Documento di trasporto o bolla di consegna: definizione e istruzioni per l’uso

Pubblicato il 26 Ottobre 2022 • Tempo di lettura: 7 min read

I documenti di trasporto sono diventati dei documenti commerciali indispensabili per prevenire controversie, mancati pagamenti e altri problemi. È necessario però trovare la giusta soluzione che consenta di offrire ai propri clienti documenti di trasporto a regola d’arte, senza perderci ore di lavoro!
Per accompagnarti efficacemente nella creazione dei tuoi bolle di consegna, ti proponiamo una guida completa in 5 punti:

• A cosa serve un documento di trasporto sul piano giuridico?
• È obbligatorio fornire un documento di trasporto o una bolla di consegna?
• Che cosa è necessario menzionare?
• Come personalizzare i documenti di trasporto?
• Inoltre: come generare e far firmare i documenti di trasporto utilizzando AntsRoute?

Il documento di trasporto o bolla di consegna fornisce la prova indiscutibile che la merce è stata effettivamente consegnata. Questo documento commerciale riduce il rischio di controversie tra il cliente e il vettore. Firmando una bolla di consegna elettronica, i professionisti della logistica possono accelerare la fatturazione.

1. Il documento di trasporto o la bolla di consegna: cos’è?

Il documento di trasporto è un documento commerciale essenziale che attesta la realtà di una consegna di beni in modo inconfutabile. Quando un cliente firma un documento di trasporto presentatogli da un fornitore o da un trasportatore, tale firma genera numerose conseguenze:

• La proprietà e la responsabilità della merce sono trasferite all’acquirente. In altre parole, il fornitore non può essere ritenuto responsabile se il cliente scopre il furto della totalità o di parte dell’ordine dopo avere firmato il documento di trasporto.
• Il privato o l’azienda riconosce che il contenuto dell’ordine è arrivato in buono stato e nelle quantità previste.
• Il cliente si impegna a pagare l’ordine.

Il documento di trasporto svolge quindi le stesse funzioni del rapporto d’intervento, redatto a seguito di una prestazione o di un servizio.

2. Il documento di trasporto è un documento obbligatorio?

Sì, il documento di trasporto è un documento obbligatorio. Si tratta di una prova indispensabile per costringere un cattivo pagatore a pagare. Grazie a questo documento commerciale prendi due piccioni con una fava:

• Nel caso di un sollecito amichevole, basta allegare la copia degli o dei documenti di trasporto relativi alla fattura non pagata. Tale prova di professionalità scoraggia molte contestazioni e rifiuti di pagamento.
• Nel caso di un cliente in difficoltà finanziaria o in malafede, la produzione di un documento di trasporto firmato è indispensabile per dimostrare la fondatezza della tua richiesta e ottenere un’ingiunzione di pagamento.

Tuttavia, se decidete di emettere bolle di consegna, dovete:

• I documenti di trasporto dovranno essere prodotti in almeno due esemplari: uno per te e uno per l’acquirente. Alcune aziende prevedono una copia supplementare per il trasportatore.
• Conservare i documenti di trasporto per 10 anni, allo stesso titolo di altri documenti contabili come le fatture e le bolle d’ordine. Una volta firmati, i documenti di trasporto permettono in particolare di eliminare ogni sospetto di falsa fattura.

La bolla di consegna è un documento che certifica l’effettiva consegna della merce.

3. Quali sono gli elementi essenziali da menzionare nei documenti di trasporto?

Proprio come la fattura, che deve contenere alcune indicazioni obbligatorie ai sensi di legge, il contenuto di un documento di trasporto è codificato.

Prima dell’invio della merce

Per evitare qualsiasi rischio di contenzioso e semplificare il trattamento dei documenti di trasporto da parte dei servizi di fatturazione o di contabilità del cliente, è necessario indicare le seguenti informazioni:

• Dati che consentono di identificare il fornitore all’origine della spedizione, come per una fattura: nome, ragione sociale e forma societaria, indirizzo, capitale, numero di partita IVA, numero REA ecc.
• Dati del cliente o della società all’origine dell’ordine del prodotto o dei beni.
• Riferimento dell’ordine.
• Numero del documento di trasporto o bolla di consegna, da riportare in seguito sulla fattura corrispondente.
• Nome, natura o caratteristiche esatte delle merci consegnate.
• Quantità precise espresse in unità, in litri, in volume ecc.
• Data di spedizione e data di consegna.
• Indirizzo di consegna, il quale non corrisponde obbligatoriamente a quello dell’acquirente.

Alcune società scelgono inoltre di indicare il prezzo degli articoli consegnati, con o senza IVA. In questo caso si parla di documento di trasporto valorizzato.

