Il piano di trasporto: un documento strategico per controllare meglio i costi

Pubblicato il 18 Aprile 2023 • Tempo di lettura: 7 min read

Cerchi soluzioni realistiche per ridurre i costi, massimizzare il carico dei veicoli o diminuire il numero di rotazioni? Hai già pensato al piano di trasporto?
Troppo spesso trascurato o male utilizzato, questo si rivela tuttavia molto utile per analizzare oggettivamente la tua organizzazione logistica e farla evolvere con successo.
Facciamo il punto su questo strumento essenziale per ottimizzare le risorse umane e materiali a tua disposizione.

Indice dei contenuti

• Cos’è un piano di trasporto?
• Chi utilizza questo tipo di documento?
• Quali informazioni deve contenere un piano di trasporto?
• I vantaggi di un piano di trasporto ottimizzato
• 5 tappe per creare un piano di trasporto adatto
  1. Stilare l’elenco dei parametri essenziali nel tuo settore di attività
  2. Confrontare le soluzioni IT disponibili
  3. Comunicare e correggere il piano di trasporto in tempo reale
  4. Analizzare regolarmente gli indicatori chiave
  5. Ottimizzare continuamente il piano di trasporto

Il piano di trasporto è un documento strategico essenziale per ridurre i costi. Ottimizzarlo significa massimizzare i carichi dei veicoli e ridurre il numero di rotazioni. Per i responsabili dei trasporti è uno strumento essenziale per rafforzare l’organizzazione logistica.

Cos’è un piano di trasporto?

Il piano di trasporto è un documento strategico destinato a ottimizzare la totalità o una parte dei flussi logistici di un’azienda, che si tratti di spostamenti effettuati dai tuoi team o affidati a un fornitore.
Per ogni tragitto, propone la soluzione migliore per trasportare clienti o merci da un punto A a un punto B.

In concreto, tale documento può essere una mappa, una tabella XXL o una roadmap comprendente tutte le rotazioni programmate.

Nella pratica, i piani di trasporto in formato cartaceo sono quasi spariti. Alcune aziende con una logistica piuttosto basica riescono ancora a cavarsela con fogli di calcolo di tipo Excel.
Ma la gestione delle rotazioni è diventata una questione talmente complessa che il più delle volte è necessario utilizzare un software TMS (Transport Management System).
Tali soluzioni sono oggi indispensabili per centralizzare e analizzare tutti i dati pertinenti, e aiutarti a prendere le decisioni migliori.

La pianificazione dei trasporti ottimizza i flussi logistici dell’azienda.

Chi utilizza questo tipo di documento?

Nella vita di tutti giorni, abbiamo già consultato i piani di trasporto forniti da Trenitalia o dall’ATM, in particolare per verificare gli orari dei treni o degli autobus nei giorni di sciopero.

I piani di trasporto utilizzati in azienda sono tuttavia molto più precisi!
Tutti coloro che desiderano migliorare la gestione delle proprie risorse umane e materiali hanno interesse a dotarsi di tale piano:

• Operatori di trasporti pubblici;
• Trasportatori su strada;
• Produttori o commercianti che gestiscono un negozio online;
• Società di trasporto express, ecc.

Quali informazioni deve contenere un piano di trasporto?

Un piano di trasporto operativo elenca tutti i tragitti realizzati in un determinato periodo, indicando per ciascuno di essi le informazioni indispensabili:

• I luoghi di partenza e di arrivo, nonché eventuali punti intermediari situati sul tragitto: hug logistico, magazzino, punto di custodia, ecc.
• La data, gli orari o la durata previsionale.
• La natura, il peso o il volume delle merci da trasportare.
• Il tipo di veicolo utilizzato per ogni tragitto, o ogni porzione della rete in caso di trasporto multimodale: camion, utilitaria, furgone a temperatura controllata, trasporto ferroviario, ecc.
• Il nome, la qualifica o la categoria della patente del conducente.

Oltre a queste informazioni di base, la maggior parte dei TMS include campi facoltativi o personalizzabili per aggiungere tutte le informazioni necessarie al tuo settore di attività: tempi massimi di consegna, merci pericolose, numero della banchina di carico, ecc.

Piani di trasporto in AntsRoute.

I vantaggi di un piano di trasporto ottimizzato

Implementato correttamente, il piano di trasporto ti aiuta a ottimizzare tutti i flussi e i costi legati alla logistica. A seconda dei tuoi obiettivi, l’operazione può tradursi in benefici materiali, umani, ma anche ambientali.

Un utilizzo più pertinente dei veicoli noleggiati

Trasporti merce per il tuo conto o per i tuoi clienti? In funzione del tuo lavoro e dei tempi di consegna imposti, l’implementazione di un piano di trasporto può tradursi in:

• Una riduzione del numero di veicoli in circolazione.
• Un’ottimizzazione del tasso di riempimento dei veicoli.
• Una riduzione del numero di chilometri percorsi e, di conseguenza, dei costi di carburante, di pedaggio, ecc.

Se invece subappalti determinati percorsi, questo strumento ti fornirà argomenti solidi e quantificati per confrontare le prestazioni dei diversi vettori e sfruttare meglio la concorrenza.

L’ottimizzazione del tasso di carico dei veicoli in AntsRoute.

