Outsourcing logistico: le best practice per il 2025

Pubblicato il 16 Settembre 2024 • Tempo di lettura: 10 min read

Gestisci un’azienda online e ti domandi se esternalizzando i tuoi servizi logistici di trasporto potresti ottimizzare la tua efficienza? Non sei l’unico a prendere in considerazione quest’opzione.

L’outsourcing logistico, che consiste nel delegare la gestione totale o parziale delle operazioni a un fornitore esterno, ha già dimostrato la sua efficacia. Non solo consente di ridurre i costi, ma permette anche di accedere a competenze specializzate, incrementando così il tempo che potrai dedicare a ciò che conta veramente: lo sviluppo della tua azienda.

In questo articolo, scoprirai ciò che l’outsourcing comporta nel campo dei trasporti: i vantaggi, le sfide nonché i punti chiave da considerare per determinare se questo approccio sia adatto alla tua azienda. Questa guida ti aiuterà a prendere una decisione, sia che tu stia cercando un fornitore affidabile sia che desideri ottimizzare i tuoi processi interni.

Indice dei contenuti

• Outsourcing logistico: superare le paure e le incertezze
• Cos’è l’outsourcing logistico?
• Perché dovresti prenderlo in considerazione?
• Quando è necessario?
• I punti chiave di una buona strategia di outsourcing
• Ottimizzazione delle prestazioni della logistica esternalizzata

Outsourcing logistico significa affidare la gestione delle proprie merci a un esperto. Per il gestore di un negozio online, questo garantisce una maggiore efficienza nelle operazioni logistiche.

Outsourcing logistico: superare le paure e le incertezze

Sicuramente sai che la gestione interna della logistica può trasformarsi in un vero e proprio rompicapo. Con la necessità di ridurre i costi, migliorare l’efficienza e soddisfare le aspettative sempre più elevate dei clienti, lo stress può crescere notevolmente.

Se a questo aggiungi la paura di perdere il controllo sulle operazioni o di non potere reagire abbastanza rapidamente agli imprevisti, si saranno create tutte le condizioni per una gestione quotidiana particolarmente ardua. In tale contesto, è importante trovare soluzioni adeguate che allevino la pressione.

L’outsourcing logistico si presenta quindi come un’opzione interessante. Esso può offrire una flessibilità preziosa nonché il know-how necessario per aiutarti a superare queste sfide e orientarti più serenamente in un ambiente in continua evoluzione.

Cos’è l’outsourcing logistico?

Esternalizzare la propria logistica significa affidare la gestione delle proprie merci a un esperto per una maggiore efficienza e tranquillità. Scegliendo quest’opzione, puoi delegare diversi compiti quali il ricevimento merci, lo stoccaggio, la preparazione e la spedizione degli ordini nonché la gestione dei resi.

In pratica, il tuo e-commerce può essere integrato nel sistema del fornitore. Le tue merci saranno conservate nei suoi magazzini, e ogni ordine sarà automaticamente imballato e spedito non appena ricevuto. Grazie ai tool avanzati offerti dal fornitore, avrai una visibilità in tempo reale su tutti gli aspetti della tua logistica, ottenendo quindi trasparenza e controllo.

Perché dovresti prenderlo in considerazione?

