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Wie können Sie die Dienstpläne Ihrer mobilen Teams optimieren?

Veröffentlicht am 25 Mai 2023 • Lesen: 7 min read

Wenn Sie noch keine Terminplanung eingerichtet haben, die auf Ihre mobilen Teams zugeschnitten ist, dann sollten Sie wissen, dass Sie bei weitem damit nicht allein sind. Ob es sich um die Dienstpläne Ihrer Techniker, Vertriebsmitarbeiter, Pflegedienstleister, Zusteller oder anderer mobilen Mitarbeiter (Prüfer, Ermittler, Inspektoren usw.) handelt: oft werden deren Besuchsdaten immer noch in eine einfache Excel-Tabelle eingegeben oder in deren persönlichen Terminkalender auf dem PC oder auf Papier eingetragen.
Doch durch die Optimierung dieser Planungen könnten Sie bei der Verwaltung der Daten, Projekte und Aufgaben Ihrer mobilen Teams sowohl viel Zeit sparen als auch effizienter und zuverlässiger werden.
In diesem Artikel behandeln wir:

• Die wichtigsten Planungsarten für Ihre mobilen Teams
• Planungswerkzeuge und -software für Ihre mobilen Teams
• Die Vorteile, die diese Lösungen für das Planungsmanagement mit sich bringen

Die wichtigsten Planungsarten für Ihre mobilen Teams

Die meisten Projektmanager verwenden eine Fülle von Begriffen, um die verschiedenen Planungstypen zu beschreiben: Masterplanung, Makroplanung, Rückwärtsplanung, (mehrstufige) Losplanung, detaillierte Planung, Gantt-Diagramm, vorläufiger Zeitplan, Umschlagsplanung usw.

Andere Führungskräfte werden den Bedarf an strategischer, taktischer, operativer, budgetärer Planung usw. erwähnen. Diese Bezeichnungen werden jedoch nicht im Mittelpunkt dieses Artikels stehen, da sie hauptsächlich:

• der vorgelagerten Projektplanung
• und dem Projektmanagement vor Ort dienen.

Somit werden sie nicht unbedingt mit den Bedürfnissen Ihrer mobilen Teams übereinstimmen.
Wir haben unsererseits 5 zentrale Anliegen für Ihre mobilen Teams ermittelt, die 5 verschiedenen Planungstypen entsprechen.

5 Anforderungselemente bei der Planung für Ihre mobilen Teams

1. Die Routen- und Tourenplanung

Es geht darum, die effizientesten Routen für jedes Mitglied Ihrer mobilen Teams zu ermitteln und dabei die verschiedenen Anschriften, die besucht werden sollen, so wie die zeitlichen Beschränkungen zu berücksichtigen.

2. Die Planung der Kundentermine

Diese Art der Planung zielt darauf ab, Kundentermine entsprechend der Verfügbarkeit Ihrer Außendientsmitarbeiter und den streckenbezogenen Einschränkungen zu organisieren.

3. Die Planung von Service-Einsätzen

Hier geht es darum, die Vor-Ort-Einsätze Ihrer Wartungstechniker, Pannenteams, Hauskrankenpfleger, Prüfer usw. zu planen, wobei der Dringlichkeitsaspekt und die verfügbaren Mitarbeiter berücksichtigt werden müssen.

4. Die Planung der Aufgaben und der Einsatzdaten

Diese Art der Planung ist mit der Verwaltung Ihrer Einsätze und Ihrer Besuche bei Kunden verbunden. Darüber hinaus ermöglicht sie es Ihnen, Ihren Teams Aufgaben und Aufträge zuzuweisen, entsprechend:

• ihren Kompetenzen,
• ihren Verfügbarkeiten,
• und den Bedürfnissen des Unternehmens und der Kunden. Dabei sollte eine gerechte Verteilung unter allen sichergestellt werden.

5. Die Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter

Diese Art der Planung ist nicht spezifisch für Außendienstmitarbeiter. Sie stellt allerdings sicher, dass der Service vor Ort beim Kunden auch während der Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter aufrechterhalten bleibt, indem Sie deren Wünsche respektieren, soweit dies möglich ist.

Zeitpläne, die an die Bedürfnisse und Einschränkungen der mobilen Teams angepasst sind

Diese fünf verschiedenen Planungsarten müssen auch die unterschiedlichen Arbeitszeiten jedes einzelnen Mitarbeiters berücksichtigen:

• die zeitlichen Besonderheiten Ihrer Außendienstmitarbeiter: Vollzeit, Teilzeit, versetzte Arbeitszeiten, flexible Arbeitszeiten, Freelancer usw.
• die unternehmerischen Einschränkungen: geteilte Arbeitszeiten, Rufbereitschaft, Schichtarbeit, Saisonabhängigkeit usw.
• und nicht zuletzt, ob der Einsatz in Hybridpräsenz oder vor Ort beim Kunden erfolgt.

