Face à la croissance de son activité et à la complexification de ses flux logistiques, SANTEXCEL HAD a choisi de s’appuyer sur le logiciel d’optimisation de tournées d’AntsRoute et son connecteur avec le logiciel MHCARE, pour améliorer la préparation et la livraison des médicaments et du matériel à domicile. Une transformation numérique qui redonne du temps aux équipes soignantes, tout en garantissant une traçabilité complète.

Sommaire de l’article :

• Une organisation HAD en plein essor et des besoins logistiques accrus
• Réinventer la logistique HAD : un système à repenser entièrement
• AntsRoute et MHCARE au service des approvisionnements des patients en HAD
• Une logistique HAD optimisée et des soignants recentrés sur le soin
• Des livraisons tracées pour fiabiliser et viabiliser la logistique HAD
• Et demain ?

Une organisation HAD en plein essor et des besoins logistiques accrus

SANTEXCEL HAD est une association disposant de trois autorisations d’Hospitalisation à Domicile (HAD) sur le territoire de Franche-Comté.

Elle s’appuie aujourd’hui sur quatre antennes – Besançon, Étupes, Pontarlier et Jura, couvrant chacune un rayon d’environ 50 km – et totalise plus de deux cents patients pris en charge par jour sur l’ensemble du territoire. L’établissement gère également une PUI (pharmacie à usage intérieur) sur deux sites, un à Besançon et l’autre à Etupes.

Chaque jour, les équipes pharmaceutiques et logistiques des PUI assurent la préparation et livraison du matériel et des médicaments nécessaires aux soins à domicile des patients pris en charge. Un défi d’organisation amplifié par la forte progression que l’activité HAD a connu ces dernières années.

Livreur de matériel et de médicaments pour la société SANTEXCEL HAD.

Réinventer la logistique HAD : un système à repenser entièrement

Jusqu’à récemment, la planification des tournées reposait encore sur des supports papier ou des trames Excel héritées d’une époque où le nombre de patients était bien plus faible.
« Nous étions arrivés à la limite du système. Tout était à repenser : les volumes avaient doublé, la traçabilité papier était trop chronophage et nous avions besoin d’accroitre notre réactivité à répondre aux besoins des patients », résume Apolline Poirson, responsable logistique et achats de SANTEXCEL HAD.

Fin 2023, l’équipe entame donc une réflexion pour s’équiper d’un outil de planification et de suivi des préparations et des livraisons. Après plusieurs démonstrations, le choix se porte sur AntsRoute, séduit par la clarté de son interface, la réactivité de son équipe, et sa capacité à comprendre les besoins spécifiques du secteur HAD.

AntsRoute et MHCARE : un duo au service des approvisionnements des patients en HAD et de la coordination des acteurs

Pour s’adapter à l’environnement hospitalier, SANTEXCEL HAD s’appuie sur le connecteur AntsRoute – MHCARE, le logiciel de dossier patient informatisé développé par MHCOMM.

Concrètement, les informations issues des dossiers patients MHCARE sont automatiquement synchronisées avec AntsRoute, permettant de générer les tournées en fonction des patients et de leur localisation, du type de prise en charge (prise en charge 100% libérale, mixte, ou 100% HAD), ainsi que des contraintes propres aux structures HAD et aux process des PUI.

Répartis entre les 4 HAD, les logisticiens de SANTEXCEL HAD, à la fois préparateurs et livreurs, utilisent l’application APK PACKSCAN, spécialement développé par ANTSROUTE pour SANTEXCEL HAD, pour suivre les plans de préparations journaliers et associer chaque caisse préparée à un patient, à l’aide d’un code-barres unique.

Ce système assure une traçabilité totale : le matériel ainsi que les caisses sous forme de bacs plastiques réutilisables – coûteux et auparavant non suivis – sont désormais rattachés à un patient précis. Cette traçabilité permet de suivre le matériel et les préparations délivrées, mais également de localiser et récupérer les caisses laissées au domicile des patients.

