. Cela permet d’améliorer la productivité des équipes itinérantes et la fiabilité des données. L’optimisation renforce également le niveau de satisfaction des clients.

Les principaux types de planning pour vos équipes mobiles

Les chargés de projet utilisent pléthore de termes pour évoquer les types de planning existants : planning directeur, macro-planning, rétroplanning, planning de lot, planning détaillé, diagramme de Gantt, planning prévisionnel, planning enveloppe, etc.
D’autres dirigeants gestionnaires évoqueront les besoins en planification stratégique, tactique, opérationnelle, budgétaire, etc.

Mais ces appellations ne seront pas au cœur de cet article, car elles sont dédiées principalement :

• À la planification de projet en amont
• Et à la gestion de projet sur site.

Elles ne sont pas obligatoirement en ligne avec les besoins de vos équipes mobiles.
Nous avons recensé de notre côté 5 besoins principaux pour vos équipes itinérantes, qui correspondent à 5 types de planning.

5 besoins de planification pour vos équipes mobiles

1. La planification des itinéraires

Il s’agit de déterminer les trajets les plus efficaces pour chaque membre de vos équipes mobiles, en tenant compte des différentes adresses à visiter et des contraintes de temps.

2. La planification des visites clients

Ce type de planning vise à organiser les rendez-vous avec les clients en fonction des disponibilités de vos agents mobiles et des contraintes liées aux déplacements.

3. La planification des interventions

Il s’agit cette fois de planifier les interventions sur site de vos techniciens de maintenance, équipes de dépannage, infirmiers à domicile, auditeurs, etc., en tenant compte des urgences et des salariés disponibles.

4. La planification des tâches et des données d’intervention

Ce type de planning est lié à la gestion de vos interventions et passages chez vos clients.
Mais il permet d’attribuer les tâches et missions à vos équipes selon :

• leurs compétences,
• leur disponibilité,
• et les besoins de l’entreprise et des clients, tout en s’assurant d’une répartition équitable.

5. La planification des congés

Ce type de planning n’est pas spécifique aux salariés itinérants. Mais il vous assure d’une continuité du service sur site client, pendant les périodes d’absence de vos salariés, en respectant leurs demandes lorsque cela est possible.

Des plannings adaptés aux besoins et contraintes des équipes mobiles

Ces 5 plannings doivent tenir compte des temps de travail disparates selon les salariés :

• Particularités horaires de vos salariés itinérants : temps plein, temps partiel, horaires décalés, flexibles, freelancing, etc.
• Contraintes liées aux besoins de l’entreprise : horaire fractionné, astreinte, roulement, saisonnalité, etc.
• Présence hybride en présentiel et sur site client.

Pour faire remonter les informations en temps réel, il est essentiel de permettre aux intervenants mobiles :

• de rester connectés entre eux,
• d’échanger avec l’équipe administrative de référence,
• d’accéder en continu aux logiciels de planification.

Cela permet de s’adapter rapidement aux imprévus le cas échéant et d’adapter les plannings en conséquence. Pouvoir mettre à jour en direct les données liées aux interventions (avis de passage, prochain rendez-vous, preuve d’intervention, avis de livraison, matériel manquant, etc.) est également un plus incontestable pour une planification réussie.
Ces différents types de planification peuvent être réalisés manuellement, à l’aide par exemple d’un tableau Excel.

Mais il existe des outils de planification et de gestion de projet, qui correspondent particulièrement aux besoins de vos équipes mobiles : applications mobiles de gestion de planning ou de tournées, logiciels de gestion de tâches et de projets.
C’est ce que nous allons vous présenter dans cette deuxième partie.

Les outils et logiciels de planification pour vos équipes mobiles

Nous avons relevé 3 grands types de logiciels pouvant vous aider dans la gestion des plannings de vos équipes mobiles :

• les logiciels de gestion de projet
• les applications de suivi de temps
• les logiciels de gestion de tournées

Des logiciels de gestion de projet pour organiser les tâches et accéder aux données en temps réel

À partir d’une interrogation simple sur les moteurs de recherche, vous aurez accès à une multitude de logiciels de gestion de projet.
L’important sera alors de trouver celui qui répond vraiment à vos besoins.

Les logiciels de gestion de projet recouvrent de nombreuses fonctions :

1. L’organisation et la priorisation des tâches

En déplacement constant sur le terrain, vos équipes mobiles auront besoin d’un accès facile et rapide à leur liste de tâches. C’est donc ce qui devra vous guider dans le choix de votre logiciel.

En tant que planificateur, vous aurez en revanche besoin de créer aisément des projets, des missions, livraisons ou interventions, assigner des tâches et suivre leurs avancées. Les fonctionnalités de gestion de projet auront donc toute leur importance.

Un outil de gestion de projet comme Trello ou Asana pourrait vous convenir.

2. La gestion de plannings globaux avec suivi des coûts et des ressources

Ce besoin supplémentaire peut être couvert par des logiciels comme Microsoft Project, Smartsheet ou Ganttic.

Ils permettent de concevoir des plannings globaux pour vos équipes mobiles à partir de modèles de planification préconçus ou de diagrammes de Gantt. Selon le logiciel choisi, vous pourrez notamment :

• Planifier et gérer vos ressources
• Suivre les coûts, les heures passées et l’avancement des missions en temps réel
• Et éditer des tableaux de bord ou rapports personnalisables.

