Florian Savaris, Responsable du Réseau Mon Kiné au Luxembourg, témoigne :

« Sans ce logiciel, je n’aurais jamais lancé les prestations de service de kiné à domicile »

Un rendez-vous de kinésithérapie dure au minimum 20 minutes. Si vous passez 30 minutes sur la route entre chaque patient et galérez à vous stationner, difficile d’être efficace et rentable.

Pourtant ces séances à domicile sont indispensables pour bon nombre de patients, qui ne peuvent pas se déplacer en raison de leur pathologie.

Alors que faire ? Florian Savaris a trouvé la solution.

Il est kiné-ostéopathe et dirigeant de la société PES de Bascharage au Luxembourg. En plus des activités en cabinet, il a ouvert des prestations de kinésithérapie à domicile en juin 2023. Mais pour lui, pas question de se lancer dans ces activités sans trouver une solution efficace pour organiser les déplacements. Il a donc opté dès le lancement de cette nouvelle prestation de soin pour le logiciel d’optimisation de tournées d’AntsRoute et son service en ligne de réservation de rendez-vous.

Il nous explique tout au détour d’une interview :

Florian Savaris,

Pourquoi et comment avez-vous mis en place ces prestations de kinésithérapie à domicile ?

« J’ai ouvert en 2018 le cabinet luxembourgeois Pôle Équilibre et Santé de Bascharage. Et j’ai rajouté les prestations de service à domicile en juin 2023.

Nous sommes actuellement 9 kinés en cabinet, 2 ostéopathes et 5 kinés opérant à domicile.

La majeure partie de notre activité reste en cabinet, mais la partie domicile prend de l’ampleur. Nos 5 kinés itinérants réalisent exclusivement des prestations chez les patients.

Et nous commençons à aider d’autres cabinets, en accompagnant leurs patients à domicile lorsque cela est nécessaire, avant qu’ils puissent retourner dans leur cabinet d’origine.

Nous avons lancé ces prestations de soins à domicile pour répondre à une vraie demande qui n’était pas couverte jusque-là dans notre secteur d’intervention. Et notre cabinet n’étant pas extensible, ces soins nous permettent d’aider davantage de patients, sans être limités par un manque de place en cabinet. »

Les prestations de kinésithérapie chez les patients prennent de l’ampleur.

Pourquoi est-ce si difficile d’organiser des services de kiné à domicile ?

« Le temps passé sur la route est à la fois une perte de temps et d’argent pour les kinésithérapeutes. Et au Luxembourg, la circulation est très compliquée. Si vous rajoutez les difficultés de stationnement, ça ne donne clairement pas envie. Sans compter les décalages de rendez-vous, les annulations ou les impératifs patients. C’est la même problématique que pour les soins infirmiers.

Chaque déplacement est une logistique complexe : du transport au suivi en passant par la prise de rendez-vous.

Idéalement les kinés ne devraient faire que ça, car ce n’est pas la même gestion ni la même prise en charge. C’est le choix que nous avons fait au cabinet. Mais lorsque ce n’est pas possible, je conseille à minima de réserver des ½ journées entières pour les rendez-vous à domicile avec au moins 5 créneaux de 25 minutes. Sinon c’est injouable et non viable. »

Qu’avez-vous mis en place pour assurer efficacement ces activités de soins à domicile ?

« Avant même de lancer cette activité, j’ai cherché un logiciel pour optimiser les déplacements et faire le lien avec les patients et le cabinet. Il n’était pas question pour moi de lancer cette activité sans cet outil indispensable.

J’ai étudié le marché des logiciels d’optimisation de tournées et je me suis décidé pour celui d’AntsRoute.

Ce choix s’est imposé, non seulement pour la facilité d’utilisation mais aussi pour la qualité du service client. Ce n’était pas forcément le moins cher. Mais j’ai été convaincu par sa proximité et son service après-vente aux petits oignons. Il nous permet de planifier efficacement nos déplacements et de suivre nos interventions en temps réel.

Il dispose également d’une API, pour le synchroniser facilement avec nos propres logiciels. Le logiciel d’AntsRoute fait ainsi le lien avec notre application physiopro.lu : un outil que nous avons développé pour le suivi de la facturation, la gestion des dossiers et rendez-vous patients et l’envoi des ordonnances à la CNS (la CPAM luxembourgeoise). Il s’adapte également au système de prise de rendez-vous médicaux en ligne Doctena, similaire à Doctolib en France.

Nous avons également souscrit au site de réservation en ligne d’AntsRoute. Il est personnalisable, et permet à nos nouveaux patients de prendre aisément un premier rendez-vous à domicile : https://mon-kine.lu/ ».