I vantaggi

1. Riduzione dei costi: I costi fissi si trasformano in costi variabili. Paghi unicamente per i servizi di cui hai bisogno senza dover affrontare ingenti investimenti in infrastrutture e tecnologia.
2. Il core business come priorità: Deleghi i task logistici ad esperti e ti concentri su ciò che fai meglio. Una soluzione vantaggiosa per tutti!
3. Know-how specializzato: Ti affidi a professionisti che conoscono i meccanismi della logistica. Le loro competenze consentono di risolvere rapidamente i problemi assicurando operazioni fluide.
4. Tecnologia avanzata: Benefici delle innovazioni più recenti, quali i sistemi di gestione dei trasporti (TMS) e il tracciamento GPS, spesso inaccessibili per un’unica azienda.
5. Spese di spedizione ridotte: Usufruisci di tariffe vantaggiose grazie alle relazioni stabilite dai fornitori di servizi logistici.
6. Flessibilità e scalabilità: Reagisci più rapidamente alle fluttuazioni del mercato e ai picchi stagionali senza complicazioni supplementari.
7. Miglioramento della customer satisfaction: Grazie alla loro esperienza e ai loro metodi collaudati, i fornitori specializzati forniscono un servizio di qualità che aumenta la fedeltà dei tuoi clienti.
8. Risparmi sulla flotta di veicoli: Accedi ai servizi offerti dai corrieri senza sostenere i costi di acquisto, manutenzione e gestione dei veicoli.

Gli svantaggi

1. Perdita di controllo: Un minore controllo sulle operazioni può essere un problema se i KPI non sono ben definiti. Garantisci una supervisione adeguata e costruisci una relazione basata sulla fiducia.
2. Dipendenza nei confronti di terzi: Rivolgiti a fornitori solidi per evitare interruzioni di servizio in caso di difficoltà finanziarie od operative.
3. Sicurezza dei dati: Affidare informazioni sensibili a terzi comporta rischi per la sicurezza, come la perdita di dati e gli attacchi informatici. Assicurati che il fornitore rispetti standard di sicurezza elevati.
4. Disallineamento strategico: Assicurati che i tuoi obiettivi siano ben allineati con quelli del fornitore per evitare inefficienze e conflitti.
5. Problemi di comunicazione: Chiarisci sin da subito le tue aspettative e stabilisci canali di comunicazione efficaci per evitare malintesi e ritardi.
6. Incompatibilità dei sistemi software: Assicurati che i sistemi software siano compatibili per garantire uno scambio dati fluido e senza intoppi.
7. Reputazione del marchio: Un fornitore inadeguato può nuocere all’identità della tua azienda. Scegli un fornitore con una buona reputazione.

Quando è necessario?

I segnali da rilevare

Quando la gestione delle spedizioni diventa troppo complessa, i siti e-commerce, sia emergenti che consolidati, devono spesso esternalizzare la propria logistica. Con l’aumento degli ordini, le sfide si intensificano: gestione dei magazzini, assunzione di personale e altri compiti che richiedono tempo e risorse preziose.

Se la gestione degli ordini e delle consegne rallenta la tua attività o se fai fatica a gestire una domanda in crescita, potrebbe essere il momento di delegare. Ecco qualche indicatore:

• I tuoi costi logistici esplodono, ma la qualità del servizio diminuisce.
• La tua azienda cresce rapidamente e richiede una maggiore flessibilità.
• Stai entrando in nuovi mercati o fai fatica ad assumere personale logistico.

Riassumendo, quando le tue necessità in servizi logistici superano le tue capacità, l’outsourcing diventa strategico.

Analisi costi-benefici: logistica interna vs outsourcing

Prestazioni: confrontare per scegliere meglio

Il dilemma tra gestire internamente ed esternalizzare la logistica richiede, oltre all’analisi dei costi, anche un’analisi delle prestazioni. Devi confrontare i punti di forza e i punti deboli delle tue operazioni interne con quelli di un fornitore esterno.

Comincia definendo gli indicatori chiave di performance (KPI): tempi di consegna, precisione degli ordini, gestione delle scorte e efficienza delle consegne dell’ultimo miglio. Questi KPI ti aiuteranno a valutare le due opzioni. Una volta che avrai esternalizzato la tua logistica, monitora questi indicatori per adeguare le tue strategie di conseguenza.

Costi: ottimizzare le risorse

1. Identifica i costi diretti: Trasporto, stoccaggio, manodopera, tecnologia e costi amministrativi.
2. Confrontali con quelli della tua gestione interna: Confronta tali costi con quelli delle tue operazioni attuali.
3. Misura l’efficienza: Calcola il costo per unità spedita o per ordine gestito.
4. Fai una stima dei risparmi: Sottrai i costi esternalizzati alle spese interne per determinare i risparmi potenziali.