3. La collaboration et la communication en temps réel

Le logiciel Asana ou la plateforme Slack remplissent ce rôle, en donnant la possibilité de travailler ensemble :

• en collaborant en ligne sur un même projet,
• en partageant des fichiers,
• ou en communiquant en temps réel.

Google Drive offre également la possibilité de stocker, partager et collaborer sur des documents, feuilles de calcul ou présentations en temps réel.

4. L’accès aux données à tout moment

Au-delà du besoin de communication en temps réel, l’important pour vos équipes mobiles est de pouvoir accéder à leurs données à tout moment et en tout lieu.
Veillez donc à ce que cette possibilité soit bien incluse dans le logiciel retenu. Un accès aux données hors ligne serait un plus incontestable, selon l’accessibilité numérique du lieu où se trouvent vos équipes mobiles.

Des applications de suivi du temps et des absences

Si vos équipes ne gèrent pas de missions transverses ou complémentaires, vous pouvez également vous contenter de suivre leur localisation, leurs rendez-vous, leur temps de travail ou leurs congés.
Ces outils de planification peuvent aider vos équipes mobiles à :

• gérer et suivre leurs rendez-vous de manière plus efficace,
• soumettre leurs demandes de congés et consulter les congés de leurs collègues,
• planifier des réunions en ligne avec des clients et collègues.

En tant que planificateur ou gestionnaire, vous pourriez selon l’application choisie :

• accéder aux calendriers de vos équipes,
• les géolocaliser, pour connaître leur emplacement, si vous avez besoin de les affecter à une autre mission,
• générer des rapports et gérer les demandes de congés.

Il existe une grande variété d’applications sur le marché : Tsheets, Calendly, Clicktime, WhenIwork, Congéonline, Timecamp, et de nombreuses autres encore.

• Calendly est dédiée principalement à la gestion des rendez-vous, avec la possibilité de la connecter à Google ou Outlook.
• TSheets et WhenIwork sont parmi les plus complètes, avec notamment une fonction de géolocalisation, de calendrier et de demande de congés.
• TimeCamp peut être intégré avec des logiciels de gestion de projet comme Asana et Trello.
• Clicktime permet de générer des rapports et de suivre également ses dépenses.

Nous vous invitons une nouvelle fois à étudier les fonctionnalités correspondant à vos usages.

Les logiciels de gestion de tournées et d’optimisation des itinéraires

Au-delà de la gestion de planning à proprement parler, il s’agit là d’être en mesure de planifier et d’optimiser les tournées et interventions de vos équipes mobiles :

• En optimisant leurs itinéraires pour réduire leurs temps de trajets et leurs coûts de déplacement.
• En permettant à vos équipes de communiquer en temps réel avec vos clients (notifications, avis de passage, compte-rendu automatique, programmation de second rendez-vous).
• En offrant des fonctionnalités de suivi des livraisons et d’intervention, pour assurer une meilleure expérience client et un service de qualité.

Il existe de nouveau un grand nombre d’applications : OptimoRoute, Routific, WorkWave Route Manager, Onfleet, etc.

Notre logiciel AntsRoute en fait partie.
Il vous permet de gagner jusqu’à 50 % de temps sur la planification de vos tournées.
Il calcule automatiquement vos itinéraires optimaux, en intégrant notamment les critères suivants dans vos plannings :

• Type de mission : livraison, intervention, visite,
• Localisation géographique de l’intervention,
• Compétence de chaque agent mobile,
• Créneaux horaires souhaités,
• Historique de la circulation, etc.

Vos agents mobiles bénéficient ensuite d’un plan de route dématérialisé.
Ils ont accès également à toutes les données de leurs clients, qui sont informés automatiquement des différentes étapes de passage. Il est également possible de rajouter des visites en cours de route, l’itinéraire étant alors modifié automatiquement.

Les gains apportés par ces solutions de gestion de planning

Nous l’avons vu : optimiser les plannings de vos équipes mobiles leur apportera à la fois du confort et de l’efficacité, mais également une meilleure satisfaction client.
Selon les plannings retenus, ils les aideront notamment à :

• mieux planifier leurs tâches et rendez-vous,
• accéder aux informations en temps réel et mieux remonter leurs informations terrain,
• limiter les tâches administratives et les saisies de données pour leurs interventions.

En tant que planificateur, gestionnaire ou responsable d’exploitation, vous pourrez de votre côté :

• Disposer d’une vision globale des interventions de vos équipes terrain.
• Obtenir des rapports actuels et pertinents.
• Mieux gérer les imprévus, grâce à une visibilité en temps réel.
• Diriger plus facilement vos équipes, en disposant de toutes les informations sur leurs compétences, disponibilités etc.
• Encourager la transparence et l’entraide entre collègues, grâce à une meilleure visibilité sur leurs plannings.
• Dématérialiser tous vos documents et gagnez du temps une fois les paramétrages achevés.
• Respecter plus facilement la législation, en visualisant facilement les temps de travail.
• Garder un œil sur les coûts et diminuer les frais de déplacement en optimisant les itinéraires.

Les gains possibles sont nombreux et à étudier selon chaque situation.
Si vous souhaitez améliorer la planification de vos tournées et de vos interventions, nous sommes à votre disposition pour vous y aider.