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Der Liefernachweis: ein strategisches Dokument für Ihr Unternehmen

11 Juli 2022 | 5 min read

Die letzte Meile ist das teuerste und heikelste Glied in der Logistikkette. Wenn es bei der Lieferung zu einem Streitfall kommt, verzögert sich die Zahlung bzw. wird diese sogar blockiert. Dazu kommt für Ihr Unternehmen das Risiko, dass unzufriedene Kunden ihren Frust online verbreiten und somit Ihr Image geschädigt wird.
Um solchen Schwierigkeiten vorzubeugen, werden mittlerweile sehr effiziente Lösungen für den Nachweis der Lieferung angeboten, wie z. B. die elektronische Unterschrift.

Was ist ein Zustellungsnachweis?

Der Zustellungsnachweis ist ein Dokument, das unwiderlegbar belegt, dass eine Lieferung tatsächlich stattgefunden hat, er könnte auch rechtlich als „die Übertragung des physischen Besitzes oder der Kontrolle über die Ware an den Verbraucher“ definiert werden. Damit dieser Empfangsnachweis als gültig angesehen werden kann, muss der Absender genaue und überprüfte Angaben machen:

• Zeitpunkt und Ort der Lieferung (Tag, Uhrzeit, Adresse des belieferten Unternehmens, Wohnungsnummer, wenn das Paket in einem Gebäude zugestellt wird usw.).
• Anzahl und Gewicht der Packstücke, Beschreibung der beförderten Güter.
• Identität und Unterschrift der Person, die den Zustand des Liefergegenstandes bei der Annahme bestätigt. Dabei kann es sich um den Endkäufer oder seinen Vertreter handeln.

In der Transport- und Logistikbranche wird auch der Begriff „POD“ (Proof of Delivery) anstelle von Zustellnachweis genutzt. Diese PODs gehören zu einer sorgfältigen Verwaltung des Unternehmens und seiner Ressourcen, aber auch, um dem Verbraucher eine qualitativ hochwertige Dienstleistung zu sichern.

• Die Erfassung und sichere Archivierung von Lieferbeweisen hat in erster Linie eine präventive Funktion. Der Empfänger der Ware oder der Dienstleistung, dessen Unterschrift der Zusteller ordnungsgemäß erfasst hat, bekommt durch den standardmäßigen, professionellen Ablauf der Lieferung ein gutes Gefühl. Dadurch wird seine Nutzererfahrung wesentlich besser. Entsprechend wird er später deutlich weniger geneigt sein, eine Beschwerde einzureichen oder eine Rückerstattung zu verlangen.
• Im Falle eines Rechtsstreits ist ein gültiger Liefernachweis von entscheidender Bedeutung. Um Ihrem Kunden eine qualifizierte Antwort zu geben, die Begleichung einer Rechnung einzufordern oder sogar vor Gericht eine positive Entscheidung zu erwirken, müssen Sie als Erbringer der Dienstleistung einen solchen Nachweis vorlegen.

Welche Arten von Zustellungsnachweisen gibt es?

Das für die Lieferung zuständige Unternehmen kann den ordnungsgemäßen Empfang von Bestellungen auf verschiedene Arten nachweisen. Die häufigsten Liefernachweise sind:

• Der handelsübliche Lieferschein oder die Lieferliste. Das Unternehmen, das die Waren bestellt hat, muss diese Dokumente bei der Entgegennahme der Pakete unbedingt unterschreiben und abstempeln.
• Der elektronische Liefernachweis oder e-POD (Electronic Proof of Delivery). Hierbei handelt es sich um einen Lieferschein in digitalem Format. Meistens unterschreibt der Kunde diesen e-POD mithilfe einer Anwendung, die auf dem Tablet oder Smartphone des Zustellers installiert ist.

Seit der Einführung der Signaturrichtlinie 2001 hat ein digitaler Zustellungsnachweis denselben rechtlichen Wert wie eine handschriftliche Unterschrift.

Für Unternehmen, die Pakete in ein anderes Mitgliedsland der Europäischen Union liefern, gibt es einen ebenso klaren Rechtsrahmen. Die Europäische Verordnung n° 910/2014 (eIDAS)-Verordnung) die auf dem EUR-Lex-Portal verfügbar ist, besagt zum Beispiel, dass „eine qualifizierte elektronische Signatur […] in allen anderen Mitgliedstaaten als qualifizierte elektronische Signatur anerkannt wird“.

Welche Vorteile bietet der elektronische Zustellnachweis?

Der e-POD vereint viele Vorteile in sich. Innerhalb weniger Jahre haben sich die meisten Transportunternehmen auf diese Art von Diensten umgestellt.