Al momento della ricezione dei prodotti

Se il cliente convalida il contenuto consegnato, deve firmare il bolla di consegna corrispondente, a mano o in modo elettronico. Infatti, per poter essere considerato una prova di consegna da un giudice in caso di rifiuto di pagamento, il documento di trasporto deve obbligatoriamente essere firmato.
Invece, in caso di riserve, contestazioni o difetti di conformità, il cliente deve imperativamente iscriverli sul documento di trasporto per mezzo di commenti espliciti come:

• X prodotti mancanti.
• Collo numero _ aperto o strappato.
• Elenco delle merci danneggiate all’arrivo, ecc.

In tal caso, il pagamento della fattura viene sospeso fino alla risoluzione della controversia. È ciò che si chiama “scioglimento delle riserve”. Per risolvere la controversia, il fornitore può proporre la restituzione e la sostituzione dei prodotti danneggiati, una nuova consegna parziale o totale, ecc.

Un modello di bolla di consegna o un documento di trasporto generato con il software AntsRoute.

4. Come personalizzare un documento di trasporto o una bolla di consegna?

Sul piano giuridico, non esiste alcuna differenza tra una bolla di consegna cartaceo e uno elettronico.
Alcuni professionisti acquistano ancora dei quaderni di documenti di trasporto autocopianti, detti anche taccuini manifold. Ma, onestamente, se lanci la tua attività nel 2021, non può essere che una tecnica adatta alla risoluzione di problemi una tantum!
L’utilizzo di un software per ufficio o di una soluzione professionale è indispensabile per personalizzare i tuoi documenti di trasporto con i colori della tua azienda, integrandovi ad esempio il tuo logo. Un documento di trasporto elettronico è anche molto più semplice da conservare, da classificare – e dunque da ritrovare! – rispetto a un documento cartaceo.
A seconda della quantità di consegne da effettuare e degli strumenti che utilizzi quotidianamente, puoi:

• Personalizzare un modello di documento di trasporto già esistente su Word o Excel. Numerosi modelli di documenti di trasporto sono disponibili gratuitamente online.
• Produrre documenti di trasporto utilizzando il tuo software gestionale o di fatturazione.

5. Inoltre: come generare e completare i propri documenti di trasporto online utilizzando AntsRoute?

I tuoi documenti di trasporto possono essere creati tramite AntsRoute, una soluzione di ottimizzazione delle consegne di colli, prodotti freschi o combustibili.

Prima modalità: utilizzando unicamente il software e l’applicazione AntsRoute

È possibile impostare liberamente le informazioni che vuoi fare apparire sui documenti di trasporto grazie alla funzionalità Campi personalizzati. A seconda delle tue esigenze, puoi selezionare informazioni come testo, numeri, data o anche dati da scegliere da un elenco a discesa.
Uno dei nostri clienti, di cui abbiamo reso anonimo una bolla di consegna, vi fa figurare:

• Il numero dell’ordine.
• Il riferimento interno del conto cliente.
• Il numero di matricola dell’autista.
• La data e l’ora esatta della consegna.
• Il codice e la descrizione delle merci consegnate.

Grâce à l’application mobile AntsRoute, les chauffeurs peuvent également faire remonter directement la signature électronique du client, ainsi qu’une photo, pour attester du bon déroulement de la livraison.
Grazie all’applicazione mobile AntsRoute, gli autisti possono anche far risalire direttamente la firma elettronica del cliente, nonché una foto, per attestare il corretto svolgimento della consegna. Il nostro servizio assistenza è naturalmente a tua disposizione per accompagnarti durante l’impostazione di questi campi personalizzati.

La collezione di prove di consegna sull’applicazione mobile AntsRoute.

Seconda modalità: collegando AntsRoute al proprio software gestionale o di fatturazione

L’altra soluzione consiste nel collegare AntsRoute al tuo software abituale di vendita, di fatturazione o di contabilità. In questo modo, le informazioni legate agli ordini o alle consegne devono essere inserite un’unica volta, prima di essere poi utilizzate dagli altri servizi della società che ne hanno bisogno.

Grazie a un connettore informatico chiamato Zapier, AntsRoute può scambiare automaticamente i dati relativi ai documenti di trasporto con i programmi software seguenti:

• Odoo, una suite di applicazioni open source.
• Quickbooks, un software di contabilità e di fatturazione per le microimprese.
• Axonaut, una soluzione all-in-one per gli imprenditori che include preventivi, fatture, gestione di stock, gestione progetti ecc.
• Sellsy, uno strumento di prospezione clienti, vendita e gestione.
• Stripe, un software e API per l’elaborazione dei pagamenti online.

Tramite plugin specifici, i commercianti online possono inoltre collegare AntsRoute al proprio sito WooCommerce o alla piattaforma Prestashop.

Questo articolo ti ha dato voglia di saperne di più su AntsRoute, la nostra soluzione software completa per la gestione delle consegne? Per una prova gratuita di 7 giorni del software e dell’applicazione mobile, vai su questa pagina!