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Un logiciel de dispatch des transports est-il intéressant pour votre entreprise ?

Publié le 26 septembre 2023 • Lecture : 8 min read

Parmi les nombreux logiciels de transport ou TMS disponibles sur le marché, certains se présentent comme des logiciels de dispatch ou de répartition. Quels services pouvez-vous en attendre et avez-vous intérêt à en adopter un ?
Car, comme Monsieur Jourdain, peut-être utilisez-vous déjà une solution de dispatch sans le savoir !

Sommaire de l’article :

• À qui s’adressent les logiciels de répartition des transports ?
• Comment fonctionnent ces solutions ?
• 10 fonctionnalités essentielles des logiciels de dispatch des transports

Le logiciel de dispatch optimise la gestion des transports et apporte une réponse concrète aux défis logistiques des entreprises. Cette solution technologique offre une répartition équilibrée des livraisons entre les chauffeurs. Pour les professionnels de la logistique, c’est une garantie de gagner en performance et en fiabilité.

À qui s’adressent les logiciels de répartition des transports ?

Le principal objectif de ces solutions informatiques est de mieux distribuer les missions à réaliser entre les chauffeurs et les véhicules disponibles. Les logiciels de dispatch se classent donc dans la catégorie des TMS prestataires ou transporteurs.

Ce type de logiciel intéresse avant tout les entreprises dans le secteur du transport et de la logistique, ainsi que les prestataires dont le déplacement chez le client constitue une part essentielle du service rendu.

On les retrouve dans de nombreux domaines d’activité. Ces outils permettent par exemple de distribuer et d’optimiser :

• Les courses d’une société de taxis ou d’un service de messagerie.
• Les expéditions de marchandises d’un transporteur routier ou maritime.
• Les trajets d’une société d’autocars ou de véhicules de location.
• Les interventions d’une entreprise de dépannage ou de maintenance.
• Les déplacements des services d’urgence, d’aide à la personne, des professionnels de santé, etc.

Comment fonctionnent ces solutions ?

Pour réduire et optimiser les coûts de transport des utilisateurs, ces logiciels centralisent et traitent d’immenses masses de données, le plus souvent en temps réel :

• Informations sur les clients : coordonnées, adresses à desservir, disponibilités, type de contrat ou prestations souhaitées, etc.
• Données sur les marchandises transportées ou les services délivrés.
• Précisions sur les véhicules de la flotte : motorisation, coût moyen d’utilisation, capacité de chargement, historique de maintenance, etc.
• Informations relatives aux ressources humaines : dates de congés, horaires de travail habituels, type de permis, etc.

Certaines de ces données sont directement saisies par les utilisateurs. D’autres proviennent d’outils tiers comme des applications de navigation (GPS), des outils de gestion commerciale ou encore des solutions RH à connecter à votre logiciel de dispatch.

L’outil analyse ensuite ces données à l’aide d’algorithmes pour comparer toutes les hypothèses, avant de vous livrer la meilleure solution possible sous forme de plannings ou de feuilles de route.

10 fonctionnalités essentielles des logiciels de dispatch des transports

Là où l’affaire se corse, c’est que tous les logiciels de répartition des transports ne se présentent pas comme tels ! Ce terme n’est pas forcément le premier auquel pensent les clients potentiels… et donc pas le plus porteur commercialement.

Pour bien choisir votre futur logiciel de dispatch, mieux vaut laisser de côté les définitions et les étiquettes pour analyser dans le détail les fonctionnalités proposées par chacune des solutions pressenties.

Saisie des commandes

Selon votre métier, cette fonctionnalité peut prendre différentes formes :

• Devis à saisir par votre équipe.
• Passage de commande ou prise de rendez-vous sur un site web.
• Planification sur appel entrant ou sortant.
• Importation depuis un autre outil informatique comme un CRM ou un ERP, etc.

Dans tous les cas, gardez à l’esprit qu’un bon logiciel de dispatch doit vous permettre d’intégrer facilement les requêtes de vos donneurs d’ordres.

Planification des trajets

C’est la fonctionnalité incontournable de tous les logiciels de dispatch ! Une fois les demandes clients intégrées, l’outil analyse les données à sa disposition pour planifier l’ensemble des trajets à réaliser par les collaborateurs.

Désormais, il suffit de quelques minutes au logiciel pour créer et organiser les feuilles de route ou les plannings que vous mettiez parfois des heures à construire !

Comme tous ces logiciels incluent une application de navigation, ils sont aussi beaucoup plus simples à utiliser pour les chauffeurs, qui n’ont plus besoin de saisir une adresse après l’autre dans Waze ou Google Maps.

Les feuilles de route ainsi générées doivent être accessibles depuis n’importe quel appareil : mobile, tablette, ordinateur de bureau, etc.

La plupart des éditeurs prévoient également la possibilité d’exporter les plannings vers un outil d’agenda partagé : Microsoft Outlook, Google Agenda, etc.

Optimisation des itinéraires

Si tous les logiciels de gestion des transports peuvent planifier les itinéraires des équipes, seuls quelques-uns comme AntsRoute savent réellement les optimiser.

Quelle est la différence ? Pour faire simple, la planification d’itinéraires consiste à déterminer une solution acceptable en fonction des contraintes saisies.
L’optimisation de tournées est un exercice beaucoup plus complexe, car il s’agit de calculer parmi l’ensemble des solutions possibles la meilleure du point de vue de vos objectifs.