Um wichtige Informationen in Echtzeit zu verwalten, ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Außendienstmitarbeiter:

• miteinander verbunden bleiben,
• sich mit dem zuständigen Verwaltungsteam austauschen können,
• kontinuierlich auf Planungssoftware zugreifen dürfen.

So kann der Planer sich gegebenenfalls schnell auf Unvorhergesehenes einstellen und die Planung entsprechend anpassen. Eine Echtzeitaktualisierung der mit den Einsätzen verbundenen Daten (Benachrichtigungen, nächster Termin, Einsatznachweis, Lieferavis, fehlendes Material usw.) ist ebenfalls ein unbestreitbarer Pluspunkt für eine erfolgreiche Planung.
Diese verschiedenen Arten der Planung können manuell durchgeführt werden, z. B. mithilfe einer Excel-Tabelle.

Allerdings gibt es Planungs- und Projektmanagement-Tools, die sich besonders für die Bedürfnisse mobiler Teams eignen: Apps für die Planung oder das Tourenmanagement sowie Softwarelösungen für das Aufgaben- und Projektmanagement.
Diese werden wir Ihnen in diesem zweiten Teil vorstellen.

Planungswerkzeuge und -software für Ihre mobilen Teams

Wir haben drei Haupttypen von Software hervorgehoben, die Ihnen bei der Dienstplanverwaltung Ihrer mobilen Teams helfen können:

• Softwarelösungen für das Projektmanagement,
• Apps für die Zeiterfassung,
• Softwarelösungen für die Verwaltung von Touren.

Mit einer Projektmanagementsoftware organisieren Sie Aufgaben und greifen in Echtzeit auf Daten zu

Eine einfache Suchmaschinenabfrage wird Sie zu einer Vielzahl von Software-Angeboten für Projektmanagement führen.
Wichtig wird es dann sein, dasjenige Angebot zu finden, das wirklich Ihren Bedürfnissen entspricht.

Eine Projektmanagementsoftware deckt viele Funktionen ab:

1. Die Organisation und die Priorisierung Ihrer Aufgaben

Da Ihre mobilen Teams ständig unterwegs sind, benötigen sie einen einfachen und schnellen Zugriff auf ihre Aufgabenliste. Dieser Aspekt sollte bei der Auswahl Ihrer Software dann vorrangig sein.

Als Planer hingegen müssen Sie auf einfache Weise Projekte, Aufträge, Lieferungen oder Maßnahmen organisieren, Aufgaben zuweisen und deren Fortschritt verfolgen können. Die Projektmanagementfunktionen werden daher von großer Bedeutung sein.

Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana könnten für Sie geeignet sein.

2. Die Verwaltung von globalen Zeitplänen mit Kosten- und Ressourcenverfolgung

Dieser zusätzliche Bedarf kann durch Softwarelösungen wie Microsoft Project, Smartsheet oder Ganttic gedeckt werden.

Mit ihnen lassen sich anhand von vorgefertigten Planungsvorlagen oder Gantt-Diagrammen globale Zeitpläne für Ihre mobilen Teams entwerfen. Je nachdem, welche Softwarelösung Sie wählen, können Sie insbesondere:

• Ihre Ressourcen planen und verwalten,
• die Kosten, aufgewendete Stunden und den Fortschritt von Aufträgen in Echtzeit verfolgen,
• benutzerdefinierte Dashboards oder Berichte bearbeiten.

3. Zusammenarbeit und Kommunikation in Echtzeit

Die Software Asana oder die Plattform Slack erfüllen diesen Zweck, indem sie die Möglichkeit bieten, gemeinsam zu arbeiten:

• indem sie online an einem Projekt zusammenarbeiten,
• durch das Teilen von Dateien,
• oder durch Kommunikation in Echtzeit.

Google Drive bietet außerdem die Möglichkeit, Dokumente, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen in Echtzeit zu speichern, freizugeben und gemeinsam daran zu arbeiten.

4. Zugang zu wichtigen Daten und zu jeder Zeit

Neben dem Bedarf an Echtzeitkommunikation ist für Ihre mobilen Teams vor allem wichtig, dass sie jederzeit und überall auf ihre Daten zugreifen können.

Achten Sie also darauf, dass diese Möglichkeit in der gewählten Softwarelösung enthalten ist. Ein zusätzlicher Offline-Zugriff auf die Daten wäre ein unbestreitbarer Pluspunkt, je nachdem, wie gut die digitale Zugänglichkeit des Ortes ist, an dem sich Ihre mobilen Teams befinden.

Anwendungen zur Verfolgung von Zeit und Abwesenheiten

Wenn Ihre Teams keine bereichsübergreifenden, bzw. sich ergänzenden Aufgaben durchführen müssen, können Sie sich auch damit begnügen, ihren Standort, ihre Termine, ihre Arbeitszeiten oder ihren Urlaub zu verfolgen.

Mit diesen Planungstools können Ihre mobilen Teams:

• ihre Termine effektiver verwalten und verfolgen,
• ihre Urlaubsanträge einreichen und die Urlaubszeiten ihrer Kolleginnen und Kollegen einsehen,
• Online-Meetings mit Kunden und Kollegen planen.

