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Come creare e guidare una pianificazione d’intervento efficace?

Pubblicato il 13 Marzo 2023 • Tempo di lettura: 6 min read

La pianificazione degli interventi è una soluzione indispensabile per distribuire in modo intelligente l’insieme degli interventi da realizzare, in settori diversi quali la manutenzione, l’edilizia o la prestazione di servizi. Grazie a questa agenda XXL, puoi visualizzare in un attimo l’attività di ogni tecnico sul terreno, per giorno, settimana o mese.
Numerosi operatori e responsabili di squadra continuano tuttavia a utilizzare tool di pianificazione inadatti, che fanno perdere loro molto tempo ed energia. Questi consigli ti aiuteranno a stabilire una pianificazione d’intervento efficace, ottimizzare la produttività e migliorare la soddisfazione del cliente.

Indice dei contenuti

• Individua i dati che contano veramente
  • Informazioni relative alla persona incaricata
  • Informazioni relative all’intervento
  • Organizzazione interna della tua società
• Fai il punto sugli strumenti che già utilizzi
• Scegli uno strumento di gestione degli interventi adatto
  • È una buona idea creare le pianificazioni con Excel o Google?
  • I vantaggi di un software di gestione degli interventi
• Fornisci ai tuoi tecnici un’applicazione mobile efficace
• Segui lo svolgimento delle missioni in tempo reale
• Utilizza le notifiche automatiche per rassicurare i tuoi clienti

Creare una pianificazione degli interventi migliora sensibilmente la produttività. L’utilizzo di questi strumenti consente di risparmiare tempo e di ottimizzare le risorse. Inoltre, queste soluzioni contribuiscono al miglioramento continuo della soddisfazione dei clienti.

Individua i dati che contano veramente

Attribuire la giusta missione al giusto tecnico è un esercizio complesso, e a seconda del mestiere, i parametri da prendere in considerazione variano enormemente.
Ecco i principali dati utilizzati dalle imprese per organizzare gli interventi e ottimizzare le risorse.

Informazioni relative alla persona incaricata

• Competenze, abilitazioni e tipo di patente richiesti.
• Area geografica d’intervento o di residenza del tecnico.
• Pianificazione di ogni dipendente: orari di lavoro, pause, ferie, ecc.

Informazioni relative all’intervento

• Natura e caratteristiche dei compiti da svolgere.
• Indirizzo o localizzazione geografica.
• Pezzi o materiale necessari, nonché la loro disponibilità.
• Durata del tragitto e durata previsionale dell’intervento, ecc.

Organizzazione interna della tua società

Questo punto è sicuramente il più difficile da comprendere e da organizzare. In funzione della tua attività, i parametri per determinare l’ordine di priorità sono molto variabili.

Per esempio, una società di manutenzione deve tenere conto della natura dell’intervento – di conseguenza delle competenze di ogni tecnico – ma anche dei suoi impegni di servizio. Si tratta di un’emergenza o di un’operazione di manutenzione preventiva? Se esiste una garanzia di tempo d’intervento o di ripristino, quali sono i tempi contrattuali da rispettare?

Altro settore, altre sfide: nel settore dell’edilizia, alcuni lavori richiedono di mobilitare macchinari o attrezzature costosi, a volte a noleggio. Per ottimizzare correttamente le risorse ed evitare penalità di ritardo, i dipendenti disponibili devono essere assegnati prima di tutto a questo tipo di cantiere.

Dettagli di un intervento pianificato su AntsRoute.

Fai il punto sugli strumenti che già utilizzi

Solo dopo avere incrociato tutte le informazioni pertinenti per la tua azienda, potrai stabilire una pianificazione d’intervento efficace.
Il problema, è che tali dati sono a volte distribuiti su diversi strumenti informatici:

• Soluzione CMMS per il controllo dello stock di pezzi o apparecchi: Twimm, Alteva, Organilog, Fiix, Altair Enterprise, ecc.
• Foglio di calcolo Excel o ERP per gestire la relazione con il cliente: Oracle, SAP, Cegid, Odoo, ecc.
• Software di contabilità o di fatturazione, ecc.

Ora, prenditi qualche minuto per fare il punto per iscritto: quali sono i dati già organizzati, quelli facilmente sfruttabili?
Quali sono invece le informazioni che ti mancano? È molto semplice riconoscerle: sicuramente trascorri molte ore ogni settimana al telefono con il tuo team o i tuoi clienti per recuperarle…

Scegli uno strumento di gestione degli interventi adatto

È una buona idea creare le pianificazioni con Excel o Google?

