Die Vorteile eines TMS für Ihr Transportunternehmen

Veröffentlicht am 17 März 2025 • Lesen: 8 min read

Als Transportunternehmen sind Sie ständig damit beschäftigt, Ihre Lieferprozesse zu optimieren. Reduzierung der gefahrenen Kilometer, Optimierung der Ladungen und Lieferungen, Begrenzung der Leerkilometer, Einhaltung der Fristen, Senkung der Logistikkosten: Dies sind alles Herausforderungen, mit denen Sie sich konfrontiert sehen. Und Sie denken gerade darüber nach, ob Ihnen ein Transportmanagementsystem (TMS) helfen kann, diese Prozesse besser zu steuern.

Dann ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie. Wir beantworten Ihre wichtigsten Fragen:

• Was ist ein TMS und wie funktioniert sie?
• Was spricht für die Einführung eine TMS, um Ihre Lieferungen zu optimieren?
• Die wichtigsten Kriterien für die Auswahl des für Ihr Unternehmen geeigneten TMS.
• Die 5 bewährten Schritte für eine erfolgreiche Implementierung.

1. Was ist eine TMS-Transportsoftware und wie funktioniert sie?

Eine Transportmanagementsoftware TMS (engl. Transport Management System) ist ein IT-Tool, das zur Optimierung der Gütertransportverwaltung entwickelt wurde.

Sie unterstützt die Beteiligten bei der Planung, Durchführung, Optimierung und Verfolgung von Transportvorgängen in Echtzeit. Sie zentralisiert alle ihre Transportdaten und hilft den Disponenten bei der täglichen Steuerung ihrer Aktivitäten, wobei sie zwei Hauptziele im Auge haben: die Optimierung ihrer Lieferungen und die Senkung ihrer Logistikkosten.

Es gibt verschiedene Arten von TMS, die auf die spezifischen Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind, egal ob es sich um Spediteure, Verlader oder Händler handelt.

• Verlader-TMS generieren Transportaufträge und erleichtern die Auswahl des Spediteurs.
• Spediteur-TMS (Anbieter-TMS) verwalten die Transportaufträge, planen diese und stellen sie in Rechnung.

Diese Tools enthalten eine Reihe gemeinsamer Funktionen, aber auch Funktionen, die für die Berufe des Versenders oder des Spediteurs spezifisch sind.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf TMS für Spediteure. Diese Anbieter-TMS richten sich an Transportunternehmen sowie an Unternehmen, bei denen die Lieferung eine zentrale Rolle spielt, z. B. Essen auf Rädern oder medizinische Geräte.

Zu den 6 Hauptfunktionen eines TMS für Transportunternehmen gehören:

Die 6 Hauptfunktionen eines TMS für den Transport.

1. Verwaltung der Bestellungen und der Kosten: Diese Softwarelösung zentralisiert Ihre Kundeninformationen und -anfragen, lässt sich in Ihr ERP (Enterprise Resource Planning) und CRM (Customer Relationship Management) integrieren, berechnet Tarife, überwacht Ihre Transportkosten und automatisiert Ihre Rechnungsstellung.
2. Flottenmanagement und Zuweisung von Transportaufträgen: Das Spediteur-TMS weist Ihre Fahrzeuge und Fahrer automatisch zu, je nach verfügbaren Ressourcen und Lieferbeschränkungen (Volumen, Gewicht, Zeit, Ort usw.).
3. Planung von Abhol- und Liefervorgängen: Die Transport-Softwarelösung plant und optimiert Ihre Routen, um Ihre Logistikzeiten und -kosten zu reduzieren.
4. Verfolgung in Echtzeit: Sie überwacht die Ausführung von Transportaufträgen und sorgt für eine genaue Nachverfolgung Ihrer Fahrzeuge.
5. Generierung von Transport- und Nachverfolgungsdokumenten: Sie vereinfacht Ihre administrative und kaufmännische Verwaltung und gewährleistet die vorschriftsmäßige Übereinstimmung Ihrer Transportdokumente.
6. Leistungsanalyse: Sie liefert Ihnen wesentliche Kennzahlen (KPI) und Dashboards, um Ihre Effizienz zu steigern und Ihre Kosten zu senken (Selbstkosten pro Gewicht oder Kilometer, Statistiken pro Fahrer, CO2-Fußabdruck usw.).