Or, cet optimum varie en fonction du métier et du secteur d’activité. Pour un transporteur routier, la solution optimale est celle qui va lui permettre d’honorer ses livraisons en faisant circuler un minimum de camions, sur les trajets les plus courts.
À l’inverse, pour les professionnels de santé, l’objectif est plutôt de visiter en priorité les malades dont les soins sont les plus urgents, quitte à parcourir quelques kilomètres supplémentaires.

Suivi des déplacements en temps réel

Cette fonctionnalité, également appelée géolocalisation ou tracking, consiste à suivre chaque course ou chaque livraison en temps réel. Selon le système retenu, le GPS peut être intégré soit dans une application mobile, soit dans un boîtier dédié.

Le suivi des livraisons en temps réel a changé la vie des responsables d’équipes, mais aussi celle des clients ! Là où il fallait parfois 3 ou 4 appels pour renseigner un client inquiet, désormais, un lien de geotracking reçu par mail ou SMS suffit pour suivre en direct l’arrivée du chauffeur sur la carte.

Communication avec les chauffeurs

Quelques solutions simples, mais très astucieuses, ont vraiment permis de fluidifier la communication entre les conducteurs, les managers et les utilisateurs finaux :

• Bouton d’appel dans l’application chauffeur pour une mise en relation directe avec le client.
• Envoi de mails ou de SMS automatisés pour confirmer un rendez-vous, l’annuler, prévenir le client d’un retard, etc.

Certains logiciels comme AntsRoute prévoient également des fonctionnalités supplémentaires pour informer le client de l’heure de livraison estimée (ETA), ou pour lui envoyer automatiquement une notification en cas de retard du chauffeur.

Gestion de la relation client

Nombreuses sont les petites entreprises qui n’utilisent toujours pas de CRM, c’est-à-dire de solution informatique spécialisée dans la gestion de la relation client. Si les logiciels de répartition des transports n’ont pas vocation à les remplacer, certains d’entre eux possèdent néanmoins des fonctionnalités très utiles pour gérer et fidéliser les clients:

• Fichier clients enrichi de données comme l’historique des livraisons, les chauffeurs privilégiés, les contacts dans l’entreprise, etc.
• Envoi de messages personnalisés.
• Formulaires pour récolter des avis clients, etc.

Vous utilisez déjà un CRM et vous en êtes très satisfait ? L’idéal dans ce cas est de choisir un logiciel de dispatch prévoyant une connexion directe entre les 2 solutions pour un échange automatique des informations.

Chaque éditeur propose normalement plusieurs solutions d’interconnexion pour s’adapter aux demandes des utilisateurs et à leur niveau de compétences en informatique : API, module développé sur mesure, connecteur no code, etc.

Digitalisation des rapports d’activité

Bon de livraison, rapport de visite, rapport d’intervention : selon votre métier, le nom donné aux rapports d’activité varie. Mais une chose est sûre : pour augmenter la productivité des équipes et accélérer le cycle de facturation, la gestion électronique de ces documents est incontournable !

De nombreux logiciels de gestion des transports comme AntsRoute permettent de créer facilement des rapports personnalisés, bien plus ludiques à compléter qu’un bordereau de livraison classique :

• Horodatage automatique
• Cases à cocher façon QCM
• Listes déroulantes
• Photos prises directement dans l’application
• Signature électronique
• Réserves ou commentaires sur la livraison, etc.

Facturation ou préfacturation des opérations

Les logiciels de dispatch synthétisent toutes les données nécessaires à la facturation, qu’il vous suffit ensuite d’exporter vers votre logiciel de comptabilité habituel :

• Soit via un tableur de type Excel.
• Soit via une transmission automatique d’informations entre les 2 logiciels.

Certains éditeurs proposent même un module de facturation instantanée. Ce type de solution logicielle est intéressant pour les entreprises qui encaissent des paiements directement sur le terrain comme les sociétés de taxis, certaines entreprises de réparation à domicile, etc.

Modification des plannings en cas d’aléa

Dans le transport, rares sont les tournées qui se déroulent exactement comme prévu : accident, panne, embouteillage, absence d’un client ou d’un chauffeur, etc.
Pour simplifier la gestion de ces multiples aléas, mieux vaut choisir une solution permettant de réassigner les interventions ou les livraisons en temps réel !

Certains logiciels de transport comme AntsRoute vont même plus loin en analysant la position des véhicules et le taux d’occupation de chaque chauffeur pour déterminer la meilleure solution possible.

Statistiques et tableaux de bord

Quasiment tous les logiciels de répartition des transports vous proposent désormais des tableaux de bord plus ou moins lisibles pour suivre et piloter :

• La flotte de véhicules.
• La réalisation effective des missions par vos équipes.
• Les performances par équipe ou par chauffeur.
• Les coûts d’exploitation, etc.

Pensez surtout à vérifier si les informations et les données analysées sont réellement pertinentes pour prendre des décisions éclairées.

La solution logicielle pressentie propose toutes les fonctionnalités essentielles pour vous, tout en s’adaptant parfaitement à votre métier ? C’est le moment de comparer les prix, et surtout, de la tester en conditions réelles, sur le terrain !
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