La prova di consegna: un documento strategico per la tua azienda

Pubblicato il 26 Dicembre 2022 • Tempo di lettura: 6 min read

L’ultimo miglio è l’anello della catena logistica più costoso e più delicato. In caso di contestazione durante la consegna, il ciclo di fatturazione subisce un rallentamento se non un blocco completo. Inoltre alcuni clienti scontenti condividono online la propria insoddisfazione.
Per prevenire tali difficoltà, alcuni fornitori propongono ormai soluzioni molto efficaci come la firma elettronica.

Indice dei contenuti

• Cos’é una prova di consegna?
• Quali sono i diversi tipi di prova di consegna?
• Quali sono i vantaggi della prova elettronica di consegna?
• La gestione delle prove di consegna con AntsRoute

La prova di consegna elettronica garantisce una tracciabilità ottimale dell’ultimo miglio. Questo documento strategico accelera il ciclo di fatturazione e facilita la gestione dei reclami dei clienti.

Cos’é una prova di consegna?

La prova di consegna è un documento che stabilisce in modo indiscutibile la realtà di una consegna. Affinché questa conferma di ricezione sia considerata valida, il mittente deve fornire informazioni precise e verificate su:

• Il momento e il luogo della consegna (giorno, ora, indirizzo dell’azienda che riceve la consegna, numero dell’appartamento se il collo deve essere consegnato in un palazzo, ecc.).
• Numero e peso dei colli, natura o descrizione della merce trasportata.
• Identità e firma della persona che attesta lo stato degli ordini al momento della ricezione. Può trattarsi del compratore finale o del suo rappresentate.

Nel settore dei trasporti e della logistica, si parla inoltre di POD (Proof of Delivery). Tali POD sono essenziali per garantire una gestione rigorosa dell’azienda e delle sue risorse, ma anche per fornire al consumatore un servizio di qualità.

• La raccolta e l’archiviazione sicura delle prove di consegna svolgono innanzitutto un ruolo preventivo. Il consumatore la cui firma è stata ottenuta a regola d’arte dal corriere si sentirà subito rassicurato. La sua user experience al momento della consegna è decisamente migliore. Sarà quindi meno propenso ad effettuare un reclamo o a chiedere un rimborso in seguito.
• In caso di contestazione, una prova di consegna valida è essenziale. Tale prova sarà necessaria per fornire una risposta documentata al tuo cliente, richiedere il pagamento di una fattura o anche ottenere una decisione favorevole in tribunale.

Quali sono i diversi tipi di prova di consegna?

L’azienda responsabile della consegna può provare l’avvenuta consegna degli ordini in diversi modi. Le prove di consegna più diffuse sono:

• La bolla di consegna o la ricevuta di consegna. L’azienda che ha ordinato la merce deve obbligatoriamente firmare tali documenti al momento della consegna dei colli.
• La prova di consegna elettronica o e-POD (Electronic Proof of Delivery). Si tratta di una bolla di consegna in formato digitale. Il più delle volte, il cliente firma questa e-POD grazie a un’applicazione installata sul tablet o sullo smartphone del corriere.

Con l’entrata in vigore del Codice dell’amministrazione digitale (gennaio 2006), la firma digitale ha la stessa valenza giuridica di una firma manoscritta. Il comma 2 dell’articolo 21, come modificato dal D.Lgs. 4 aprile 2006, n. 159, stipula che “Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile.” Pertanto, una prova di consegna digitale ha lo stesso valore di una firma manoscritta.

Le aziende che consegnano colli in un altro paese membro dell’Unione europea dispongono di leggi altrettanto chiare. Il regolamento UE n. 910/2014, disponibile sul portale EUR-Lex, precisa per esempio che “una firma elettronica qualificata […] è riconosciuta in quanto firma elettronica qualificata in tutti gli Stati membri”.

Una prova di consegna creata con il software AntsRoute.

Quali sono i vantaggi della prova elettronica di consegna?

L’e-POD fornisce numerosi vantaggi. In pochi anni, la maggior parte delle società di trasporto si sono convertite a questo tipo di servizio.