Ausgezeichnete Zuverlässigkeit

Die elektronische Verwaltung von Daten wie Zeitstempeln schränkt die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler gemacht oder Aktivitäten vergessen werden, erheblich ein. Ebenso entfällt dank der automatischen Weiterleitung von digitalen Zustellnachweisen das Risiko, dass Lieferscheine verloren gehen bzw. gestohlen oder gefälscht werden.

Beschleunigung des Fakturierungsprozesses

Sobald die elektronische Unterschrift geleistet ist, kann das Unternehmen die Aufträge in Rechnung stellen. Dank der sofortigen Synchronisierung müssen die Mitarbeiter für die Rechnungslegung nicht mehr auf einen manuellen Abgleich der Informationen warten, was früher teilweise mehrere Tage in Anspruch nahm.

Optimierung der Produktivität und des Verwaltungsmanagements

Der elektronische Zustellnachweis lässt sich auf leichtere Art und Weise erfassen und verarbeiten, dadurch wird die Arbeit Ihrer Mitarbeiter optimiert. Ihre Fahrer sparen bei jedem Schritt der Tour wertvolle Sekunden oder gar Minuten. Auch werden in der Verwaltung die Informationen viel schneller, ohne zeitraubende und fehleranfällige manuelle Eingabe verarbeitet.

Effektivere Bearbeitung von Beschwerden

Die Verwaltung von Empfangsbestätigungen in digitaler Form läuft viel flüssiger und effizienter. Das elektronische Monitoring von Lieferungen ermöglicht auch eine fundierte Antwort auf mögliche Kundenbeschwerden. Vergessen Sie die mühsame Archivierung von Lieferscheinen und die stundenlange Suche nach DEM berühmten, mysteriös verlegten Nachweis!

Die Verwaltung Ihrer Zustellungsnachweise mit AntsRoute

AntsRoute ist eine All-in-One-Anwendung zur Tourenoptimierung, nicht nur für Transportunternehmen, sondern auch für Unternehmen, die den logistischen Teil ihres Geschäfts selbst verwalten möchten. Unsere Lösung umfasst zahlreiche Funktionalitäten für ein reibungsloses und effizientes Management der letzten Meile.

Ausgeweitete elektronische Dokumentation

Neben der eigentlichen elektronischen Unterschrift können Ihre Fahrer in der App ganz einfach viele weitere digitale Daten erfassen:

• Fotos des Pakets oder der empfangenen Waren.
• Scan des Strichcodes der Bestellungen oder der beförderten Artikel.
• Kommentare zur Lieferung: abwesender Kunde, Streitfall, Bemerkungen zum Zustand des Pakets oder zu seinem Inhalt usw.

Unser Kunde SRS Services bietet zum Beispiel verschiedene Leistungen an: Umzug, Transport von sperrigen Paketen sowie einen Möbelaufbau-Service. Die Außendienst-Teams von Verwaltungsleiterin Sophie Rebai dokumentieren jeden Einsatz mit einem Foto der gelieferten und eventuell montierten Möbel. Sobald der Empfänger den Erhalt der Bestellung bestätigt hat, greift der Absender automatisch auf diese ausgeweitete Online-Dokumentation zu.

Rückverfolgbarkeit und Benachrichtigungen in Echtzeit

Mithilfe unserer Anwendung können der Betriebsleiter oder der Kundendienst nun sofort auf eine Reklamation reagieren, ohne auf die Rückkehr des Zustellers warten zu müssen. Bei unvorhergesehenen Ereignissen oder Anomalien während einer Tour erhält der Disponent Echtzeit-Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS, so dass er eine Sendung schnell umdisponieren kann.

Nathalie Michon, Logistikmanagerin einer Gruppe von Laboratorien, erklärte uns entsprechend in Ihrem Erfahrungsbericht, in wieweit der Einsatz von AntsRoute die Verfolgung und Bearbeitung von fehlgeschlagenen Zustellungen deutlich verbessert hat.

Wenn ein Fahrer beispielsweise vor einer geschlossenen Tür landet, fotografiert er in der Anwendung den Zettel, der am Eingang der betreffenden Arztpraxis aushängt. Dieses System, zusammen mit anderen automatisierten Daten wie Zeitstempel oder Geolokalisierung, ermöglicht es dem Unternehmen, seinen Kunden eine ausführliche Antwort zu geben und gleichzeitig zu beweisen, dass es seine Verpflichtungen eingehalten hat.

Unsere App umfasst auch eine integrierte Tracking-Lösung, so dass jeder Empfänger seine Pakete in Echtzeit lokalisieren kann, ganz ohne Eingreifen des Kundenservice.

Um mehr über unsere Lösungen für den elektronischen Nachweis zu erfahren und Ihre Lieferungen 7 Tage lang kostenlos zu optimieren, füllen Sie doch einfach unser Registrierungsformular online!