Una migliore gestione delle risorse umane

La carenza di autisti è destinata a durare. Per rispondere a questa nuova situazione, un numero sempre maggiore di aziende prova misure diverse per fidelizzare i conducenti e attirarne di nuovi.

Un piano di trasporto ben organizzato contribuisce a ridurre lo stress degli autisti e favorisce un migliore equilibrio fra tempi di lavoro e riposo.

Una riduzione delle emissioni di CO2

Quest’ultimo punto interessa in particolar modo le organizzazioni sensibili alle proprie performance ambientali, come le aziende con una missione e quelle impegnate in un approccio ecologico.

Il piano di trasporto ti aiuta a identificare soluzioni efficaci per limitare le tue emissioni inquinanti, per esempio il raggruppamento di alcune consegne.

Per le aziende che vogliono andare oltre, non è possibile implementare consegne treno-strada o fiume-strada senza un buon software TMS. Il trasporto multimodale si è dimostrato ecologico, ma richiede una logistica impeccabile!

5 tappe per creare un piano di trasporto adatto

1. Stilare l’elenco dei parametri essenziali nel tuo settore di attività

Un piano di trasporto realistico deve tenere conto di tutti i parametri interni ed esterni che possono avere un impatto sui tragitti da ottimizzare:

• Vincoli materiali, come le banchine di carico o di scarico disponibili, la natura e il peso delle merci trasportate, i tempi di consegna, ecc.
• Vincoli normativi, come il tipo di patente richiesto, le restrizioni alla circolazione, la legislazione sul trasporto di merci pericolose, ecc.
• Team disponibili, tenendo conto dei tempi di pausa, delle ferie, del doppio equipaggio obbligatorio per alcuni tragitti, ecc.
• Dati sui veicoli in servizio quali motorizzazione, capacità di carico, consumo medio, impronta di carbonio, ecc.

La gestione delle competenze in AntsRoute.

2. Confrontare le soluzioni IT disponibili

Solo dopo avere determinato tutti i dati da raccogliere e analizzare, potrai scegliere la soluzione IT più adatta alla tua azienda.

Anche se una tabella Excel può sembrare sufficiente, meglio selezionare subito un software TMS degno di questo nome. Ne esistono centinaia sul mercato, adatti alle diverse professioni della supply chain: TMS noleggiatori, corrieri, software di ottimizzazione dei giri, ecc.

La maggior parte dei software propone un periodo di prova gratuito per un numero limitato di utenti oppure una versione di prova con funzionalità ridotte.

In ogni caso, concedi al tuo team tempo a sufficienza per testare in ambiente reale ognuna delle soluzioni selezionate. Scegliendo il TMS giusto sin dall’inizio risparmierai molto tempo e molti soldi in seguito!

3. Comunicare e correggere il piano di trasporto in tempo reale

I software di trasporto sono distribuiti sempre più in versione SaaS (Software as a Service). In altre parole, sono disponibili su qualsiasi terminale collegato a Internet, dietro pagamento di un abbonamento mensile o annuale.

Grazie a tale diffusione online, puoi comunicare automaticamente i piani di circolazione a tutte le parti coinvolte: autisti, clienti piattaforma logistica, ecc.

Tale modo di funzionamento è ancor più prezioso in caso di panne o di incidente sulla rete stradale; puoi infatti correggere il piano di trasporto in tempo reale e trasmetterlo subito alle persone coinvolte.

Monitoraggio in diretta di un giro utilizzando il software AntsRoute.

4. Analizzare regolarmente gli indicatori chiave

I TMS sono strumenti molto efficaci dal punto di vista operativo, ma forniscono anche preziosi indicatori che consentono di ottimizzare continuamente la propria organizzazione logistica.

Con il nostro software AntsRoute, puoi per esempio visualizzare in pochi clic dati strategici quali:

• La proporzione di consegne svolte o annullate.
• Il tasso di servizio all’ora, cioè le consegne svolte negli orari stabiliti.
• Le distanze percorse al giorno, da ogni autista, ecc.
• Le statistiche sul costo medio a giro e il costo totale dei giri.
• Le emissioni medie di CO2 per ogni giro o per l’insieme dei giri.
• Le zone in cui si concentrano i tuoi clienti, ecc.

5. Ottimizzare continuamente il piano di trasporto

In questo modo, avrai tutte le carte in mano per capire l’origine degli scostamenti tra le prestazioni annunciate e quelle realizzate, e trarne le conseguenze per una migliore allocazione delle risorse.

Per esempio, se uno stesso cliente riceve regolarmente le proprie consegne in ritardo, è necessario analizzare la causa del problema e fornire una risposta adeguata.
Gli itinerari pianificati sono realistici? I ritardi sono dovuti a un problema organizzativo del cliente? Per evitare gli ingorghi stradali converrebbe consegnare al sito in questione in un altro momento della settimana?

Questa riflessione di fondo, da ripetere ogni settimana o mese, ti consentirà di ottimizzare tappa dopo tappa il tuo piano di trasporto. Con tali dati a disposizione, dovrai a volte prendere decisioni difficili, come la rinegoziazione o la risoluzione di alcuni contratti.
Ma è un mezzo molto efficace per ritrovare la strada della redditività e fidelizzare i tuoi team e i tuoi clienti!

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