Als Planer oder Manager könnten Sie – je nach gewählter Applikation:

• auf die Kalender Ihrer Teams zugreifen,
• sie mit einem Geotag versehen, um ihren Standort zu kennen, falls Sie ihnen eine andere bzw. weitere Aufgaben zuweisen müssen,
• Berichte erstellen und Urlaubsanträge verwalten.

Es gibt eine Vielzahl von Anwendungen auf dem Markt: Tsheets, Calendly, Clicktime, WhenIwork, Congéonline, Timecamp und noch viele andere.

• Calendly widmet sich hauptsächlich der Terminverwaltung und kann mit Google oder Outlook verbunden werden.
• TSheets und WhenIwork gehören zu den umfassendsten, einschließlich Geolokalisierung, Kalender und Urlaubsantragsfunktion.
• TimeCamp kann mit Projektmanagementsoftwarelösungen wie Asana und Trello integriert werden.
• Clicktime ermöglicht es, Berichte zu erstellen und auch Ausgaben zu verfolgen.

Wir empfehlen Ihnen, die verschiedenen Funktionen noch einmal zu untersuchen, die Ihren Verwendungszwecken entsprechen.

Software zur Verwaltung von Touren und zur Routenoptimierung

Neben dem eigentlichen Planungsmanagement geht es hier darum, die Touren und Einsätze Ihrer mobilen Teams zu planen und zu optimieren, indem:

• Sie deren Routen optimieren, um ihre Fahrtzeiten und Reisekosten zu reduzieren,
• Sie Ihren Teams die Möglichkeit geben, in Echtzeit mit ihren Kunden zu kommunizieren (Benachrichtigungen, Laufzettel, automatische Berichterstattung, Planung eines Folgetermins),
• Sie Funktionen zur Verfolgung von Lieferungen und Einsätzen anbieten, um eine bessere Kundenerfahrung und einen hochwertigen Service zu gewährleisten.

Es gibt hierzu wieder eine Vielzahl von Anwendungen: OptimoRoute, Routific, WorkWave Route Manager, Onfleet, etc.

Dazu gehört auch unsere Software AntsRoute.
Damit können Sie bei der Planung Ihrer Touren bis zu 50 % Zeit sparen.
AntsRoute berechnet automatisch Ihre optimalen Routen, indem es insbesondere die folgenden Kriterien in Ihre Planungen einbezieht:

• die Art der Aufgabe: Lieferung, Vor-Ort-Einsatz, Besuch;
• die geografische Lage des Einsatzortes;
• die Kompetenzen jedes einzelnen mobilen Mitarbeiters;
• die gewünschten Zeitfenster;
• die Verkehrshistorie usw.

Ihre mobilen Mitarbeiter erhalten anschließend einen papierlosen Routenplan.
Sie haben auch Zugriff auf alle Daten Ihrer Kunden, welche automatisch über die verschiedenen Stationen informiert werden, an denen die Außendienstmitarbeiter vorbeikommen. Es ist auch möglich, unterwegs Besuche hinzuzufügen, wobei die Route dann automatisch geändert wird.

Die Vorteile, die diese Lösungen für das Planungsmanagement mit sich bringen

Wie wir gesehen haben: Die Optimierung der Dienstpläne Ihrer mobilen Teams bringt Ihnen nicht nur Komfort und Effizienz, sondern trägt auch zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei.
Je nach den gewählten Zeitplänen hilft es Ihnen unter anderem dabei:

• Ihre Aufgaben und Termine besser zu planen,
• auf Informationen in Echtzeit zuzugreifen und die vor Ort eingeholten Informationen besser weiterleiten zu können,
• den Verwaltungsaufwand und die Datenerfassung bei ihren Einsätze zu vereinfachen.

Als Planer, Manager oder Betriebsleiter werden Sie Ihrerseits:

• einen Gesamtüberblick über die Einsätze Ihrer Außenteams behalten;
• aktuelle und relevante Berichte erhalten;
• mit unvorhergesehenen Ereignissen dank Echtzeit-Transparenz besser umgehen können;
• Ihre Teams leichter führen, da Sie alle Informationen über ihre Kompetenzen, Verfügbarkeiten usw. haben;
• mehr Transparenz und gegenseitige Unterstützung unter Kollegen durch bessere Einsicht in ihre Dienstpläne fördern;
• Ihre Dokumente digitalisieren und Zeit sparen, sobald die Benutzereinstellungen abgeschlossen sind;
• die Gesetze durch einfache Visualisierung der Arbeitszeiten besser einhalten können;
• die Kosten im Auge behalten und die Reisekosten durch optimierte Routen senken.

Die Gewinnmöglichkeiten sind zahlreich und lassen sich je nach Situation genauer ermitteln.
Wenn Sie die Planung Ihrer Touren und Einsätze verbessern möchten, helfen wir Ihnen gerne dabei.