Nicht alle TMS-Anwendungen bieten den vollen Umfang dieser Funktionen. So gibt es z. B. einige, die sich eher auf die Tourenplanung als auf die Tourenoptimierung beschränken. Software, die auf die Optimierung von Touren spezialisiert ist, wie z. B. AntsRoute, integriert zunehmend Funktionen, die denen einer TMS-Softwarelösung ähneln.

Einige TMS beinhalten auch die Verwaltung von multimodalen Transporten (Straße, Luft, Fluss oder Schiene), obwohl der Straßengüterverkehr in Deutschland mit fast 80 % des transportierten Volumens immer noch vorherrschend ist

Es liegt an Ihnen, bei Ihrer Wahl darauf zu achten, ob die Funktionen vorhanden sind, die Sie wirklich brauchen. Wir werden am Ende dieses Artikels noch einmal darauf eingehen.

Eine TMS-Software verursacht Kosten, optimiert jedoch die Produktivität und Rentabilität.

2. Warum sollten Sie ein TMS einführen, um Ihre Lieferungen zu optimieren?

Auch wenn die Einführung einer TMS-Software unweigerlich mit zusätzlichen Kosten verbunden ist, bietet sie Ihnen dennoch eine Reihe von Vorteilen, die sowohl Ihrer Produktivität als auch Ihrer Rentabilität zugutekommen.

Kostensenkung und Steigerung der Rentabilität

Einer der Hauptvorteile eines TMS ist die Senkung der Logistikkosten für alle Ihre Fahrten.

Dazu werden fortschrittliche Funktionen für die Routenplanung und die intelligente Ressourcenzuweisung eingesetzt.

Das System weist automatisch Fahrzeuge und Fahrer auf der Grundlage ihrer Verfügbarkeit, der Lieferrestriktionen und der Lkw-Auslastung zu, um einen optimierten Transportplan zu erstellen, die Auslastung Ihrer Fahrzeuge zu verbessern und Leerfahrten zu vermeiden. Und dank fortschrittlicher Algorithmen sucht die Software unter Berücksichtigung von Verkehrsbedingungen, Straßenbeschränkungen, Mautkosten und Lieferbeschränkungen die kürzesten, kostengünstigsten und umweltfreundlichsten Strecken aus

Diese umfassenden Optimierungen helfen Ihnen, den Kraftstoffverbrauch zu senken, die Auslastung Ihrer Fahrzeuge zu erhöhen und gleichzeitig die Umweltbelastung zu minimieren.

Die Optimierung von Transportrouten auf AntsRoute.

Verbesserte Überwachung und Transparenz

Um bestehende Verträge erfolgreich zu verlängern und neue Kunden zu gewinnen, ist Zuverlässigkeit ein Schlüsselkriterium. Dazu gehört, dass Sie Vertrauen schaffen, indem Sie Liefertermine einhalten und in jeder Phase für eine klare Kommunikation sorgen: Ihre Kunden müssen genau wissen, wann und wie ihre Ware geliefert wird.

Ein TMS bietet erweiterte Funktionen zur Echtzeitverfolgung und ermöglicht so eine bessere Kontrolle über Ihre gesamten Transportvorgänge.

GPS-Ortungssysteme Ihrer Fahrzeuge lassen sich nahtlos in das TMS integrieren. So können Sie den Fortschritt Ihrer Lieferungen genau verfolgen und erhalten automatische Benachrichtigungen bei Verzögerungen, Anomalien oder unvorhergesehenen Ereignissen. Das ist nützlich, um Ihre Planungen bei Bedarf schnell anzupassen, aber auch, um gegenüber Ihren Kunden und Partnern präzise zu kommunizieren.