Impatto finanziario: ben più di un problema di costi

L’outsourcing non consente solo di ridurre i costi. Esso ha anche un impatto a lungo termine:

1. Ritorno sull’investimento (ROI): Confronta i vantaggi ottenuti alle spese sostenute.
2. Profitti: Verifica se l’outsourcing migliora la customer satisfaction e accelera gli ordini, il che può aumentare i tuoi profitti.

Compatibilità: una scelta strategica

Non limitarti al calcolo del ROI. È inoltre importante verificare che la vision della tua azienda sia compatibile con il fornitore selezionato:

1. Allineamento strategico: Assicurati che il fornitore sia al corrente dei tuoi obiettivi di crescita e di riduzione dei costi.
2. Monitoraggio delle performance: Valuta regolarmente la sua reattività e la sua capacità di adattarsi alle tue necessità.
3. Gestione dei rischi: Scegli un fornitore in grado di gestire le interruzioni di servizio e di garantire la sicurezza dei dati e la conformità normativa.

Combinando questi elementi, avrai una panoramica chiara che ti aiuterà a prendere una decisione in grado di assicurare la stabilità della tua azienda.

Sviluppare un approccio ibrido

L’approccio ibrido combina il meglio delle due soluzioni: gestire internamente alcune parti della logistica ed esternalizzare i compiti più complessi o costosi. Questa strategia consente di mantenere il controllo sugli aspetti chiave sfruttando al contempo il know-how di un fornitore esterno.

Per esempio, puoi conservare internamente la gestione delle scorte, con il tuo team che conosce i prodotti a menadito, e affidare le consegne dell’ultimo miglio a un fornitore esterno.

Perché scegliere l’approccio ibrido?

• Flessibilità: Adatti le tue operazioni alle stagioni e ai picchi di domanda.
• Controllo: Mantieni un controllo sugli elementi strategici delegando i task operativi.
• Riduzione dei costi: Esternalizzi ciò che può essere fatto in modo più efficiente e a un costo inferiore.
• Agilità: Adegui rapidamente i tuoi processi senza compromettere la qualità dei servizi.

Questo approccio è ideale per seguire la crescita dell’azienda, gestire i picchi stagionali e accedere a tecnologie avanzate senza grossi investimenti interni.

I punti chiave di una buona strategia di outsourcing

1. Analisi dei bisogni

Per le PMI, esternalizzare la logistica è una decisione strategica e, in quanto tale, deve essere studiata attentamente. La prima fase prevede la stesura di un documento dettagliato che tenga conto dei punti seguenti:

• Vision e obiettivi: Assicurati che l’outsourcing faccia parte dei tuoi obiettivi a lungo termine.
• Risultati attesi: Definisci ciò che desideri ottenere da questa strategia.
• Piano di monitoraggio: Crea un calendario per monitorare le prestazioni.
• Risorse logistiche: Definisci le risorse e i metodi necessari.

Una volta che avrai definito questi elementi, potrai scegliere il fornitore adatto alle tue necessità.

2. Scelta del fornitore

Scegliere il fornitore adatto può fare la differenza nell’efficienza della tua supply chain. Una gara d’appalto ti consentirà di confrontare le proposte e fare una scelta.
Ecco i criteri che ti consentiranno di identificare il fornitore giusto:

• Qualità dei servizi: Verifica che i servizi offerti siano affidabili e di qualità.
• Costi: Valuta i costi per assicurarti che siano competitivi e in linea con il tuo budget.
• Know-how: Scegli un fornitore esperto del tuo settore di attività.
• Gestione dei flussi: Verifica la sua capacità di gestire efficacemente le operazioni logistiche.
• Servizi offerti: Assicurati che l’offerta risponda adeguatamente alle tue necessità specifiche.
• Recensioni dei clienti: Consulta le recensioni delle aziende che si sono rivolte a quel fornitore.