Les livreurs de SANTEXCEL utilisent ensuite l’application mobile AntsRoute pour effectuer leurs tournées. Tout y est centralisé : itinéraire, liste des patients, étape de chargement et déchargement avec scan et détrompeur, pour les tournées régulières et planifiées, comme pour les livraisons urgentes, insérées au fil de la journée.

Les équipes de SANTEXCEL HAD utilisent PACKSCAN, l’application mobile développée par AntsRoute.

Une logistique HAD optimisée et des soignants recentrés sur le soin

L’un des premiers bénéfices constatés a été la sectorisation fine des tournées. Chaque antenne HAD dispose désormais de zones géographiques clairement définies (par communes, quartiers, etc.) et de jours de livraison fixes : un gain de visibilité considérable pour les équipes de préparation, une optimisation des déplacements pour les livreurs et un lissage d’activité pour l’ensemble des PUI.
« Nous avons pu automatiser la planification jour par jour, suivre l’avancement des préparations, et surtout tracer chaque flux de manière informatique, y compris les urgences. C’est un changement majeur », explique Apolline Poirson.

Les flux urgents – livraisons de dernière minute liées à des manquants, une dégradation de l’état de santé ou à un nouveau traitement comme de l’antibiothérapie – sont désormais gérés directement via AntsRoute.

Ils sont réalisés majoritairement l’après-midi, une fois les tournées régulières terminées. Ils sont ajoutés aux tournées des logisticiens ou assignés aux soignants lorsqu’ils se rendent chez les patients concernés.

Concrètement, il suffit de créer une nouvelle tâche sur l’application : l’outil interroge alors les plans de soins dans MHCARE pour vérifier si la livraison doit être effectuée le jour même par la logistique ou peut être rattachée au passage d’un soignant dans la journée.
☝️ Résultat : moins de déplacements inutiles, un meilleur usage des ressources, et des soignants qui consacrent davantage de temps au patient, avec l’assurance de livraisons effectuées à temps.

« Les livreurs livrent plus, les soignants soignent plus »

Le logiciel d’optimisation de tournées AntsRoute.

Des livraisons tracées pour fiabiliser et viabiliser la logistique HAD

L’implémentation du connecteur MHCARE a permis de synchroniser automatiquement les données patients, les types de prise en charge et la fréquence des livraisons. Les échanges entre les équipes d’AntsRoute et de SANTEXCEL ont également facilité l’adaptation du logiciel aux contraintes HAD, où il n’existe pas de règle générale et d’organisation classique.

L’utilisation du logiciel d’AntsRoute a permis également d’informatiser et de tracer tous les process tracés manuellement et au format papier, voire non tracés auparavant comme les flux urgents, ce qui facilite considérablement le reporting.

En quelques clics, le personnel de la PUI peut désormais retrouver les patients à préparer pour chaque structure, l’avancée de chaque préparation (en cours, terminée, planifiée, livraison à réaliser, etc.). Chaque flux est également identifiable par patient, offrant une visibilité complète sur les prestations réalisées. Le bénéfice est double : les préparateurs ont désormais des supports de préparations fiables et actualisés en direct. Quant aux managers des PUI, ils peuvent suivre en direct l’activité au sein de leurs locaux en un simple clic.

De leur côté, les logisticiens disposent désormais de l’intégralité des informations sur les tournées et les caisses à livrer depuis leur téléphone, y compris en déplacement : une solution de mobilité complète.

Et demain ?

Apolline Poirson aimerait bien poursuivre cette dynamique et pourquoi pas proposer d’étendre l’usage d’AntsRoute.
« L’idéal serait de disposer d’un seul logiciel d’optimisation pour l’ensemble des tournées, y compris celles des soignants, pour améliorer encore plus la traçabilité. L’expérience avec AntsRoute et les PUI de SANTEXCEL HAD montre que c’est possible : la solution est fiable, adaptée à notre réalité de terrain, avec un service technique très à l’écoute et réactif. Nous avons pu déployer des fonctionnalités adaptées à nos besoins, sans complexifier l’outil. C’est un vrai partenariat », souligne Apolline Poirson.

Une collaboration fructueuse pour répondre concrètement aux enjeux de coordination, de traçabilité et d’efficacité, nécessaires au développement des hospitalisations à domicile.