Transportmanagement-Softwarelösungen bieten in der Regel eine detaillierte Nachverfolgung des Auftragsstatus sowie die Möglichkeit, automatische Benachrichtigungen zu versenden. So werden Ihre Kunden in Echtzeit über den Status ihrer Lieferung benachrichtigt und entsprechend werden Vertrauen und Kundenbindung gestärkt.

AntsRoute-Link, mit dem der Kunde seine Lieferung umplanen und live verfolgen kann.

Zeiteinsparung und Prozessautomatisierung

Doch damit nicht genug der Vorteile. Durch die Einführung eines TMS kann auch die Zeit, die für administrative Aufgaben aufgewendet wird (Verwaltung von Bestellungen, Terminplänen, Berechnung der Transportkosten, Rechnungsstellung, Erstellung von Transportdokumenten), erheblich reduziert und menschliche Fehler, die hohe Kosten verursachen, vermieden werden. Lieferverzögerungen und Konventionalstrafen, die durch ein besseres Management der Lieferplanung vermieden werden, sind dabei noch nicht einmal berücksichtigt.

Eine TMS-Software speichert auch alle mit den Sendungen verbundenen Daten und gewährleistet so eine vollständige Rückverfolgbarkeit Ihrer Transportvorgänge in einer einzigen Software. Dies ist eine sehr willkommene Unterstützung bei der Durchführung von Audits und der Erfüllung Ihrer gesetzlichen Verpflichtungen.

Durch die Einsparung zeitraubender Aufgaben, sowie durch die Dokumentation und Beschleunigung von Prozessen, ermöglicht das TMS Transportunternehmen wie Ihrem, ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Die 3 Gründe für die Einführung von TMS-Software.

3. Die wichtigsten Kriterien für die Auswahl der richtigen TMS-Transportmanagementsoftware für Ihr Unternehmen

Kompatibilität mit bestehenden Programmen und Tools

Ein effektives TMS muss sich nahtlos in bereits vorhandene Lösungen wie Ihr ERP (Unternehmensmanagement), Ihr CRM (Kundenbetreuung) und Ihr GPS-Geolokalisierungssystem integrieren lassen. Achten Sie darauf, dass zumindest eine Verbindung über eine API (Application Programming Interface) möglich ist. Diese Verbindung wird Ihnen eine reibungslose Verwaltung der Informationen gewährleisten außerdem Duplikate und Übertragungsfehler vermeiden.

Einfache Nutzung und Schulung der Teams

Eine zu komplexe Software wirkt sich hemmend auf die Akzeptanz durch die Mitarbeiter aus. Prüfen Sie im Vorfeld, ob die Benutzeroberfläche intuitiv genug ist, und denken Sie an eine Schulung vorab, um eine schnelle Einarbeitung durch Ihre Teams zu gewährleisten.

Skalierbarkeit und Anpassung an spezifische Bedürfnisse

Die Anforderungen variieren je nach Größe des Unternehmens. Ihr TMS sollte Ihren aktuellen Bedürfnissen entsprechen, aber auch mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt halten können. Nehmen Sie sich die Zeit, um zu analysieren, welche Funktionen Sie kurz- und mittelfristig wirklich benötigen, und vergleichen Sie diese mit den angebotenen Funktionen.

Datensicherheit und Einhaltung von Vorschriften

Ihr Unternehmen verarbeitet sowohl die Daten Ihrer Auftraggeber als auch die der Endverbraucher. Folglich sind Sie verpflichtet, diese Daten zu schützen. Überprüfen Sie, ob das von Ihnen gewählte TMS es Ihnen ermöglicht, die Sicherheitsstandards und geltenden Vorschriften wie die DSGVO problemlos einzuhalten.