Per gestire 2 o 3 giri regolari, un foglio di calcolo che racchiude i dati pertinenti può fare al caso tuo. Strumenti quali Excel o Google Sheets funzionano bene se le competenze dei tuoi team sono abbastanza omogenee.

Alcune informazioni utili alla pianificazione sono già compilate in un altro strumento informatico? Ti consigliamo di consultare la documentazione o contattare il servizio di assistenza del software in questione.

Nel 99% dei casi, esiste una soluzione per recuperare facilmente questi dati esterni e “collegarli” al tuo foglio di calcolo. Molto spesso puoi esportare le informazioni contenute nel tuo software aziendale o nel software di contabilità in formato .csv o .xls, prima di collegarle alle celle interessate nella pianificazione Excel.

I vantaggi di un software di gestione degli interventi

Oltre questa soglia di 2 o 3 giri, avrai interesse a scegliere un software specializzato, soprattutto se la pianificazione cambia ogni giorno o settimana!

Rispetto a un foglio di calcolo come Excel, le soluzioni di gestione degli interventi racchiudono numerose funzionalità supplementari, molto utili per guidare e ottimizzare l’attività dei team mobili:

• Aggiornamento della pianificazione di ogni tecnico in tempo reale.
• Considerazione delle fasce orarie richieste dai clienti.
• Possibilità di pianificare gli interventi in funzione dei vincoli professionali.
• Dematerializzazione delle roadmap.
• Gestione delle prove di passaggio e della firma elettronica.
• Editing e trasmissione automatica dei rapporti d’intervento.
• Geolocalizzazione degli autisti, e anche ottimizzazione geografica dei giri per alcuni strumenti, ecc.

Per aiutarti, abbiamo sintetizzato qui i 5 criteri essenziali per scegliere il software di gestione degli interventi più adatto. In questo articolo scoprirai anche le 4 soluzioni che secondo noi valgono la pena di essere prese in considerazione.

Percorsi di intervento ottimizzati su AntsRoute.

Fornisci ai tuoi tecnici un’applicazione mobile efficace

In aggiunta alla soluzione web, i software di gestione degli interventi propongono tutti un’applicazione mobile, scaricabile su qualsiasi tipo di terminale (tablet o smartphone).

Ogni agente itinerante può visualizzare la propria pianificazione aggiornata in tempo reale, corredata da tutte le informazioni per intervenire efficacemente:

• Dati e indirizzo del cliente.
• Informazioni o documenti relativi all’intervento.
• Apparecchiature o pezzi da portare.
• Cronologia dei lavori precedenti sul sito, ecc.

Oltre alla pianificazione, ogni tecnico ha accesso, in funzione dell’applicazione, ad altri servizi molto utili: GPS integrato, prove fotografiche o video, firma elettronica, ecc.

Validazione di un intervento sull’applicazione mobile AntsRoute.

Segui lo svolgimento delle missioni in tempo reale

Alcune applicazioni come AntsRoute includono anche un servizio di geolocalizzazione. Grazie a tale funzionalità, il gestore o il team leader può seguire la posizione dei propri agenti in tempo reale e gestire più efficacemente gli imprevisti: intervento urgente, incidente, traffico stradale, ecc.

Per esempio, se il veicolo di un tecnico ha un problema, il suo responsabile può visualizzare i tecnici in prossimità e optare per la soluzione migliore: attribuire la missione a un collega che possiede le competenze adatte oppure posticiparla.

Tale funzionalità è molto utile anche per trasmettere informazioni affidabili ai tuoi corrispondenti. In caso di chiamata al servizio clienti o post vendita, bastano pochi clic per sapere a che punto è il dipendente e tranquillizzare il cliente.

Link AntsRoute che consente ai clienti di riprogrammare un intervento e di seguire l’arrivo del tecnico.

Utilizza le notifiche automatiche per rassicurare i tuoi clienti

La verifica incrociata degli appuntamenti e delle missioni in un’unica soluzione informatica è inoltre molto utile per migliorare la propria qualità dei servizi e, di conseguenza, rafforzare la soddisfazione del cliente.

L’invio di una email o di un SMS di conferma dopo la prenotazione di un appuntamento è ovviamente molto utile per limitare le assenze impreviste.

Ma oltre a questo servizio, che è ormai un nuovo standard, altre funzionalità permettono di informare e rassicurare efficacemente il cliente in tempo reale.
Con AntsRoute, puoi per esempio programmare le notifiche automatiche seguenti:

• Promemoria del passaggio con orario di arrivo stimato (ETA).
• Link per seguire l’arrivo del tecnico su una mappa.
• Messaggi di follow-up in caso di rinvio o cancellazione della visita.

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