3. Stesura del contratto

Durante la stesura del contratto, includi indicatori chiave di performance (KPI) e accordi sul livello di servizio (SLA) per garantire la qualità e il rispetto delle aspettative. Aggiungi inoltre clausole sulla privacy e la sicurezza dei dati.

4. Implementazione

L’implementazione inizia con l’installazione delle attrezzature e delle infrastrutture nei magazzini del fornitore. Questa fase richiede una stretta collaborazione tra l’azienda e il fornitore. Per garantire una transizione fluida, ricordati di integrare un buon sistema di gestione logistica nonché strumenti di comunicazione adatti. E non dimenticarti di formare i tuoi team ai nuovi processi.

Ottimizzazione delle prestazioni della logistica esternalizzata

Monitoraggio e miglioramento dei KPI

Per assicurarti una strategia efficiente, dovrai misurare e migliorare continuamente le prestazioni dei tuoi fornitori logistici.

Monitoraggio dei KPI logistici: la chiave del successo

I KPI consentono di valutare aspetti essenziali:

1. Tempi di consegna: Confronta i tempi reali con le previsioni per valutare la puntualità.
2. Costi di trasporto: Verifica le spese a chilometro o tonnellata per tenere sotto controllo il budget.
3. Tasso di reclami: Analizza i feedback dei clienti per identificare e risolvere i problemi.

In questo modo potrai valutare le prestazioni del tuo fornitore e identificare le opportunità di miglioramento.

Strumenti di controllo e dashboard

Utilizza strumenti di reporting e dashboard dinamiche per centralizzare i dati e visualizzare le prestazioni in tempo reale. Configura avvisi automatici per reagire rapidamente alle anomalie.

Integrazione dei sistemi informativi con il fornitore

Per ottimizzare il tuo e-commerce, è importante che adotti soluzioni logistiche adeguate. Ma attenzione: non tutti i fornitori propongono strumenti facilmente integrabili per gestire gli ordini, le consegne e i resi.

Assicurati che i tuoi sistemi (CMS, WMS, OMS, marketplace) siano compatibili con le tecnologie proposte dal fornitore. Per una gestione ottimizzata, l’integrazione di un software come AntsRoute, che ottimizza i giri di consegna e centralizza i dati, facilita il coordinamento e la trasparenza delle operazioni logistiche. Associato a un sistema automatizzato di gestione dei resi direttamente sul tuo sito, trasforma la tua supply chain in un vero punto di forza che migliora la customer satisfaction e le prestazioni complessive.

Innovazioni tecnologiche e tendenze future

L’outsourcing logistico evolve grazie alle nuove tecnologie quali l’Internet of Things (IoT), l’intelligenza artificiale e la Blockchain.

Internet of Things (IoT): connettività e monitoraggio in tempo reale

L’IoT consente di monitorare le operazioni in tempo reale grazie a rilevatori intelligenti. Monitorando le condizioni di trasporto e ottimizzando le scorte, questa tecnologia garantisce la qualità e la sicurezza dei prodotti e riduce al contempo rischi e perdite.

Intelligenza artificiale: previsione e automazione

L’IA analizza grosse quantità di dati per prevedere la domanda, ottimizzare gli itinerari e automatizzare i compiti ripetitivi. Essa regola i livelli delle scorte e personalizza le raccomandazioni, rendendo le operazioni più fluide.

Blockchain: tracciabilità e trasparenza

La Blockchain fornisce una totale tracciabilità e un’autenticazione dei prodotti grazie a un registro digitale immutabile. Essa semplifica le transazioni eliminando gli intermediari. Di conseguenza, i costi diminuiscono e la fiducia con i fornitori e i clienti aumenta.

Queste tecnologie, lontane dall’essere semplici tendenze, rappresentano il futuro della logistica e pongono le basi per una gestione delle operazioni più efficiente, trasparente e agile.

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