Le site de réservation de rendez-vous d’AntsRoute.

Comment organisez-vous concrètement vos tournées de kiné à domicile ?

« Nos tournées sont préparées automatiquement par le logiciel. Les patients nous indiquent leurs disponibilités, par créneaux horaires de 2, 3 heures. Le logiciel choisit ensuite les meilleurs itinéraires, pour réduire les distances et les temps de route selon les contraintes de circulation, horaires. C’est essentiel dans des zones à forte circulation comme au Luxembourg. Les patients sont ensuite informés de notre visite la veille et juste avant notre arrivée via un SMS automatisé délivré par le logiciel d’AntsRoute. L’application nous indique également le début et la fin, et donc la durée de chaque intervention. Nous pouvons ainsi nous assurer de prises en charge conformes et les réadapter si besoin.

Le logiciel prend en compte nos spécificités :
Nous avons recruté un kiné qui opère au nord du Luxembourg où il y a moins de patients. Les 4 autres se partagent le secteur sud. Le logiciel répartit les tournées, afin d’optimiser les itinéraires pour chaque kiné, en prenant en compte leurs adresses de départ. Il est possible de changer temporairement ces adresses, si le thérapeute part d’un autre endroit ou s’il doit s’arrêter pour une présentation chez un médecin ou toute autre obligation rencontrée à l’occasion de sa tournée.

Le logiciel nous permet également de renseigner un intervenant à privilégier, lorsque le patient le demande, ou au contraire de l’empêcher de choisir un thérapeute en particulier. Cela nous permet de souscrire au choix des patients, d’assurer une meilleure continuité de soins et de protéger nos thérapeutes si nécessaire. Nous pouvons rajouter les compétences spécifiques de chaque thérapeute, pour une meilleure adéquation avec les besoins de chaque patient. Cette fonctionnalité pourrait bien devenir essentielle avec l’augmentation des prises en charge à domicile.

Nous avons également la possibilité d’ajouter les commentaires des patients sur les difficultés de stationnement éventuelles. Ces données avec les temps de stationnement supposés (2 minutes, 5 minutes, etc.) sont prises en compte par le logiciel dans le calcul des temps de déplacement. Et il est possible d’adapter ces indications, en augmentant encore le temps pour des tournées plus justes. »

Le planning des prestations de kinésithérapie à domicile généré avec AntsRoute.

Est-ce que vos kinés disposent de leurs propres voitures et matériels pour leurs interventions à domicile ?

« Nos kinés utilisent leurs propres véhicules adaptés et transportent le matériel essentiel à chaque intervention : appareils de mesure (tensiomètre, dynamomètre, goniomètre), petit matériel de rééducation (balles, bandes élastiques, poids), etc. Et nous avons également un partenaire pour de la location de machines plus lourdes telles que les électrostimulateurs ou les dispositifs de froid compressif de la gamme Game Ready.

Nous avons également à ce jour deux véhicules équipés à disposition pour les kinés opérants depuis plus longtemps à nos côtés.

Et notre service à domicile étant amené à grandir, nous ferons probablement évoluer encore ce parc de véhicules et matériel. »

L’optimisation des tournées de prestations de kinésithérapie à domicile avec AntsRoute.

Quel est votre retour global sur ce logiciel de soins à domicile et quels sont vos prochains projets ?

« On est vraiment content de cette application, on ne pourrait pas s’en passer. C’est un véritable gain de temps et d’argent. Elle nous simplifie énormément le travail.

Son API est très simple d’utilisation et nous permet une synchronisation facile avec notre logiciel interne. Nos souhaits d’amélioration sont écoutés et pris en compte, même si tout n’est pas adaptable.

Dans l’avenir, nous allons probablement recruter davantage de kinésithérapeutes libéraux.

Ils serviront de relais pour d’autres cabinets qui ne proposent pas de soins à domicile faute de solution adaptée. C’est gagnant, gagnant. Grâce à AntsRoute, cette organisation est non seulement possible, mais rentable. »

« Merci beaucoup Florian Savaris pour ce témoignage très éclairant »

L’application AntsRoute est déjà utilisée par plusieurs cabinets de kinésithérapeutes, notamment au Luxembourg. L’usage est donc déjà bien installé. Les clients opérant dans ce domaine d’activité disposent généralement de plus de 5 licences AntsRoute avec des véhicules équipés. Mais l’outil répond parfaitement aux besoins des cabinets constitués d’un seul kiné. Laissez-vous tenter par une démonstration gratuite.