Ottima affidabilità

La gestione elettronica dei dati quali il timestamp limita considerevolmente la possibilità di errore o di dimenticanza. Allo stesso modo, il recupero automatico delle prove di passaggio dematerializzate elimina il rischio di perdita, furto o falsificazione delle bolle di consegna.

Accelerazione del ciclo di fatturazione

Non appena la firma elettronica viene apposta, l’azienda può fatturare gli ordini. Grazie a questa sincronizzazione immediata, non è più necessario aspettare che un agente esegua manualmente il controllo incrociato delle informazioni, il che potrebbe richiedere diversi giorni.

Ottimizzazione della produttività e della gestione amministrativa

La prova di consegna elettronica, che è più facile da ottenere e da elaborare, permette di ottimizzare il lavoro dei tuoi collaboratori. Ad ogni tappa del giro, i tuoi autisti risparmiano secondi preziosi. Anche il servizio amministrativo gestisce tali informazioni in modo molto più rapido, senza dovere ricorrere a un inserimento manuale, dispendioso in termini di tempo e fonte di errori.

Gestione più efficace dei reclami

La gestione degli avvisi di ricevimento in formato digitale è molto più fluida ed efficace. Il tracciamento elettronico delle consegne consente inoltre di fornire una risposta documentata a eventuali reclami dei clienti. Dimentica l’archiviazione noiosa delle bolle di consegna, così come le lunghe ore passate a cercare LA famosa bolla che è andata persa!

I vantaggi dell’e-POD.

La gestione delle prove di consegna con AntsRoute

AntsRoute è un’applicazione di ottimizzazione dei giri all-in-one destinata alle società di trasporto ma anche alle aziende che desiderano gestire internamente la parte logistica della propria attività. La nostra soluzione include numerose funzionalità per una gestione fluida ed efficace dell’ultimo miglio.

Documentazione elettronica con più informazioni

Oltre alla firma elettronica vera e propria, i tuoi autisti raccolgono nell’applicazione numerosi altri dati digitali:

• Foto dei colli e della merce consegnata.
• Scansione del codice a barre delle consegne o degli articoli trasportati.
• Commenti relativi alla consegna: cliente assente, contestazione, osservazioni sullo stato del collo o del suo contenuto, ecc.

Per esempio, Sophie Rebai chiede ai corrieri di SRS Services di fotografare i mobili consegnati, ed eventualmente anche montati, dopo ogni intervento. Non appena il destinatario finale ha confermato la consegna dell’ordine, il mittente accede automaticamente a tale documentazione on line.

La gestione delle prove di consegna nell’applicazione mobile AntsRoute.

Tracciabilità e notifiche in tempo reale

Grazie alla nostra soluzione, l’operation manager o il servizio post-vendita possono rispondere immediatamente a un reclamo senza dovere aspettare che torni il corriere. In caso di imprevisto o di anomalia durante un giro, il mittenti riceve notifiche in tempo reale, via email o SMS, per riorganizzare rapidamente la spedizione.

Nathalie Michon, responsabile logistico di un gruppo di laboratori, ci ha spiegato in una recente testimonianza il modo in cui AntsRoute ha nettamente migliorato il monitoraggio e la gestione delle mancate consegne. Per esempio, se un autista non trova nessuno, fotografa nell’applicazione il biglietto affisso all’ingresso dello studio medico interessato. Tale sistema, associato ad altri dati automatizzati quali il timestamp o la geolocalizzazione, consente all’azienda di fornire una risposta dettagliata ai propri clienti, dimostrando al contempo il rispetto dei propri impegni.
La nostra applicazione comprende inoltre una soluzione di tracking integrata, affinché il destinatario di ogni spedizione possa geolocalizzare i propri colli in tempo reale, senza coinvolgere il servizio clienti.

Per maggiori informazioni sulle nostre soluzioni di prova elettronica e ottimizzare gratuitamente le tue consegne per 7 giorni, ti basta compilare il nostro modulo online!