Preise und Tarife

Die Preisgestaltung ist von Software zu Software sehr unterschiedlich. Insbesondere werden Sie zwischen einer Lizenz oder einer Saas-Software wählen müssen, die gegen eine Abonnementgebühr in der Cloud gehostet wird. Wenn Sie sich für eine Lizenz entscheiden, sollten Sie die Kosten für Wartung und Updates nicht außer Acht lassen. Weitere Informationen zu den Preisen und den Kostenunterschieden zwischen den Modellen finden Sie in unserem Artikel zu diesem Thema.

Die 5 wichtigsten Kriterien für ein richtiges TMS.

4. Implementierung und bewährte Praktiken für eine erfolgreiche Einführung Ihres TMS

Damit Sie bei der Wahl Ihrer TMS-Transportmanagementsoftware keine Fehler machen, empfehlen wir Ihnen, folgende Schritte zu befolgen.

1. Bedarfsermittlung: Legen Sie Ihre Erwartungen, Ziele, Einschränkungen und die tatsächlich benötigten Funktionen genau fest. Kostet Ihnen die Tourenplanung zu viel Zeit, rufen Ihre Kunden ständig an, um sich nach dem Stand ihrer Lieferungen zu erkundigen, haben Ihre Mitarbeiter große Vorbehalte gegenüber komplexen IT-Tools usw…? Vielleicht brauchen Sie eine schnellere Tourenplanung mit besserer Nachvollziehbarkeit und Informationen, die automatisch an Ihre Kunden gesendet werden, aber ohne, dass das Tool für Ihr Team schwer zu erlernen ist.
2. Die Auswahl des TMS: Die Auswahl der Software sollte auf der Grundlage der in der ersten Phase tatsächlich ermittelten Bedürfnisse und Kriterien erfolgen. Achten Sie auf die Benutzerfreundlichkeit der Lösung und auf nicht zwingende Extras, die die Nutzung erschweren und Ihre Rechnung erhöhen könnten. Wählen Sie am besten eine Software, die auf Ihre Branche zugeschnitten ist.
3. Integration und Tests: Stellen Sie sicher, dass Sie die Software testen können oder eine vorherige Demonstration erhalten. Lassen Sie sich genau erklären, welche Datensätze Sie benötigen, was konfigurierbar ist und welche Daten Sie auf Ihre Branche anpassen können und welche nicht. Implementieren Sie dann Ihre Daten und testen Sie das Tool in einer Situation, um zu validieren, dass es einwandfrei funktioniert, bevor Sie es für das gesamte Team freigeben.
4. Schulung der Teams: Denken Sie daran, diese Schulungsphase gut zu planen und sich vorab über die Unterstützung zu informieren, die Ihnen im Bedarfsfall zur Verfügung steht (Chatbot, Live-Kundendienst, Garantien bei Störungen usw.). Dies wird Ihnen später viele Probleme ersparen.
5. Überwachung und fortlaufende Optimierung: Nach der Test- und Schulungsphase können Sie nur durch den Live-Einsatz wirklich beurteilen, ob die Software geeignet ist, und gegebenenfalls Anpassungen verlangen. Denken Sie daran, diesen Punkt vorher mit Ihrem Anbieter zu besprechen. Die tatsächliche Nutzung der Software ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Leistungen (Lieferzeiten, Fehlerquote, Kundenzufriedenheit) zu verfolgen und zu bewerten und gegebenenfalls Ihre Prozesse zu verbessern.

Die 5 bewährte Praktiken für eine erfolgreiche Einführung Ihres TMS.

Die Einführung einer Transportmanagementsoftware TMS ist ein strategischer Hebel für jedes Transportunternehmen, das seine Lieferungen optimieren, seine Logistikkosten senken und seinen Kunden einen qualitativ hochwertigen Service bieten möchte. Durch die Wahl eines geeigneten TMS oder einer Software für die Tourenoptimierung und die Befolgung bewährter Vorgehensweisen bei der Implementierung können Sie Ihre Logistik in einen echten Wettbewerbsvorteil verwandeln. Wir bei AntsRoute stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Sie dabei zu unterstützen.